evergabe.com

Burgerzakensysteem

De gemeente Vlaardingen maakt al sinds 2014 gebruik van het huidige burgerzakensysteem. Omdat de geraamde waarde van de opdracht het drempelbedrag voor Europees aanbesteden overschrijdt is de gemeente gehouden om het nieuwe burgerzakensysteem Europees aan te besteden. De gemeente Vlaardingen wil er zeker van zijn de komende jaren van het …

CPV: 48219300 Pakiety oprogramowania administracyjnego

Miejsce wykonania:

Burgerzakensysteem

Miejsce udzielenia zamówienia:

Gemeente Vlaardingen

Numer nagrody:

IV.100113

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Vlaardingen

Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid

Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Burgerzakensysteem

Beschrijving : De gemeente Vlaardingen maakt al sinds 2014 gebruik van het huidige burgerzakensysteem. Omdat de geraamde waarde van de opdracht het drempelbedrag voor Europees aanbesteden overschrijdt is de gemeente gehouden om het nieuwe burgerzakensysteem Europees aan te besteden. De gemeente Vlaardingen wil er zeker van zijn de komende jaren van het meest passende burgerzaken systeem op de markt gebruik te maken. Binnen de scope van de opdracht valt: • Het leveren van een burgerzakensysteem; • Het verlenen van service en onderhoud op dit systeem; • De implementatie van dit systeem; • Het migreren van de data van het huidige systeem naar het aangeboden systeem; • Het verzorgen van opleidingen en instructies aan gebruikers; • Het realiseren van de koppelingen; • Het begeleiden van de aanpassingen aan processen / werkwijzen voor het optimaal benutten van het systeem. 0

Identificatiecode van de procedure : b55e865c-53a6-4db6-acb8-c15e8154aa7c

Interne identificatiecode : IV.100113

Type procedure : Openbaar

De procedure wordt versneld : neen

Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :

Belangrijkste kenmerken van de procedure : Voor deze aanbesteding heeft de aanbestedende dienst gekozen voor de openbare procedure. Dat wil zeggen dat de beoordeling van de geschiktheid van de inschrijver en de beoordeling van de inschrijving in één ronde plaatsvinden. Er is om de volgende redenen gekozen voor het volgen van een openbare procedure: • Het aantal te verwachten inschrijvers ligt nabij het minimum aantal te selecteren in-schrijvers dat is toegestaan bij het toepassen van de niet-openbare procedure; • Het toepassen van een andere procedure leidt naar verwachting eerder tot hogere dan lagere lasten voor zowel inschrijvers als de aanbestedende dienst. De opdracht is niet verdeeld in percelen omdat de opdracht niet deelbaar is in percelen. Het ter beschikking stellen van SaaS betekent dat de opdrachtnemer ook het onderhoud voor diens rekening neemt. Beide onderdelen van de opdracht zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een scheiding van levering en onderhoud is niet mogelijk.

Rechtsgrondslag :

Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Burgerzakensysteem

Beschrijving : Burgerzakensysteem

Interne identificatiecode : 1

Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Zuid-Holland ( NL33A )

Land : Nederland

Aanvullende informatie : Vlaardingen

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/05/2025

Einddatum van de duur : 30/04/2034

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd

De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :

Type : Kwaliteit

Naam : W1 Lijst van Wensen

Beschrijving : In Bijlage 9 – Programma van Eisen en Wensen zijn door de aanbestedende dienst wensen gedefinieerd. Per wens is het maximaal aantal punten weergegeven. De inschrijver dient bij zijn inschrijving per wens aan te aan te geven of hij hier invulling aan kan geven. Nadrukkelijk wordt gesteld dat de invulling van de wensen meerwaarde biedt ten opzichte van het gevraagde (de eisen). In tegenstelling tot de eisen is het niet verplicht om aan een wens te voldoen. Indien de inschrijver aangeeft te kunnen voldoen aan een wens dient de inschrijver de betreffende wens van een onderbouwing te voorzien. De onderbouwing wordt vervolgens beoordeeld door de aanbestedende dienst. Indien de inschrijver voldoet aan het gevraagde wordt de maximale score voor de betreffende wens toegekend. Wanneer de beantwoording van de wens naar oordeel van de aanbestedende dienst niet (geheel) voorziet in het gevraagde behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om geen punten toe te kennen. Het positief beantwoorden van een wens betekent dat deze integraal onderdeel uitmaakt van de inschrijving. Het is niet toegestaan om additionele kosten in rekening te brengen voor de invulling van een wens.

