Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli 2025 – 31. december 2025) varetage formandskabet for EU’s ministerråd med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes en række uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, åbningsceremoni, Europa-Parlamentets formandskonference samt ca. …

CPV: 31711310 Sistema de registro de presencia, 72000000 Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo, 72253200 Servicios de apoyo a sistemas, 72210000 Servicios de programación de paquetes de software, 72220000 Servicios de consultoría en sistemas y consultoría técnica, 72253100 Servicios de unidad de asistencia, 72310000 Servicios de tratamiento de datos, 72320000 Servicios relacionados con bases de datos, 79950000 Servicios de organización de exposiciones, ferias y congresos, 79952000 Servicios de eventos, 79994000 Servicios de administración de contratos
Lugar de ejecución:
Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025
Organismo adjudicador:
Udenrigsministeriet
Número de premio:
4033885

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Udenrigsministeriet
Køberens retlige status : Central regeringsmyndighed
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025
Beskrivelse : Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli 2025 – 31. december 2025) varetage formandskabet for EU’s ministerråd med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes en række uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, åbningsceremoni, Europa-Parlamentets formandskonference samt ca. 100-120 embedsmøder og konferencer samt eventuelt et eller to topmøder. Til at håndtere møder på dansk jord er der oprettet en central logistikenhed i Udenrigsministeriet (herefter Ordregiver). Ordregiver har ansvaret for at tilvejebringe de logistiske rammer for møder m.v., som skal afholdes af centraladministrationen under formandsperioden. Til varetagelse af denne opgave søgte Ordregiver med nærværende udbud at indgå et samarbejde med en Professionel Congress Organizer (PCO) for at sikre høj kvalitet og professionalisme i afviklingen af møderne under formandskabet. Leverandøren skal bistå med og levere ekspertise inden for konferenceplanlægning, event management samt øvrige logistiske opgaver såsom møderegistrering, akkreditering og udstedelse af adgangskort samt øvrige tilknyttede ydelser. Hertil kommer, at PCO’en skal stille en online registreringsplatform til rådighed, der kan håndtere fire primære funktionaliteter 1) Mødetilmelding, 2) Akkreditering, 3) Hotelbooking og administration samt 4) Administration af bilflåde og korteger. Opgaverne er overordnet opdelt i Basisydelsen (Ydelse 1-6) og specifikke Tilkøbsmuligheder (A-H). De enkelte ydelser hænger desuden sammen med de enkelte mødetyper. Basisydelsen omfatter: - Ydelse 1: Registreringsplatform, - Ydelse 2: Møderegistrering, akkreditering, adgangskort og adgangskontrol, - Ydelse 3: Tilvejebringelse og administration af hotelværelser, - Ydelse 4: Bindeled mellem Kunden og konferencestederne ift. indretning, udsmykning samt administration af catering og tilkøb hos konferencestederne, - Ydelse 5: Forbindelsesofficerer, - Ydelse 6: Eventplanlægning og eventafvikling. De specifikke Tilkøbsmuligheder omfatter: - Tilkøbsmulighed A: PCO-ydelser ved Topmøde, - Tilkøbsmulighed B: Indretning og bemanding af midlertidig akkrediteringsdisk, - Tilkøbsmulighed C: Bemanding af akkrediteringsdisk ved embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed D: Kvalitetssikring af mødeopstilling, fordeling af profilmateriale og tolkeforhold, - Tilkøbsmulighed E: Forbindelsesofficerer til embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed F: Adgangs- og zonekontrol, - Tilkøbsmulighed G: Sikkerhedskontrol, - Tilkøbsmulighed H: Bestillingsydelser. PCO’ens opgaver afhænger af, hvilken mødetype, der er tale om. Ordregivers mødetyper er: - Topmøde, - Europa-Kommissionens besøg (åbningsceremoni), - Ministermøder, - Embedsmøder/konferencer, - Øvrige decentrale møder/konferencer. Opgaverne er mere detaljeret beskrevet i det samlede udbudsmateriale. Ved forbindelsesofficerer henvises der til personer med kulturelle og sproglige kompetencer til at servicere og koordinere program for VIP-delegationer under deres ophold i Danmark samt bistå med praktisk opgaveløsning. Der er ikke tale om militært uddannede sprogofficerer.
Identifikator for proceduren : 50a1582c-4b99-44ec-9ee7-98902c43b22c
Tidligere bekendtgørelse : dec72488-0783-4ac2-93e6-4bb70f8854b4-01
Intern ID : 4033885
Udbudsprocedure : Åben
Proceduren er en hasteprocedure : nej
Begrundelse for hasteproceduren :
Hovedpunkterne i proceduren :

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 79950000 Organisering af udstillinger, messer og kongresser
Supplerende klassifikation ( cpv ): 31711310 System til registrering af tilstedeværelse
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72210000 Programmeringsservice i forbindelse med programmelpakker
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72220000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med systemer og teknik
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253100 Help-desk-tjenester
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253200 Systemsupport
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72310000 Databehandling
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72320000 Databasevirksomhed
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79952000 Tjenesteydelser i forbindelse med arrangementer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79994000 Administration af kontrakter

2.1.2 Udførelsessted

Land : Danmark
Hvor som helst i det pågældende land
Yderligere oplysninger : Leverandøren skal levere ydelser på udvalgte konferencesteder i København og på Fyn/Jylland. Den geografiske fordeling i København og Fyn/Jylland var præciseret i udbudsmaterialet (bilag 1).

