Poliisin Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta

Poliisihallitus on kilpailuttanut Timantti-Kansion (ent. digitaalinen kansio) suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut Poliisin sovelluskehityksen IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn, osa-alue Java, (POL-2018-25029) sisäisenä tarjouskilpailuna. Tarjouskilpailussa hankinnan kohteena olivat Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijatyöt. Toiminnallisena tavoitteena oli tuottaa käyttäjille työtila, johon useista lähteistä kerättyä digitaalista materiaalia voidaan tallentaa siten, että materiaali ja sen …

CPV: 72000000 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
Miejsce wykonania:
Poliisin Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta
Miejsce udzielenia zamówienia:
Poliisihallitus
Numer nagrody:
POL-2024-170365

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Poliisihallitus
Ostajan oikeusstatus : Keskushallinnon viranomainen
Ostaja on hankintayksikkö
Hankintaviranomaisen toiminta : Yleinen järjestys ja turvallisuus

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Poliisin Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta
Kuvaus : Poliisihallitus on kilpailuttanut Timantti-Kansion (ent. digitaalinen kansio) suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut Poliisin sovelluskehityksen IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn, osa-alue Java, (POL-2018-25029) sisäisenä tarjouskilpailuna. Tarjouskilpailussa hankinnan kohteena olivat Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijatyöt. Toiminnallisena tavoitteena oli tuottaa käyttäjille työtila, johon useista lähteistä kerättyä digitaalista materiaalia voidaan tallentaa siten, että materiaali ja sen käsittely ovat sidottuina poliisin asiankäsittelyjärjestelmän ohjaukseen. Poliisihallitus arvioi puitejärjestelyn sisäisessä tarjouskilpailussa Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnan ennakoiduksi arvoksi 1-4 miljonaa euroa (alv 0%). Palveluiden toimittajaksi valittiin Twoday Oy, jonka kanssa Poliisihallitus teki 29.10.2020 voimaan tulleen puitesopimukseen perustuvan palvelusopimuksen. Palvelusopimus on voimassa, kunnes kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteet on suoritettu. Nyt hankinnan kohteena olevat asiantuntijapalvelut ovat alkuperäiseltä toimittajalta hankittavia välttämättömiä lisäpalveluita Timantti-Kansioon liittyvään toteutustyöhön. Lisäpalveluina hankitaan asiantuntijapalveluita, jotka ovat alkuperäisen hankintasopimuksen (palvelusopimus) mukaisia mutta jotka eivät kuitenkaan kuulu hankintasopimuksen alkuperäiseen laajuuteen. Lisäpalveluiden hankinta ei muuta palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat työt ovat jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön eivätkä ole toimittajalle taloudellisesti edullisempia, koska hinnoitteluperuste säilyy samana. Poliisihallitus on valmistelemassa uutta kilpailutusta, jossa hankitaan asiantuntijatyötä Timantti-Kansion kehitystyöhön järjestelmäkokonaisuuden käytön laajentamiseksi ja jatkokehittämiseksi sekä järjestelmäkokonaisuuden tuotannonaikaiseen tukeen ja ylläpitoon. Timantti-ohjelman tavoitteena on saada Timantti-Kansio valmiiksi ensimmäistä käyttöönottoa varten ensimmäisen vuosipuoliskon 2025 aikana. Lisäpalveluilla mahdollistetaan Timantti-Kansion toteutuksen jatkuminen nykyisen toimittajan kanssa uuden kilpailutuksen valmistumiseen ja toimitusvastuun siirtymiseen saakka siten, ettei järjestelmäkokonaisuuden toteutukseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia ja olennaisesti haittaisi osaamisen ja tiedon siirtymistä toimittajan vaihtuessa. Mikäli kehitystyö keskeytyisi, aiheuttaisi se merkittävää riskiä Timantti-Kansion toteutuksen aikatauluun ja kustannuksiin osaamisen ja tietotaidon menettämisen vuoksi. Lisäksi kehitystyön keskeytys vaikuttaisi laajasti mm. nykyisiin rikos- ja tiedusteluasioilta kerättävän aineiston tallennuskustannuksiin. Lisäksi Timantti-ympäristöstä syntyy merkittäviä päällekkäisiä kustannuksia hallinnolle, kun sen yhtä peruspalvelua eli Timantti-Kansiota ei voida ottaa vielä tuotantokäyttöön. Hankittavilla lisäpalveluilla varmistetaan myös, että nykyiseltä toimittajalta pystytään tilaamaan tarvittavat avustamisvelvoitteen piiriin kuuluvat työt toimittajavaihdoksen yhteydessä. Välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on enintään 1150 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo on enintään 730 000 euroa (alv 0%). Lisäpalveluiden hankinnan arvo on näin ollen alle 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta.
Menettelytunniste : d1b4cfe3-6f22-4cf5-8d86-ef64301ac84a
Sisäinen tunniste : POL-2024-170365
Menettelyn tyyppi : Neuvottelumenettely ilman edeltävää tarjouskilpailukutsua
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet :

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2009/81/EY

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Poliisin Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta
Kuvaus : Poliisihallitus on kilpailuttanut Timantti-Kansion (ent. digitaalinen kansio) suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijapalvelut Poliisin sovelluskehityksen IT-asiantuntijapalveluiden puitejärjestelyn, osa-alue Java, (POL-2018-25029) sisäisenä tarjouskilpailuna. Tarjouskilpailussa hankinnan kohteena olivat Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvät asiantuntijatyöt. Toiminnallisena tavoitteena oli tuottaa käyttäjille työtila, johon useista lähteistä kerättyä digitaalista materiaalia voidaan tallentaa siten, että materiaali ja sen käsittely ovat sidottuina poliisin asiankäsittelyjärjestelmän ohjaukseen. Poliisihallitus arvioi puitejärjestelyn sisäisessä tarjouskilpailussa Timantti-Kansion suunnitteluun ja toteutukseen liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinnan ennakoiduksi arvoksi 1-4 miljonaa euroa (alv 0%). Palveluiden toimittajaksi valittiin Twoday Oy, jonka kanssa Poliisihallitus teki 29.10.2020 voimaan tulleen puitesopimukseen perustuvan palvelusopimuksen. Palvelusopimus on voimassa, kunnes kaikki sopimuksen mukaiset velvoitteet on suoritettu. Nyt hankinnan kohteena olevat asiantuntijapalvelut ovat alkuperäiseltä toimittajalta hankittavia välttämättömiä lisäpalveluita Timantti-Kansioon liittyvään toteutustyöhön. Lisäpalveluina hankitaan asiantuntijapalveluita, jotka ovat alkuperäisen hankintasopimuksen (palvelusopimus) mukaisia mutta jotka eivät kuitenkaan kuulu hankintasopimuksen alkuperäiseen laajuuteen. Lisäpalveluiden hankinta ei muuta palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat työt ovat jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön eivätkä ole toimittajalle taloudellisesti edullisempia, koska hinnoitteluperuste säilyy samana. Poliisihallitus on valmistelemassa uutta kilpailutusta, jossa hankitaan asiantuntijatyötä Timantti-Kansion kehitystyöhön järjestelmäkokonaisuuden käytön laajentamiseksi ja jatkokehittämiseksi sekä järjestelmäkokonaisuuden tuotannonaikaiseen tukeen ja ylläpitoon. Timantti-ohjelman tavoitteena on saada Timantti-Kansio valmiiksi ensimmäistä käyttöönottoa varten ensimmäisen vuosipuoliskon 2025 aikana. Lisäpalveluilla mahdollistetaan Timantti-Kansion toteutuksen jatkuminen nykyisen toimittajan kanssa uuden kilpailutuksen valmistumiseen ja toimitusvastuun siirtymiseen saakka siten, ettei järjestelmäkokonaisuuden toteutukseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia ja olennaisesti haittaisi osaamisen ja tiedon siirtymistä toimittajan vaihtuessa. Mikäli kehitystyö keskeytyisi, aiheuttaisi se merkittävää riskiä Timantti-Kansion toteutuksen aikatauluun ja kustannuksiin osaamisen ja tietotaidon menettämisen vuoksi. Lisäksi kehitystyön keskeytys vaikuttaisi laajasti mm. nykyisiin rikos- ja tiedusteluasioilta kerättävän aineiston tallennuskustannuksiin. Lisäksi Timantti-ympäristöstä syntyy merkittäviä päällekkäisiä kustannuksia hallinnolle, kun sen yhtä peruspalvelua eli Timantti-Kansiota ei voida ottaa vielä tuotantokäyttöön. Hankittavilla lisäpalveluilla varmistetaan myös, että nykyiseltä toimittajalta pystytään tilaamaan tarvittavat avustamisvelvoitteen piiriin kuuluvat työt toimittajavaihdoksen yhteydessä. Välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on enintään 1150 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo on enintään 730 000 euroa (alv 0%). Lisäpalveluiden hankinnan arvo on näin ollen alle 50 % alkuperäisen hankinnan arvosta.
Sisäinen tunniste : POL-2024-170365

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki

5.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 02/01/2025

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Tietoa edellisistä ilmoituksista :
Edellisen ilmoituksen tunniste : 775420-2024

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Oikeudenmukaiset työolot

5.1.8 Esteettömyyskriteerit

Vammaisia koskevia esteettömyysvaatimuksia ei ole otettu huomioon, koska hankintaa ei ole tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Hinta
Kuvaus : Hinta Välttämättömien lisätöiden kokonaismäärä on enintään 1150 henkilötyöpäivää, ja niiden arvo enintään 730 000 euroa (alv 0%).
Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta : Lisäpalveluiden hankinta ei muuta palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat työt ovat jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön. Hinnoitteluperuste säilyy samana.
Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio : Poliisihallitus
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : Poliisihallitus
Organisaatio, jonka talousarviota käytetään sopimuksen maksamiseen : Poliisihallitus
Maksun suorittava organisaatio : Poliisihallitus
TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