Gewicht (punten, exact) : 1

Criterium :

Type : Kwaliteit

Naam : K1 Implementatieplan

Beschrijving : De gemeente Vlaardingen is op zoek naar een kundige opdrachtnemer die in staat is het burgerzakensysteem op adequate wijze te implementeren in de organisatie. De inschrijver wordt gevraagd een plan op te stellen en hierin maatregelen te beschrijven welke bijdragen aan het bereiken van de doelstelling van de gemeente. De aanbestedende dienst heeft hiertoe de volgende doelstelling gedefinieerd: Een doelmatige en efficiënte implementatie van een burgerzakensysteem binnen de planning van de gemeente, waarbij alle samenwerkingspartners betrokken worden en risico’s voor de gemeente beperkt worden. Inschrijver dient in het plan van aanpak ten minste in te gaan op de onderstaande aspecten: • Hoe is de projectorganisatie vormgegeven voor dit project?; • Welke stappen worden genomen tijdens de implementatiefase? Inschrijver dient hierbij ten minste in te gaan op welke standaardstructuren beschikbaar zijn ter bevordering van de implementatie, specifiek gericht op gemeentelijke organisaties; • Hoe gaat de inschrijver te werk bij de migratie van de gegevens van het oude systeem naar het nieuwe systeem? Welke ondersteuning van de aanbestedende dienst verwacht de inschrijver hierbij? • Hoe realiseert inschrijver de gevraagde koppelingen met de bestaande applicaties?; • Welke inzet (inzichtelijk gemaakt in urenbesteding en gevraagde disciplines) verwacht de inschrijver gedurende de implementatiefase vanuit de gemeente Vlaardingen? • Welke stakeholders worden betrokken bij de implementatie?; • Wat is de planning van het implementatietraject? De uitwerking van dit subgunningscriterium wordt beoordeeld op de onderstaande aandachtspunten: • de aangeboden maatregelen en resultaten (prestaties) dragen meer bij aan het bereiken van de doelstelling; • het aangebodene is effectief; • het aangebodene is SMART gemaakt is. SMART formuleren houdt in: - Specifiek: de mate waarin de inschrijver de door hem aangeboden oplossing eenduidig heeft omschreven; - Meetbaar: de mate waarin geverifieerd c.q. gevalideerd kan worden dat de aangeboden oplossing het beoogde bereikt; - Acceptabel: de mate waarin de inschrijver aantoont dat de door hem aangeboden oplossing aanvaardbaar is binnen de daaraan te stellen en gestelde eisen; - Realistisch: de mate waarin de inschrijver aantoont dat de door hem aangeboden oplossing haalbaar is; - Tijdsgebonden: de mate waarin de inschrijver aantoont dat de door hem aangeboden. De score voor dit criterium zal plaatsvinden op basis van de door u gegeven reactie. - Het maximale aantal pagina’s voor uw beschrijving is 4 A4, enkelzijdig; - Voor uw beschrijving dient gebruik gemaakt te worden van lettertype Arial, regelafstand enkel, minimale lettergrootte 10. Indien een beschrijving hieraan niet voldoet, behoudt Aanbesteder zich het recht voor deze beschrijving niet te beoordelen; - Indien een beschrijving (inclusief figuren, tabellen, visuele ondersteuning, etc.) langer is dan het toegestane aantal A4’s, wordt enkel het toegestane aantal A4’s beoordeeld, waarna de overige pagina’s buiten de beoordeling worden gehouden; - Er kan geen bezwaar worden gemaakt op de door Aanbesteder beoordeelde hoeveelheid vastgestelde tekst; - Bijlagen worden niet beoordeeld.

