Levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier

De Aanbestedende Overheid is op zoek naar een partner voor de levering, implementatie, ondersteuning en het structureel onderhoud en ontwikkeling van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier. Naast de scope van het huidige opdracht is het belangrijk dat het softwarepakket, naast het elektronisch patiëntendossier, optioneel kan voorzien in …

CPV: 72210000 Usługi programowania pakietów oprogramowania, 72261000 Usługi pomocnicze w zakresie oprogramowania, 72263000 Usługi wdrażania oprogramowania
Miejsce wykonania:
Levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier
Miejsce udzielenia zamówienia:
Klief
Numer nagrody:
PPP0SC-163/5008/KLIEF-25-001

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Klief
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier
Beschrijving : De Aanbestedende Overheid is op zoek naar een partner voor de levering, implementatie, ondersteuning en het structureel onderhoud en ontwikkeling van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier. Naast de scope van het huidige opdracht is het belangrijk dat het softwarepakket, naast het elektronisch patiëntendossier, optioneel kan voorzien in de nodige integratiemogelijkheden en koppelingen met andere bestaande en toekomstige pakketten binnen onze organisatie. Dit luik komt aan bod in de technische bepalingen van het bestek. De Aanbestedende Overheid stelt voorop dat het geïntegreerd softwarepakket gekenmerkt is als zijnde een moderne, innovatieve en progressieve oplossing dat communicatie binnen de organisatie faciliteert. Hierbij is patiëntenparticipatie binnen het zorgproces primordiaal, en wordt een portaal vereist om dit om een gebruiksvriendelijke manier mogelijk te maken. Tevens vrijwaart de partner dat het geïntegreerde softwarepakket ten allen tijde beantwoordt aan alle relevante regelgeving, normeringen en wetgeving van toepassing op de organisatie van de Aanbestedende Overheid.
Identificatiecode van de procedure : 43c23c02-7f32-4a02-9203-7c5a1cbc863d
Interne identificatiecode : PPP0SC-163/5008/KLIEF-25-001
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Levering, implementatie, ondersteuning en onderhoud van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier
Beschrijving : De Aanbestedende Overheid is op zoek naar een partner voor de levering, implementatie, ondersteuning en het structureel onderhoud en ontwikkeling van een volledig geïntegreerd softwarepakket voor het elektronisch patiëntendossier. Naast de scope van het huidige opdracht is het belangrijk dat het softwarepakket, naast het elektronisch patiëntendossier, optioneel kan voorzien in de nodige integratiemogelijkheden en koppelingen met andere bestaande en toekomstige pakketten binnen onze organisatie. Dit luik komt aan bod in de technische bepalingen van het bestek. De Aanbestedende Overheid stelt voorop dat het geïntegreerd softwarepakket gekenmerkt is als zijnde een moderne, innovatieve en progressieve oplossing dat communicatie binnen de organisatie faciliteert. Hierbij is patiëntenparticipatie binnen het zorgproces primordiaal, en wordt een portaal vereist om dit om een gebruiksvriendelijke manier mogelijk te maken. Tevens vrijwaart de partner dat het geïntegreerde softwarepakket ten allen tijde beantwoordt aan alle relevante regelgeving, normeringen en wetgeving van toepassing op de organisatie van de Aanbestedende Overheid.
Interne identificatiecode : KLIEF-25-001_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72210000 Programmering van softwarepakketten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Zeedijk 286-288
Stad : Oostende
Postcode : 8400
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Oostende ( BE255 )
Land : België
Aanvullende informatie : Klief

