Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi

§1 1. przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn. „Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi”, 2. Zamawiający posiada około 30 000 kg akt sądowych oraz 53 numerowanych teczek akt ksiąg wieczystych zalanych przez powódź ("mokra masa"). 3. Waga akt zalanych przez powódź jest oszacowana w procesie …

CPV: 98300000 Servicios diversos, 90900000 Servicios sanitarios y de limpieza, 50800000 Servicios varios de reparación y mantenimiento, 60000000 Servicios de transporte (excluido el transporte de residuos)
Lugar de ejecución:
Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi
Organismo adjudicador:
Sąd Rejonowy w Nysie
Número de premio:

1. Nabywca

1.1 Nabywca

Oficjalna nazwa : Sąd Rejonowy w Nysie
Status prawny nabywcy : Podmiot prawa publicznego
Sektor działalności instytucji zamawiającej : Ogólne usługi publiczne

2. Procedura

2.1 Procedura

Tytuł : Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi
Opis : §1 1. przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn. „Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi”, 2. Zamawiający posiada około 30 000 kg akt sądowych oraz 53 numerowanych teczek akt ksiąg wieczystych zalanych przez powódź ("mokra masa"). 3. Waga akt zalanych przez powódź jest oszacowana w procesie analizy odszkodowawczej i może różnić się od realnej wagi akt odbieranych przez Wykonawcę. 6. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi przechowania oraz restytucji akt, o których mowa w ust. 2. §2 Ogólne zasady restytucji dokumentów, zamrożenia dokumentów u przechowywania dokumentów w stanie zamrożenia 1. Wykonawca przeprowadzi zamrożenie zniszczonych przez powódź dokumentów do temperatury - 20oC i przechowa je przez okres maksymalnie 12 miesięcy. 2. Wykonawca wykona wobec przechowywanych dokumentów które zostały zalane podczas powodzi czynności mające na celu ich restytucję w tym w szczególności: 1) osuszenie sublimacyjne mokrych, zamrożonych dokumentów w komorze próżniowej przy ciśnieniu poniżej 6 milibarów przy temperaturze 50 oC. 2) ozonowanie suchych dokumentów w komorze przy użyciu ozonatora o działaniu dezynfekującym. 3. Efektem restytucji ma być przywrócenie aktom cech fizycznych i użytkowych charakterystycznych dla dokumentów, umożliwiających ich wykorzystanie zgodnie z ich przeznaczeniem. 4. Po wykonaniu czynności restytucyjnych wykonawca przekaże dokumenty spełniające wymagania wskazane w ust. 3 do zamawiającego. Strony przewidują możliwość sukcesywnego zwrotu częściowego akt osuszonych w terminach i miejscu ustalonych przez strony oraz wystawienie na tej podstawie faktur za daną część wykonanej usługi.
Identyfikator procedury : 8145c670-0f8d-4ccc-8f0a-fd29aa04be66
Rodzaj procedury : Negocjacyjna bez uprzedniej publikacji zaproszenia do ubiegania się o zamówienie
Uzasadnienie procedury przyspieszonej :
Główne aspekty procedury :

2.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Główna klasyfikacja ( cpv ): 98300000 Różne usługi
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 90900000 Usługi w zakresie sprzątania i odkażania
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 50800000 Różne usługi w zakresie napraw i konserwacji
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 60000000 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

2.1.2 Miejsce realizacji

Podpodział krajowy (NUTS) : Nyski ( PL523 )
Kraj : Polska

2.1.4 Informacje ogólne

Podstawa prawna :
Dyrektywa 2014/24/UE
Dyrektywa 2014/24/UE - art. 214 ust. 1 pkt. 5) ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwanej dalej „ustawą Pzp”

