Vervanging Financieel systeem Enterprise One

De gemeente Zaanstad wenst een overeenkomst af te sluiten voor de levering en onderhoud van een nieuw financieel systeem met een maximale looptijd van 18 jaar. Deze is onderverdeeld in een initiële periode van zes jaar, met een optie tot eenzijdige verlenging vanuit opdrachtgever van eenmaal vier jaar, daarna bij …

CPV: 48442000 Pakiety oprogramowania do systemów finansowych, 72260000 Usługi w zakresie oprogramowania
Miejsce wykonania:
Vervanging Financieel systeem Enterprise One
Miejsce udzielenia zamówienia:
Gemeente Zaanstad
Numer nagrody:
2024-400

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Zaanstad
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Vervanging Financieel systeem Enterprise One
Beschrijving : De gemeente Zaanstad wenst een overeenkomst af te sluiten voor de levering en onderhoud van een nieuw financieel systeem met een maximale looptijd van 18 jaar. Deze is onderverdeeld in een initiële periode van zes jaar, met een optie tot eenzijdige verlenging vanuit opdrachtgever van eenmaal vier jaar, daarna bij wederzijdse overeenstemming verlenging van tweemaal vier jaar. De softwareapplicatie die de financiële bedrijfsprocessen van de gemeente Zaanstad ondersteunt, is ‘end-of-life'. In het kader van de continuïteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk een nieuwe oplossing aan te kopen en te implementeren. De gemeente Zaanstad wil een modern systeem aanschaffen dat als SaaS-dienst geleverd wordt door opdrachtnemer. Implementatie dient medio 2026 te hebben plaatsgevonden. Op dat moment moeten ten minste de bedrijfsfuncties van het huidige financiële systeem vervangen zijn. De gemeente hanteert een plafondbedrag voor de opdracht van maximaal € 6.250.000, - exclusief BTW voor de geheel looptijd van 18 jaar. Dit bedrag bestaat uit 2 componenten. Voor de implementatiekosten heeft de gemeente € 850.000, - beschikbaar, voor de jaarlijks terugkerende kosten is een maximumbedrag beschikbaar van € 300.000, - per jaar. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
Identificatiecode van de procedure : c6329975-3c2e-43dd-ac66-3c089c6b7497
Interne identificatiecode : 2024-400
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72260000 Diensten in verband met software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Zaanstreek ( NL325 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Gemeente Zaanstad

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 6 250 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : De marktconsultatie was gepubliceerd op 12 april onder TN kenmerk 461650.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Vervanging Financieel systeem Enterprise One
Beschrijving : De softwareapplicatie die de financiële bedrijfsprocessen van de gemeente Zaanstad ondersteunt, is ‘endof-life'. In het kader van de continuïteit van de bedrijfsvoering is het noodzakelijk een nieuwe oplossing aan te kopen en te implementeren. De gemeente Zaanstad wil een modern systeem aanschaffen dat als SaaSdienst geleverd wordt door opdrachtnemer. Implementatie dient medio 2026 te hebben plaatsgevonden. Op dat moment moeten ten minste de bedrijfsfuncties van het huidige financiële systeem vervangen zijn. Zie aanbestedingsdocumenten. De gemeente hanteert een plafondbedrag voor de opdracht van maximaal € 6.250.000, - exclusief BTW voor de geheel looptijd van 18 jaar. Dit bedrag bestaat uit 2 componenten. Voor de implementatiekosten heeft de gemeente € 850.000, - beschikbaar, voor de jaarlijks terugkerende kosten is een maximumbedrag beschikbaar van € 300.000, - per jaar. Aan deze opdrachtwaarde kunnen geen rechten worden ontleend.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72260000 Diensten in verband met software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen
Opties :
Beschrijving van de opties : De gemeente Zaanstad wenst een overeenkomst af te sluiten voor de levering en onderhoud van een nieuw financieel systeem met een maximale looptijd van 18 jaar. Deze is onderverdeeld in een initiële periode van zes jaar, met een optie tot eenzijdige verlenging vanuit opdrachtgever van eenmaal vier jaar, daarna bij wederzijdse overeenstemming verlenging van tweemaal vier jaar. De beoogde ingangsdatum van de overeenkomst is 1-1-2025, en de overeenkomst eindigt uiterlijk op 31-12-2042.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Zaanstreek ( NL325 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Gemeente Zaanstad

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2025
Einddatum van de duur : 31/12/2042

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 3
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : Een optie tot eenzijdige verlenging vanuit opdrachtgever van eenmaal vier jaar, daarna bij wederzijdse overeenstemming verlenging van tweemaal vier jaar.

