E-HRM

De HR is nu op zoek naar een e-HRM voorziening die in staat is een brug te slaan tussen de flexibiliteit die uitgaat van de product leadership organisatieontwikkelingsstrategie van het onderwijsdomein, en de op ‘operational excellence’ strategie gerichte HRM-praktijk. Dit vraagt o.i. om een voorziening die: • Enerzijds sterk kadert …

CPV: 72000000 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia
Miejsce wykonania:
E-HRM
Miejsce udzielenia zamówienia:
Stichting Hogeschool Rotterdam
Numer nagrody:
2021/FIT/EU/013

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stichting Hogeschool Rotterdam
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : E-HRM
Beschrijving : De HR is nu op zoek naar een e-HRM voorziening die in staat is een brug te slaan tussen de flexibiliteit die uitgaat van de product leadership organisatieontwikkelingsstrategie van het onderwijsdomein, en de op ‘operational excellence’ strategie gerichte HRM-praktijk. Dit vraagt o.i. om een voorziening die: • Enerzijds sterk kadert door sterke workflow ondersteuning en processturing, waarmee gebruikers in hun werkzaamheden worden ondersteund; • Anderzijds in staat is om bijvoorbeeld met varianten in de HR-procesinrichting flexibiliteit te bieden en meer aan te sluiten op specifieke kenmerken van Instituten. HR stelt zichzelf de vraag of, en hoe, beide ‘werelden’ kunnen samen komen in een nieuw te selecteren e-HRM voorziening. HR heeft de ambitie een e-HRM voorziening te selecteren die, meer dan voorheen, kan meegroeien en bewegen met een organisatieontwikkeling en genoemde transitie ondersteunt. Geschatte waarde € 1.250.000,- periode 5 jaar.
Identificatiecode van de procedure : 49acba50-9b25-4dcb-b3a1-09b47d369713
Interne identificatiecode : 2021/FIT/EU/013
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Rotterdam

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : E-HRM
Beschrijving : Zie beschrijvend document 0.01
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Opties :
Beschrijving van de opties : De hoofdbedrijfsfunctie Human Resource Management uitgaande van de HORA heeft ten doel: het ervoor zorgdragen dat er competente medewerkers beschikbaar zijn voor de uitvoering van bedrijfsprocessen. De meeste deelbedrijfsfuncties van Human Resource Management vallen binnen de Best of Suite strategie van HR en worden meegenomen in de scope van de aanbesteding. Voor de bedrijfsfunctie Tijdregistratie is dit vanwege de beperkte en specifieke toepassing binnen Hogeschool Rotterdam minder voor de hand. Optioneel willen we een optie uitvragen waarbij zowel requirements als globale prijsstelling opgevraagd zullen worden, welke niet als onderdeel van beoordeling meegenomen zullen worden (zie Bijlage 6A). We verwachten van Inschrijver dat ze voor deze optie de Bijlage 6A toevoegen aan de Inschrijving. De prijsstelling kan onder het kopje opties worden aangevuld.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Rotterdam

