Software Broker & SAM Consultancy

De aanbesteder wenst een raamovereenkomst te sluiten voor “Software Broker & SAM Consultancy”. Onderhavig aankoopdossier behelst o.a. volgende activiteiten om deze objectieven te kunnen realiseren: • Het verwerven van de benodigde software met bijhorende services. • Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte …

CPV: 48000000 Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne, 72266000 Usługi doradcze w zakresie oprogramowania, 48200000 Pakiety oprogramowania dla sieci, internetu i intranetu, 48600000 Pakiety oprogramowania dla baz danych i operacyjne, 48500000 Pakiety oprogramowania komunikacyjnego i multimedialnego, 48800000 Systemy i serwery informacyjne, 48400000 Pakiety oprogramowania do kontroli transakcji biznesowych i osobistych, 48300000 Pakiety oprogramowania do tworzenia dokumentów, rysowania, odwzorowywania, tworzenia harmonogramów i produkowania, 48700000 Pakiety oprogramowania użytkowego
Miejsce wykonania:
Software Broker & SAM Consultancy
Miejsce udzielenia zamówienia:
Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Numer nagrody:
FLU24IT004

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende instantie : Activiteiten in relatie tot elektriciteit

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Software Broker & SAM Consultancy
Beschrijving : De aanbesteder wenst een raamovereenkomst te sluiten voor “Software Broker & SAM Consultancy”. Onderhavig aankoopdossier behelst o.a. volgende activiteiten om deze objectieven te kunnen realiseren: • Het verwerven van de benodigde software met bijhorende services. • Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); zorgen dat Fluvius beschikt over de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d. • Verwerven van SAM (Software Asset Management) expertise. In scope zijn volgende elementen: • Perpetual software en licenties, met inbegrip van de bijhorende maintenance en support contracten; • Software gebaseerd op subscriptions (huur van software en licenties) met inbegrip van de bijhorende services; • Software welke kadert binnen een SAAS context (Software As A Service), met inbegrip van de bijhorende services; • Cloudproducten en -services (o.a. Azure, Oracle OCI,…). Voornoemde software- en licentietypes zijn niet beperkt tot een bepaalde IT-infrastructuur, en kunnen dus zowel handelen over onpremise software als Cloud-gebaseerde software en/of -licenties. Dit aankoopdossier bestaat uit 2 percelen: 1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden. Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie. 2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en hulp bij interne - en externe audits. Om deze objectieven te kunnen realiseren is het absoluut noodzakelijk dat de inschrijver op de hoogte is van: • de historische, actuele en aangekondigde licentiemodellen en -contracten van de software-fabrikanten; • benchmarking-informatie op vlak van prijsvorming van licentieproducten en beheersprocessen.
Identificatiecode van de procedure : f1c3ccf6-fc9b-43c3-9e02-5a71f2a8b562
Interne identificatiecode : FLU24IT004
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Aanvullende aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72266000 Advies over software

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/25/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : Zie selectieleidraad in bijlage

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : FLU24IT004 - 1
Beschrijving : 1. Softwarebroker: Fluvius ontzorgen om op een snelle en efficiënte manier software aan te kopen en Fluvius te ondersteunen in het operationeel beheer hiervan, inclusief renewals met alle administratieve ondersteuning (waaronder b.v. het bijhouden van de inventaris). Momenteel worden er meer dan 800-tal verschillende softwares aangeschaft binnen Fluvius. De huidige top 10 voor dit perceel zijn volgende: • Microsoft; • VMWare by Broadcom; • SalesForce; • Atlassian; • Dynatrace; • Red Hat; • Suse; • Adobe; • SAS; • CommVault. Naast deze software van de grote softwarefabrikanten zijn er ook nog vele middelgrote softwares als kleine meer niche software in scope (meer dan 800), waarbij sommigen alleen via een credit card kunnen aangekocht worden. Voor de renewals van software zal de gegunde partij instaan voor het gehele proces van bevraging van de interne klant tot het afsluiten van het contract met de softwarefabrikant of distributeur, inclusief alle administratie.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48200000 Software voor netwerken, internet en intranet
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48600000 Database- en besturingssoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48500000 Communicatie- en multimediasoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48800000 Informatiesystemen en servers
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48400000 Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48300000 Software voor het maken van documenten, tekeningen, afbeeldingen, dienstregelingen en productiviteit
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48700000 Softwarevoorzieningen
Opties :
Beschrijving van de opties : De opdracht heeft een looptijd van 4 jaar. Aansluitend op deze looptijd kan de opdracht verlengd worden met 4 jaar. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 15/10/2025
Looptijd : 4 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 160 571 589 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 321 143 178 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Voor perceel 1 Softwarebroker: • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven hoe hij een vergelijkbare dienstverlening georganiseerd heeft met een minimale jaarlijkse omzet van 5 miljoen euro bij één opdrachtgever. Meer specifiek dient in deze referenties volgende zaken aangetoond te worden: o Het verwerven van benodigde licenties en subscriptions met bijhorende services; o Ondersteuning bij de operationele beheerstaken o.a. het bijhouden van een inventaris van de gekochte licenties en het overzicht van de onderhoudscontracten; tijdig initiëren van verlengingen en opzeggingen (continuïteitsgarantie); beheer van de onderliggende contracten en gebruiksvoorwaarden, license keys e.d. • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaren op te geven en te beschrijven van één klant waarmee hij een Microsoft EA (Enterprise Agreement) heeft afgesloten en ook Azure diensten aan levert met in totaal een minimale jaarlijkse waarde van € 3.000.000 bij die eindklant.
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Op deze opdracht is een borgtocht van toepassing. (zie selectieleidraad en ATD)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 31/03/2025 09:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de opdracht : Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten
Financiële regeling : Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Raad van state -
Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van state -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad van state -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -
Organisatie die inschrijvingen verwerkt : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0002

