RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026

Der Inhalt des Rahmenvertrages umfasst die Planung und Durchführung von hochwertigen virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Der Auftraggeber beauftragt pro Jahr erfahrungsgemäß mindestens fünf solcher Veranstaltungen und geht davon aus, dass dies auch unter diesem Rahmenvertrag so sein wird. Allerdings besteht dahingehend keine Abrufverpflichtung im Sinne einer Mindestabrufmenge durch den Auftraggeber …

CPV: 79950000 Näituste, messide ja kongresside organiseerimisteenused
Tähtaeg:
apr. 28, 2025, keskpäev
Tähtaja tüüp:
Pakkumise esitamine
Täitmise koht:
RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026
Auhindade andmise asutus:
gematik GmbH
Auhinna number:
2024-0112

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : gematik GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Von einer zentralen Regierungsbehörde kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026
Beschreibung : Der Inhalt des Rahmenvertrages umfasst die Planung und Durchführung von hochwertigen virtuellen und hybriden Veranstaltungen. Der Auftraggeber beauftragt pro Jahr erfahrungsgemäß mindestens fünf solcher Veranstaltungen und geht davon aus, dass dies auch unter diesem Rahmenvertrag so sein wird. Allerdings besteht dahingehend keine Abrufverpflichtung im Sinne einer Mindestabrufmenge durch den Auftraggeber (AG)! Der Höchstwert des Rahmenvertrages beträgt 370.000,00 EUR. Der Abruf von Leistungen wird unter diesem Rahmenvertrag zudem erst erfolgen, wenn der derzeitige Bestands-Rahmenvertrag ausgeschöpft ist.
Kennung des Verfahrens : d61136b8-3c26-42a7-b841-2cccdc58e9ef
Interne Kennung : 2024-0112
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Berlin
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 370 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXS0Y53Y1T21FU5J 1) Die gematik führt dieses Vergabeverfahren nach den Vorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge (VgV) durch; 2) Mit dem Angebot sind sämtliche der aufgelisteten Nachweise, Erklärungen und Angaben (Unterlagen) beizubringen. Für die Erstellung und Einreichung des Angebotes sind die von der Vergabestelle auf der angegebenen Internetseite zum Download zur Verfügung gestellten Vordrucke und Formblätter zu verwenden. Die Vergabestelle behält sich vor, fehlende, formell fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen bis zum Ablauf einer von der Vergabestelle zu bestimmenden Nachfrist nachzufordern oder aufzuklären. Die Bieter haben keinen Anspruch auf Nachforderung / Nachreichung oder Aufklärung / Erläuterung von Unterlagen. Sämtliche Unterlagen sind in elektronischer Form sowie in Textform nach § 126b BGB über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 3) Soweit Auskünfte erforderlich werden, sind Fragen ausschließlich über die genannte Vergabeplattform einzureichen; 4) Eine Erstattung von Kosten/Aufwendungen für die Erstellung des Angebots und die Teilnahme am Vergabeverfahren findet nicht statt; 5) Die Verfahrens- und Vertragssprache ist deutsch;
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe : gem. §§123, 124 GWB
Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : gem. §§123, 124 GWB
Korruption : gem. §§123, 124 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : gem. §§123, 124 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : gem. §§123, 124 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : gem. §§123, 124 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : gem. §§123, 124 GWB
Betrugsbekämpfung : gem. §§123, 124 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : gem. §§123, 124 GWB
Zahlungsunfähigkeit : gem. §§123, 124 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : gem. §§123, 124 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : gem. §§123, 124 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : gem. §§123, 124 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : gem. §§123, 124 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : gem. §§123, 124 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit : gem. §§123, 124 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : gem. §§123, 124 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : gem. §§123, 124 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge : gem. §§123, 124 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : gem. §§123, 124 GWB
Entrichtung von Steuern : gem. §§123, 124 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : gem. §§123, 124 GWB