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Den angivne værdi er den evalueringstekniske pris af det vindende tilbud, og er således ikke udtryk for aftalens endelige værdi, ligesom Udenrigsministeriet ikke herved har forpligtet sig til at foretage anskaffelser svarende til denne værdi.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU
http://data.europa.eu/eli/dir/2014/24/oj - Udbuddet er omfattet af udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU).
https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2015/1564 - Udbuddet er omfattet af udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer), som implementerer udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU).

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025
Beskrivelse : Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli 2025 – 31. december 2025) varetage formandskabet for EU’s ministerråd med en omfattende mødeaktivitet på dansk jord til følge. Der vil således i denne periode skulle afholdes en række uformelle ministermøder, møde mellem regeringen og EU-Kommissionen, åbningsceremoni, Europa-Parlamentets formandskonference samt ca. 100-120 embedsmøder og konferencer samt eventuelt et eller to topmøder. Til at håndtere møder på dansk jord er der oprettet en central logistikenhed i Udenrigsministeriet (herefter Ordregiver). Ordregiver har ansvaret for at tilvejebringe de logistiske rammer for møder m.v., som skal afholdes af centraladministrationen under formandsperioden. Til varetagelse af denne opgave søgte Ordregiver med nærværende udbud at indgå et samarbejde med en Professionel Congress Organizer (PCO) for at sikre høj kvalitet og professionalisme i afviklingen af møderne under formandskabet. Leverandøren skal bistå med og levere ekspertise inden for konferenceplanlægning, event management samt øvrige logistiske opgaver såsom møderegistrering, akkreditering og udstedelse af adgangskort samt øvrige tilknyttede ydelser. Hertil kommer, at PCO’en skal stille en online registreringsplatform til rådighed, der kan håndtere fire primære funktionaliteter 1) Mødetilmelding, 2) Akkreditering, 3) Hotelbooking og administration samt 4) Administration af bilflåde og korteger. Opgaverne er overordnet opdelt i Basisydelsen (Ydelse 1-6) og specifikke Tilkøbsmuligheder (A-H). De enkelte ydelser hænger desuden sammen med de enkelte mødetyper. Basisydelsen omfatter: - Ydelse 1: Registreringsplatform, - Ydelse 2: Møderegistrering, akkreditering, adgangskort og adgangskontrol, - Ydelse 3: Tilvejebringelse og administration af hotelværelser, - Ydelse 4: Bindeled mellem Kunden og konferencestederne ift. indretning, udsmykning samt administration af catering og tilkøb hos konferencestederne, - Ydelse 5: Forbindelsesofficerer, - Ydelse 6: Eventplanlægning og eventafvikling. De specifikke Tilkøbsmuligheder omfatter: - Tilkøbsmulighed A: PCO-ydelser ved Topmøde, - Tilkøbsmulighed B: Indretning og bemanding af midlertidig akkrediteringsdisk, - Tilkøbsmulighed C: Bemanding af akkrediteringsdisk ved embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed D: Kvalitetssikring af mødeopstilling, fordeling af profilmateriale og tolkeforhold, - Tilkøbsmulighed E: Forbindelsesofficerer til embedsmøder/konferencer, - Tilkøbsmulighed F: Adgangs- og zonekontrol, - Tilkøbsmulighed G: Sikkerhedskontrol, - Tilkøbsmulighed H: Bestillingsydelser. PCO’ens opgaver afhænger af, hvilken mødetype, der er tale om. Ordregivers mødetyper er: - Topmøde, - Europa-Kommissionens besøg (åbningsceremoni), - Ministermøder, - Embedsmøder/konferencer, - Øvrige decentrale møder/konferencer. Opgaverne er mere detaljeret beskrevet i det samlede udbudsmateriale. Ved forbindelsesofficerer henvises der til personer med kulturelle og sproglige kompetencer til at servicere og koordinere program for VIP-delegationer under deres ophold i Danmark samt bistå med praktisk opgaveløsning. Der er ikke tale om militært uddannede sprogofficerer.
Intern ID : 4033885

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 79950000 Organisering af udstillinger, messer og kongresser
Supplerende klassifikation ( cpv ): 31711310 System til registrering af tilstedeværelse
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72210000 Programmeringsservice i forbindelse med programmelpakker
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72220000 Konsulentvirksomhed i forbindelse med systemer og teknik
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253100 Help-desk-tjenester
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72253200 Systemsupport
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72310000 Databehandling
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72320000 Databasevirksomhed
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79952000 Tjenesteydelser i forbindelse med arrangementer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 79994000 Administration af kontrakter
Valgmuligheder :
Beskrivelse af optioner : Ingen forlængelse.