5. Część zamówienia

5.1 Techniczny ID partii : LOT-0001

Tytuł : Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi
Opis : §1 1. przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi pn. „Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi”, 2. Zamawiający posiada około 30 000 kg akt sądowych oraz 53 numerowanych teczek akt ksiąg wieczystych zalanych przez powódź ("mokra masa"). 3. Waga akt zalanych przez powódź jest oszacowana w procesie analizy odszkodowawczej i może różnić się od realnej wagi akt odbieranych przez Wykonawcę. 6. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania usługi przechowania oraz restytucji akt, o których mowa w ust. 2. §2 Ogólne zasady restytucji dokumentów, zamrożenia dokumentów u przechowywania dokumentów w stanie zamrożenia 1. Wykonawca przeprowadzi zamrożenie zniszczonych przez powódź dokumentów do temperatury - 20oC i przechowa je przez okres maksymalnie 12 miesięcy. 2. Wykonawca wykona wobec przechowywanych dokumentów które zostały zalane podczas powodzi czynności mające na celu ich restytucję w tym w szczególności: 1) osuszenie sublimacyjne mokrych, zamrożonych dokumentów w komorze próżniowej przy ciśnieniu poniżej 6 milibarów przy temperaturze 50 oC. 2) ozonowanie suchych dokumentów w komorze przy użyciu ozonatora o działaniu dezynfekującym. 3. Efektem restytucji ma być przywrócenie aktom cech fizycznych i użytkowych charakterystycznych dla dokumentów, umożliwiających ich wykorzystanie zgodnie z ich przeznaczeniem. 4. Po wykonaniu czynności restytucyjnych wykonawca przekaże dokumenty spełniające wymagania wskazane w ust. 3 do zamawiającego. Strony przewidują możliwość sukcesywnego zwrotu częściowego akt osuszonych w terminach i miejscu ustalonych przez strony oraz wystawienie na tej podstawie faktur za daną część wykonanej usługi.

5.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Główna klasyfikacja ( cpv ): 98300000 Różne usługi
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 90900000 Usługi w zakresie sprzątania i odkażania
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 50800000 Różne usługi w zakresie napraw i konserwacji
Dodatkowa klasyfikacja ( cpv ): 60000000 Usługi transportowe (z wyłączeniem transportu odpadów)

5.1.2 Miejsce realizacji

Podpodział krajowy (NUTS) : Nyski ( PL523 )
Kraj : Polska
Informacje dodatkowe :

5.1.3 Szacowany okres obowiązywania

Okres obowiązywania : 12 Miesiąc

5.1.6 Informacje ogólne

Projekt zamówienia niefinansowany z funduszy UE
Zamówienie jest objęte zakresem Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA) : nie

5.1.10 Kryteria udzielenia zamówienia

Kryterium :
Rodzaj : Cena
Nazwa :
Opis : CENA
Waga (wartość procentowa, dokładna) : 100
Opis stosowanej metody, jeżeli nie można przypisać wagi kryteriom :
Uzasadnienie, dlaczego nie określono wagi kryteriów udzielenia zamówienia :

