Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel

Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte. Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van …

CPV: 72200000 Usługi doradcze w zakresie programowania oprogramowania
Termin:
3 marca 2025 09:00
Rodzaj terminu:
Złożenie oferty
Miejsce wykonania:
Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel
Miejsce udzielenia zamówienia:
Paleis voor Schone Kunsten
Numer nagrody:
BOZ-MP ERP 2024

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Paleis voor Schone Kunsten
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst betreffende de levering van diensten waaronder een vast gedeelte voor de levering, de installatie en het onderhoud van een ERP-systeem en een voorwaardelijk gedeelte voor aanvullende diensten voor het Paleis voor Schone Kunsten in Brussel
Beschrijving : Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte.   Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van het type ERP aanschaffen om aan de volgende behoeften te voldoen: - Beheer van verschillende soorten projecten (artistiek, operationeel, administratief, enz.); - Planning van activiteiten en planning van het personeel; - Boekhouding; - Financieel beheer; - Personeelsbeheer; - Reporting en CRM. De oplossing moet leiden tot een betere samenwerking tussen de verschillende departementen, een betere zichtbaarheid van artistieke en evenementactiviteiten binnen het PSK en een betere controle van budgetten en kosten en inkomsten van activiteiten met behulp van op maat gemaakte, realtime rapportage. Dit gedeelte wordt geraamd op: - 200.000 euro excl. btw aan CAPEX; - 130.000 euro excl. btw aan OPEX per jaar en op 780.000 euro excl. btw over de totale looptijd van de opdracht. Gelet op het voorgaande wordt het vaste gedeelte geraamd op een totaal van 980.000 euro exclusief btw voor de duur van de opdracht. Voorwaardelijk gedeelte Een tweede gedeelte, dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt te verhogen als ze over de nodige middelen beschikt, zal de volgende aanvullende diensten omvatten: - Het beheer van de rondleidingen; - Het beheer van het mecenaat van het PSK; - De ontwikkeling van een Wizard voor het invoeren van de activiteiten in de ERP; - Het importeren van de gegevens uit het huidige CRM (Efficy) in de gekozen ERP-oplossing; - De synchronisatie van de gegevens tussen de ERP-oplossing en de ticketingsoftware Secutix; - De ontwikkeling of aankoop van een 'Marketing Automation'-oplossing; - De ontwikkeling van een interface voor gegevensoverdracht tussen de ERP-oplossing en de website; - De ontwikkeling van nieuwe webinterfaces. - De digitalisering van andere operationele processen. Deze tweede fase wordt geschat op 1,5 miljoen euro exclusief btw aan CAPEX.
Identificatiecode van de procedure : 3c834046-e1a5-463d-85ca-140ff46b9720
Interne identificatiecode : BOZ-MP ERP 2024
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 480 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden :

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : BOZ-MP ERP 2024 - 1
Beschrijving : Deze overheidsopdracht voor diensten wordt gelanceerd in de vorm van een raamovereenkomst en betreft de levering, de installatie, de opleiding en het onderhoud van een geïntegreerd ERP-systeem voor het PSK. De opdracht is onderverdeeld in een vast gedeelte en een voorwaardelijk gedeelte.   Vast gedeelte Het PSK wil een softwareoplossing van het type ERP aanschaffen om aan de volgende behoeften te voldoen: - Beheer van verschillende soorten projecten (artistiek, operationeel, administratief, enz.); - Planning van activiteiten en planning van het personeel; - Boekhouding; - Financieel beheer; - Personeelsbeheer; - Reporting en CRM. De oplossing moet leiden tot een betere samenwerking tussen de verschillende departementen, een betere zichtbaarheid van artistieke en evenementactiviteiten binnen het PSK en een betere controle van budgetten en kosten en inkomsten van activiteiten met behulp van op maat gemaakte, realtime rapportage. Dit gedeelte wordt geraamd op: - 200.000 euro excl. btw aan CAPEX; - 130.000 euro excl. btw aan OPEX per jaar en op 780.000 euro excl. btw over de totale looptijd van de opdracht. Gelet op het voorgaande wordt het vaste gedeelte geraamd op een totaal van 980.000 euro exclusief btw voor de duur van de opdracht. Voorwaardelijk gedeelte Een tweede gedeelte, dat de aanbestedende overheid zich het recht voorbehoudt te verhogen als ze over de nodige middelen beschikt, zal de volgende aanvullende diensten omvatten: - Het beheer van de rondleidingen; - Het beheer van het mecenaat van het PSK; - De ontwikkeling van een Wizard voor het invoeren van de activiteiten in de ERP; - Het importeren van de gegevens uit het huidige CRM (Efficy) in de gekozen ERP-oplossing; - De synchronisatie van de gegevens tussen de ERP-oplossing en de ticketingsoftware Secutix; - De ontwikkeling of aankoop van een 'Marketing Automation'-oplossing; - De ontwikkeling van een interface voor gegevensoverdracht tussen de ERP-oplossing en de website; - De ontwikkeling van nieuwe webinterfaces. - De digitalisering van andere operationele processen. Deze tweede fase wordt geschat op 1,5 miljoen euro exclusief btw aan CAPEX.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72200000 Softwareprogrammering en -advies

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Aanvullende informatie :

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbeperkt

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 480 000 Euro
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 2 480 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat geheel of gedeeltelijk uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : zie Bestek
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : zie Bestek
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : zie bestek