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 72 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : De Overeenkomst kan met wederzijdse instemming door Opdrachtgever twee (2) maal met twee (2) jaar verlengd worden. Hiertoe zal tenminste 6 (zes) maanden voor afloop van de Overeenkomst overleg worden gepleegd.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 500 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriterium HR1 e-HRM software (SaaS) - Personeelsregistratie (PA) (150 punten)
Beschrijving : Dit criterium heeft betrekking op de levering van de e-HRM software t.b.v. de procesondersteuning rondom de personeelsadministratie. In scope zijnde processen en functionaliteiten zijn: • Werving & Selectie; • Medewerker administratie; • Medewerkerbeoordeling; • Medewerkerontwikkeling; • Organisatie en formatieplanning; • Ziekte- en verlofadministratie.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriterium HR2 e-HRM software (SaaS) - Salarisadministratie (SA) + Salarisverwerkende dienst (SD) (125 punten)
Beschrijving : HR ziet salarisverwerking als een dienst die (mogelijk) door een externe salarisverwerker, in casu de Inschrijver , geleverd moet worden. Deze dienstverlening dient naadloos aan te sluiten op de in dit Beschrijvend document genoemde processen en de door Inschrijver te leveren salarisadministratie. Daarnaast moet de output van de dienst geschikt zijn voor verwerking in de financiële administratie van HR. De producten van de salarisverwerking moeten verwerkt kunnen worden in relevante rapportages. De Inschrijver draagt er uiteraard zorg voor dat de voor HR relevante cao’s worden ondersteund en dat de rekenregels steeds voldoen aan de wettelijke vereisten. In scope zijn de processen en functionaliteiten: • Salarisverwerking; • Salarisberekening; • Salarisjournalisering; • Declaraties; • Loonverantwoording; • Rapportages en procesinformatie. Zie 7.2 BD
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 12
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriterium HR3: e-HRM software (SaaS) - Technisch & Non Functioneel (100 punten).
Beschrijving : Dit criterium heeft betrekking op wensen en eisen die HR stelt t.a.v. niet direct terug te voeren zijn op de functionaliteiten van de te leveren e-HRM voorziening, maar zich focussen op zaken als: • De koppelbaarheid van de door Inschrijver te leveren eHRM voorziening met de HR (netwerk) infrastructuur; • Security; • Privacy; • Rapporten; • Workflow Management; • Gebruiksgemak en zoekfunctionaliteiten.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriterium HR4: Hosting/Cloud infrastructuur dienst (incl. Onderhoud en beheer) (100 punten).
Beschrijving : Dit criterium heeft betrekking op de levering van hosting/Cloud diensten, welke voorwaardelijk zijn om de te leveren e-HRM software te kunnen draaien, onderhouden en te beheren. Denk hierbij aan: • Locatie Cloud voorziening; • Data storage; • Beschikbaarheid (uptime) van de aangeboden voorziening; • Het beschikbaar stellen van de gevraagde omgevingen (w.o test-, acceptatie en productie); • Back-up en restore; • Onderhoud en beheer.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriterium HR5: Implementatie diensten, incl. het bedrijfsklaar opleveren van de geleverde e-HRM voorziening (175 punten).
Beschrijving : Dit criterium heeft betrekking op alle activiteiten en plannen die ertoe leiden dat de door Inschrijver geleverde software bedrijfsklaar wordt opgeleverd en HR-medewerkers in staat zijn de voor hun relevante werkzaamheden te kunnen verrichten. Hierbij kan worden gedacht aan: • Plan van aanpak/implementatieplan; • Realiseren van de externe koppelingen ; • Uitvoeren van de conversie en migratie; • Testen (functioneel, technisch, keten en gebruikersacceptatie); • Opleiding en training; • Change management (ondersteuning bieden aan het managen en begeleiden van de impact van de implementatie van de e-HRM voorziening op: mensen, processen, datastromen, organisatie en besturing en de interne infrastructuur); • Business consultancy.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 18
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Gunningscriteria Demo (100 punten)
Beschrijving : Het vinden van een passende oplossing die o.a. gebruiksvriendelijk is, zal in de vorm van een demo beoordeeld worden, op grond van de kwalitatieve gunningscriteria, zoals hierboven beschreven. De demo van de applicatie maakt onderdeel uit van de aanbesteding, waarbij Inschrijver voor het kwalitatieve deel minimaal 400 punten dient te scoren. Indien Inschrijver gelijk of hoger dan 400 punten scoort op kwaliteit zal Inschrijver uitgenodigd worden voor een demo. Deze ondergrens van 400 punten is voor HR van belang in relatie tot het kwaliteitsdenken, dat aan de basis ligt van het streven naar een “Operational Excellence” praktijk binnen het bedrijfsvoeringsdomein. De demo dient gebaseerd te zijn op de user stories, zoals aangegeven in de Bijlage 13 (nadere invulling zal gepubliceerd worden bij NvI 1). Het beoordelingsteam zal de demo van de Inschrijvers beoordelen. De demo staat volgens de planning nu op 21/22/23-09-2021 ingepland. We willen Inschrijvers vragen deze data vast te noteren, zodat ze beschikbaar zijn als ze na de minimaal aantal behaalde punten uitgenodigd zullen worden. We vragen Inschrijvers aan te geven welk tijdslot hun 1e en 2e voorkeur is (van onderstaande keuzes), waarbij we ernaar streven deze zoveel mogelijk aan te houden, maar garantie hierop kunnen we niet geven: Keuze Datum Tijd 1e 21.09.21 09.00 uur - 12:00 uur 2e 21.09.21 13:00 uur - 16:00 uur 3e 22.09.21 09.00 uur - 12:00 uur 4e 22.09.21 13:00 uur - 16:00 uur 5e 23.09.21 09.00 uur - 12:00 uur 6e 23.09.21 13:00 uur - 16:00 uur De uitnodiging voor de demo van de applicatie met daarin de definitieve datum, tijdstip en locatie/ruimte wordt uiterlijk 14 september 2021 aan de Inschrijvers per e-mail verstuurd. De voorkeur van HR is het geven van de demo op locatie binnen een van de locaties van HR. Mocht een Inschrijver en/of HR redenen hebben om niet aan deze wens te kunnen voldoen, kan in overleg met HR worden besloten om de demo digitaal te organiseren. Daarnaast zal de Inschrijver een (digitale) handleiding indienen als naslagwerk. Het beoordelingsproces zoals beschreven voor kwaliteit wordt herhaald voor Demo. Na de consensus meeting voor Demo, worden de scores van kwaliteit en Demo opgeteld om de ranking te bepalen. Zie voor meer details BD o.a. hoofdstuk 7
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 10
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs-licentie – eenmalige en periodieke kosten (100 punten) en Prijs-implementatietraject (150 punten)
Beschrijving : Bij de beoordeling van de Prijs-licentiekosten (eenmalig en periodiek) krijgt de Inschrijver met de laagste kosten de maximale punten (100 punten). De Inschrijvers met de kosten hierboven krijgen een score in verhouding van zowel de hoogste als de laagste aanbieding door de volgende rekenmethode toe te passen: Score Inschrijver = Prijs laagste Inschrijver/Prijs Inschrijver x max. score Het eindcijfer wordt afgerond op hele punten. Bij de beoordeling van de Prijs-implementatietraject kosten krijgt de Inschrijver met de laagste kosten de maximale punten (150 punten). De Inschrijver met de kosten hierboven krijgen een score in verhouding van zowel de hoogste als de laagste aanbieding door de volgende rekenmethode toe te passen: Score Inschrijver = Prijs laagste Inschrijver/Prijs Inschrijver x max. score Het eindcijfer wordt afgerond op hele punten.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 25
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Stichting Hogeschool Rotterdam - Rechtbank
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stichting Hogeschool Rotterdam -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Stichting Hogeschool Rotterdam -
Organisatie die het contract ondertekent : Stichting Hogeschool Rotterdam

