Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen

Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen …

CPV: 72212442 Servicios de desarrollo de software de sistemas financieros, 48442000 Paquetes de software de sistemas financieros
Plazo:
21 de octubre de 2024 a las 08:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
Organismo adjudicador:
Provincie Groningen
Número de premio:
T92129

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Provincie Groningen
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
Beschrijving : Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen (R&V) Workflow Managementrapportages Financiële afwikkeling subsidieaanvragen Projectenadministratie Leningenadministratie
Identificatiecode van de procedure : 6b3844ee-6cec-494d-b7bf-fd2fef0d713c
Interne identificatiecode : T92129
Type procedure : Openbaar
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Aanvullende aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212442 Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële systemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 17 750 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : Na publicatie van de aanbestedingsstukken vindt er een toelichting (via Teams) plaats op Samenwerking Op Maat en de methodiek van de aanbesteding (1e marktbijeenkomst). Tijdens deze voorlichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Voor de onderhavige aanbestedingsprocedure zijn twee inlichtingenrondes ingebouwd. Tussen de inlichtingenrondes in is een individuele inlichtingen ronde ingebouwd. Eventuele vragen ter zake van het Beschrijvend document dienen via de vraag & antwoordmodule van Mercell te worden ingediend. De planning met data en tijden is opgenomen onder het kopje 'planning' in Mercell
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Met faillissement vergelijkbare toestand uit hoofde van nationale recht : Zie UEA
Faillissement : Zie UEA
Corruptie : Zie UEA
Regeling met schuldeisers : Zie UEA
Deelname aan een criminele organisatie : Zie UEA
Vervalsing van de mededinging : Zie UEA
Witwassen van geld of financiering van terrorisme : Zie UEA
Fraude : Zie UEA
Kinderarbeid en andere vormen van mensenhandel : Zie UEA
Insolventie : Zie UEA
Activa beheerd door vereffenaar : Zie UEA
Die zich schuldig heeft gemaakt aan valse verklaringen, achterhouden van informatie, niet in staat is de vereiste documenten te verstrekken en heeft vertrouwelijke informatie over deze procedure verkregen. : Zie UEA
Ernstige beroepsfouten : Zie UEA
Voortijdige beëindiging, schadevergoeding of andere vergelijkbare sancties : Zie UEA
Betaling van socialezekerheidsbijdragen : Zie UEA
Staking van bedrijfsactiviteiten : Zie UEA
Betaling van belastingen : Zie UEA
Terroristische misdrijven of strafbare feiten in verband met terroristische activiteiten : Zie UEA

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Vervanging financieel systeem inclusief implementatie - provincie Groningen
Beschrijving : Het huidige financieel systeem van de provincie Groningen is vanuit technisch en functioneel perspectief aan vervanging toe. De Oplossing bevat minimaal alle in dit document benoemde modules/ functionaliteiten: Stamgegevens Grootboek, journaalposten, boekingen en memorialen Begroting en jaarrekening Debiteuren Crediteuren Bestellen Verplichtingenadministratie Betalingsverkeer Btw Budgetten en kostentoekenning Activa Reserves en voorzieningen (R&V) Workflow Managementrapportages Financiële afwikkeling subsidieaanvragen Projectenadministratie Leningenadministratie
Interne identificatiecode : T92129

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Aanvullende aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212442 Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële systemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen
Opties :
Beschrijving van de opties : 1. Verandermanagement gedurende de implementatieperiode 2. Portaal subsidieverlening 3. Module Contractmanagement- en -beheer

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/02/2025
Einddatum van de duur : 01/02/2030