5.1.12 Warunki udzielenia zamówienia

Informacje o terminach odwołania : 16.1. Środki ochrony prawnej przewidziane są w dziale IX ustawy. 16.2. Środkami ochrony prawnej są odwołanie i skarga do sądu. 16.3. Środki ochrony prawnej przysługują wykonawcy oraz innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia lub nagrody w konkursie oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy. Środki ochrony prawnej wobec ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub ogłoszenia o konkursie oraz dokumentów zamówienia przysługują również organizacjom wpisanym na listę, o której mowa w art. 469 pkt 15 ustawy, oraz Rzecznikowi Małych i Średnich Przedsiębiorców. 16.4. Odwołanie przysługuje na: 1) niezgodną z przepisami ustawy czynność zamawiającego, podjętą w postępowaniu o udzielenie zamówienia, w tym na projektowane postanowienie umowy; 2) zaniechanie czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia, do której zamawiający był obowiązany na podstawie ustawy; 3) zaniechanie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy, mimo że zamawiający był do tego obowiązany. 16.5. Odwołanie wnosi się do Prezesa Krajowej Izby Odwoławczej. Odwołujący przekazuje zamawiającemu odwołanie wniesione w formie elektronicznej albo postaci elektronicznej albo kopię tego odwołania, jeżeli zostało ono wniesione w formie pisemnej, przed upływem terminu do wniesienia odwołania w taki sposób, aby mógł on zapoznać się z jego treścią przed upływem tego terminu. Domniemywa się, że zamawiający mógł zapoznać się z treścią odwołania przed upływem terminu do jego wniesienia, jeżeli przekazanie odpowiednio odwołania albo jego kopii nastąpiło przed upływem terminu do jego wniesienia przy użyciu środków komunikacji elektronicznej. 16.6. Terminy wnoszenia odwołań: 1) Odwołanie wnosi się w terminie: a) 5 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, b) 10 dni od dnia przekazania informacji o czynności zamawiającego stanowiącej podstawę jego wniesienia, jeżeli informacja została przekazana w sposób inny niż określony w lit. a. 2. Odwołanie wobec treści ogłoszenia wszczynającego postępowanie o udzielenie zamówienia lub konkurs lub wobec treści dokumentów zamówienia wnosi się w terminie 5 dni od dnia zamieszczenia ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych lub dokumentów zamówienia na stronie internetowej. 3. Odwołanie w przypadkach innych niż określone w pkt 1 i 2 wnosi się w terminie 5 dni od dnia, w którym powzięto lub przy zachowaniu należytej staranności można było powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawę jego wniesienia, w przypadku zamówień, których wartość jest mniejsza niż progi unijne. 4. Jeżeli zamawiający nie opublikował ogłoszenia o zamiarze zawarcia umowy lub mimo takiego obowiązku nie przesłał wykonawcy zawiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty lub nie zaprosił wykonawcy do złożenia oferty w ramach dynamicznego systemu zakupów lub umowy ramowej, odwołanie wnosi się nie później niż w terminie: 1) 15 dni od dnia zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania 3) miesiąca od dnia zawarcia umowy, jeżeli zamawiający: a) nie zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania albo b) zamieścił w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wyniku postępowania, które nie zawiera uzasadnienia udzielenia zamówienia w trybie negocjacji bez ogłoszenia albo zamówienia z wolnej ręki. 16.7. Odwołanie zawiera: 1) imię i nazwisko albo nazwę, miejsce zamieszkania albo siedzibę, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej odwołującego oraz imię i nazwisko przedstawiciela (przedstawicieli); 2) nazwę i siedzibę zamawiającego, numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej zamawiającego; 3) numer Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub NIP odwołującego będącego osobą fizyczną, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania albo posiada go nie mając takiego obowiązku; 4) numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku jego braku - numer w innym właściwym rejestrze, ewidencji lub NIP odwołującego niebędącego osobą fizyczną, który nie ma obowiązku wpisu we właściwym rejestrze lub ewidencji, jeżeli jest on obowiązany do jego posiadania; 5) określenie przedmiotu zamówienia; 6) wskazanie numeru ogłoszenia w przypadku zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych albo publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej; 7) wskazanie czynności lub zaniechania czynności zamawiającego, której zarzuca się niezgodność z przepisami ustawy, lub wskazanie zaniechania przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia lub zorganizowania konkursu na podstawie ustawy; 8) zwięzłe przedstawienie zarzutów; 9) żądanie co do sposobu rozstrzygnięcia odwołania; 10) wskazanie okoliczności faktycznych i prawnych uzasadniających wniesienie odwołania oraz dowodów na poparcie przytoczonych okoliczności; 11) podpis odwołującego albo jego przedstawiciela lub przedstawicieli; 12) wykaz załączników. Do odwołania dołącza się: 1) dowód uiszczenia wpisu od odwołania w wymaganej wysokości; 2) dowód przekazania odpowiednio odwołania albo jego kopii zamawiającemu; 3) dokument potwierdzający umocowanie do reprezentowania odwołującego. 16.8. Na orzeczenie Izby stronom oraz uczestnikom postępowania odwoławczego przysługuje skarga do sądu. Skargę wnosi się do Sądu Okręgowego w Warszawie - sądu zamówień publicznych.

