Uitbesteding salarisverwerking en AFAS ondersteuning

Het contracteren van een partner voor het uitvoeren van de salarisverwerking in de Afas omgeving van SintLucas. SintLucas wenst naar behoefte gebruik te maken van ondersteuning op het gebied van functioneel beheer en consultancy op AFAS vlak. Naast kennis van payroll module van AFAS dient er ook goede kennis aanwezig …

CPV: 79211110 Servicios de gestión de nóminas
Plazo:
18 de noviembre de 2024 a las 12:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Uitbesteding salarisverwerking en AFAS ondersteuning
Organismo adjudicador:
Stichting SiNTLUCAS
Número de premio:
SL2025 EA salarisadministratie en AFAS ondersteuning

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Stichting SiNTLUCAS
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Uitbesteding salarisverwerking en AFAS ondersteuning
Beschrijving : Het contracteren van een partner voor het uitvoeren van de salarisverwerking in de Afas omgeving van SintLucas. SintLucas wenst naar behoefte gebruik te maken van ondersteuning op het gebied van functioneel beheer en consultancy op AFAS vlak. Naast kennis van payroll module van AFAS dient er ook goede kennis aanwezig te zijn inzake de andere AFAS modules. Het betreft hier een personeelsadministratie van op dit moment ca. 425 medewerkers. Waarbij het gemiddelde van medewerkers gedurende de gehele looptijd niet meer zal zijn dan 500 medewerkers. Voor wat betreft de helpdeskfunctie maken we op dit moment gebruik van ca 5-7 uur ondersteuning per maand en zal dit gedurende de looptijd maximaal 120 uur per jaar zijn. Ondersteuning op het gebied van AFAS betreft maximaal gemiddeld 40 consultancydagen per jaar gedurende de looptijd.
Identificatiecode van de procedure : 61affbbf-420b-40e1-ab97-1fa1d763fd59
Interne identificatiecode : SL2025 EA salarisadministratie en AFAS ondersteuning
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Eindhoven

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : Uitsluitingsgronden zijn opgevoerd in de aanbestedingsdocumenten of in TenderNed toegevoegd.

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Uitbesteding salarisverwerking en AFAS ondersteuning SintLucas
Beschrijving : Het contracteren van een partner voor het uitvoeren van de salarisverwerking in de Afas omgeving van SintLucas. SintLucas wenst naar behoefte gebruik te maken van ondersteuning op het gebied van functioneel beheer en consultancy op AFAS vlak. Naast kennis van payroll module van AFAS dient er ook goede kennis aanwezig te zijn inzake de andere AFAS modules. Het betreft hier een personeelsadministratie van op dit moment ca. 425 medewerkers. Waarbij het gemiddelde van medewerkers gedurende de gehele looptijd niet meer zal zijn dan 500 medewerkers. Voor wat betreft de helpdeskfunctie maken we op dit moment gebruik van ca 5-7 uur ondersteuning per maand en zal dit gedurende de looptijd maximaal 120 uur per jaar zijn.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79211110 Loonadministratiediensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Er is een verlengingsoptie opgenomen van 6 x 1 jaar

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Eindhoven

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 4 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 6
De koper behoudt zich het recht voor aanvullende aankopen te doen bij de contractant, zoals hier beschreven : 1 jaar

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : neen

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E1 Verplichte uitsluitingsgronden
Beschrijving : Voor deze aanbesteding worden alle uitsluitingsgronden opgenomen in art. 2.86 van de gewijzigde Aanbestedingswet gehanteerd. De uitsluitingsgronden zijn in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) opgenomen in Deel III, onderdeel A en B. Inschrijvers kunnen verklaren dat de bovenstaande uitsluitingsgronden niet op hen van toepassing zijn door het rechtsgeldig ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Naam : E2 Kerncompetenties
Beschrijving : Inschrijver voldoet aan de kerncompetenties zoals gesteld in het aanbestedingsdocument.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Naam : E3 Faillissement of Surseance van betaling
Beschrijving : Naast genoemde uitsluitingsgronden wordt de volgende facultatieve uitsluitingsgrond (onderdeel C van het UEA) gehanteerd: • Faillissement, insolventie of gelijksoortig.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Naam : E4 Verzekering
Beschrijving : Inschrijver is afdoende verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid voor minimaal het in het aanbestedingsdocument genoemde bedrag.
Criterium :
Type : Andere

