Zaak-/archiefsysteem

Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de …

CPV: 48000000 Paquetes de software y sistemas de información, 72261000 Servicios de apoyo al software, 72263000 Servicios de implementación de software, 72265000 Servicios de configuración de software, 72267000 Servicios de mantenimiento y reparación de software, 72268000 Servicios de suministro de software
Plazo:
16 de octubre de 2024 a las 09:30
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Zaak-/archiefsysteem
Organismo adjudicador:
Gemeente Geertruidenberg
Número de premio:
siw010381

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Geertruidenberg
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Zaak-/archiefsysteem
Beschrijving : Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de technische, functionele en organisatorische implementatie; - verzorgen van trainingen voor medewerkers; - de migratie van zaken en dossiers uit het huidige zaak- en archiefsysteem; - en het realiseren van een aantal koppelingen. Het totaal aantal eindgebruikers betreft 265 medewerkers. Zie voor verdere informatie betreffende de opdracht het beschrijvend document.
Identificatiecode van de procedure : d52a9a2f-cae9-4a00-a30e-bc7721b18469
Interne identificatiecode : siw010381
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72265000 Softwareconfiguratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267000 Onderhouds- en reparatiediensten voor software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72268000 Leveren van software

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Raamdonksveer

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Er zijn twee vragenronden gepland. Alle vragen ten aanzien van de procedure en aanbestedingsdocumenten dienen via de specifieke vragenmodule in TenderNed te worden gesteld. Alle gestelde vragen met de bijbehorende antwoorden, evenals aanvullingen of wijzigingen van de aanbestedende dienst worden geanonimiseerd op schrift gesteld in een Nota van Inlichtingen. De Nota van Inlichtingen maakt onlosmakelijk onderdeel uit van de aanbestedingsstukken.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Zaak-/archiefsysteem
Beschrijving : Gemeente Geertruidenberg besteedt de opdracht voor de levering, implementatie, beheer, hosting en onderhoud van een zaak-/archiefsysteem en alle aanverwante dienstverlening aan door middel van deze Europese openbare aanbestedingsprocedure. De opdracht omvat onder andere: - het beschikbaar stellen en onderhouden van een zaaksysteem, een document managementsysteem inclusief volwaardige archieffunctie; - de technische, functionele en organisatorische implementatie; - verzorgen van trainingen voor medewerkers; - de migratie van zaken en dossiers uit het huidige zaak- en archiefsysteem; - en het realiseren van een aantal koppelingen. Het totaal aantal eindgebruikers betreft 265 medewerkers. Zie voor verdere informatie betreffende de opdracht het beschrijvend document.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72261000 Softwareondersteuningsdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72263000 Software-implementatiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72265000 Softwareconfiguratiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72267000 Onderhouds- en reparatiediensten voor software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 72268000 Leveren van software
Opties :
Beschrijving van de opties : De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om deze opdracht gedurende de looptijd van de overeenkomst te wijzigen en de opdracht uit te breiden met de volgende opties: 1. Eventuele extra werkzaamheden aan de applicatie bovenop datgene wat vanuit het jaarlijks vast te stellen budget voor onderhoud en vernieuwing gedaan kan worden. Deze zijn rechtstreeks te gunnen aan de opdrachtnemer. Dit betreft (onder meer) werkzaamheden die te wijten zijn aan onvoorziene omstandigheden door ontwikkelingen in de markt, politieke besluitvorming, wijzigingen in de regelgeving en/of beleid, een ontstane behoefte aan uitbreiding of vernieuwing voor het waarborgen van technische verenigbaarheid. Functionele uitbreiding van de applicatie kan ook de realisatie van nieuwe applicaties en/of modules betreffen. 2. Het realiseren van mogelijk nieuwe koppelingen die wellicht in de toekomst voor de bedrijfsvoering nodig zijn om de applicatie te koppelen aan systemen van de gemeente. Op dit moment zijn de volgende koppelingen bekend: - koppeling met Centric burgerzaken; - koppeling met Suite Sociaal Domein; - koppeling met Centric begraven; - koppeling met oplossing voor anonimiseren; - koppeling met oplossing voor digitaal ondertekenen; - Koppeling met oplossing voor publiceren ten behoeve van Woo. Voor deze koppelingen dient een prijsopgave te worden gegeven in bijlage C: Inschrijfbiljet. Voor mogelijke andere nieuwe koppelingen die in de toekomst nodig zullen zijn, gelden de opgegeven uurtarieven voor projectleiding, consultancy en extra opleiding in bijlage C: Inschrijfbiljet onderdeel Opties. 3. Levering van extra licenties ten behoeve van gebruikers conform het overzicht van opbouw staffels als bijlage bij Bijlage C: Inschrijfbiljet. 4. Het overzetten van sjablonen uit de huidige oplossing voor documentcreatie. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 5. Het overzetten van formulieren uit de huidige oplossing voor webformulieren. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 6. De functionaliteit "Persoonlijke Internet Pagina (PIP)/MijnGemeente". Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. 7. Invulling van Wet open overheid conform wens 2.4.1. Hiervoor dient in Bijlage C: Inschrijfbiljet een prijsopgave te worden ingevuld. De opdrachtgever beschouwt bovenstaande regelingen voor een wijziging en/of aanvulling van de overeenkomst als een herzieningsclausule in de zin van de Aanbestedingswet artikel 2.163c.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Raamdonksveer

