Vervanging Bedrijfsvoeringssysteem

Met het project “Vervanging bedrijfsvoeringssysteem” moet de Humane Resources (HR) basis- en Finance bedrijfsfuncties aansluiten bij de ambitie van de EUR om de Professional Services te versterken. De huidige Finance en HR-processen worden ondersteund met een on-premise SAP-oplossing. Deze oplossing is grotendeels aangepast aan de EUR-processen. De aanpassingen die zijn …

CPV: 48000000 Paquetes de software y sistemas de información, 48219300 Paquetes de software de administración, 48400000 Paquetes de software de transacciones comerciales y personales, 48441000 Paquetes de software de análisis financiero, 48442000 Paquetes de software de sistemas financieros, 48443000 Paquetes de software de contabilidad, 48450000 Paquetes de software de contabilización del tiempo o recursos humanos, 48451000 Paquetes de software de planificación de recursos empresariales, 72000000 Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo
Lugar de ejecución:
Vervanging Bedrijfsvoeringssysteem
Organismo adjudicador:
Erasmus Universiteit Rotterdam
Número de premio:
T52270

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Erasmus Universiteit Rotterdam
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Vervanging Bedrijfsvoeringssysteem
Beschrijving : Met het project “Vervanging bedrijfsvoeringssysteem” moet de Humane Resources (HR) basis- en Finance bedrijfsfuncties aansluiten bij de ambitie van de EUR om de Professional Services te versterken. De huidige Finance en HR-processen worden ondersteund met een on-premise SAP-oplossing. Deze oplossing is grotendeels aangepast aan de EUR-processen. De aanpassingen die zijn gedaan, leiden ertoe dat specifieke EUR-processen door het systeem ondersteund worden, maar dat er een grote beheerlast is voor de organisatie. De reden dat het systeem vervangen moet worden, is vooral dat het verouderd is. Naast het aflopen van het contract, leidt het verouderde systeem er ook toe dat de eindgebruikers het systeem als ongebruiksvriendelijk ervaren. Denk hierbij aan schermen met (veel) velden die niet gebruikt worden en niet verborgen kunnen worden. En dat alle transacties altijd op een computer uitgevoerd moeten worden, die verbonden is met het EUR-netwerk. Ook ondervindt de EUR last van de integratie van de oplossing in het gehele IT en IV-landschap. Integraties zijn complex, waardoor er (te veel) gegevens dubbel vastgelegd worden. Onderstaand overzicht toont de bedrijfsfuncties die in scope zijn voor de aanbesteding en implementatie van het bedrijfsvoeringsysteem. HR Gast/Externe administratie Medewerker administratie Ziekte en verlof- administratie Organisatie administratie Salaris- en declaratieverwerking Tijdregistratie (tijdverrekening, niet de urenregistratie) Medewerkerontwikkeling en medewerkerbeoordeling Werving en Selectie (Optie) Verzuimvolgsysteem (Optie) Finance Financiële projectadministratie Debiteuren beheer (inclusief facturatie overige debiteuren) Activabeheer Crediteurenbeheer Grootboekbeheer Betalingen Bestellen (optie) Leveranciersbeheer (optie) Contractbeheer
Identificatiecode van de procedure : 7288d26d-d770-4637-bbb5-5e91f4971f86
Interne identificatiecode : T52270
Type procedure : Concurrentiegerichte dialoog
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : De EUR hanteerde voor deze Aanbesteding een procedure van de concurrentiegerichte dialoog conform de Aanbestedingswet 2012, op basis van de Beste Prijs-Kwaliteit (BPK) verhouding. Deze concurrentiegerichte dialoog bestond uit 3 fasen waarbij de dialoogfase bestaat uit 2 onderdelen. Fase 1; De selectiefase Hierin werden gegadigden geselecteerd voor deelname aan de dialoogfase. Fase 2; Dialoogfase Dialoogronde 1: Geïnteresseerde welke tijdig een geldig Verzoek tot Deelneming hebben ingediend, niet verkeren in de situaties zoals genoemd in de uitsluitingsgronden en voldoen aan de Geschiktheidseisen werden uitgenodigd voor de dialoogfase. Hierbij werd het aantal geselecteerde gegadigde niet beperkt. De EUR wilde na dialoogronde 1 met maximaal 3 geselecteerde gesprekspartners de dialoogfase voortzetten. Dialoogronde 2 en verder: Uiteindelijk bleven er twee gesprekspartners over voor het vervolg van de dialoogfase. Hierbij zijn er uiteindelijk 5 dialoogrondes georganiseerd. De gesprekken vonden individueel plaats tussen de geselecteerde gesprekspartners en de EUR. Hierdoor was het mogelijk om in een vertrouwelijke setting verschillende onderwerpen met elkaar te behandelen. Verslaglegging van de dialooggesprekken gebeurde middels een “actie- en besluitenlijst”. Deze bleef vertrouwelijk tussen de geselecteerde gesprekspartner en de EUR. De hele dialoogfase heeft plaatsgevonden van januari t/m april 2024.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48219300 Administratieve software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48400000 Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48441000 Software voor financiële analyse
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48443000 Boekhoudsoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48450000 Software voor tijdregistratie of human reousrces
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48451000 Software voor ERP (Enterprise resource planning)