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K1 Implementatie
Beschrijving : Doelstelling: SintLucas wenst een zo soepel mogelijke overdracht van de werkzaamheden waarbij alles in één keer goed gaat en dat de medewerkers een correcte salarisstrook krijgen zoals ze gewend zijn, Vraag: Hoe gaat u de implementatie vormgeven? Geef daarbij minimaal aan wat voor u cruciaal is om dat goed te laten verlopen, welke risico’s zijn er en wat kunnen we gezamenlijk doen om die te minimaliseren? Beoordeling: Uw beantwoording wordt onder andere beoordeeld op: concreetheid van maatregelen, toegevoegde waarde voor SintLucas, compleetheid en proactief handelen door Opdrachtnemer.
Vaste waarde (totaal) : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K2 Dienstverlening salarisverwerking
Beschrijving : Doelstelling: De doelstelling van de aanbesteding is een juiste en tijdige betaling van de salarissen van medewerkers en afdracht externe partijen. (zie ook paragraaf 1.2.1 van dit document). Vraag: Hoe kunt u voor ons een goede salarisverwerker zijn? Geef daarbij het volgende aan: • Wat maakt volgens u de MBO branche anders dan andere als het gaat om salarisverwerking? • Hoe ziet u de samenwerking met onze PSA-afdeling? Welke verantwoordelijkheid ligt waar en hoe communiceer je met elkaar? • Hoe borgt u in uw organisatie dat men op de hoogte is van de specifieke situatie en inrichting van Sintlucas, zodat urgentie van vragen duidelijk is en deze op de juiste manier beoordeeld en opgepakt worden. • Hoe borgt u dat alle aangeleverde salarismutaties worden doorgevoerd? • Hoe blijft u op de hoogte van relevante wet- en regelgeving (landelijk of obv CAO) en hoe zorgt u ervoor dat deze wijzigingen correct en tijdig worden doorgevoerd? • Hoe waarborgt u dat afdrachten aan derde partijen correct en tijdig worden gedaan? • Hoe waarborgt u intern dat wijzigingen op de inrichting van AFAS naadloos overgaan in een juiste salarisverwerking? Beoordeling: Uw beantwoording wordt onder andere beoordeeld op: concreetheid van maatregelen, toegevoegde waarde voor SintLucas, compleetheid en proactief handelen door Opdrachtnemer.
Vaste waarde (totaal) : 25
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K3 Consultancy
Beschrijving : Doelstelling: Opdrachtgever wenst een goede samenwerking tussen Opdrachtnemer en SintLucas, waarbij de inrichting van AFAS geoptimaliseerd wordt. Vraag: Hoe kunt u voor ons een goede AFAS-consultant zijn? Beantwoord daarbij minimaal onderstaande thema’s: • Hoe ziet het team van consultants eruit? Hoeveel medewerkers, welke specialisaties hebben deze consultants? Zijn alle modules vertegenwoordigd? • Hoe wordt een optimalisatievraag van ons een daadwerkelijke opdracht? • Hoe bepaal je wie deze opdracht gaat doen en hoeveel consultancydagen daarvoor nodig zullen zijn? • Hoe ziet een optimalisatieproces er in hoofdlijnen uit? Welke verantwoordelijkheden liggen bij consultant en welke bij ons? • Hoe documenteren jullie een optimalisatieproces? • Hoe blijven jullie op de hoogte van kennis AFAS? Hoe zetten jullie die kennis pro-actief naar ons toe in? Beoordeling: Uw beantwoording wordt onder andere beoordeeld op: concreetheid van maatregelen, toegevoegde waarde voor SintLucas, compleetheid en proactief handelen door Opdrachtnemer
Vaste waarde (totaal) : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K4 Best practice consultancy
Beschrijving : Doelstelling: De doelstelling van de aanbesteding is oa het optimaliseren van de inrichting en de digitale werkprocessen binnen AFAS. Vraag: Beschrijf 2 best-practices als het gaat om een optimalisatieproces van PSA-processen binnen AFAS. Wat hebben jullie gedaan dat dit tot een succes is geworden? Beoordeling: Uw beantwoording wordt onder andere beoordeeld op: concreetheid van maatregelen, toegevoegde waarde voor SintLucas, compleetheid en proactief handelen door Opdrachtnemer.
Vaste waarde (totaal) : 10
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K5 Ondersteuning functioneel beheer
Beschrijving : Doelstelling: Opdrachtgever wenst een goede samenwerking tussen Opdrachtnemer en functioneel beheer van SintLucas, waarbij de ondersteuning bij incidenten en wijzigingen van AFAS naar tevredenheid verloopt. Vraag: Hoe kunt u onze functioneel beheerders goed ondersteunen? Beantwoord daarbij minimaal onderstaande thema’s: • Hoe verloopt het proces bij een melding van een incident of andere ondersteuningsvraag? Welke werkwijze wordt gehanteerd? • Hoe documenteert u opgepakte vragen? • Hoe ziet u de samenwerking met onze functioneel beheerders? Beoordeling: Uw beantwoording wordt onder andere beoordeeld op: concreetheid van maatregelen, toegevoegde waarde voor SintLucas, compleetheid en proactief handelen door Opdrachtnemer.
Vaste waarde (totaal) : 15
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : K6 Duurzaamheid
Beschrijving : Doelstelling: De doelstelling van de aanbesteding is oa het aangaan van een partner die thema duurzaamheid heeft doorgevoerd in zijn bedrijfsvisie en maatregelen daartoe toepast. Vraag: Op welke manier levert u een daadwerkelijke bijdrage aan duurzaamheid? Beoordeling: Uw beantwoording wordt onder andere beoordeeld op: concreetheid van maatregelen, toegevoegde waarde voor SintLucas, compleetheid.
Vaste waarde (totaal) : 10
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : prijsopgave volgens prijzenblad
Vaste waarde (totaal) : 20
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 28/10/2024 12:00 +01:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 18/11/2024 12:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 18/11/2024 12:01 +01:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Toegestaan
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Stichting SiNTLUCAS
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Stichting SiNTLUCAS
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Stichting SiNTLUCAS
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Stichting SiNTLUCAS

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Stichting SiNTLUCAS
Registratienummer : 31802094
Postadres : Torenallee 75
Stad : EINDHOVEN
Postcode : 5617 BB
Onderverdeling land (NUTS) : Zuidoost-Noord-Brabant ( NL414 )
Land : Nederland
Contactpunt : Anita Spooren
Telefoon : +31 883730006
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Oost Brabant
Stad : Den Bosch
Postcode : 5223 BA
Onderverdeling land (NUTS) : Noordoost-Noord-Brabant ( NL413 )
Land : Nederland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 61ad6ea4-b3c3-4c84-a0ac-353e134e0c25 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 18/09/2024 08:26 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00564609-2024
Nummer uitgave PB S : 183/2024
Datum van bekendmaking : 19/09/2024