5.1.15 Techniki

Umowa ramowa :
Brak umowy ramowej
Informacje o dynamicznym systemie zakupów :
Brak dynamicznego systemu zakupów

5.1.16 Dalsze informacje, mediacja i odwołanie

Organ odwoławczy : Krajowa Izba Odwoławcza
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat postępowania o udzielenie zamówienia : Sąd Rejonowy w Nysie
Organizacja zapewniająca dostęp offline do dokumentów zamówienia : Sąd Rejonowy w Nysie
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych : Krajowa Izba Odwoławcza
Organizacja, której budżet jest wykorzystywany do sfinansowania umowy : Sąd Rejonowy w Nysie
Organizacja realizująca płatność : Sąd Rejonowy w Nysie
Organizacja podpisująca umowę : Sąd Rejonowy w Nysie
TED eSender : Publications Office of the European Union

6. Wyniki

Wartość wszystkich umów przyznanych w tym zawiadomieniu : 1 346 597,85 Złoty
Bezpośrednie udzielenie zamówienia :
Uzasadnienie bezpośredniego udzielenia zamówienia : Wyjątkowo pilna potrzeba spowodowana wydarzeniami, których nabywca nie mógł przewidzieć
Inne uzasadnienie : Zgodnie z art. 214 ust. 1 pkt. 5) ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1320), zwanej dalej „ustawą Pzp” Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki, jeżeli ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Opis stanu faktycznego: w związku z powodzią w miejscowości Nysa w dniach 15-16 września 2024 r. doszło do zalania pomieszczeń archiwalnych Sądu Rejonowego w Nysie usytuowanych w piwnicy w budynku przy Placu Kościelnym 6. Zalaniu uległa znacząca część zbiorów archiwalnych. Z uwagi na utrzymującą się w pomieszczeniach archiwum wodę i związaną z tym awarią prądu - dostęp do tych pomieszczeń nie był możliwy; nie było też możliwości dokonania oceny wyrządzonych przez powódź szkód i podjęcia jakichkolwiek działań. Po opadnięciu wody i przywróceniu zasilania w budynku ustalono, że akta zgromadzone na dolnych półkach regałów (ok. 600 mb akt) uległy zamoczeniu, część - dodatkowo uległa zabrudzeniu błotem i szlamem popowodziowym, mokre akta uległy sklejeniu; niezwłocznie podjęto czynności w ramach procedury ratunkowej względem zalanych akt celem zapobieżenia dalszemu ich rozkładowi fizycznemu. Z uwagi na upływ czasu pomiędzy prawdopodobnym momentem zalania archiwum a momentem przystąpienia do działań ratunkowych - istotnym kryterium stał się czas; każdy kolejny dzień pozostawania akt w tym stanie zwiększał ryzyko ich rozkładu i dalszego zniszczenia. Z tego też powodu podjęto decyzję o przekazaniu akt według tzw. masy mokrej, gdyż próba rozdzielania sklejonych akt i spisywania sygnatur zwiększa ryzyko dalszego ich zniszczenia i rozkładu. Mając powyższe na względzie zachodzą przesłanki udzielenia zamówienia którego przedmiotem jest usługa pn.„ Usługa restytucji akt sądowych Sądu Rejonowego w Nysie zalanych wskutek powodzi” w trybie zamówienia z wolnej ręki na podstawie art. 214 ust. 1 pkt. 5) ponieważ ze względu na wyjątkową sytuację niewynikającą z przyczyn leżących po stronie zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia, a nie można zachować terminów określonych dla innych trybów udzielenia zamówienia. Reasumując: a) wystąpienie powodzi na terenie miasta Nysa było sytuacja wyjątkową, niewynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć; b) zabezpieczenie akt sądowych (oryginały) w celu przeciwdziałania ich rozkładowi i zniszczeniu spowodowanym ich zmoczeniem oraz ich restytucja są niezbędne dla możliwości korzystania z nich w postępowaniach prowadzonych przez Sąd Rejonowy w Nysie, a czynności te muszą być wykonanie niezwłocznie (natychmiastowo) w celu przeciwdziałania postępującemu ze względu na zwilgocenie zniszczeniu akt; c) nie ma możliwości zachowania terminów określonych dla innych trybów przy realizacji przedmiotowego postępowania.

