MHH - Software CAFM-System

Das Vergabeverfahren bezieht sich auf die Vorinformation 2022/S 008-014986. Ablauf des Verfahrens: siehe Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben 1) Phase Interessenbekundung: Die Phase Interessenbekundung ist abgeschlossen. 2) Phase Interessenbestätigung 3) Phase Angebotsphase Mit diesem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden die Phase Interessenbestätigung und Phase Angebotsphase abgebildet. Zum Teilnahmewettbewerb/Interessenbestätigung werden nur diejenigen Unternehmen, …

CPV: 48420000 Pakiety oprogramowania do zarządzania urządzeniami i zestawy pakietów oprogramowania
Miejsce wykonania:
MHH - Software CAFM-System
Miejsce udzielenia zamówienia:
Medizinische Hochschule Hannover
Numer nagrody:
2021/750/5859

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Medizinische Hochschule Hannover

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : MHH - Software CAFM-System
Beschreibung : Das Vergabeverfahren bezieht sich auf die Vorinformation 2022/S 008-014986. Ablauf des Verfahrens: siehe Punkt VI.3) Zusätzliche Angaben 1) Phase Interessenbekundung: Die Phase Interessenbekundung ist abgeschlossen. 2) Phase Interessenbestätigung 3) Phase Angebotsphase Mit diesem Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb werden die Phase Interessenbestätigung und Phase Angebotsphase abgebildet. Zum Teilnahmewettbewerb/Interessenbestätigung werden nur diejenigen Unternehmen, die form- und fristgerecht ihr Interesse bekundet haben, aufgefordert und erhalten Zugang zu den vollständigen finalen Vergabeunterlagen. Weitere/sonstige Unternehmen sind nicht zur Teilnahme am Verfahren berechtigt!!! Die MHH sucht eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements. Diese Software soll auf die Bedarfe optimal zugeschnitten werden. Bisher wird das CAFM-System ConjectFM (jetzt Planon essentials (conjectFM)) benutzt. Die MHH betreibt bereits seit vielen Jahren ein komplexes ERP-System der Fa. SAP. Zurzeit in der Version ERP6.0 mit EHP8. Die klassischen, betriebswirtschaftlichen SAP-Module FI, CO, FI-AA, HR, PM, MM, SD, PSM werden ergänzt durch die Module IS-H und i.s.h.med sowie SRM. Alle Module, inklusive HR laufen auf einem System. Das System ist auf UniCode-Basis eingestellt. Die MHH ist komplett ISO 9001-2015 zertifiziert und die Prozesse mit ihren Schnittstellen sind zu beachten. Die Schnittstelle zu "Microsoft Sharepoint 2019" ist mit einzuplanen um einen reibungslosen Dokumenten- und Datenaustausch zu gewährleisten. Des Weiteren ist der hohe datentechnische Sicherheitsstandard der MHH zwingend zu beachten. Im Geschäftsbereich III - Technik, Gebäude (GBIII), wird für die Instandhaltung das Modul SAP-PM (Plant Maintenance) genutzt. Als Besonderheit ist dort ein Gerätebuch nach MPG als Add-on installiert, da dem GBIII auch der Bereich Medizintechnik zugeordnet ist. Das Dokumentmanagement von SAP wird derzeit nicht genutzt. Bisher wird das CAFM-System der Fa. Planon, Planon essentialsFM, (vormals Fa. Conject, ConjectFM) eingesetzt. Es gibt eine C/S Struktur in der Version 8.4.2.1 ohne Webportal. Als CAD-Anwendung wird Autocad(R) der Fa. Autodesk mit dem Tool FM-Design der Fa. Deltacad eingesetzt. Die Daten werden innerhalb der MHH durch das MHH Information Technology (MIT) verwaltet und auf einem Oracle-System betrieben. Zukünftig sollen auch weiterhin, alle Komponenten des CAFM Systems innerhalb der MHH verwaltet werden. Der Geschäftsbereich III - Technik, Gebäude (GBIII) unterteilt sich in die Abteilungen "Technisches GM" (TGM), "Infrastrukturelles GM" (IGM), "Kaufmännisches GM" (KGM), "Veranstaltungsmanagement" (VAM) und "Medizintechnik" (MED). Der Medizintechnik ist der Fachbereich "Inventarisierung und Klassifizierung" zugeordnet welcher zentral alle Gerätedaten erfasst und verwaltet. Das Sachgebiet "Flächenmanagement" (FLM) ist dem KGM zugeordnet. Das Sachgebiet "Reinigungsmanagement" befindet sich im Geschäftsbereich IV Logistik, Abteilung Aufbereitung. Das Ziel ist die Einführung eines einheitlichen, standortübergreifenden CAFM-Systems, welches die Datenbasis für alle FM- und CREM-relevanten Prozesse beinhaltet und die damit verbundenen Prozesse incl. der Prozesse der Medizintechnik abbildet, sofern sie nicht schon durch das SAP-ERP-System abgedeckt sind. Neben Stammdaten und Bewegungsdaten liegt das Augenmerk auf dem integrierten Aufbau des Dokumentenmanagementsystems (DMS).
Kennung des Verfahrens : 25ad9ce4-285a-4f8f-bed8-997441d6dec8
Interne Kennung : 2021/750/5859

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48420000 Softwarepaket für das Facility-Management und Softwarepaketreihe