Gewicht (punten, exact) : 1

Criterium :

Type : Kwaliteit

Naam : K2 Demo

Beschrijving : In het kader van de opdracht wordt de inschrijver gevraagd om demo te verzorgen waarin de functionaliteiten van het burgerzakensysteem worden toegelicht. De aanbestedende dienst heeft een aantal onderwerpen uitgelicht waarmee de functionaliteiten van het burgerzakensysteem worden aangetoond. Tijdens de demosessie wordt de inschrijver gevraagd ten minste in te gaan op de onderstaande aspecten: 1. Verhuizingen Online • Hoe het identificatieproces bij de aangifte verloopt. • Op welke wijze een controle plaatsvindt op de aanvraagtermijn (maximaal 4 weken voorafgaand aan de verhuizing en uiterlijk 5 dagen na de verhuizing). En of er een melding is bij overschrijding van deze termijnen. • Hoe geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van verhuizingen verloopt. • Welke standaard controles zijn ingebouwd bij geautomatiseerde verwerking. • Of er een geautomatiseerde controle plaatsvindt of het betreffende pand op het verhuisadres een woonbestemming heeft. • Op welke wijze de standaard controles zijn aan te passen. • Hoe niet automatisch verwerkte aanvragen aan de werkvoorraad worden toegevoegd. 2. Huwelijk/geregistreerd partnerschap • Of, en zo ja hoe een melding voorgenomen huwelijk/geregistreerd partnerschap vanuit de aangeboden oplossing online kan worden aangeboden. • Hoe het identificatieproces van de melder(s) bij online melding van een voorgenomen huwelijk/partnerschapsregistratie verloopt. Daarbij moet worden toegelicht of het mogelijk is dat beide partners zich hierbij kunnen identificeren. • Welke van de onderstaande onderdelen aanwezig zijn en werken in de online dienst: o Keuze voor type ceremonie (kostenloos/regulier); o Keuze van de huwelijksdatum; o Keuze van de huwelijkslocatie; o Keuze van de trouwambtenaar; o Opgeven van de getuigen, inclusief wijze van identificatie; o Mogelijkheid om de, op basis van de gemaakte keuzes, van toepassing zijnde leges te betalen. • Of, en zo ja hoe geregeld is dat alleen nog beschikbare data, tijdstippen per locatie getoond worden en gekozen kunnen worden in de online dienst. • Hoe de melder(s) tussentijds wijzigingen/aanvullingen/aanpassingen kunnen doorgeven. • Hoe de medewerker van de Gemeente Vlaardingen kan communiceren met de melder(s) binnen de aangeboden oplossing. Daarbij moet worden getoond op welke wijze deze communicatiemomenten worden vastgelegd en kunnen worden geraadpleegd. 3. Willekeurige selecties uit de BRP • Welke standaard selecties worden meegeleverd. • Op welke wijze de standaard selecties aan te passen zijn door de Gemeente Vlaardingen. • Op welke wijze het voor de Gemeente Vlaardingen mogelijk is om zelf extra selecties samen te stellen. De demo wordt beoordeeld op de onderstaande aspecten: • De mate waarin de oplossing de gevraagde functionaliteiten ondersteund; • Gebruikersvriendelijkheid van de oplossing; • De mate waarin het projectteam kennis heeft van de materie en dit toe weet te passen binnen het project; • De mate waarin de beantwoording van de vragen die u tijdens het interview worden gesteld concreet en toepasbaar zijn voor de aanbestedende dienst; • De mate waarin het projectteam vragen adequaat en consistent weet te beantwoorden. De presentatie dient uitdrukkelijk gehouden te worden door een representatieve afspiegeling van het implementatieteam. Dit dienen daadwerkelijk de medewerkers te zijn die tijdens de uitvoering van het project worden ingezet. De projectleider die verantwoordelijk zal zijn voor het implementatietraject dient ten minste aanwezig te zijn. De presentatie duurt maximaal 60 minuten. Aansluitend hierop heeft de aanbestedende dienst maximaal 30 minuten om verduidelijkende vragen te stellen. De inschrijver is zelf verantwoordelijk om de gevraagde aspecten binnen de tijd toe te lichten. Vanuit de aanbestedende dienst wordt de maximale tijdsduur per demo bewaakt. De vragen van het beoordelingsteam kunnen zowel betrekking hebben op de demo als de inschrijving en daarmee het karakter van verificatie hebben. De present