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2025
Einddatum van de duur : 31/12/2036

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : De vaste looptijd van de overeenkomst is vier (4) jaar. De overeenkomst kan na deze vaste looptijd vier (4) keer met twee (2) jaar verlengd worden. Zie voor de voorwaarden ten aanzien van deze verlengingen paragraaf 3.1.2. Beschrijvend document.

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E1 Deelneming aan een criminele organisatie
Beschrijving : Deelneming aan een criminele organisatie in de zin van artikel 2 van Kaderbesluit 2008/841/JBZ van de Raad van 24 oktober 2008 ter bestrijding van de georganiseerde criminaliteit (PbEU 2008, L 300)
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E2 Corruptie
Beschrijving : Omkoping in de zin van artikel 3 van de Overeenkomst ter bestrijding van corruptie waarbij ambtenaren van de Europese Gemeenschappen of van de lidstaten van de Europese Unie betrokken zijn (PbEU 1997, C 195) en van artikel 2, eerste lid, van Kaderbesluit 2003/568/JBZ van de Raad van 22 juli 2003 inzake de bestrijding van corruptie in de privésector (PbEU 2003, L 192)
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E3 Fraude
Beschrijving : Fraude in de zin van artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de Gemeenschap (PbEG 1995, C 316)
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E4 Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten
Beschrijving : Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten in de zin van de artikelen 1, 3 en 4 van Kaderbesluit 2002/475/JBZ van de Raad van 13 juni 2003 inzake terrorismebestrijding (PbEU 2002, L 164)
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E5 Witwassen van geld of financiering van terrorisme
Beschrijving : Witwassen van geld in de zin van artikel 1 van richtlijn nr. 91/308/EEG van de Raad van 10 juni 1991 tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld (PbEG L 1991, L 166) zoals gewijzigd bij richtlijn nr. 2001/97/EG van het Europees Parlement en de Raad (PbEG L 2001, 344)
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E6 Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel
Beschrijving : Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel in de zin van artikel 2 van Richtlijn 2011/36/EU van het Europees Parlement en de Raad van 5 april 2011 inzake de voorkoming en bestrijding van mensenhandel en de bescherming van slachtoffers daarvan, en ter vervanging van Kaderbesluit 2002/629/JBZ (PbEU 2011, L 101)
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E7 Gronden die verband houden met de betaling van belastingen of sociale premies
Beschrijving : De inschrijver of gegadigde heeft voldaan aan verplichtingen op grond van op hem van toepassing zijnde wettelijke bepalingen met betrekking tot betaling van sociale zekerheidspremies of belastingen.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E8 Schending verplichtingen o.b.v. milieu- sociaal- of arbeidsrecht
Beschrijving : De inschrijver of gegadigde verklaart dat zij bij het opstellen van hun inschrijving rekening heeft gehouden met de verplichtingen op het gebied van het milieu-, sociaal en arbeidsrecht uit hoofde van het recht van de Europese Unie, nationale recht of collectieve arbeidsovereenkomsten of uit hoofde van de in bijlage X van richtlijn 2014/24/EU vermelde bepalingen van internationaal milieu-, sociaal en arbeidsrecht en deze niet heeft geschonden.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E9 Faillissement, insolventie of gelijksoortig
Beschrijving : De inschrijver of gegadigde verkeert niet in staat van faillissement of liquidatie, diens werkzaamheden zijn niet gestaakt, jegens hem geldt geen surseance van betaling of een (faillissements-)akkoord, en de gegadigde of inschrijver verkeert niet in een andere vergelijkbare toestand ingevolge een soortgelijke procedure die voorkomt in de op hem van toepassing zijnde wet- of regelgeving.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E10 Geen vervalsing mededinging
Beschrijving : De inschrijver of gegadigde heeft niet met andere ondernemers overeenkomsten gesloten die gericht zijn op vervalsing van de mededinging;