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 17
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : De totale initiële contractperiode (fase 1 en 2) bedraagt vijf (5) jaar, met de eenzijdige optie voor Opdrachtgever de Overeenkomst één (1) maal met drie (3) jaar te verlengen en één (1) maal met twee (2) jaar te verlengen. Na 10 jaar kan de overeenkomst 2-jaarlijks worden verlengd. De overeenkomst loopt na 30 jaar van rechtswege af. Tien jaar na de ingangsdatum van deze overeenkomst, en vervolgens elke vijf (5) jaar, zullen partijen een evaluatiegesprek voeren om de toekomstbestendigheid van de overeenkomst te bespreken en te beoordelen of aanpassingen noodzakelijk zijn. Deze gesprekken zijn bedoeld om de samenwerking te versterken en te zorgen dat deze blijft voldoen aan de veranderende behoeften en verwachtingen van zowel de provincie als de opdrachtnemer. Indien een van de partijen overweegt de overeenkomst te beëindigen na de evaluatie, dient deze partij de andere partij minimaal twee (2) jaar voor de beoogde beëindigingsdatum hierover schriftelijk te informeren. Dit stelt beide partijen in staat om adequate voorbereidingen te treffen en een overgangsperiode te beheren. Er is gekozen voor mogelijk een relatief lange contractperiode vanwege hoge transitiekosten. Een wijziging van het Financieel Systeem heeft bovendien een grote impact op de organisatie en de medewerkers (onder meer vanwege verandering van rollen). Daarnaast is de intentie een partnerschap voor langere periode aan te gaan, waarbij Opdrachtgever gebruik maakt van de expertise van de Opdrachtnemer om het Financieel Systeem te kunnen door ontwikkelen en toekomst vast in te richten. Het beoogde resultaat van deze aanbesteding is een op professionele en effectieve wijze afgesloten Overeenkomst met een Opdrachtnemer die heeft aangetoond expert te zijn voor het leveren, implementeren van een Financieel Systeem binnen de provincie Groningen alsmede de bijbehorende werkzaamheden, waarbij de projectdoelstellingen worden gerealiseerd binnen het budget en de planning, conform de vraagscope, voor de overeengekomen kwaliteit en binnen de gestelde randvoorwaarden.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 17 750 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Na publicatie van de aanbestedingsstukken vindt er een toelichting (via Teams) plaats op Samenwerking Op Maat en de methodiek van de aanbesteding (1e marktbijeenkomst). Tijdens deze voorlichting is er gelegenheid tot het stellen van vragen. Voor de onderhavige aanbestedingsprocedure zijn twee inlichtingenrondes ingebouwd. Tussen de inlichtingenrondes in is een individuele inlichtingen ronde ingebouwd. Eventuele vragen ter zake van het Beschrijvend document dienen via de vraag & antwoordmodule van Mercell te worden ingediend. De planning met data en tijden is opgenomen onder het kopje 'planning' in Mercell

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Financiële gezondheid
Beschrijving : Kopie van de meest recente accountantsverklaring en de meest recente jaarrekening.
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Dochtermaatschappij doet beroep op financiële gegevens moedermaatschappij
Beschrijving : Verklaring van moedermaatschappij inzake hoofdelijke aansprakelijkheid.
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid
Beschrijving : Adequaat verzekerd te zijn tegen bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid met een dekking van minimaal € 1.000.000, - per gebeurtenis.
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Kwaliteitsmanagementsysteem
Beschrijving : Kopie van een geldig ISO 9001-certificaat (of gelijkwaardig). Een vergelijkbaar kwaliteitsmanagementniveau dient Inschrijver aan te tonen door middel van het tonen van het naleven van de beschreven eisen uit de hoofdstukken 4, 5, 6, 7, 8 en 9 van de ISO:9001:2015 certificering.
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : Informatiebeveiliging
Beschrijving : Kopie van een geldig ISO 27001-certificaat (of gelijkwaardig) In geval van een gelijkwaardig dient de Inschrijver gedetailleerde documentatie te verstrekken waaruit blijkt dat de toegepaste beveiligingsmaatregelen en het niveau van beveiliging minimaal gelijkwaardig zijn aan de eisen zoals vastgelegd in ISO 27001, waarbij minimaal ingegaan dient te worden op hoofdstuk hoofdstukken 4 t/m 10, inclusief concrete voorbeelden of bewijzen zoals beleidsdocumenten, risicobeoordelingen, interne auditrapporten, en verbeterplannen.
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : Beroeps- of handelsregister
Beschrijving : Uittreksel uit het handelsregister
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : Uitsluitingsgronden
Beschrijving : Gedragsverklaring aanbesteden
Gebruik van dit criterium : Gebruikt
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : Referentie m.b.t. kerncompetenties
Beschrijving : 1. Kennis van en ervaring met financiële processen binnen de decentrale overheid of bij ZBO's. Onderwerpen zoals subsidieverstrekking, BBV, IV3, btw-mengpercentages en leges zijn bekende begrippen. 2. Ervaring met het succesvol implementeren van de voorgestelde Oplossing bij één of meer decentrale overheidsinstellingen of ZBO's, zodat op basis van Best Practice geadviseerd en geïmplementeerd kan worden.
Gebruik van dit criterium : Gebruikt

