Funktionserweiterung CAFM Software

Einführung des Moduls "Inventarmanagement" in Verbindung mit der App "Inventory" Erstellung und Wartung; Vertragszeitraum für die Erweiterung: 44 Monate Einführung des Moduls "Inventarmanagement" in Verbindung mit der App "Inventory" Erstellung und Wartung

CPV: 48100000 Pacote de software para sectores específicos
Local de execução:
Funktionserweiterung CAFM Software
Local de premiação:
Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
Número do prémio:
BEK-2025-0003

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
Tätigkeit des Auftraggebers : Städtische Eisenbahn-, Straßenbahn-, Oberleitungsbus- oder Busdienste

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Funktionserweiterung CAFM Software
Beschreibung : Einführung des Moduls "Inventarmanagement" in Verbindung mit der App "Inventory" Erstellung und Wartung; Vertragszeitraum für die Erweiterung: 44 Monate
Kennung des Verfahrens : 326299a3-12b2-43b5-bb2a-9235b5dd2329
Interne Kennung : BEK-2025-0003
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/25/EU
sektvo -
Anzuwendende grenzübergreifende Rechtsvorschrift :

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : Funktionserweiterung CAFM Software
Beschreibung : Einführung des Moduls "Inventarmanagement" in Verbindung mit der App "Inventory" Erstellung und Wartung
Interne Kennung : LOT-0000

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48100000 Branchenspezifisches Softwarepaket
Optionen :
Beschreibung der Optionen : keine.