6. Tulokset

Kaikkien tässä ilmoituksessa myönnettyjen sopimusten arvo : 730 000 Euro
Sopimuksen tekeminen ilman tarjouskilpailua :
Perustelu sopimuksen tekemiselle suorahankintana : Tarve alkuperäiseltä toimeksisaajalta hankittaviin lisäurakoihin tai -palveluihin
Muu perustelu : PUTU-lain 23 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alunperin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa alkuperäisestä sopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa tai, vaikka lisäpalvelu voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Lisäksi edellytyksenä on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Timantti-Kansion toteutukseen tarvittavien asiantuntijapalveluiden työmäärä on osoittautunut toteutuksen edetessä merkittävästi Poliisihallituksen alkuperäistä arviota suuremmaksi. Töiden etenemiseen ja työmäärään kasvuun ovat vaikuttaneet useat syyt, joita Poliisihallitus ei ole voinut ennakoida alkuperäisen kilpailutuksen laajuudessa. Lisätyöt ovat kuitenkin välttämättömiä Timantti-Kansion toteuttamiseksi lainsäädännön ja poliisin toiminnallisten vaatimusten mukaisena. Toimittajan mahdollinen vaihtuminen kesken Timantti-Kansion toteutuksen aiheuttaisi huomattavan viivästyksen Timantti-Kansion ensimmäisen tuotantojulkaisun käyttöönotolle, Timantti-ohjelman tavoitteiden saavuttamiselle sekä poliisia velvoittavien säädösten mukaiselle tiedonhallinnalle rikostorjunnan ja tiedustelun osalta. Timantti-Kansion tarkoitus on sitoa poliisin rikos- ja tiedusteluasioilta kerättävä digitaalinen tietoaineisto käsiteltävään asianhallintajärjestelmän asiaan. Järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun ja kehitystyön alkuperäisenä tavoitteena oli integroida Timantti-Kansio poliisin uuteen valmisteilla olevaan asianhallintajärjestelmään. Uuden asianhallintajärjestelmän toimintalogiikkaan perustuen ja sen kautta Timantti-Kansion oli tarkoitus saada aineistoon liittyvät elinkaaren ja henkilötietojen käsittelyn vaatimukset. Uuden asianhallintajärjestelmän toteutus ei kuitenkaan ole edennyt suunnitellusti, jonka vuoksi Timantti-Kansiota ei voida alkuperäisen suunnitelman mukaisesti integroida siihen. Timantti-Kansion suunnittelun ja toteutuksen osalta tämä on tarkoittanut tiedonohjauksen alkuperäisten vaatimusten olennaista muuttumista toiseksi, sillä kaikki integraatioon liittyvät toiminnot tulee suunnitella ja toteuttaa uudelleen poliisin nykyiseen asianhallintajärjestelmään. Tämä ennakoimaton muutos on kasvattanut merkittävästi alun perin arvioitua työmäärää.

6.1 Tulokset – Erän tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : Twoday Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : Twoday Oy
Erän tai erien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen arvo : 730 000 Euro
Tarjouksen sijoitus laskettu : ei
Alihankinta : Ei
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : POL-2020-57971, POL-2020-396-Sop
Otsikko : Palvelusopimus poliisin digitaalisen kansion suunnitteluun ja toteutustyöhön liittyvistä asiantuntijapalveluista
Voittajien valintapäivä : 16/12/2024
Sopimuksen tekopäivä : 09/01/2025
Sopimus tehdään puitejärjestelyn puitteissa : ei

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 1
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Osallistumishakemukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 0

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Poliisihallitus
Rekisterinumero : 2288666-6
Postiosoite : Vuorimiehentie 3
Postitoimipaikka : Espoo
Postinumero : 02150
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Poliisin informaatioteknologiakeskus
Puhelin : +358 295480181
Tämän organisaation rooli :
Ostaja
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio
Organisaatio, jonka talousarviota käytetään sopimuksen maksamiseen
Maksun suorittava organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295563630
Tämän organisaation rooli :
TED eSender

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Twoday Oy
Talouden toimijan koko : Suuri
Rekisterinumero : 1988069-3
Postiosoite : Keskuskatu 3
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 405552681
Tämän organisaation rooli :
Tarjoaja
Näiden erien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : FI30061576
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation rooli :
Muutoksenhakuelin

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : f5e29544-2872-4204-afab-bd13383d2235 - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 23/01/2025 09:57 +02:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00052792-2025
EUVL S -lehden numero : 17/2025
Julkaisupäivä : 24/01/2025