Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025

Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveaumøde (topmøde). Topmødet skal afholdes den 1. oktober 2025 (”Afviklingsdagen”), på en endnu ikke offentliggjort lokation i København (Fortrolig Lokation). De eksisterende bygninger på …

CPV: 39522530 Tiendas de campaña, 31220000 Componentes de circuitos eléctricos, 31500000 Material de iluminación y lámparas eléctricas, 34928310 Vallado de seguridad, 39150000 Mobiliario y equipo diverso, 45212600 Trabajos de construcción de pabellones
Plazo:
30 de abril de 2025 a las 07:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025
Organismo adjudicador:
Udenrigsministeriet
Número de premio:
4038077

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Udenrigsministeriet
Køberens retlige status : Central regeringsmyndighed
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025
Beskrivelse : Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveaumøde (topmøde). Topmødet skal afholdes den 1. oktober 2025 (”Afviklingsdagen”), på en endnu ikke offentliggjort lokation i København (Fortrolig Lokation). De eksisterende bygninger på lokationen vil danne rammen og huse selve mødet. De midlertidige faciliteter omfattet af denne kontrakt skal rumme et mediecenter, overdækket ankomstområde for VIP’er, akkrediteringsområde for presse, lokaler for mixed zone, pressekonferencer, pressebriefinger, lokale for fjerntolkning, garderobe, toiletfaciliteter, anretterkøkken samt overdækkede gangstier. Ydelsen omfatter derudover gulvbelægning i eksisterende bygninger. De midlertidige faciliteter skal skaleres efter et forventet deltagerantal på 1200 personer fordelt i de midlertidige faciliteter. Leverandøren skal samarbejde med Kundens øvrige leverandører, herunder leverandøren af catering, Host Broadcaster, AV-leverandør, PCO’en m.v. samt med politiet og øvrige relevante myndigheder. Kontrakten vil nærmere omfatte (1) forberedelse, opbygning, drift og nedtagning af midlertidige konferencefaciliteter, inklusiv aptering, herunder navnlig elkabling, funktionelt inventar, møblering og belysning af alle områder, (2) levering af serviceydelser forud for og under afvikling af topmødet (Afviklingsdagen) og (3) nedtagning af midlertidige faciliteter. Ydelserne er opdelt i syv faser: 0. Planlægningsfasen: Samarbejdsorganisationsmøder og Planlægningsmøder med Kundens site-manager og koordinator for Plan for Sikkerhed og Sundhed, herunder med henblik på at opnå nødvendige byggetilladelse(r). 1. Forberedelsesfasen: Site-prep og udlæggelse af jernkøreplader. 2. Opbygningsfasen: Konstruktion af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Kontrol af konstruktioner. Ved udgangen af fasen meldes konstruktionerne færdige til kommunen. 3. Driftsfasen: Etablering af faciliteternes indre rammer, herunder møblering mv. Opsætning af udstyr fra Kundens andre underleverandører bl.a. Host Broadcaster og AV-leverandører. 4. Ibrugtagningsfasen: Rengøringsopgaver og tilstedeværelse af teknisk personale. Tekniske prøver for Kundens AV- og Host Broadcast leverandører. 5. Afviklingsdag: Rengøring og teknisk personale dagen igennem. 6. Nedtagningsfasen: Rømning af de indre rammer for møblering mv. samt nedtagning af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Den samlede opgaves indhold er nærmere specificeret i udbudsmaterialet, herunder særligt kravspecifikationen i Bilag 1. Tidsplanen fremgår af Bilag 4.
Identifikator for proceduren : 331a55d9-4e91-450e-b051-ac587be711c8
Tidligere bekendtgørelse : 143148-2025
Intern ID : 4038077
Udbudsprocedure : Offentligt udbud
Proceduren er en hasteprocedure : nej
Begrundelse for hasteproceduren :
Hovedpunkterne i proceduren :

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Primær klassifikation ( cpv ): 39522530 Telte
Supplerende klassifikation ( cpv ): 31220000 Komponenter til elektriske kredsløb
Supplerende klassifikation ( cpv ): 31500000 Belysningsudstyr og elektriske lamper
Supplerende klassifikation ( cpv ): 34928310 Beskyttelsesindhegning
Supplerende klassifikation ( cpv ): 39150000 Diverse møbler og udstyr
Supplerende klassifikation ( cpv ): 45212600 Opførelse af pavilloner

2.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger : Hovedudførelsessted er på en endnu ikke offentliggjort lokation i København. Lokationen for afholdelse af topmødet og øvrig information om lokationen er fortrolig af sikkerhedsmæssige årsager, jf. nærmere under yderligere beskrivelse og udbudsmaterialet.