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbekend

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : VoertaalMinimumeisen: De inschrijver is in staat om alle communicatie met alle stakeholders voor deze opdracht in het Nederlands te laten verlopen.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een lijst van minimaal 3 succesvol afgewerkte referentieprojecten in België voor minimaal dezelfde schaalgrootte en binnen een volwaardige ziekenhuisomgeving, met vermelding van het bedrag, de datum en de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: Hierbij is het een grondvoorwaarde dat de inschrijver over de nodige ervaring beschikt van minimaal 3 soortgelijke projecten in België in een volwaardige ziekenhuisomgeving, en waarbij de projecten gekenmerkt worden door minimaal dezelfde schaalgrootte als de schaalgrootte waaruit deze opdracht bestaat. Aan de aanvraag tot deelname voegt de inschrijver een lijst toe van de referentieprojecten met de naam van de instantie, contactpersoon van de instantie voor bijkomende inlichtingen, de projectstappen met doorlooptijd en een korte inhoudelijke omschrijving van de projectstap. Naast de lijst wordt ook een beschrijvende nota toegevoegd aan de aanvraag waarin minimaal aangegeven wordt waarom elk referentieproject relevant is als referentie voor de uitvoering van deze opdracht, welke scope er geldt, welke methodiek werd gehanteerd, en welke personeelsleden er aan hebben meegewerkt. De inschrijver dient in de beschrijvende nota aan te tonen voldoende vertrouwd te zijn met de werkprocessen van volwaardige ziekenhuizen en revalidatieziekenhuizen, alsook met alle relevante wetgeving en regelgeving inzake revalidatieziekenhuizen in Vlaanderen, België.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een verklaring betreffende de gemiddelde jaarlijkse personeelsbezetting van de dienstverlener en de omvang van het kaderpersoneel gedurende de laatste drie jaar.Minimumeisen: Het is van primordiaal belang dat de inschrijver over een afdoend personeelsbestek beschikt dat dedicated kan toegewezen worden aan deze overheidsopdracht om een succesvolle, volledige en tijdige verwezenlijking te bereiken. Hierbij wordt ook aandacht geschonken of er voldoende personeel kan worden vrijgemaakt in functie van softwareontwikkelingen en de incrementele verbetering gedurende de opdracht. Er wordt minimaal verwacht dat het implementatie- en supportteam ten allen tijde beschikbaar is, en dat volgende rollen ingevuld worden 1 projectleider, 1 projectmanager, 1 EPD consultant, 1 ontwikkelaar. De nodige back-ups en opschaalmogelijkheden moeten aanwezig zijn in functie van de doorlooptijd voor implementatie en in functie van structurele ondersteuning en ontwikkeling.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De studie- en beroepskwalificaties van de dienstverlener.Minimumeisen: De inschrijver voegt een algemene voorstelling van de onderneming bij zijn aanvraag tot deelneming met een lijst van inzetbaar personeel en hun bekwaamheden. Aanvullend voegt de inschrijver een specifieke voorstelling van het team toe dat met de opdracht wordt belast. In essentie dient de inschrijver ter goeder trouw aan te tonen dat de personeelsleden over de nodige kennis en competenties beschikken om deze opdracht te vervullen. Naast de studie- en beroepskwalificaties wordt gevraagd dat de deelname van de personeelsleden, die met de opdracht worden belast, aan referentieprojecten aangetoond wordt. Een relevante ervaring van de personeelsleden die aan de opdracht worden toegewezen met software implementatie in de revalidatieomgeving van eenzelfde schaalgrootte of waarde is vereist.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een verklaring welke de werktuigen, het materieel en de technische uitrusting vermeldt waarover de dienstverlener voor het verlenen van de opdracht beschikt.Minimumeisen: De inschrijver biedt de oplossing aan als SAAS (Software as a Service). De inschrijver dient de verbinding met deze service redundant op te kunnen zetten via minstens 2 technologisch verschillende kanalen (vb. fiber, vdsl, 4G) zodat de beschikbaarheid maximaal wordt gegarandeerd. De inschrijver kan via een SLA (Service Level Agreement) aantonen dat een marktconform niveau van beschikbaarheid van zijn service wordt bereikt (vb. meerdere datacenters ,etc.). De inschrijver kan garanderen dat de data voldoende beveiligd is tegen misbruik van derden of tegen verlies door calamiteiten. Alle extra soft- en hardware, nodig om gebruik te maken van de service maken deel uit van de aanbesteding. De inschrijver geeft een indicatie van de te verwachten impact van het gebruik van de oplossing op het interne netwerk wat de bandbreedte betreft.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : HelpdeskMinimumeisen: De inschrijver dient over een inhouse servicedesk te beschikken die beschikbaar is in het Nederlands voor de eindgebruikers van het softwarepakket.