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E11 Geen belangenconflict
Beschrijving : Er is op de inschrijver of gegadigde geen belangenconflict van toepassing in de zin van artikel 1.10b want niet effectief kan worden verholpen met andere minder ingrijpende maatregelen;
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E12 Geen valse verklaringen
Beschrijving : De gegadigde of inschrijver heeft zich niet in ernstige mate schuldig gemaakt aan valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen die door een aanbestedende dienst van hem waren verlangd of hij heeft die inlichtingen niet verstrekt.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E13 Geen bovenmatige beinvloeding van het besluitvormingsproces
Beschrijving : De inschrijver of gegadigde heeft niet getracht om het besluitvormingsproces van de aanbestedende dienst onrechtmatig te beïnvloeden, om vertrouwelijke informatie te verkrijgen die hem onrechtmatige voordelen in de aanbestedingsprocedure kan bezorgen, of om verwijtbaar misleidende informatie te verstrekken die een belangrijke invloed kan hebben op besluiten inzake uitsluiting, selectie en gunning;
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : E14 Technische- en beroepsbekwaamheid - referenties (leveringen/diensten)
Beschrijving : De inschrijver dient door het overleggen van één (1) referentieopdracht per gestelde kerncompetentie aan te tonen dat hij aantoonbare ervaring heeft met het volgende: 1. Ervaring met de uitvoering van een vergelijkbare opdracht bij een lokale overheid (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) op het gebied van implementatie van een zaak-/archiefsysteem. Onderdeel hiervan is succesvolle implementatie met minimaal 2 jaar werkend systeem. 2. Ervaring met de uitvoering van een vergelijkbare opdracht bij lokale overheid (zoals gemeenten, provincies en waterschappen) op het gebied van beheer van een zaak-/archiefsysteem voor minimaal één jaar bij een gemeentelijke organisatie. Indien inschrijver zich voor een kerncompetentie beroept op de ervaringen of prestaties van een onderaannemer, dan moet inschrijver deze onderaannemer ook voor de uitvoering van dat deel van de opdracht van de gemeente Geertruidenberg inzetten.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : E15 Technische- en beroepsbekwaamheid - certificeringen
Beschrijving : De inschrijver dient te beschikken over een Information Security Management System conform de norm NEN-EN-ISO 27001 of gelijkwaardig.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E16 Beroepsbevoegdheid
Beschrijving : De inschrijver dient conform de regels van de lidstaat waar zij gevestigd is, ingeschreven te staan in een beroeps- en/of handelsregister.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : E17 Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : De Inschrijver dient voldoende financieel en economisch draagkrachtig te zijn om de opdracht met goed resultaat te kunnen uitvoeren. De inschrijver dient daarom te beschikken over: 1. een goedkeurende accountantsverklaring betreffende de jaarrekening over het meest recent afgesloten boekjaar. Deze goedkeurende accountantsverklaring mag geen zogenaamde continuïteitsparagraaf (dat wil zeggen een verplichte toelichtende paragraaf wegens ernstige onzekerheid omtrent de continuïteit van de Inschrijver) bevatten. Indien inschrijver niet verplicht is om zijn jaarrekening te laten controleren door een externe accountant, omdat zijn onderneming als ‘kleine rechtspersoon’ of als ‘micro-rechtspersoon’ in de zin van afdeling 11 van titel 9 Burgerlijk Wetboek Boek 2 wordt aangemerkt, dan geldt het volgende: - de inschrijver die een ‘kleine rechtspersoon’ of een ‘micro-rechtspersoon’ is, dient voldoende financieel en economisch draagkrachtig te zijn om de opdracht met goed resultaat te kunnen uitvoeren. De inschrijver die een ‘kleine rechtspersoon’ of een ‘micro-rechtspersoon’ is, dient daarom te beschikken over een jaarrekening over het meest recent afgesloten boekjaar, waarin geen zogenaamde continuïteitsparagraaf (dat wil zeggen een verplichte toelichtende paragraaf wegens ernstige onzekerheid omtrent de continuïteit van de Inschrijver) is opgenomen.
Criterium :
Type : Andere