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 20 000 000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure. Generelt om deltagelse i udbudsproceduren: Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 16. april 2025. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig løbende orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com , eller telefon, (+45) 70 20 80 14. ESPD samt dokumentation: Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Se udbudsbetingelsernes pkt. 9.1, der indeholder yderligere oplysninger om dokumentation. Ordregiver afholder orienteringsmøde om udbuddet tirsdag, den 10. april 2025 kl. 09.30. Mødet vil blive afholdt online via Teams. Link til mødet vil blive udsendt via det elektroniske udbudssystem. Varighed af aftalen: Det bemærkes, at kontrakten træder i kraft ved underskrift af Kontrakten og udløber når leveringsforpligtelserne er opfyldt. Den anførte varighed af kontrakten udgør et skøn for datoerne for underskrivelse af kontrakten og for opfyldelse af leveringsforpligtelserne efter kontrakten. Briefing og Site visit: Der vil være mulighed for at deltage i briefing afholdt af Kunden og besigtige lokationen forud for tilbudsafgivelse. Briefing og site visit finder sted i København både den 2. april kl. 12.00-15.00 og den 3. april 2025 fra kl. 12.00-15.00, se nærmere udbudsbetingelsernes pkt. 5. Lokationen for afholdelse af topmødet og øvrig information om lokationen er fortrolig af sikkerhedsmæssige årsager. Udlevering af fortrolig information om lokation samt deltagelse i site visit forudsætter, at interesserede tilbudsgiver underskriver en fortrolighedserklæring (vedlagt udbudsmaterialet som Bilag F). Se også beskrivelse i udbudsbetingelserne pkt. 5. Interesserede, der ønsker at deltage i besigtigelsen, bedes senest den 31. marts 2025 tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere og navne på deltagere samt underskrevet fortrolighedserklæring via beskedmodulet det elektroniske udbudssystem. Ordregiver forbeholder sig retten til at begrænse antallet af deltagere pr. firma. Besigtigelsen er arrangeret for, at tilbudsgiver får mulighed for at få et nøjere kendskab til lokationen samt særlige forhold på lokationen af relevans for udfærdigelsen af tilbuddet. I forbindelse med tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver dog lægge de i udbudsmaterialet anførte skriftlige oplysninger til grund, herunder også for så vidt angår udleveret fortroligt materiale, jf. Bilag F. Tilbudsgiverne kan under besigtigelsen stille spørgsmål, der har umiddelbar tilknytning til det besete, og som ikke er af væsentlig betydning for udbuddet. Andre spørgsmål vil skulle stilles skriftligt via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra besigtigelsen, som vil blive offentliggjort via det elektroniske udbudssystem. I tilfælde af, at referatet indeholder fortrolig information, vil referatet alene stilles til rådighed for interesserede tilbudsgivere, der har underskrevet en fortrolighedserklæring. Ordregiver forbeholder sig retten til at modsætte sig udlevering af fortrolig information og fortrolige dokumenter samt afvise deltagelsen i site visit, jf. Bilag F, hvis Ordregiver ud fra en sikkerhedsmæssig vurdering, konkluderer at der foreligger en interessekonflikt mellem Ordregiver og den interesserede tilbudsgiver, der kan føre til tilbudsgivers udelukkelse fra udbudsprocessen, jf. udbudslovens § 136, nr. 1. Interessekonflikter kan også opstå, hvor tilbudsgiveren og Ordregiver har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning, jf. udbudslovens § 24, nr. 18. Øvrige oplysninger: Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens løbetid. Skønnet er baseret på et sagligt overslag på de forskellige elementer af opgaven. Det bemærkes, at overslaget over kontraktsummen indebærer et spænd på 15 mio. kr. til 20. mio. kr. grundet opgavens kompleksitet. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets krav. Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer ( http://data.europa.eu/eli/reg/2014/833/oj). Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU
Udbudsloven ( https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2015/1564) - Udbuddet er omfattet af udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer), som implementerer udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU)