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : RV Hybride Veranstaltungen 2025-2026
Beschreibung : Die gematik plant pro Jahr: - 6 hybride Veranstaltungen mit Break-Out-Sessions - 4 VIP-Veranstaltungen, Extra-Veranstaltungen, z. B. mit Ministern, ausländischen Staatsgästen, hochrangige CEOs aus dem Gesundheitswesen - Vor-Ort-Streaming-Veranstaltungen, wo die gematik Host und Moderator ist, z. B. Veranstaltungen im Kontext Security - Hybride Veranstaltung für den IOP Expertenkreis Unter hybriden Veranstaltungen wird verstanden: - Format rein virtuell oder hybrid - hybride Veranstaltungen inkludieren mindestens einen Ort, an dem zusätzlich Technik für die Veranstaltung aufgebaut werden muss - Veranstaltungen können mit und ohne Publikum stattfinden - Publikum wird online und/oder vor Ort interaktiv eingebunden
Interne Kennung : 2024-0112

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79950000 Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Berlin
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 12 Monat

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 2
Weitere Informationen zur Verlängerung : Dieser Rahmenvertrag tritt mit Zuschlagserteilung in Kraft und endet, ohne dass es einer gesonderten Kündigung bedarf nach 1 (einem) Jahr. Der Auftraggeber hat das Recht, diesen Vertrag 2 (zwei) Mal mit einer Frist von 1 Monat vor dem jeweiligen Vertragsende um jeweils 3 (drei) Monate zu verlängern.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Es handelt sich um die Vergabe wiederkehrender Aufträge
Beschreibung : Der zukünftige Bedarf soll über das Kaufhaus des Bundes gedeckt werden. Der voraussichtliche Zeitpunkt dieser Bekanntmachung obliegt allein dem Kaufhaus des Bundes.
Die Namen und beruflichen Qualifikationen des zur Auftragsausführung eingesetzten Personals sind anzugeben : Erforderlich für das Angebot
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung : Erklärung zum Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Die Deckungssumme muss in marktüblicher und für den Auftrag ausreichender Höhe sein. Sofern der Nachweis mit Angebotsabgabe nicht geführt werden kann, reicht die Erklärung eines Versicherers aus, dass er zum Abschluss einer solchen Versicherung mit dem Bieter im Falle der Auftragserteilung bereit ist.
Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung : Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung : -Angaben zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123 ff. GWB, §124 GWB Absatz 1 Nr 1 bis 9, § 21 AEntG, § 98c AufenthG § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG. - Angaben zum Nichtvorliegen von unionsrechtlichen Ausschlussgründen gem. Art. 5k der VO (EU) 2022/576 (RU-Sanktionen). - Angaben zur Eintragung im Handelsregister. - Angaben zum Nichtvorliegen von Eintragungen im Wettbewerbsregister bzw. vergleichbarer Register aus dem Sitzland des Unternehmens (sofern Sitz nicht in Deutschland). - Bietergemeinschaften haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen (Bietergemeinschaftserklärung (Anlage-05)). - Der Bieter hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will. Er kann die Unterauftragnehmer bereits mit der Abgabe des Angebots benennen. Sofern der Bieter von der Eignungsleihe gem. § 47 VgV Gebrauch macht, hat er die Unternehmen, deren Eignung er sich bedient, bereits mit der Abgabe des Angebots zu benennen. In diesem Fall hat er zudem eine entsprechende Verpflichtungserklärung einzureichen, aus der hervorgeht, dass ihm die Kapazitäten der Unternehmen tatsächlich zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung Unteraufträge (Anlage-06)). - Für den Fall der Bildung einer Bietergemeinschaft und für den Fall des Einsatzes von Eignungsleihgebern muss durch jedes Mitglied der Bietergemeinschaft bzw. durch jeden Eignungsleihgeber ein entsprechend ausgefülltes Eignungsformblatt (Anlage-04) eingereicht werden.
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung : 1. REFERENZEN Es sind unternehmensbezogene Referenzprojekte für nach ihrer Art und ihrem Umfang mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistungen aus den letzten 3 Jahren anzugeben. Eine Referenz ist vergleichbar, wenn sie die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer hybriden Veranstaltung zum Gegenstand hat. Ein Referenzprojekt gilt als in den letzten 3 Jahren erbracht, wenn die jeweilige hybride Veranstaltung in diesem Zeitraum erfolgreich abgeschlossen wurde. Entscheidend für die Berechnung des Jahreszeitraumes ist der Zeitpunkt der Veröffentlichung der europaweiten Bekanntmachung. Mindestanforderungen: - Es müssen mindestens 2 Referenzprojekte von 2 verschiedenen Auftraggebern aus den letzten 3 Jahren nachgewiesen werden, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind. - Teilnehmerzahl je Referenzprojekt: an einer hybriden Veranstaltungen müssen mindestens 100 Personen in Präsenz (vor-Ort-Publikum) UND mindestens 10.000 Personen in digitaler Form (Online-Teilnehmer:innen) teilgenommen haben und eingebunden worden sein. Die Anforderung der Einbindung ist dann erfüllt, wenn das vor-Ort-Publikum mit Mikrophon-Reichung und die Online-Teilnehmer:innen mit Chatfunktion beteiligt worden sind. - Auftragsvolumen je Referenzprojekt: Mindestauftragswert 30.000 EUR (netto) 2. QUANTITATIVE ERFAHRUNG MIT DER ORGANISATION UND DURCHFÜHRUNG VON VERANSTALTUNGEN Mindestanforderung: Der Bieter muss in den letzten drei Jahren durchschnittlich mindestens 15 virtuelle und/oder hybride Veranstaltungen mit mindestens je 1.000 Online-Teilnehmenden je Veranstaltung pro Kalenderjahr vorbereitet und durchgeführt haben.