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Prijs
Naam : De totale prijs van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte
Beschrijving : 1. Eerste gunningscriterium – De totale prijs van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte (40 punten) Bij de beoordeling van dit prijscriterium zal de aanbestedende overheid zich baseren op de globale prijs voor de gehele duur van de opdracht die op het door de inschrijver ingevulde formulier (bijlage A) werd opgegeven, opgenomen in tabblad "3. Totale bedragen". Voor het deel "A. Implementatie" stemt de prijs overeen met het totaal van de som van de posten van kolom D van het tabblad "1. Prijsofferte ERP vast gedeelte" van Bijlage B "Prijslijst". Voor het deel "B. Terugkerende kosten: Licenties", de prijs die overeenstemt met het totaal van de som van de posten van kolom E van het tabblad "1. Prijsofferte ERP vast gedeelte" van Bijlage B "Prijslijst". Voor het deel "B. Terugkerende kosten: Onderhoud & hosting", de prijs die overeenstemt met het totaal van de som van de posten van kolom C van het tabblad "1. Prijsofferte ERP vast gedeelte" van Bijlage B "Prijslijst". Voor het voorwaardelijke gedeelte dat aangevuld moet worden in het tabblad "2. Prijsofferte ERP voorwaardelijk gedeelte", van Bijlage B "Prijslijst", de prijs die overeenstemt met het totaal van de som van de posten van kolom F. Zodoende zal elke post van de tabbladen 1. en 2. van Bijlage B "Prijslijst" opgeteld worden met de andere en desgevallend vermenigvuldigd worden in functie van de periodiciteit/hoeveelheid om te voldoen aan de totale duur van de raamovereenkomst. De prijs zal op deze manier geëvalueerd worden op basis van een totale prijs die alle diensten omvat die het voorwerp van deze opdracht uitmaken (vast gedeelte en voorwaardelijk gedeelte) zoals aangegeven in het tabblad "3. TOTALE BEDRAGEN" van Bijlage B "Prijslijst" en bijgevolg in Bijlage A "Offerteformulier". De offerte met de laagste prijs behaalt het maximaal aantal punten voor het desbetreffende criterium. Voor de andere offertes wordt het criterium beoordeeld op basis van de volgende proportionaliteitsregels: B = [P(laagste) / P(offerte)] x Z waarbij: - B = het aantal door de onderzochte offerte behaalde punten; - P(laagste) = het bedrag van de laagste regelmatige offerte; - P(offerte) = het bedrag van de onderzochte offerte; - Z = de weging voor het criterium "De totale prijs van het vaste gedeelte en het voorwaardelijke gedeelte". De prijzen zijn exclusief btw.
Gewicht (punten, exact) : 50
Vaste waarde (totaal) : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : De functionaliteiten van de ERP
Beschrijving : 2. Tweede gunningscriterium – De functionaliteiten van de ERP (30 punten) Voor de evaluatie van dit criterium zal de aanbestedende overheid zich baseren op de antwoorden die door de inschrijver werden bezorgd in Bijlage C "Evaluatieformulier van de functionaliteiten", in de tabbladen 1 tot 6. Deze tabbladen en de vragen die we daarin aantreffen, stemmen overeen met de functionele eisen die door het Paleis voor Schone Kunsten beschreven werden bij punt II.5 "Functionaliteiten van de ERP" en per thema gerangschikt werden. Voor elke vraag van voormelde tabbladen/thema's 1 tot 6 moet de inschrijver in de kolom "dekking" de beschikbaarheid van de functionaliteit in kwestie volgen de volgende verdeling aangeven: Dekking Betekenis van de dekking Toegekende punten per type dekking Standaard Beschikbare functionaliteit in de oplossing. Eventueel is een parametrisatie vereist 1 punt Te voorziene ontwikkeling Deze functionaliteit is mogelijk in uw oplossing middels een ontwikkeling. De inschrijver preciseert het aantal dagen ontwikkelingstijd die voorzien moeten worden in kolom E van de tabbladen van Bijlage C - "Evaluatieformulier van de functionaliteiten". 1 punt Niet beschikbaar Niet door de applicatie gedekte functionaliteit 0 punt Een functionaliteit waarvoor geen enkele dekking wordt aangegeven in Bijlage C "Evaluatieformulier van de functionaliteiten" zal een score van 0 punten toegekend krijgen. Ongeacht het aantal vragen opgenomen bij elk tabblad/thema 5 (1 tot 6), het overeenkomstige aantal punten zal herleid worden naar een totaal op 10 door toepassing van een evenredigheidsregel. Bijlage C "Evaluatieformulier van de functionaliteiten" telt 6 thema's, wat een score op een totaal van 60 punten inhoudt. Deze score zal dan ook omgerekend worden naar een totaal op 30 door toepassing van een evenredigheidsregel teneinde overeen te stemmen met de hierboven gepreciseerde weging voor dit criterium (30 punten). Elk tabblad/thema (1 tot 6) is dus goed voor 5 punten van de totale eindscore. Om een globale coherentie van de ERP en een kwaliteitsvolle dienstverlening voor alle departementen van het Paleis voor Schone Kunsten te garanderen, wenst de aanbestedende overheid een minimumscore vast te leggen voor de evaluatie van de functionaliteiten van elk thema. Zodoende moet de inschrijver voor elk thema een minimale score van 7/10, ofwel 3,5/5 te behalen. Als een inschrijver deze score niet behaalt, zelfs al is het maar voor één thema, zal deze opdracht niet aan hem toegewezen kunnen worden.