Gewicht (punten, exact) : 1

Criterium :

Type : Prijs

Naam : Prijzenblad

Beschrijving : U dient gebruik te maken van het format dat is bijgevoegd in Bijlage 4. Alle vermelde prijzen en tarieven dienen gesteld te zijn in euro’s, exclusief BTW. De door u aangeboden prijzen en tarieven dienen inclusief overige belastingen en/of heffingen te zijn. De prijzen worden aangeboden in twee decimalen.

Gewicht (punten, exact) : 1

Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :

Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :

Geen raamovereenkomst

Informatie over het dynamische aankoopsysteem :

Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Vlaardingen

Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Vlaardingen

Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Vlaardingen

Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Vlaardingen

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 1 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :

Officiële naam : Procura B.V.

Inschrijving :

Identificatiecode van de inschrijving : 1

Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000

Waarde van de aanbesteding : 1 Euro

De inschrijving is gerangschikt : neen

De inschrijving is een variant : neen

Onderaanneming : Neen

Informatie over het contract :

Identificatiecode van het contract : CON-0001

Titel : P1 Burgerzakensysteem

Datum van sluiting van het contract : 20/12/2024

De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen

Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Vlaardingen

6.1.4 Statistische informatie

Samenvatting van de door de koper ontvangen beroepen :

Aantal klagers : 0

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :

Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen

Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 3

Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers

Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen

Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 3

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Vlaardingen

Registratienummer : 6116978

Postadres : Westnieuwland 6

Stad : Vlaardingen

Postcode : 3131 VX

Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL33C )

Land : Nederland

Contactpunt : Nico Zoutenbier

E-mail : inkoop@vlaardingen.nl

Telefoon : +31 102484000

Internetadres : http://www.vlaardingen.nl

Kopersprofiel : http://www.vlaardingen.nl

Andere contactpunten :

Officiële naam : Bestek kunt na registratie, kostenloos downloaden bij de onderhavige publicatie op www.tenderned.nl (onder aanbestedingsdocumenten)

Postadres : Westnieuwland 6

Stad : Vlaardingen

Postcode : 3131 VX

Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL33C )

Land : Nederland

Contactpunt : Gemeente Vlaardingen

E-mail : inkoop@vlaardingen.nl

Telefoon : +31 102484000

Internetadres : http://www.vlaardingen.nl

Andere contactpunten :

Officiële naam : Rechtbank Rotterdam

Postadres : wilhelminaplein 100-125

Stad : Rotterdam

Postcode : 3072 AK

Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL33C )

Land : Nederland

E-mail : rechtbankrotterdam@rechtspraak.nl

Telefoon : +31 883626000

Internetadres : http://www.rechtspraak.nl

Andere contactpunten :

Officiële naam : Rechtbank Rotterdam

Postadres : wilhelminaplein 100-125

Stad : Rotterdam

Postcode : 3072 AK

Onderverdeling land (NUTS) : Groot-Rijnmond ( NL33C )

Land : Nederland

E-mail : rechtbankrotterdam@rechtspraak.nl

Telefoon : +31 883626000

Internetadres : http://www.rechtspraak.nl

Rollen van deze organisatie :

Koper

Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt

Organisatie voor beroepsprocedures

Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Procura B.V.

Omvang van de ondernemer : Klein

Registratienummer : 37140650

Postadres : Parelweg 11a

Stad : Alkmaar

Postcode : 1812 RS

Onderverdeling land (NUTS) : Alkmaar en omgeving ( NL328 )

Land : Nederland

E-mail : martijn.el.mekawi@conxillium.com

Telefoon : +31 887708100

Internetadres : http://www.procura.nl

Rollen van deze organisatie :

Inschrijver

Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 0b9219a6-5e1a-4dc4-a031-79c7821c70e9 - 01

Type formulier : Resultaat

Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling

Verzenddatum van de aankondiging : 17/01/2025 19:19 +01:00

Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00040997-2025

Nummer uitgave PB S : 14/2025

Datum van bekendmaking : 21/01/2025