Rahmenvertrag Mediaagentur

I Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung, -einkauf und Abwicklung inkl. Social Media- und SEA-Kampagnen sowie Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung und Projektmanagement. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen …

CPV: 79341400 Služby týkajúce sa reklamnej kampane, 79340000 Reklamné a marketingové služby, 79341000 Reklamné služby, 79341100 Reklamné poradenské služby, 79342000 Marketingové služby
Miesto vykonania:
Rahmenvertrag Mediaagentur
Udeľujúci orgán:
Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Číslo udelenia:
D-0004/2025 - visitBerlin - Mediaagentur

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Rahmenvertrag Mediaagentur
Beschreibung : I Art und Umfang des Auftrags Im Rahmen ihrer Marketing- und Kommunikationsaufgaben beauftragt visitBerlin eine international agierende Mediaagentur mit der beratenden, konzeptionellen und mediastrategischen Unterstützung, Mediaplanung, -einkauf und Abwicklung inkl. Social Media- und SEA-Kampagnen sowie Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung und Projektmanagement. Hierfür erhält die Agentur als Basis jeweils gesonderte Aufträge. Diesen können mündliche Briefings und/oder Briefings in Textform vorhergehen. Es sollen Beratungs-, Planungs- und Mediaeinkaufsleistungen innerhalb eines Rahmenvertrages erbracht werden: Konzeption und strategische Mediaplanung - Mediaberatung und strategische Mediaplanung; national und international - Media- und Marktanalyse - Zielgruppendefinition und Beschreibung - Entwicklung innovativer Mediakonzepte (On - und Offline-Medien sowie Live-Kommunikation), inklusive Formatvorschlägen und Kanalempfehlungen - Entwicklung starker Kampagnenmechaniken in Zusammenarbeit mit der Kreativagentur - Gegebenenfalls Abstimmung mit weiteren externen Agenturpartnern von visitBerlin und/oder direkt mit MA von visitBerlin im Rahmen der Kampagnenplanung und Abstimmung mit der zuständigen Kreativagentur - Mediaselektion unter Berücksichtigung der qualitativen und quantitativen Kriterien, basierend auf dem neuesten Stand der Werbeträger- und Werbemittelforschung Mediaeinkauf und -abwicklung - Lokale, nationale und internationale Planung, Einkauf und Koordination - Erstellung von Streu- und Kostenplänen - Erstellung von Produktionsplänen für die Kreativagenturen - Strategische und operative Abstimmung mit externen Agenturpartnern von visitBerlin (SEA-, Kreativ-Agenturen Social Media, usw.) oder/und mit den MA aus den jeweiligen visitBerlin Fachbereichen - Verhandlung und Abschluss von Mediapartnerschaften sowie Sicherstellung von günstigen Konditionen und exklusiven Platzierungen. - Prüfung von gelieferten Werbemitteln und Koordination mit den Medien - Erteilung von Buchungsaufträgen an die Medien - Rechnungslegung Social Media und SEA_Ad-Kampagnen - Umsetzung und Optimierung von Social Media- und SEA-Kampagnen - Erstellung und Management von Social Media-Kampagnen (z. B. auf Plattformen wie Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok) , d.h.Verbreitung, Monitoring, Anpassung sowie das Abschlussreporting von Social-Media-Anzeigen unter Berücksichtigung aller Social-Media-Kanäle der Auftraggeberin - Planung und Umsetzung von SEA-Kampagnen (z. B. Google Ads, Bing Ads) zur Generierung von Traffic und Conversion. - Kontinuierliche Überwachung und Optimierung der Kampagnenleistung auf Basis von KPIs wie CTR, CPC, Conversion Rate und ROAS. - Anpassung und A/B-Testing von Anzeigenformaten, Zielgruppen und Creatives zur Steigerung der Kampagneneffektivität. Optimierung, Beratung, Werbewirkungsmessung - Strategische Beratungsleistung und Handlungsempfehlung hinsichtlich der Kampagnenkonzeption, der Erstellung von Werbemitteln sowie Definition von Erfolgsfaktoren basierend auf den Zielvorgaben der Auftraggeberin - Kontinuierliche Optimierung der Kampagnen-Performance während der Kampagnen-Laufzeit sowie Bereitstellung von Learnings für künftige Kampagnen. - Regelmäßige Wettbewerbsbeobachtung auf ausgewählten Themenfeldern - Monitoring und Reporting der Maßnahmen während der Kampagnen-Laufzeit - Kontrolle der festgelegten PIs und KPIs der Kampagne - Erstellen wöchentlicher Reportings und Protokollierung der umgesetzten Maßnahmen - Bereitstellung strukturierter Daten, idealerweise in einem geeigneten Dashbord mit Bereitstellung eines Zugangs für visitBerlin - Budgetkalkulation und Erstellung detaillierter Kostenvoranschläge vor Kampagnen-/ Projektbeginn und transparente Kostenaufstellung inklusive realistischer Ressourcenkalkulation - Kampagnenauswertung, Einschalt-, Belegkontrolle - Projektmanagement für oben genannten Maßnahmen - Bereitstellung eines festen, erfahrenen Ansprechpartners (Projektmanager) - Regelmäßige Jour Fixe zu laufenden Kampagnen- und Projekten bei visitBerlin Abstimmungen/Beratung Für das Handling der verschiedenen Kampagnen sind regelmäßige Abstimmungen, Beratungen und ggf. Workshops vor Ort in Berlin und ggf. zusätzlich telefonisch gewünscht. Evtl. damit verbundene Reisekosten sind in der angebotenen Agenturprovision enthalten und werden nicht zusätzlich von visitBerlin übernommen.
Kennung des Verfahrens : 82bd6f43-db72-46a1-ba33-69bff971094b
Interne Kennung : D-0004/2025 - visitBerlin - Mediaagentur
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79341400 Werbekampagnen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79341000 Werbedienste
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79341100 Werbeberatung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342000 Marketing