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G-1 Wensen functioneel
Beschrijving : De inschrijver geeft in het Programma van Eisen en Wensen aan of de inschrijver kan voldoen aan de gestelde eis of wens. Elke wens bevat een score. Wanneer de inschrijver de wens met ‘Ja’ beantwoordt, geeft de inschrijver aan dat zijn inschrijving kan voldoen aan de betreffende functionele wens. In de meeste gevallen dient inschrijver een toelichting/ beschrijving toe te voegen, zodat de gemeente kan beoordelen of de wijze van invulling van de wens afdoende is. De antwoorden op de sub-gunningscriteria (de wensen) worden inhoudelijk beoordeeld door het beoordelingsteam. De beschrijving beslaat per onderwerp maximaal het aantal pagina’s zoals aangegeven in bovenstaand overzicht ‘’sub-gunningscriterium’, A4, enkelzijdig, lettertype Arial-10, regelafstand 1,15.
Gewicht (punten, exact) : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G-2 Wensen niet-functioneel
Beschrijving : De inschrijver geeft in het Programma van Eisen en Wensen aan of de inschrijver kan voldoen aan de gestelde eis of wens. Elke wens bevat een score. Wanneer de inschrijver de wens met ‘Ja’ beantwoordt, geeft de inschrijver aan dat zijn inschrijving kan voldoen aan de betreffende functionele wens. In de meeste gevallen dient inschrijver een toelichting/ beschrijving toe te voegen, zodat de gemeente kan beoordelen of de wijze van invulling van de wens afdoende is. De antwoorden op de sub-gunningscriteria (de wensen) worden inhoudelijk beoordeeld door het beoordelingsteam. De beschrijving beslaat per onderwerp maximaal het aantal pagina’s zoals aangegeven in bovenstaand overzicht ‘’sub-gunningscriterium’, A4, enkelzijdig, lettertype Arial-10, regelafstand 1,15
Gewicht (punten, exact) : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : G-3 - Demo
Beschrijving : Op maandag 25 november, dinsdag 26 november en donderdag 28 november zal per inschrijver een demo afgenomen worden met maximaal 3 medewerkers van de inschrijver. Andere collega’s van inschrijver zullen niet toegelaten worden tot de demo. Voor de demo is 3 uur beschikbaar. Het precieze tijdstip en locatie van de demo wordt u tijdig via TenderNed meegedeeld. De locatie van de demo’s zal in principe op het gemeentehuis in Zaanstad plaatsvinden. We willen inschrijvers vragen deze data alvast te noteren. We vragen inschrijvers aan te geven welk tijdslot hun 1e en 2e voorkeur heeft. Zie aanbestedingsdocumenten.
Gewicht (punten, exact) : 20
Criterium :
Type : Prijs
Naam : G-4 Prijs
Beschrijving : De gemeente is een overheidsorganisatie en de opdracht wordt bekostigd uit publieke gelden. Wij zijn ons bewust dat juist publieke gelden verantwoord uitgegeven dienen te worden en verwachten dat ook van onze partners. De wens is bij dit (sub)gunningscriterium om de laagste prijs te betalen voor de uitvoering van de opdracht.
Gewicht (punten, exact) : 30
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Gemeente Zaanstad
Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Zaanstad
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Zaanstad
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Zaanstad
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Zaanstad

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 2 523 843,9 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : UNIT4 Business Software Netherlands B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 2 523 843,9 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 Vervanging Financieel systeem Enterprise One
Datum waarop de winnaar is gekozen : 23/12/2024
Datum van sluiting van het contract : 01/01/2025
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Zaanstad

6.1.4 Statistische informatie

Samenvatting van de door de koper ontvangen beroepen :
Aantal klagers : 0
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 0
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Zaanstad
Registratienummer : 49675616
Postadres : Stadhuisplein 100
Stad : Zaandam
Postcode : 1506MZ
Onderverdeling land (NUTS) : Zaanstreek ( NL325 )
Land : Nederland
Contactpunt : Anqi Zhu
Telefoon : +31 14075
Internetadres : http://www.zaanstad.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Haarlem
Postadres : Postbus 1621
Stad : Haarlem
Postcode : 2003 BR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Niet van toepassing
Stad : Niet van toepassing
Postcode : 1506MZ
Onderverdeling land (NUTS) : Zaanstreek ( NL325 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Gemeente Zaanstad
Postadres : Postbus 2000
Stad : Zaandam
Postcode : 1500 GA
Onderverdeling land (NUTS) : Zaanstreek ( NL325 )
Land : Nederland
Contactpunt : Afd. JZ, Mevrouw L. Dasilva
Internetadres : http://WWW.Zaanstad.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : UNIT4 Business Software Netherlands B.V.
Omvang van de ondernemer : Groot
Registratienummer : 73574066
Postadres : Johan de Wittstraat 156
Stad : Dordrecht
Postcode : 3311 KJ
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Zuid-Holland ( NL33A )
Land : Nederland
Telefoon : +31 0641069743
Internetadres : http://www.unit4.com
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : eec5ecae-5b3e-4a02-947e-e80bffa5e80b - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 16/01/2025 12:11 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00034137-2025
Nummer uitgave PB S : 12/2025
Datum van bekendmaking : 17/01/2025