6. Resultaten

Maximumwaarde van de raamovereenkomsten in deze aankondiging : 15 200 000 Euro
Waarde bij benadering van de raamovereenkomsten : 1 500 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.
Raamovereenkomst :
Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 15 200 000 Euro
Opnieuw geraamde waarde van de raamovereenkomst : 1 500 000 Euro

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : HR2day
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
De inschrijving is gerangschikt : neen
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : E-HRM
Datum van sluiting van het contract : 15/11/2021
Organisatie die het contract ondertekent : Stichting Hogeschool Rotterdam

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 0
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stichting Hogeschool Rotterdam
Registratienummer : 10674506
Postadres : Rochussenstraat 198
Stad : Rotterdam
Postcode : 3015 EK
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Contactpunt : Maria van der Bruggen
Telefoon : +31 107944153
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank
Stad : Den Haag
Postcode : 2500EH
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : HR2day
Omvang van de ondernemer : Klein
Registratienummer : 32170066
Postadres : Stroombaan 10 10 Stroombaan 10
Stad : Amstelveen
Postcode : 1181 VX
Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL366 )
Land : Nederland
Contactpunt : S Nefawa
Telefoon : +31 0622027527
Internetadres : http://www.hr2day.com
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 645eb470-e9d6-46f5-b2cf-43458f2569a4 - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 27/03/2025 09:40 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00200019-2025
Nummer uitgave PB S : 62/2025
Datum van bekendmaking : 28/03/2025