Gewicht (punten, exact) : 30
Vaste waarde (totaal) : 30
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Schriftelijke presentatie van de voorgestelde tool en de inplanting ervan in het Paleis voor Schone Kunsten
Beschrijving : 3. Derde gunningscriterium – Schriftelijke presentatie van de voorgestelde tool en de inplanting ervan in het Paleis voor Schone Kunsten (15 punten) De inschrijver moet een methodologische nota van maximum 4 A4-pagina's bezorgen, waarin hij minstens de volgende elementen dient te beschrijven: - voorstelling van de tool; - voorstelling van het concept/de architectuur van de tool. Zullen met name geëvalueerd worden: o de kwaliteit van de architectuur van de tool o de afstemming op en de interoperabiliteit met de huidige IT-architectuur - de toelichting over de gebruikte technologie. Zullen met name geëvalueerd worden: o de mogelijkheid van toekomstige ontwikkelingen - de toelichting over de analysebenadering en de inplanting van de tool. Zullen met name geëvalueerd worden: o het realistische karakter o de duidelijkheid en begrijpelijkheid o de aanpassing van het belang/de omvang van het project - de voorstelling van de concepten voor de opleiding van het personeel met betrekking tot de desbetreffende tool. Zullen met name geëvalueerd worden: o het realistische karakter o de duidelijkheid en begrijpelijkheid o de inaanmerkingneming van de nieuwe ontwikkelingen in termen van opleiding (seminars, video's, gebruiksaanwijzing, workshop, enz.) - de beschrijving van de helpdesk. Zullen met name geëvalueerd worden: o de afstemming van de werking ervan op de eventuele behoeften van het PSK; o de beschikbaarheid ervan; o de benodigde tijd voor de behandeling van query's - de beschrijving van het updatebeleid. Zullen met name geëvalueerd worden: o de terbeschikkingstelling van de laatste versie van de applicatie in overleg met de aanbestedende overheid o de begeleiding van de aanbestedende overheid bij de installatie van een belangrijke nieuwe versie van de applicatie o de beschrijving van de procedures die worden gehanteerd bij de installatie van nieuwe versies en bij storingen na een dergelijke installatie o de impact van updates op de werking en snelheid van het systeem o de manier waarop wordt omgegaan met de ontwikkelingen op maat en de interfacings met de randapplicaties.
Gewicht (punten, exact) : 10
Vaste waarde (totaal) : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : De demonstratie van de kwaliteit en de geschiktheid van de voorgestelde oplossing tijdens de mondelinge presentatie
Beschrijving : 4. Vierde gunningscriterium - De demonstratie van de kwaliteit en de geschiktheid van de voorgestelde oplossing tijdens de mondelinge presentatie (15 punten) Voor de beoordeling van dit criterium zal de aanbestedende overheid zich baseren op de elementen die worden gepresenteerd tijdens de demonstratie van de software beschreven bij punt I.18 van het bestek. Aan de hand van dit criterium wil de aanbestedende overheid met name de volgende elementen evalueren: - De relevantie en de kwaliteit van de voorgestelde oplossing met betrekking tot de verschillende opdrachten die in bijlage D “Beschrijving van de demonstratie” worden gepresenteerd. - De coherentie tussen de beschrijving van de oplossing die wordt gevraagd voor het derde gunningscriterium (in de methodologische nota) en de mondelinge presentatie van de tool. - De kwaliteit en de coherentie van de antwoorden op de vragen die tijdens de demonstratie werden gesteld. - De “look and feel” en “gebruiksvriendelijkheid” van de gepresenteerde tool zoals beschreven in Bijlage D, “Beschrijving van de demonstratie”. Deze elementen zullen geëvalueerd worden en een score toegewezen krijgen door een evaluatiecomité (zie punt I.18 hieronder) samengesteld uit personeelsleden van het PSK. Na afloop van de presentaties wordt een gemiddelde vastgesteld van de aan dit criterium toegekende scores.
Gewicht (punten, exact) : 10
Vaste waarde (totaal) : 10
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands, Frans
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 03/03/2025 09:00 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
TED eSender : FOD Beleid en Ondersteuning

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Paleis voor Schone Kunsten
Registratienummer : 0895408978_39
Postadres : Ravensteinstraat 23
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 25078210
Fax : +32 25078515
Rollen van deze organisatie :
Koper

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : 0931.814.266
Stad : Rue de la Science 33, 1040 Bruxelles
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 32 (0)2 234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 3d89fa00-bf31-45ba-8114-4a8bdf9ed7d4 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 19/12/2024 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 19/12/2024 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands Frans

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00783380-2024
Nummer uitgave PB S : 248/2024
Datum van bekendmaking : 20/12/2024