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Carl-Neuberg-Str. 1
Stadt : Hannover
Postleitzahl : 30625
Land, Gliederung (NUTS) : Region Hannover ( DE929 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0000

Titel : MHH - Software CAFM-System
Beschreibung : Gegenstand des Vergabeverfahrens war: Die MHH hat eine CAFM-Software (Computer Aided Facility Management) zur effizienten Unterstützung und Steuerung der Geschäftsprozesse des Corporate Real Estate Managements (CREM) und des technischen, infrastrukturellen und kaufmännischen Facility Managements gesucht. Diese Software soll auf die Bedarfe optimal zugeschnitten werden. Bisher wird das CAFM-System ConjectFM (jetzt Planon essentials (conjectFM)) benutzt.
Interne Kennung : 2021/750/5859

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen

5.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung -
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Medizinische Hochschule Hannover

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0000

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : Loy & Hutz Solutions GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : Angebot Loy & Hutz
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0000
Wert der Ausschreibung : 586 596 Euro
Das Angebot wurde in die Rangfolge eingeordnet : ja
Rang in der Liste der Gewinner : 1
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 4523032625-760
Datum der Auswahl des Gewinners : 19/04/2023
Datum des Vertragsabschlusses : 19/04/2023
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet : Medizinische Hochschule Hannover

7. Änderung

7.1 Änderung

Kennzeichnung der vorherigen Vertragsvergabebekanntmachung : 243337-2023
Identifikator des geänderten Vertrags : CON-0000
Grund für die Änderung : Bedarf an zusätzlichen Bauleistungen, Dienstleistungen oder Lieferungen durch den ursprünglichen Auftragnehmer.
Beschreibung : Das Ausgangsverfahren lag über dem Schwellenwert, der Auftrag ist nicht abgeschlossen und es sind Dienstleistungen erforderlich geworden, ein Wechsel des Auftragnehmers ist aber aus wirtschaftlichen oder technischen Gründen unmöglich und wäre folglich mit erheblichen Schwierigkeiten/Zusatzkosten verbunden und der Auftragswert der Änderung beträgt max. 50% des ursprünglichen Auftragswerts (§ 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB). Die Software ist aktuell in allen beauftragten Modulen (Gebäude- und Flächenmanagement, Außenbereich und Baumkataster, Parkraummanagement, Schließ- und Zutrittsmanagement, Mietmanagement, Reinigungsmanagement, Energiemanagement, Medizintechnik, Vertragsmanagement, DMS, Störungsmanagement, Raumverwaltung und Mobile Instandhaltung) in ihren Standardmodulen und Prozessen für die MHH nutzbar. In der Projektumsetzung hat sich jedoch herausgestellt, dass die Anforderungen der MHH-Fachbereiche über den beauftragten Standard hinausgehen und es weiteren fachlichen Anpassungsbedarf in allen Modulen gibt, die ausschließlich durch den aktuellen Auftragnehmer sichergestellt werden können.

7.1.1 Änderung

Beschreibung der Änderungen : Es gibt weiteren fachlichen Anpassungsbedarf in allen Modulen. U.a. entstehen durch das S4/HANA Projekt neue Anforderungen und erhöhter Anpassungsbedarf im IGM, TGM und in der Medizintechnik für Datenhaltung, Prozesse und Schnittstellen die über die Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis hinausgehen. Beispiele für weitergehende notwendige Anpassungen: Einführung Sonderfunktionalitäten Glasreinigungsmanagement, Datenbereinigung und Aufarbeitung Reinigungsmanagement, CAD-Datenaufbereitung im Flächenmanagement, neues Mängelmanagement Brandschutz, Reorganisation-Prozesse TGM <-> Medizintechnik, Digitalisierung Gastkartenmanagement und Datenbereinigung Equipment Medizintechnik.

8. Organisationen

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Medizinische Hochschule Hannover
Registrierungsnummer : 03-0141700000-23
Abteilung : GB IV - Logistik, Abteilung Zentraleinkauf OE 1260
Postanschrift : Carl-Neuberg-Str. 1
Stadt : Hannover
Postleitzahl : 30559
Land, Gliederung (NUTS) : Region Hannover ( DE929 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : GB IV - Logistik, Abteilung Zentraleinkauf OE 1260
Telefon : 000
Internetadresse : http://www.mh-hannover.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die den Auftrag unterzeichnet

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Loy & Hutz Solutions GmbH
Registrierungsnummer : DE249260258
Postanschrift : Emmy-Noether-Str. 2
Stadt : Freiburg
Postleitzahl : 79110
Land, Gliederung (NUTS) : Freiburg im Breisgau, Stadtkreis ( DE131 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Zentrale
Telefon : +49 761 459 62-0
Internetadresse : https://www.loyhutz.de/
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Gewinner dieser Lose : LOT-0000

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Bauen und Digitalisierung
Registrierungsnummer : t:04131153308
Stadt : Lüneburg
Postleitzahl : 21339
Land, Gliederung (NUTS) : Lüneburg, Landkreis ( DE935 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 4131151334
Fax : +49 4131152943
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 50a92131-39ca-4a57-9701-bcc29a71a4dd - 02
Formulartyp : Auftragsänderung
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung der Auftragsänderungen
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 02/04/2025 09:25 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00214955-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 66/2025
Datum der Veröffentlichung : 03/04/2025