Loonadministratie, personeelsbeheer en tijdsregistratie

De stad en het OCMW van Halle zijn op zoek naar een softwaresysteem dat een effectief HRM-beleid mogelijk maakt binnen het wettelijk kader van de lokale overheid; dit geïntegreerd systeem moet naast een optimaal beheer van de personeelsadministratie het beheer van verschillende luiken van het HRM-beleid omvatten (werving en selectie, …

CPV: 72000000 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia, 79211110 Usługi zarządzania listami płac, 79631000 Usługi dotyczące personelu i listy płac
Miejsce wykonania:
Loonadministratie, personeelsbeheer en tijdsregistratie
Miejsce udzielenia zamówienia:
Stad Halle
Numer nagrody:
PPP01Y-1761/5006/2024386

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stad Halle
Rechtsvorm van de koper : Lokale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Loonadministratie, personeelsbeheer en tijdsregistratie
Beschrijving : De stad en het OCMW van Halle zijn op zoek naar een softwaresysteem dat een effectief HRM-beleid mogelijk maakt binnen het wettelijk kader van de lokale overheid; dit geïntegreerd systeem moet naast een optimaal beheer van de personeelsadministratie het beheer van verschillende luiken van het HRM-beleid omvatten (werving en selectie, loopbaanbeheer, competentiemanagement, vorming, verzuimbeleid, …).
Identificatiecode van de procedure : f7e59d81-0dc0-4450-97f4-e1f43a1f10ff
Interne identificatiecode : PPP01Y-1761/5006/2024386
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Loonadministratie, personeelsbeheer en tijdsregistratie
Beschrijving : De stad en het OCMW van Halle zijn op zoek naar een softwaresysteem dat een effectief HRM-beleid mogelijk maakt binnen het wettelijk kader van de lokale overheid; dit geïntegreerd systeem moet naast een optimaal beheer van de personeelsadministratie het beheer van verschillende luiken van het HRM-beleid omvatten (werving en selectie, loopbaanbeheer, competentiemanagement, vorming, verzuimbeleid, …).
Interne identificatiecode : 2024386_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79631000 Personeels- en loonlijstdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Oudstrijdersplein 18
Stad : Halle
Postcode : 1500
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België
Aanvullende informatie : Stad Halle

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 96 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Inhoud en opvatting van de taakuitvoering
Gewicht (punten, exact) : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Gebruiksvriendelijkheid en IT-toepassing
Gewicht (punten, exact) : 20
Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Gewicht (punten, exact) : 40
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stad Halle
Organisatie die het contract ondertekent : Stad Halle
Aanbieder van aanbestedingsdiensten : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
TED eSender : FPS Policy and Support

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 739 927,68 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : De opdracht kan alleen door een bepaalde ondernemer worden uitgevoerd wegens het ontbreken van mededinging om technische redenen
Andere rechtvaardiging : Bijzondere motivering voor te onderhandelen met 1 leverancier Er wordt voorgesteld om enkel met Dileoz te onderhandelen. De aannemer kreeg in 2016 de opdracht toegewezen. Zij haalde het van hun concurrenten voornamelijk omdat de aangeboden toepassing voor Halle het meeste ideaal was. De implementatie van het systeem heeft een veel langere doorlooptijd gekend dan initieel voorzien. Halle fungeerde als pilootgemeente voor het vernieuwde pakket. De procedure volledig opnieuw openstellen voor andere inschrijvers is een zware administratieve procedure. Daarnaast is het implementeren van dergelijk pakket een werkintensief traject waar een hoge kostprijs aan is verbonden (zowel naar inzet van personeel – personeelsdienst en ICT - als implementatie de kost van het traject doorgerekend door de leverancier). Ook het personeel van de organisatie zal opnieuw moeten opgeleid worden bij keuze van een nieuwe dienstverlener, linken moeten opnieuw gelegd worden met andere softwarepakketten zoals oa boekhouding BBC.... . Wat ook grote bijkomende kosten omvat. Op een termijn van 8 jaar zullen de concurrenten van Dileoz niet hebben stil gezeten en ook vooruit gegaan zijn in hun ontwikkelingen. Na recente marktverkenning moeten we echter concluderen dat heden Dileoz de beste prijs/kwaliteit voor Halle zal blijven behouden. Er is geen mogelijkheid om de bestaande overeenkomst met Dileoz te verlengen. Het bestuur kan wel kiezen om met Dileoz terug een nieuwe overeenkomst te onderhandelen. In dit kader stellen wij dan ook voor om enkel Dileoz te vragen een offerte in te dienen omwille van technische redenen.

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0001

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : DILEOZ BVBA
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : DILEOZ BVBA
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0001
Waarde van de aanbesteding : 739 927,68 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Waarde onderaanneming is bekend : neen
Percentage onderaanneming is bekend : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : 2245-4494
Titel : Loonadministratie, personeelsbeheer en tijdsregistratie
Datum van sluiting van het contract : 06/01/2025
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Stad Halle

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Verzoeken tot deelname
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Bereik van de inschrijvingen :
Waarde van de laagste ontvankelijke inschrijving : 739 927,68 Euro
Waarde van de hoogste ontvankelijke inschrijving : 739 927,68 Euro

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stad Halle
Registratienummer : BE0207535458
Postadres : Oudstrijdersplein 18
Stad : Halle
Postcode : 1500
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België
Contactpunt : Annelies Debilde
Telefoon : +32 23659900
Internetadres : http://www.halle.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : BE0931.814.266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 704264251
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0005

Officiële naam : DILEOZ BVBA
Registratienummer : BE 0898817539
Postadres : Excelsiorlaan 11
Stad : Zaventem
Postcode : 1930
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Halle-Vilvoorde ( BE241 )
Land : België
Telefoon : +32 28801807
Fax : +32 28801808
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0001

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 05e52ec4-ef27-4973-87b1-dabc2998c525 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 07/01/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 07/01/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00011376-2025
Nummer uitgave PB S : 6/2025
Datum van bekendmaking : 09/01/2025