2.1.6 Udelukkelsesgrunde

En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Konkurs : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Korruption : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 2).
Tvangsakkord uden for konkurs : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Deltagelse i en kriminel organisation : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1).
Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 5).
Svig : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 3).
Børnearbejde og andre former for menneskehandel : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 6).
Insolvens : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Aktiver, der administreres af en kurator : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : jf. udbudslovens § 136, nr. 3).
Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : jf. udbudslovens § 136, nr. 1).
Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : jf. udbudslovens § 136, nr. 2).
Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : jf. udbudslovens § 136, nr. 4).
Betaling af socialsikringsbidrag : jf. udbudslovens § 135, stk. 3.
Erhvervsvirksomheden er indstillet : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Betaling af skatter og afgifter : jf. udbudslovens § 135, stk. 3.
Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 4).

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Udbud af kontrakt om leje af midlertidige konferencefaciliteter til Danmarks EU formandskab 2025
Beskrivelse : Danmark skal fra den 1. juli til 31. december 2025 varetage det roterende formandskab for EU's ministerråd (EU-formandskabet). I den forbindelse skal Danmark afholde et politisk højniveaumøde (topmøde). Topmødet skal afholdes den 1. oktober 2025 (”Afviklingsdagen”), på en endnu ikke offentliggjort lokation i København (Fortrolig Lokation). De eksisterende bygninger på lokationen vil danne rammen og huse selve mødet. De midlertidige faciliteter omfattet af denne kontrakt skal rumme et mediecenter, overdækket ankomstområde for VIP’er, akkrediteringsområde for presse, lokaler for mixed zone, pressekonferencer, pressebriefinger, lokale for fjerntolkning, garderobe, toiletfaciliteter, anretterkøkken samt overdækkede gangstier. Ydelsen omfatter derudover gulvbelægning i eksisterende bygninger. De midlertidige faciliteter skal skaleres efter et forventet deltagerantal på 1200 personer fordelt i de midlertidige faciliteter. Leverandøren skal samarbejde med Kundens øvrige leverandører, herunder leverandøren af catering, Host Broadcaster, AV-leverandør, PCO’en m.v. samt med politiet og øvrige relevante myndigheder. Kontrakten vil nærmere omfatte (1) forberedelse, opbygning, drift og nedtagning af midlertidige konferencefaciliteter, inklusiv aptering, herunder navnlig elkabling, funktionelt inventar, møblering og belysning af alle områder, (2) levering af serviceydelser forud for og under afvikling af topmødet (Afviklingsdagen) og (3) nedtagning af midlertidige faciliteter. Ydelserne er opdelt i syv faser: 0. Planlægningsfasen: Samarbejdsorganisationsmøder og Planlægningsmøder med Kundens site-manager og koordinator for Plan for Sikkerhed og Sundhed, herunder med henblik på at opnå nødvendige byggetilladelse(r). 1. Forberedelsesfasen: Site-prep og udlæggelse af jernkøreplader. 2. Opbygningsfasen: Konstruktion af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Kontrol af konstruktioner. Ved udgangen af fasen meldes konstruktionerne færdige til kommunen. 3. Driftsfasen: Etablering af faciliteternes indre rammer, herunder møblering mv. Opsætning af udstyr fra Kundens andre underleverandører bl.a. Host Broadcaster og AV-leverandører. 4. Ibrugtagningsfasen: Rengøringsopgaver og tilstedeværelse af teknisk personale. Tekniske prøver for Kundens AV- og Host Broadcast leverandører. 5. Afviklingsdag: Rengøring og teknisk personale dagen igennem. 6. Nedtagningsfasen: Rømning af de indre rammer for møblering mv. samt nedtagning af de midlertidige faciliteters ydre rammer. Den samlede opgaves indhold er nærmere specificeret i udbudsmaterialet, herunder særligt kravspecifikationen i Bilag 1. Tidsplanen fremgår af Bilag 4.
Intern ID : 4038077

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Primær klassifikation ( cpv ): 39522530 Telte
Supplerende klassifikation ( cpv ): 31220000 Komponenter til elektriske kredsløb
Supplerende klassifikation ( cpv ): 31500000 Belysningsudstyr og elektriske lamper
Supplerende klassifikation ( cpv ): 34928310 Beskyttelsesindhegning
Supplerende klassifikation ( cpv ): 39150000 Diverse møbler og udstyr
Supplerende klassifikation ( cpv ): 45212600 Opførelse af pavilloner

5.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger : Hovedudførelsessted er på en endnu ikke offentliggjort lokation i København. Lokationen for afholdelse af topmødet og øvrig information om lokationen er fortrolig af sikkerhedsmæssige årsager, jf. nærmere under yderligere beskrivelse og udbudsmaterialet.