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Doorlooptijd en hypercare periodeMinimumeisen: De inschrijver dient in staat te zijn om de doorlooptijd voor de volledige, correcte en succesvolle implementatie te voorzien op een go live voor het volledige softwarepakket met alle nodige koppelingen en berichtenstroom; uiterlijk op dinsdag 1 december 2026. Hierbij zijn alle afgesproken stappen binnen het programma volledig en met wederzijds akkoord succesvol doorlopen en getest. De inschrijver kan voorzien in een hypercase of nazorg periode van minstens 3 kalendermaanden na go live datum waarbij de kortst mogelijke reactietijd geldt voor ondersteuning en probleemoplossing.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : IntegratiemogelijkhedenMinimumeisen: De inschrijver voorziet een softwarepakket voor een elektronisch patiëntendossier dat naast de basisfunctionaliteiten ook voorziet in de integratie van vooropname, laboresultaten en dergelijke. Het dient optioneel te zijn om een integratie van het apotheekpakket uit te werken; dit is geen onderdeel van deze opdracht, mogelijks wel op termijn.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : RapporteringMinimumeisen: De inschrijver moet een geïntegreerd softwarepakket aanbieden dat voorziet in de nodige KPI en dashboard rapportering om een ziekenhuisorganisatie te leiden inzake patiënt- en beddenbeheer. Dit kan worden gedemonstreerd.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een geldig ISO 9001 (versie 2015) certificaat, of een verklaring of bewijzen inzake gelijkaardige maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking.Minimumeisen: De inschrijver dient over een gecertificeerd kwaliteitsmanagement systeem te beschikken. Continue verbetering, rapportering en kwaliteitsmanagement zijn belangrijke elementen voor de implementatie en structurele ontwikkeling van het softwarepakket.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : Het bewijs van een verzekering tegen beroepsrisico's.Minimumeisen: De waarde van de verzekering voor beroepsaansprakelijkheid bedraagt minimaal €1.500.000,00.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.Minimumeisen: Het minimale niveau van de totale jaarlijkse omzet en de omzet over de laatste 3 boekjaren die verband houdt met de opdracht moet minimaal €3.000.000,00 per boekjaar bedragen.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 11 van het KB van 18 april 2017.Minimumeisen: De bankverklaring dient te confirmeren dat de inschrijver over de nodige economische en financiële draagkracht beschikt om de opdracht uit te voeren.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. * In navolging van art. 63 van het KB van 18 april 2017 moet de kandidaat of inschrijver bij zijn aanvraag tot deelneming of zijn offerte een attest toevoegen waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Voor een Belgische kandidaat of inschrijver betreft dit de naleving van de fiscale verplichtingen ten opzichte van de FOD Financiën. * Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. * In elk stadium van de gunningsprocedure, behalve om dwingende redenen van algemeen belang, wordt uitgesloten de kandidaat of inschrijver van wie is vastgesteld dat hij als werkgever illegaal verblijvende onderdanen van derde landen heeft tewerkgesteld als bedoeld in de wet van 11 februari 2013 tot vaststelling van sancties en maatregelen voor werkgevers van illegaal verblijvende onderdanen van derde landen. * Attest van in orde zijn met de betaling van de sociale zekerheidsbijdragen.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Jaarlijks wederkerende kosten
Gewicht (punten, exact) : 35
Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Eenmalige kosten
Gewicht (punten, exact) : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Implementatie
Gewicht (punten, exact) : 30
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/163/SC/2024

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden van de procedure :
Vermoedelijke datum van verzending van de uitnodigingen tot inschrijving : 28/02/2025
Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Borgtocht (5 % van het oorspronkelijk bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 13/02/2025 00:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : EVEREST - ADVOCATEN
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Klief
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Klief
Aanbieder van aanbestedingsdiensten : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
TED eSender : FPS Policy and Support

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Klief
Registratienummer : BE0409 36 2665
Postadres : Zeedijk 286-288
Stad : Oostende
Postcode : 8400
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Oostende ( BE255 )
Land : België
Contactpunt : Gilles Lambert
Telefoon : +32 59705181
Fax : +32 59803154
Internetadres : http://www.klief.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : EVEREST - ADVOCATEN
Registratienummer : 0893923294
Postadres : BOLLEBERGEN 2A BUS 20
Stad : ZWIJNAARDE
Postcode : 9052
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Telefoon : +32 93349470
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : fe70d1db-5fcc-4dca-a9a3-74a79e011616 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 13/01/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 13/01/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00025791-2025
Nummer uitgave PB S : 10/2025
Datum van bekendmaking : 15/01/2025