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 44 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: (1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein, nach § 160 GWB. (2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an den öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. (3) Der Antrag ist unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. 2 Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Venrags nach § 135 Absatz 1Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. Nach § 135 GWB: (1) Ein öffentlicher Auftrag ist von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. (2) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch denöffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. 2Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 5 /5 Kalendertagenach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der EuropäischenUnion. (3) Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 Nummer 2 tritt nicht ein, wenn 1. der öffentliche Auftraggeber der Ansicht ist, dass die Auftragsvergabe ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zulässig ist, 2. der öffentliche Auftraggeber eine Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht hat, mit der er die Absicht bekundet, den Vertrag abzuschließen, und 3. der Vertrag nicht vor Ablauf einer Frist von mindestens zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Veröffentlichung dieser Bekanntmachung, abgeschlossen wurde. Die Bekanntmachung nach Satz 1 Nummer 2 muss den Namen und die Kontaktdaten des öffentlichen Auftraggebers, die Beschreibung des Vertragsgegenstands, die Begründung der Entscheidung des Auftraggebers, den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union zu vergeben, und den Namen und die Kontaktdaten des Unternehmens, das den Zuschlag erhalten soll, umfassen.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Der Auftrag kann nur von einem bestimmten Wirtschaftsteilnehmer ausgeführt werden, da aus technischen Gründen kein Wettbewerb vorhanden ist
Sonstige Begründung : Es liegt der Ausnahmetatbestand nach § 13 (2) SektVO Nr. 3c vor: Als Software-Hersteller und Besitzer des Quellcodes kann nur RIB IMS selbst weitere Funktionen in der Software erstellen. Die Möglichkeit, eine Dritt-Software für die Funktionen Maintenance und Inventory zum Einsatz zu bringen, birgt das Risiko, dass viele Schnittstellen neu zu erstellen wären; bei Funktionsproblemen besteht die Problematik, die Fehlerursachen einer Software genau zuzuordnen. Eine Abgrenzung ist ggf. nur schwer möglich, so dass eine Problemlösung entweder verspätet erfolgt oder die Verantwortung für Fehler von den jeweiligen Softwareanbietern nicht übernommen wird. Um diese Koordinierungs- und Abstimmungsprobleme zu vermeiden, soll die Softwareerweiterung ebenfalls von der RIB übernommen werden. Die Beteiligung anderer Softwareanbieter an dieser Vergabe wäre theoretisch im Zuge einer kompletten Erneuerung der RIB-Funktionalitäten möglich. Die CAFM-Software der RIB IMS GmbH wurde 2020 bereits in einem Verhandlungsverfahren unter Beteiligung des Marktes ausgeschrieben. Ein kompletter Software-Wechsel wäre äußerst unwirtschaftlich, der Aufwand dafür stünde in einem schlechten Verhältnis zum Mehrwert der dazugewonnen Funktionen Mainenance / Inventory. Ein Softwarewechsel ist daher keine Option - die Erstellung der App-Funktionen sollen daher direkt an die RIB IMS vergeben werden. Desweiteren liegt auch der Ausnahmetatbestand nach § 13 (2) SektVO Nr. 5 vor: Die bestehende CAFM-Software wird bereits erfolgreich für das Facility Management genutzt. Um den Anforderungen an Effizienz und der Digitalisierung von Prozesse gerecht zu werden, ist eine funktionale Erweiterung der Software erforderlich. Ziel ist die Integration der Module "Inventarmanagement", "mobile Bearbeitung Wartung / Instandhaltung" sowie "mobile Datenerfassung", um die zeitaufwendigen Arbeitsprozesse zu optimieren und eine bessere Datenverwaltung zu ermöglichen. Durch die Erweiterung der CAFM-Software sollen folgende Verbesserungen erreicht werden: - Erhöhung der Prozessautomatisierung: Reduzierung manueller Aufwände und Minimierung von Fehlerquellen. - Integration in bestehende IT-Landschaft: Vermeidung von Medienbrüchen durch nahtlose Anbindung an bestehende Systeme. Eine Ausschreibung für eine neue Software würde erhebliche Kosten für Lizenzen, Schulungen und Datenmigration verursachen. Eine Erweiterung der bestehenden Software ist daher wirtschaftlicher, da: - bereits geschultes Personal mit der Bedienung vertraut ist, - bestehende Datenstrukturen weiter genutzt werden können, - Schnittstellen zu anderen Systemen erhalten bleiben, - zusätzliche Lizenzkosten und Aufwände für eine Systemumstellung entfallen. Aufgrund der bestehenden Systemarchitektur ist die Erweiterung durch den aktuellen Anbieter zwingend erforderlich, da die neuen Module ausschließlich in die vorhandene Software integriert werden können. Eine Fremdvergabe an einen anderen Anbieter würde zu technischen und betrieblichen Nachteilen führen, darunter: - Inkompatibilitäten mit der bestehenden Systemlandschaft, - hoher Aufwand für Datenmigration und Anpassungen, - doppelte Schulungs- und Administrationsaufwände, - höhere Gesamtkosten durch parallele Softwarelösungen. Die Erweiterung der bestehenden CAFM-Software stellt somit die wirtschaftlichste und technisch sinnvollste Lösung dar. Aus diesen Gründen ist aus Sicht der BVG vergaberechtlich die Voraussaetzung dafür gegeben, diese Erweiterung direkt an die RIB IMS GmbH zu vergeben.

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

6.1.2 Informationen über die Gewinner

8. Organisationen

8.1 ORG-7001

Offizielle Bezeichnung : Berliner Verkehrsbetriebe, Bereich Einkauf/Materialwirtschaft
Registrierungsnummer : 0204:11-2000016000-38
Postanschrift : Holzmarktstraße 15-17
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10179
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +4930 256 28962
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Federführendes Mitglied
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-7004

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Berlin
Registrierungsnummer : 11-1300000V00-74
Postanschrift : Martin-Luther-Str. 105
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10825
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 30-9013-8316
Fax : +49 30-9013-7613
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : RIB IMS GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Großunternehmen
Registrierungsnummer : DE 158548011
Postanschrift : Erlenstr. 80
Stadt : Dinslaken
Postleitzahl : 46539
Land, Gliederung (NUTS) : Duisburg, Kreisfreie Stadt ( DEA12 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 206449860
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : DEU

8.1 ORG-7005

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 23f0c64b-2182-465e-9811-055dcdd59fff - 01
Formulartyp : Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung : Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 10/03/2025 12:49 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00157567-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 49/2025
Datum der Veröffentlichung : 11/03/2025