Zaak-/archiefsysteem

Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de …

CPV: 48000000 Paquetes de software y sistemas de información, 72261000 Servicios de apoyo al software, 72263000 Servicios de implementación de software, 72265000 Servicios de configuración de software, 72267000 Servicios de mantenimiento y reparación de software, 72268000 Servicios de suministro de software
Lugar de ejecución:
Zaak-/archiefsysteem
Organismo adjudicador:
Gemeente Geertruidenberg
Número de premio:
siw010381

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Geertruidenberg
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Zaak-/archiefsysteem
Beschrijving : Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de technische, functionele en organisatorische implementatie; - verzorgen van trainingen voor medewerkers; - de migratie van zaken en dossiers uit het huidige zaak- en archiefsysteem; - en het realiseren van een aantal koppelingen. Het totaal aantal eindgebruikers betreft 265 medewerkers. Zie voor verdere informatie betreffende de opdracht het beschrijvend document.
Identificatiecode van de procedure : d52a9a2f-cae9-4a00-a30e-bc7721b18469
Interne identificatiecode : siw010381
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72265000 Softwareconfiguratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267000 Onderhouds- en reparatiediensten voor software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72268000 Leveren van software

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Raamdonksveer

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Er zijn twee vragenronden gepland. Alle vragen ten aanzien van de procedure en aanbestedingsdocumenten dienen via de specifieke vragenmodule in TenderNed te worden gesteld. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen. De Nota van Inlichtingen maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Zaak-/archiefsysteem
Beschrijving : Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de technische, functionele en organisatorische implementatie; - verzorgen van trainingen voor medewerkers; - de migratie van zaken en dossiers uit het huidige zaak- en archiefsysteem; - en het realiseren van een aantal koppelingen. Het totaal aantal eindgebruikers betreft 265 medewerkers. Zie voor verdere informatie betreffende de opdracht het beschrijvend document.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72265000 Softwareconfiguratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267000 Onderhouds- en reparatiediensten voor software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72268000 Leveren van software
Opties :
Beschrijving van de opties : De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen en de opdracht uit te breiden met de volgende opties: 1. Eventuele extra werkzaamheden aan de applicatie bovenop datgene wat vanuit het jaarlijks vast te stellen budget voor onderhoud en vernieuwing gedaan kan worden. Deze zijn rechtstreeks te gunnen aan de opdrachtnemer. Dit betreft (onder meer) werkzaamheden die te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden door ontwikkelingen in de markt, politieke besluitvorming, wijzigingen in de regelgeving en/of beleid, een ontstane behoefte aan uitbreiding of vernieuwing voor het waarborgen van technische verenigbaarheid. Functionele uitbreiding van de applicatie kan ook de realisatie van nieuwe applicaties en/of modules betreffen. 2. Het realiseren van mogelijk nieuwe koppelingen die wellicht in de toekomst voor de bedrijfsvoering nodig zijn om de applicatie te koppelen aan systemen van de gemeente. Op dit moment zijn de volgende koppelingen bekend: - koppeling met Centric burgerzaken; - koppeling met Suite Sociaal Domein; - koppeling met Centric begraven; - koppeling met oplossing voor anonimiseren; - koppeling met oplossing voor digitaal ondertekenen; - Koppeling met oplossing voor publiceren ten behoeve van Woo. Voor deze koppelingen dient een prijsopgave te worden gegeven in bijlage C: Inschrijfbiljet. Voor mogelijke andere nieuwe koppelingen die in de toekomst nodig zullen zijn, gelden de opgegeven uurtarieven voor projectleiding, consultancy en extra opleiding in bijlage C: Inschrijfbiljet onderdeel Opties. 3. Levering van extra licenties ten behoeve van gebruikers conform het overzicht van opbouw staffels als bijlage bij Bijlage C: Inschrijfbiljet. 4. Het overzetten van sjablonen uit de huidige oplossing voor documentcreatie. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 5. Het overzetten van formulieren uit de huidige oplossing voor webformulieren. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 6. De functionaliteit "Persoonlijke Internet Pagina (PIP)/MijnGemeente". Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 7. Invulling van Wet open overheid conform wens 2.4.1. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. De opdrachtgever beschouwt bovenstaande regelingen voor een wijziging en/of aanvulling van de overeenkomst als een herzieningsclausule in de zin van de Aanbestedingswet artikel 2.163c.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Raamdonksveer

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2025
Einddatum van de duur : 31/12/2036

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : De vaste looptijd van de overeenkomst is vier (4) jaar. De overeenkomst kan na deze vaste looptijd vier (4) keer met twee (2) jaar verlengd worden. Zie voor de voorwaarden ten aanzien van deze verlengingen paragraaf 3.1.2. Beschrijvend document.

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit
Beschrijving : Het onderdeel Kwaliteit bestaat uit: - Kwaliteit 1: Wensen - Kwaliteit 2: Implementatieplan - Kwaliteit 3: Demonstratie
Vaste waarde (totaal) : 800
Criterium :
Type : Kosten
Naam : Prijs
Beschrijving : De inschrijver wordt gevraagd een totale prijs in te dienen voor de aangeboden oplossing en alle bijbehorende dienstverlening conform dit beschrijvend document en alle bijbehorende bijlagen. Alle tarieven dienen te worden ingediend in Euro’s exclusief BTW en te voldoen aan hetgeen gesteld in paragraaf 3.3.1. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten.
Vaste waarde (totaal) : 200
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Geertruidenberg
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Geertruidenberg
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Geertruidenberg
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Geertruidenberg

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 279 440 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Visma Circle B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 279 440 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 Zaak-/archiefsysteem
Datum waarop de winnaar is gekozen : 06/12/2024
Datum van sluiting van het contract : 19/12/2024
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Geertruidenberg

6.1.4 Statistische informatie

Samenvatting van de door de koper ontvangen beroepen :
Aantal klagers : 0
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Geertruidenberg
Registratienummer : 71794904
Postadres : Vrijheidstraat 2
Stad : RAAMSDONKSVEER
Postcode : 4941DX
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : Kristel Bosgieter
Telefoon : +31 616120459
Fax : +31 162579533
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland - West-Brabant
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland - West-Brabant
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Visma Circle B.V.
Omvang van de ondernemer : Middelgroot
Registratienummer : 17084945
Postadres : Poststraat 12
Stad : SITTARD
Postcode : 6135 KR
Onderverdeling land (NUTS) : Zuid-Limburg ( NL423 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 402972444
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 48eb3c90-6982-4933-8c36-97ccb86212ec - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 05/01/2025 15:59 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00006386-2025
Nummer uitgave PB S : 4/2025
Datum van bekendmaking : 07/01/2025