Titel : FLU24IT004 - 2
Beschrijving : 2. SAM-Consultancy: het verkrijgen van diepgaand advies en ondersteuning met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen, licentie-entitlements, en licentiecontracten tijdens de aankoop (inclusief onderhandelen), operationeel beheer, interne en -externe audits. In concreto moeten deze diensten Fluvius in staat stellen om o.a. inzichten te verwerven in potentiële (o.a. financiële) risico’s, mitigerende maatregelen uit te werken, doorvoeren van licentie- en contractoptimaliseringen, optimalisatie van de software-asset processen en procedures, en hulp bij interne - en externe audits.
Interne identificatiecode : 2

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72266000 Advies over software
Opties :
Beschrijving van de opties : De opdracht heeft een looptijd van 4 jaar. Aansluitend op deze looptijd kan de opdracht verlengd worden met 4 jaar. De verlenging houdt in dat de contractuele voorwaarden ongewijzigd blijven. Deze verlenging verloopt stilzwijgend, behoudens een andersluidend aangetekende zending van de aanbestedende overheid uiterlijk 6 maanden vóór het verstrijken van de looptijd van de opdracht.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 15/10/2025
Looptijd : 4 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 667 701 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 5 335 402 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Voor perceel 2 SAM Consultancy: • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden: o advies en ondersteuning verstrekt met betrekking tot optimalisatie van de licentiebeheersprocessen en inrichting. • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden: o ondersteuning bij licentiecontracten, tijdens de levensduur van een licentie (gaande van de onderhandelingen, aankoop, benchmarking tot end-of-life); o ondersteuning verstrekt bij externe audits door één van de softwarefabrikanten uit de top 10 aangevuld met Oracle, SAP en ESRI. • De kandidaat dient minimum 1 referentie van de afgelopen 3 jaar op te geven en te beschrijven welke vergelijkbare dienstverlening hij concreet gerealiseerd heeft. Meer specifiek dient in deze referentie volgende zaken aangetoond te worden: o Aanpak en verstrekte ondersteuning in een geval, waarbij de softwarefabrikant zijn licentiemodel en/of distributiekanaal sterk aanpast (in concrete denken wij o.a., doch niet gelimiteerd tot VMWare by Broadcom, Oracle Java, Adobe, …).
De criteria zullen worden gebruikt om de gegadigden te selecteren die voor de tweede fase van de procedure zullen worden uitgenodigd

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Op deze opdracht is een borgtocht van toepassing. (zie selectieleidraad en ATD)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 31/03/2025 09:00 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van de opdracht : Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten
Financiële regeling : Worden later meegedeeld in de bestekdocumenten.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Raad van state -
Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van state -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Raad van state -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -
Organisatie die inschrijvingen verwerkt : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren) -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Fluvius System Operator cv (Speciale Sectoren)
Registratienummer : 0477445084_5737
Postadres : Brusselsesteenweg 199
Stad : Melle
Postcode : 9090
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Telefoon : +32 496997608
Internetadres : http://www.fluvius.be
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie die inschrijvingen verwerkt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van state
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 02 234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : f43c6fbd-ca0f-4f93-a3b9-4c326f026597 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 26/02/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 26/02/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00132116-2025
Nummer uitgave PB S : 41/2025
Datum van bekendmaking : 27/02/2025