2.1.2 Erfüllungsort

Beliebiger Ort

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 20 000 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 20 000 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF5L4W
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Rahmenvertrag Mediaagentur
Beschreibung : Anforderungen an die Agentur (Eignungskriterien) Hinsichtlich der Eignung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt, welche Anhand des eingereichten Angebots zu belegen sind: Der Auftragnehmer hat 5 vergleichbare Referenzaufträge mit einem Mindestmediabudget von 300.000,00 Euro netto, die in den letzten drei Jahren (gerechnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist) erbracht wurden, nachzuweisen. Unter diesen Referenzen muss mindestens: - 1 Referenzprojekt eine integrierte Kampagne sein - 1 Referenzprojekt muss einen Reisebranchen-Bezug aufweisen - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Übersee betreffen. - 1 Referenz muss eine strategische Mediaplanung und den Mediaeinkauf in Europa außerhalb Deutschland betreffen. - 1 Referenz muss Programmatic Advertising beinhalten. Der Auftragnehmer kann eine Referenz auch für mehrere Anforderungen (z. B. Reisebranchen-Bezug und Erfahrung in Übersee) benennen (Eigenerklärung). I Anforderungen an die Leistung Hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung werden weiterhin folgende Anforderungen an den Auftragnehmer gestellt: - Es wird vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer für die geschuldeten Leistungen ausschließlich fachlich qualifizierte Mitarbeiter einsetzt. - Die Fähigkeit, schnell und flexibel auf Wünsche des Auftraggebers reagieren zu können wird vorausgesetzt. Der Auftragnehmer wird der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Erteilung des Zuschlags einen zentralen Ansprechpartner und einen Vertreter über die gesamte Vertragsdauer benennen, der zu den vorgenannten Erreichbarkeitszeiten (Montag - Freitag von 10-18Uhr) für die Auftraggeberin kontaktierbar ist und erforderlichenfalls Auskunft zu den durchgeführten Maßnahmen im Rahmen der geschuldeten Leistungen geben kann. Der Auftragnehmer gewährleistet bei Bedarf die persönliche Anwesenheit des Ansprechpartners in den Räumlichkeiten von visitBerlin. - Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner und der Vertreter müssen die deutsche Sprache in Wort und Schrift mindestens auf Niveaustufe C1 gemäß dem Common European Framework of Reference (CEFR) beherrschen. Die geforderten Sprachkenntnisse sind der Auftraggeberin innerhalb von einer Woche nach Zuschlagserteilung nachzuweisen. Zuschlagskriterien Die Erteilung des Zuschlags erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot mit nachstehenden Kriterien: Strategische Mediaplanung für eine beispielhafte Kampagne: 70 % Preis: 30 % - Im Zuge der Ausschreibung ist eine beispielhafte Kampagnenstrategie zu entwickeln. Bitte reichen Sie diese entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen, mit Ihrem Angebot ein. Die Wertung des beispielhaften Kampagnenkonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Strategische Mediaplanung. Bitte beachten Sie, dass das Umsetzungskonzept eine Länge von maximal 10 Seiten nicht überschreiten darf. Reicht ein Bieter ein Konzept ein, das länger als die genannte Seitenzahl ist, dann werden nur Ausführungen berücksichtigt, die sich auf den zulässigen Seiten befinden. Weitere Ausführungen werden nicht berücksichtigt. - Die Höhe der Agenturprovision (%), und die Kosten für Minimalaufträge sind in der Anlage Preisblatt anzugeben. Die Wertung des Preises ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Preisblatt. Bitte legen Sie dem Angebot neben dem Preisblatt eine detaillierte Kostenübersicht bei, aus der sich unter anderem die Kosten für xxx ergeben müssen.
Interne Kennung : D-0004/2025 - visitBerlin - Mediaagentur