5.1.2 Udførelsessted

Land : Danmark
Hvor som helst i det pågældende land
Yderligere oplysninger : Leverandøren skal levere ydelser på udvalgte konferencesteder i København og på Fyn/Jylland. Den geografiske fordeling i København og Fyn/Jylland var præciseret i udbudsmaterialet (bilag 1).

5.1.3 Anslået varighed

Startdato : 30/09/2024
Varigheds slutdato : 30/01/2026

5.1.6 Generelle oplysninger

Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Oplysninger om tidligere bekendtgørelser :
ID for den foregående bekendtgørelse : 746244-2023
Yderligere oplysninger : Den angivne værdi er den evalueringstekniske pris af det vindende tilbud, og er således ikke udtryk for aftalens endelige værdi, ligesom Udenrigsministeriet ikke herved har forpligtet sig til at foretage anskaffelser svarende til denne værdi.

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Pris
Navn : Pris
Beskrivelse : Der henvises til Bilag A, afsnit 1.
Vægtning (procentdel, præcis) : 40
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Kvalitet
Beskrivelse : Der henvises til Bilag A, afsnit 1.
Vægtning (procentdel, præcis) : 60
Beskrivelse af den metode, der skal anvendes, hvis vægtningen ikke kan udtrykkes ved hjælp af kriterier :
Begrundelse for ikke at angive vægtningen af tildelingskriterierne :

5.1.12 Udbudsvilkår

Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk . Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Ingen rammeaftale
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Udenrigsministeriet
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Udenrigsministeriet
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
TED eSender : Mercell Holding ASA

6. Resultater

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 17 982 475 Dansk krone

6.1 Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

Der er udvalgt mindst én vinder.

6.1.2 Oplysninger om vinderne

Vinder :
Officielt navn : Crone & Co | Impact Group
Tilbud :
Tilbud – Identifikator : Konsortiet Crone & Co | Impact Group
ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000
Værdien af tilbuddet : 17 982 475 Dansk krone
Tilbuddet blev rangordnet : nej
Tilbuddet er et alternativt tilbud : nej
Underentreprise : Endnu ikke kendte
Kontraktoplysninger :
Identifikator for kontrakten : Udbud af Professional Congress Organizer (PCO) ydelser til Danmarks EU-formandskab 2025 - Crone & Co
Dato for indgåelse af kontrakten : 08/11/2024
Kontrakten tildeles som led i en rammeaftale : nej

6.1.4 Statistiske oplysninger

Modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse :
Type modtagne indgivelser : Tilbud
Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3
Type modtagne indgivelser : Tilbud fra mikrovirksomheder samt små eller mellemstore virksomheder
Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3
Type modtagne indgivelser : Tilbud fra tilbudsgivere, der er registreret i andre EØS-lande end købers land
Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 0
Type modtagne indgivelser : Tilbud fra tilbudsgivere, der er registreret i lande uden for EØS
Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 0
Type modtagne indgivelser : Tilbud, der er indgivet ad elektronisk vej
Antal modtagne tilbud og ansøgninger om deltagelse : 3

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Udenrigsministeriet
Registreringsnummer : 43271911
Postadresse : Asiatisk Plads 2
By : København K
Postnummer : 1402
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Rikke Reng Rasmussen
Telefon : +45 20322729
Internetadresse : https://um.dk/
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )
Land : Danmark
Telefon : +45 72405600
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +45 41715000
Internetadresse : https://kfst.dk/
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Crone & Co | Impact Group
Registreringsnummer : 28323549 | 33868405
Postadresse : Lyngby Hovedgade 60, 1
By : Kongens Lyngby
Postnummer : 2800
Landsdel (NUTS) : Københavns omegn ( DK012 )
Land : Danmark
Enhed : René Crone
Telefon : +45 32106655
Denne organisations roller :
Tilbudsgiver
Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1 ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender

11. Oplysninger om bekendtgørelsen

11.1 Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 3cf169a2-5ff4-48f0-ad5c-b47e42720447 - 01
Formulartype : Resultater
Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse om indgåede kontrakter eller koncessionstildeling – standardordningen
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 12/11/2024 07:55 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 12/11/2024 09:00 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2 Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 00692142-2024
EUT-S-nummer : 221/2024
Offentliggørelsesdato : 13/11/2024