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Zuid-Holland ( NL33A )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Zie documentatie

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 25 500 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Vervanging Bedrijfsvoeringssysteem
Beschrijving : Met het project “Vervanging bedrijfsvoeringssysteem” moet de Humane Resources (HR) basis- en Finance bedrijfsfuncties aansluiten bij de ambitie van de EUR om de Professional Services te versterken. De huidige Finance en HR-processen worden ondersteund met een on-premise SAP-oplossing. Deze oplossing is grotendeels aangepast aan de EUR-processen. De aanpassingen die zijn gedaan, leiden ertoe dat specifieke EUR-processen door het systeem ondersteund worden, maar dat er een grote beheerlast is voor de organisatie. De reden dat het systeem vervangen moet worden, is vooral dat het verouderd is. Naast het aflopen van het contract, leidt het verouderde systeem er ook toe dat de eindgebruikers het systeem als ongebruiksvriendelijk ervaren. Denk hierbij aan schermen met (veel) velden die niet gebruikt worden en niet verborgen kunnen worden. En dat alle transacties altijd op een computer uitgevoerd moeten worden, die verbonden is met het EUR-netwerk. Ook ondervindt de EUR last van de integratie van de oplossing in het gehele IT en IV-landschap. Integraties zijn complex, waardoor er (te veel) gegevens dubbel vastgelegd worden. Onderstaand overzicht toont de bedrijfsfuncties die in scope zijn voor de aanbesteding en implementatie van het bedrijfsvoeringsysteem. HR Gast/Externe administratie Medewerker administratie Ziekte en verlof- administratie Organisatie administratie Salaris- en declaratieverwerking Tijdregistratie (tijdverrekening, niet de urenregistratie) Medewerkerontwikkeling en medewerkerbeoordeling Werving en Selectie (Optie) Verzuimvolgsysteem (Optie) Finance Financiële projectadministratie Debiteuren beheer (inclusief facturatie overige debiteuren) Activabeheer Crediteurenbeheer Grootboekbeheer Betalingen Bestellen (optie) Leveranciersbeheer (optie) Contractbeheer
Interne identificatiecode : T52270

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48219300 Administratieve software
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48400000 Software voor zakelijke transacties en persoonlijke zaken
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48441000 Software voor financiële analyse
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48442000 Software voor financiële systemen
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48443000 Boekhoudsoftware
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48450000 Software voor tijdregistratie of human reousrces
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48451000 Software voor ERP (Enterprise resource planning)
Opties :
Beschrijving van de opties : Wanneer de EUR gedurende de looptijd gebruikt maakt van de genoemde optionele Dienstverlening die kan worden aangeboden onder deze Aanbesteding, heeft dit een effect op de totale omvang van de Opdracht. Deze bedrijfsprocessen worden momenteel ondersteund door zogenaamde satellietsystemen. De EUR wil de mogelijkheid hebben om, bij end of life van het betreffende satellietsysteem, de ondersteuning van dit proces onder te brengen in de oplossing die nu wordt aanbesteed. De EUR wil in de toekomst de mogelijkheid houden voor verdere integratie in een enkel bedrijfsvoeringssysteem. Dit is geen zekerheid. Ten tijde van end-of-life van het satellietsysteem zal de gecontracteerde leverancier gevraagd worden een business case op te stellen en met o.a. use cases moeten aantonen een gelijkwaardige of betere ondersteuning te bieden op de desbetreffende bedrijfsprocessen. Bij een positieve beoordeling volgt dan verdere implementatie. Bij een negatieve beoordeling wordt er geen gebruik gemaakt van de optie en zal de desbetreffende ondersteuning apart worden aanbesteed.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Zuid-Holland ( NL33A )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : Zie documentatie

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/10/2024
Einddatum van de duur : 01/08/2036

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : De Overeenkomst geldt in elk geval voor vijf (5) jaar zonder mogelijkheid van tussentijdse opzegging. Daarna kan de Overeenkomst met wederzijdse instemming onder gelijkblijvende voorwaarden worden verlengd met 1 maal 5 + 1 maal 2 jaar (5 + 5 + 2 jaar). Tijdens deze verleningsperiode geldt een wederzijdse opzeggingstermijn van 24 maanden. Deze verlenging zal tenminste twaalf (12) maanden voor afloop van de overeenkomst schriftelijk worden bevestigd. Indien niet wordt verlengd, eindigt de Overeenkomst zonder nadere schriftelijke kennisgeving van rechtswege.