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79341400 Werbekampagnen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79340000 Werbe- und Marketingdienstleistungen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79341000 Werbedienste
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79341100 Werbeberatung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79342000 Marketing

5.1.2 Erfüllungsort

Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 25/03/2025
Enddatum der Laufzeit : 11/03/2026

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 3
Weitere Informationen zur Verlängerung : Die Rahmenvereinbarung erfolgt zunächst für den Zeitraum 12.03.2025 bis zum 11.03.2026. Die Termine und Fristen für die Erbringung der auftragsgegenständlichen Leistungen werden von der Auftraggeberin vorgegeben. Der Auftragnehmer hat ausreichend personelle Kapazitäten vorzuhalten um den Auftrag bedarfs- und fristgerecht auszuführen. Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor (Option), den Leistungszeitraum dreimal um jeweils 12 Monate zu verlängern, längstens mithin bis zum 11.03.2029. Die Entscheidung über die Verlängerung erfolgt spätestens 2 Monate vor Ablauf des Leistungszeitraumes. Im Falle einer Verlängerung des Vertrags gelten die Vereinbarungen im Preisblatt und in den Vergabeunterlagen entsprechend fort.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : - Die Höhe der Agenturprovision (%), und die Kosten für Minimalaufträge sind in der Anlage Preisblatt anzugeben. Die Wertung des Preises ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Preisblatt. Bitte legen Sie dem Angebot neben dem Preisblatt eine detaillierte Kostenübersicht bei, aus der sich unter anderem die Kosten für xxx ergeben müssen. Für die Kampagnenstrategie und den Preis können jeweils maximal 100 Punkte erreicht werden
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Strategische Mediaplanung für eine beispielhafte Kampagne
Beschreibung : - Im Zuge der Ausschreibung ist eine beispielhafte Kampagnenstrategie zu entwickeln. Bitte reichen Sie diese entsprechend der Aufgabenstellung, welche Sie der Anlage Aufgabenstellung entnehmen, mit Ihrem Angebot ein. Die Wertung des beispielhaften Kampagnenkonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Anlage Wertungsmatrix Strategische Mediaplanung. Bitte beachten Sie, dass das Umsetzungskonzept eine Länge von maximal 10 Seiten nicht überschreiten darf. Reicht ein Bieter ein Konzept ein, das länger als die genannte Seitenzahl ist, dann werden nur Ausführungen berücksichtigt, die sich auf den zulässigen Seiten befinden. Weitere Ausführungen werden nicht berücksichtigt. Für die Kampagnenstrategie und den Preis können jeweils maximal 100 Punkte erreicht werden. Die erreichte Punktzahl wird mit der angegebenen Gewichtung von 70 % (0,7) für die Kampagnenstrategie multipliziert und jeweils auf zwei Nachkommastellen gerundet. Zum Schluss werden die erreichten Punktzahlen addiert.
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Prozentanteil, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 70
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Auftragsbedingungen :
Dieses Verfahren fällt unter die Verordnung zu ausländischen Subventionen (FSR) : nein
Informationen über die Überprüfungsfristen : Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Berlin Tourismus & Kongress GmbH -

6. Ergebnisse

Höchstwert der Rahmenvereinbarungen in dieser Bekanntmachung : 20 000 000 Euro
Ungefährer Wert der Rahmenvereinbarungen : 20 000 000 Euro

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.
Rahmenvereinbarung :
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 20 000 000 Euro
Neu geschätzter Wert der Rahmenvereinbarung : 20 000 000 Euro

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : Agentur Neun GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : CX2138B8138B8
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Vergabe von Unteraufträgen : Ja
Wert der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt : nein
Prozentanteil der Vergabe von Unteraufträgen ist bekannt : nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 1
Titel : Rahmenvertrag Mediaagentur
Datum der Auswahl des Gewinners : 25/03/2025
Datum des Vertragsabschlusses : 25/03/2025

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 10
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 10
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe :

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Registrierungsnummer : DE160475096
Postanschrift : Schöneberger Str. 15
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10963
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Zentrale Dienste
Telefon : 030264748907
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Registrierungsnummer : DE296830277
Postanschrift : Martin-Luther-Straße 105
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10825
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 3090138-316
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Agentur Neun GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Mittleres Unternehmen
Registrierungsnummer : DE815806388
Postanschrift : Pforzheimer Straße 132
Stadt : Ettlingen
Postleitzahl : 76275
Land, Gliederung (NUTS) : Karlsruhe, Landkreis ( DE123 )
Land : Deutschland
Telefon : 004917647129886
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : Deutschland
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 39c2a4e5-06f4-4d6a-80e7-b6c8ccfcf629 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 25/03/2025 10:43 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00192945-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 60/2025
Datum der Veröffentlichung : 26/03/2025