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 15/04/2025 23:59 +02:00

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 28/04/2025 12:00 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 29 Tag
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Möglichkeit der Nachforderung und Aufklärung: Sofern Angebote unvollständig eingegangen sind, behält sich der Auftraggeber vor, fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen - soweit zulässig - nachzufordern. Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen führen gleichwohl zum Ausschluss des Angebotes, wenn nach pflichtgemäßer Ausübung des Ermessens von einer Nachforderung abgesehen wird. Sofern Angebotspreise im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig erscheinen, verlangt der Auftraggeber von den betroffenen Bietern Aufklärung und die Plausibilisierung der Angebotspreise. Gleiches gilt, wenn die Angebote widersprüchliche Angaben enthalten.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 28/04/2025 12:00 +02:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Vorliegend werden keine besonderen Bedingungen an die Ausführungen des Auftrags (Ausführungsbedingungen) im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB festgelegt. Alle allgemeingültigen Bedingungen an die Leistungserbringung ergeben sich aus den Vergabeunterlagen (insb. Leistungsbeschreibung und Vertrag).
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der Teilnehmer : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Das Nachprüfungsverfahren ist in Kapitel 2 des 4. Teils des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) geregelt. Ein Nachprüfungsverfahren wird nach § 160 GWB nur auf Antrag bei der Vergabekammer eingeleitet. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 GWB durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschrift ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Dieser Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 GWB bleibt unberührt; 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden; 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2 GWB. § 134 Absatz 1 Satz 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Nach § 134 GWB (Informations- und Wartepflicht) wird der Auftraggeber Bieter bzw. Bewerber über den vorgesehenen Zuschlag informieren. Der Vertrag wird erst 15 Kalendertage (bei elektronischer Übermittlung oder per Fax: 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information geschlossen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : gematik GmbH -
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt : gematik GmbH -

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : gematik GmbH
Registrierungsnummer : HRB 96351
Postanschrift : Friedrichstr. 136
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10117
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Rechtsabteilung / Vergabestelle
Telefon : +49 3040041-0
Fax : +49 30-40041111
Internetadresse : https://www.gematik.de/
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die Teilnahmeanträge entgegennimmt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Bundeskartellamt Vergabekammern des Bundes
Registrierungsnummer : 991-02380-92
Postanschrift : Villemombler Str. 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 22894990
Fax : +49 2289499163
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender
Informationen zur Bekanntmachung
Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 9349c4c5-b8db-4712-bb71-9f158e6e9da7 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 26/03/2025 00:00 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch
Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00198081-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 61/2025
Datum der Veröffentlichung : 27/03/2025