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 25 500 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Criteria groene overheidsopdrachten : Andere criteria voor groene overheidsopdrachten

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Kwaliteit inrichting use cases
Beschrijving : 1. Finance module: a. crediteurenproces; b. debiteurenproces; c. verwerken bankafschriften; d. periodeafsluiting; e. verwerken declaraties van niet-medewerkers; 2. HR module: a. algemene presentatie; b. vierogen principe; c. registratie kwalificaties; Inschrijvers zijn gevraagd om een 4 uur durende demonstratie voor te bereiden waarin de oplossing voor de in beide use cases geschetste situaties heeft gedemonstreerd. De aangeboden functionaliteit is, met inachtenming van hetgeen gevraagd in de Use Case's, beoordeeld. Alles wat getoond is, is zonder beperkingen onderdeel van de te leveren Dienstverlening en verband houdt verband met de in de use case geschetste situatie.
Gewicht (punten, exact) : 45
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Implementatie, uitvoering en ondersteuning
Beschrijving : Inschrijvers zijn gevraagd om een implementatieplan op te stellen met daarin aandacht voor 9 elementen. Deze zijn hieronder uitgewerkt. 1. Inbrengen “best practice ervaringen” 2. Continuous monitoring 3 Declaratieproces 4. Automatisering / digitaal vormgeven processen 5. Toerekenen personeel 6. Uitvoering Dienstverlening 7. Support gedurende uitvoering 8. Best practice inrichting 9. Rollen en verantwoordelijkheden De beschrijving bestond uit maximaal 6000 woorden.
Gewicht (punten, exact) : 30
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : De beoordeling van het subgunningscriterium Prijs werd gebaseerd op de totale kosten voor de implementatie en de gebruikerslicenties voor het bedrijfsvoeringsysteem. Deze tarieven dienen als uitgangspunt voor de Overeenkomst gedurende de contractperiode en eventuele verlengingen.
Gewicht (punten, exact) : 25
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Rechtbank Rotterdam
Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Rotterdam
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Rechtbank Rotterdam
Organisatie die het contract ondertekent : Erasmus Universiteit Rotterdam

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 25 500 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Oracle Nederland
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : T52270
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van het resultaat : 13 903 885 Euro
Onderaanneming : Neen
Waarde onderaanneming is bekend : neen
Percentage onderaanneming is bekend : neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : T52270
Titel : Vervanging bedrijfsvoeringssysteem
Datum waarop de winnaar is gekozen : 11/07/2024
Datum van sluiting van het contract : 29/08/2024
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Erasmus Universiteit Rotterdam

6.1.3 Niet-winnende inschrijvers :

Inschrijver :
Officiële naam : McCoy & Partners B.V.

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Erasmus Universiteit Rotterdam
Registratienummer : 24495550
Postadres : Burgemeester Oudlaan 50
Stad : Rotterdam
Postcode : 3062PA
Land : Nederland
Contactpunt : Jeroen Veenendaal
Telefoon : +31628482252
Internetadres : https://www.eur.nl
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Rotterdam
Registratienummer : 82947740
Afdeling : -
Postadres : Wilhelminaplein 100-125
Stad : Rotterdam
Postcode : 3072AK
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Zuid-Holland ( NL33A )
Land : Nederland
Contactpunt : -
Telefoon : +31883616161
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Oracle Nederland
Omvang van de ondernemer : Groot
Registratienummer : 30096087
Postadres : Hertogswetering 163
Stad : Utrecht
Postcode : 3543AS
Land : Nederland
Contactpunt : Ralph van Wijk
Telefoon : 030 669 9000
Internetadres : https://www.oracle.com
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Officiële naam : McCoy & Partners B.V.
Registratienummer : 56352468
Postadres : Torenallee 45
Stad : Eindhoven
Postcode : 5617BA
Land : Nederland
Contactpunt : Jan Laros
Telefoon : 0623195153
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 4a4adc72-e6e5-4f22-a718-bc1274d89bee - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 13/09/2024 11:19 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 13/09/2024 11:19 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00553419-2024
Nummer uitgave PB S : 180/2024
Datum van bekendmaking : 16/09/2024