6.1 Wyniki – ID części zamówienia : LOT-0001

Wyłoniono co najmniej jednego zwycięzcę.

6.1.2 Informacje o zwycięzcach

Zwycięzca :
Oficjalna nazwa : BELFOR Polska Sp. z o.o.
Oferta :
Identyfikator oferty : 1
Identyfikator części zamówienia lub grupy części : LOT-0001
Wartość przetargu : 1 346 597,85 Złoty
Oferta została sklasyfikowana : tak
Miejsce na liście zwycięzców : 1
Oferta jest ofertą wariantową : nie
Podwykonawstwo : Jeszcze nie wiadomo
Informacje dotyczące zamówienia :
Identyfikator umowy : A.261.3.2024
Data wyboru zwycięzcy : 24/09/2024
Data zawarcia umowy : 24/09/2024
Zamówienie jest udzielane w ramach umowy ramowej : nie
Organizacja podpisująca umowę : Sąd Rejonowy w Nysie

6.1.4 Informacje statystyczne

Otrzymane oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału :
Rodzaj otrzymanych ofert lub wniosków : Oferty
Liczba otrzymanych ofert lub wniosków o dopuszczenie do udziału : 1
Zakres ofert :
Wartość najniższej dopuszczalnej oferty : 1 346 597,85 Złoty
Wartość najwyższej dopuszczalnej oferty : 1 346 597,85 Złoty

8. Organizacje

8.1 ORG-0001

Oficjalna nazwa : Sąd Rejonowy w Nysie
Numer rejestracyjny : 7531323194
Adres pocztowy : Plac Kościelny 6
Miejscowość : Nysa
Kod pocztowy : 48-300
Podpodział krajowy (NUTS) : Nyski ( PL523 )
Kraj : Polska
Telefon : +48 774483517
Adres strony internetowej : www.nysa.sr.gov.pl
Role tej organizacji :
Nabywca
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat postępowania o udzielenie zamówienia
Organizacja zapewniająca dostęp offline do dokumentów zamówienia
Organizacja podpisująca umowę
Organizacja, której budżet jest wykorzystywany do sfinansowania umowy
Organizacja realizująca płatność

8.1 ORG-0002

Oficjalna nazwa : BELFOR Polska Sp. z o.o.
Numer rejestracyjny : 5252210260
Adres pocztowy : al. Roździeńskiego 170
Miejscowość : Katowice
Kod pocztowy : 40-203
Podpodział krajowy (NUTS) : Katowicki ( PL22A )
Kraj : Polska
Role tej organizacji :
Oferent
Zwycięzca tych części zamówienia : LOT-0001

8.1 ORG-0003

Oficjalna nazwa : Krajowa Izba Odwoławcza
Numer rejestracyjny : 5262239325
Adres pocztowy : ul. Postępu 17a
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 02-676
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Role tej organizacji :
Organ odwoławczy
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych

8.1 ORG-0000

Oficjalna nazwa : Publications Office of the European Union
Numer rejestracyjny : PUBL
Miejscowość : Luxembourg
Kod pocztowy : 2417
Podpodział krajowy (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Kraj : Luksemburg
Telefon : +352 29291
Adres strony internetowej : https://op.europa.eu
Role tej organizacji :
TED eSender

11. Informacje o ogłoszeniu

11.1 Informacje o ogłoszeniu

Identyfikator/wersja ogłoszenia : 90d81d7e-ba7e-4fac-ae8d-186c1eb487d4 - 01
Typ formularza : Wyniki
Rodzaj ogłoszenia : Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia lub ogłoszenie o udzieleniu koncesji – tryb standardowy
Ogłoszenie – data wysłania : 07/10/2024 11:50 +00:00
Języki, w których przedmiotowe ogłoszenie jest oficjalnie dostępne : polski

11.2 Informacje o publikacji

Numer publikacji ogłoszenia : 00604204-2024
Numer wydania Dz.U. S : 196/2024
Data publikacji : 08/10/2024