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Plan van Aanpak
Beschrijving : Opdrachtgever is op zoek naar een Opdrachtnemer die in staat is de lead te nemen in het project, zijn verantwoordelijkheid daarin te nemen en optimaal invulling te geven aan de samenwerking, gebaseerd op Samenwerking Op Maat en uitgaande van de ‘win-win gedachte’.
Vaste waarde (totaal) : 1 312 500
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Risico- en kansendossier
Beschrijving : Inschrijver toont met dominante informatie aan dat hij “over het project” heen kan kijken, kan inschatten welke “externe risico’s” een bedreiging vormen voor het te behalen projectresultaat en in staat is dankzij preventieve beheersmaatregelen de risico’s te voorkomen dan wel de gevolgen te minimaliseren. LET OP: In het plan van aanpak wordt het risicomanagement uitgevraagd en in dit dossier de belangrijkste project specifieke risico's.
Vaste waarde (totaal) : 787 500
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Wensen
Beschrijving : Inschrijver laat met dominante informatie zien op welke wijze hij in staat is op basis van Best Practice invulling te geven aan de wensen die zijn opgesomd in de toelichting en daarmee tevens optimaal invulling geeft aan de projectdoelstellingen voor deze aanbesteding.
Vaste waarde (totaal) : 1 050 000
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Demonstratie
Beschrijving : Inschrijver laat met zijn demonstratie van zijn systeem/oplossingsrichting zien dat hij in staat is een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem te leveren dat tevens ertoe bijdraagt dat medewerkers in staat zijn efficiënter te werken en een professionele invulling te geven aan de taken voor de gebruikers van de Oplossing.
Vaste waarde (totaal) : 1 050 000
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 03/10/2024 10:00 +00:00
Adres van de aanbestedingsstukken : https://s2c.mercell.com/today/92129

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Toegestaan
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 21/10/2024 08:00 +00:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 21/10/2024 08:05 +00:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Een geheimhoudingsovereenkomst is vereist : neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : ja
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja
Informatie over de termijnen voor beroep : Indien een verificatiegesprek naar het oordeel van de aanbestedende dienst niet nodig is of de verificatie als bedoeld in paragraaf 7.1 succesvol is verlopen, is de inschrijver die de inschrijving heeft gedaan met de beste prijs- kwaliteitverhouding (de beoogd Opdrachtnemer) definitief bekend. Deze bekendmaking (bekendmaking beoogd Opdrachtnemer) zal schriftelijk via Mercell worden medegedeeld aan de inschrijvers. De afgewezen Inschrijvers krijgen de gelegenheid tegen het besluit tot bekendmaking beoogd opdrachtnemer en of de ranking bezwaar in te dienen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5. Indien de Concretiseringsfase positief verloopt zal het voornemen tot gunnen (de gunningsbeslissing) bekend worden gemaakt aan de Inschrijvers die ook de bekendmaking beoogd Opdrachtnemer hebben ontvangen. Deze Inschrijvers hebben alleen de mogelijkheid tegen het gunningvoornemen overeenkomstig het gestelde in paragraaf 7.5 bezwaar in te dienen, indien ze van mening zijn dat zich onrechtmatigheden in de Concretiseringsfase hebben voorgedaan. Indien de bezwaartermijn ongebruikt verstrijkt en er overigens geen (juridische) belemmeringen zijn, sluit de Aanbestedende dienst de Concretiseringsfase af met definitieve gunning. Opdrachtnemer is er dan voor verantwoordelijk de Opdracht uit te voeren voor de door hem opgegeven prijs, binnen de opgestelde planning en de kwaliteit die hij heeft gegarandeerd alsmede binnen de geldende (wettelijke) eisen en randvoorwaarden. Inschrijvers die zich niet kunnen verenigen met de gunningsbeslissing en daartegen een rechtsmiddel willen instellen, dienen uiterlijk 20 kalenderdagen na dagtekening van de aan hen verzonden mededeling van de gunningsbeslissing een kort geding geëntameerd te hebben bij de Voorzieningenrechter van de rechtbank Noord-Nederland, locatie Groningen. Voor de duidelijkheid wordt erop gewezen dat voornoemde termijn kwalificeert als contractuele vervaltermijn op grond waarvan inschrijvers niet ontvankelijk in hun vorderingen zijn indien niet binnen de hierboven gestelde termijn een dagvaarding in kort geding aan aanbestedende dienst is betekend. Deze spelregel is opgenomen in het in het belang van de voortvarendheid van de procedure en de gerechtvaardigde belangen van onder andere de winnende inschrijver. Door in te schrijven stemmen inschrijvers uitdrukkelijk in met deze spelregel en heeft deze als wederzijds overgekomen vervalbeding te gelden.

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Noord Nederland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Provincie Groningen
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken : Provincie Groningen

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Provincie Groningen
Registratienummer : 01182023
Postadres : Sint Jansstraat 4
Stad : Groningen
Postcode : 9712JN
Land : Nederland
Contactpunt : Arjan Dortmans
Telefoon : +31621316042
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die offlinetoegang verleent tot de aanbestedingsstukken

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Noord Nederland
Registratienummer : 00000
Postadres : Guyotplein 1
Stad : Groningen
Postcode : 9712NX
Land : Nederland
Telefoon : +31 883614444
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 2cd049f5-633f-45a0-a161-c637b9a5ac06 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 22/08/2024 12:21 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 22/08/2024 12:23 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00505821-2024
Nummer uitgave PB S : 164/2024
Datum van bekendmaking : 23/08/2024