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit
Beschrijving : Het onderdeel Kwaliteit bestaat uit: - Kwaliteit 1: Wensen - Kwaliteit 2: Implementatieplan - Kwaliteit 3: Demonstratie
Vaste waarde (totaal) : 800
Criterium :
Type : Kosten
Naam : Prijs
Beschrijving : De inschrijver wordt gevraagd een totale prijs in te dienen voor de aangeboden oplossing en alle bijbehorende dienstverlening conform dit beschrijvend document en alle bijbehorende bijlagen. Alle tarieven dienen te worden ingediend in Euro’s exclusief BTW en te voldoen aan hetgeen gesteld in paragraaf 3.3.1. De opgegeven prijzen dienen all-in tarieven te zijn, hetgeen betekent dat alle eventuele bijkomende kosten in de tarieven dienen te zijn verwerkt, zoals, maar niet uitsluitend, reis- en transportkosten, rapportagekosten, administratiekosten en andere logisch tot de opdracht behorende kosten.
Vaste waarde (totaal) : 200
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 16/09/2024 09:30 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 16/10/2024 09:30 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 16/10/2024 09:40 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Toegestaan
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Geertruidenberg
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Geertruidenberg
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Geertruidenberg
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Geertruidenberg

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Geertruidenberg
Registratienummer : 71794904
Postadres : Vrijheidstraat 2
Stad : RAAMSDONKSVEER
Postcode : 4941DX
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Contactpunt : Kristel Bosgieter
Telefoon : +31 616120459
Fax : +31 162579533
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland - West-Brabant
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Zeeland - West-Brabant
Postadres : Stationslaan 10
Stad : Breda
Postcode : 4815 GW
Onderverdeling land (NUTS) : West-Noord-Brabant ( NL411 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

10. Wijziging van een aankondiging

Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd : aba353a4-7287-4591-87d9-4e778c076881-02
Voornaamste reden voor de wijziging : Informatie bijgewerkt
Beschrijving : Naar aanleiding van gegeven antwoorden op vragen gesteld in de Nota van Inlichtingen d.d. 4-09-2024 is de geschiktheidseis ten aanzien van de technische beroepsbekwaamheid aangepast. Zie hiervoor ook de Nota van Inlichtingen d.d. 4-09-2024. De aanbestedende dienst is van mening dat er nog voldoende tijd zit tussen deze publicatie, Nota van Inlichtingen d.d. 4-9-2024 en de uiterlijke datum van indiening inschrijvingen. Daarnaast kunnen er nog vragen worden gesteld voor de 2de vragenronde. Ook betreft het een relatief kleine aanpassing. De inhoud van de kerncompetentie blijft hetzelfde. Om deze reden blijft de aanbesteding en de planning verder ongewijzigd.

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : aba353a4-7287-4591-87d9-4e778c076881 - 03
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 09/09/2024 09:57 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00542781-2024
Nummer uitgave PB S : 176/2024
Datum van bekendmaking : 10/09/2024