5.1.3 Anslået varighed

Startdato : 30/06/2025
Varigheds slutdato : 15/10/2025

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 20 000 000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.
Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja
Yderligere oplysninger : Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure. Generelt om deltagelse i udbudsproceduren: Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den senest uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 16. april 2025. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig løbende orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com , eller telefon, (+45) 70 20 80 14. ESPD samt dokumentation: Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, samt § 137, stk. 1, nr. 2 nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende Tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet via udbudssystemet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Se udbudsbetingelsernes pkt. 9.1, der indeholder yderligere oplysninger om dokumentation. Ordregiver afholder orienteringsmøde om udbuddet tirsdag, den 10. april 2025 kl. 09.30. Mødet vil blive afholdt online via Teams. Link til mødet vil blive udsendt via det elektroniske udbudssystem. Varighed af aftalen: Det bemærkes, at kontrakten træder i kraft ved underskrift af Kontrakten og udløber når leveringsforpligtelserne er opfyldt. Den anførte varighed af kontrakten udgør et skøn for datoerne for underskrivelse af kontrakten og for opfyldelse af leveringsforpligtelserne efter kontrakten. Briefing og Site visit: Der vil være mulighed for at deltage i briefing afholdt af Kunden og besigtige lokationen forud for tilbudsafgivelse. Briefing og site visit finder sted i København både den 2. april kl. 12.00-15.00 og den 3. april 2025 fra kl. 12.00-15.00, se nærmere udbudsbetingelsernes pkt. 5. Lokationen for afholdelse af topmødet og øvrig information om lokationen er fortrolig af sikkerhedsmæssige årsager. Udlevering af fortrolig information om lokation samt deltagelse i site visit forudsætter, at interesserede tilbudsgiver underskriver en fortrolighedserklæring (vedlagt udbudsmaterialet som Bilag F). Se også beskrivelse i udbudsbetingelserne pkt. 5. Interesserede, der ønsker at deltage i besigtigelsen, bedes senest den 31. marts 2025 tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere og navne på deltagere samt underskrevet fortrolighedserklæring via beskedmodulet det elektroniske udbudssystem. Ordregiver forbeholder sig retten til at begrænse antallet af deltagere pr. firma. Besigtigelsen er arrangeret for, at tilbudsgiver får mulighed for at få et nøjere kendskab til lokationen samt særlige forhold på lokationen af relevans for udfærdigelsen af tilbuddet. I forbindelse med tilbudsafgivelse skal tilbudsgiver dog lægge de i udbudsmaterialet anførte skriftlige oplysninger til grund, herunder også for så vidt angår udleveret fortroligt materiale, jf. Bilag F. Tilbudsgiverne kan under besigtigelsen stille spørgsmål, der har umiddelbar tilknytning til det besete, og som ikke er af væsentlig betydning for udbuddet. Andre spørgsmål vil skulle stilles skriftligt via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra besigtigelsen, som vil blive offentliggjort via det elektroniske udbudssystem. I tilfælde af, at referatet indeholder fortrolig information, vil referatet alene stilles til rådighed for interesserede tilbudsgivere, der har underskrevet en fortrolighedserklæring. Ordregiver forbeholder sig retten til at modsætte sig udlevering af fortrolig information og fortrolige dokumenter samt afvise deltagelsen i site visit, jf. Bilag F, hvis Ordregiver ud fra en sikkerhedsmæssig vurdering, konkluderer at der foreligger en interessekonflikt mellem Ordregiver og den interesserede tilbudsgiver, der kan føre til tilbudsgivers udelukkelse fra udbudsprocessen, jf. udbudslovens § 136, nr. 1. Interessekonflikter kan også opstå, hvor tilbudsgiveren og Ordregiver har modstridende interesser, som kan påvirke kontraktens opfyldelse i negativ retning, jf. udbudslovens § 24, nr. 18. Øvrige oplysninger: Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens løbetid. Skønnet er baseret på et sagligt overslag på de forskellige elementer af opgaven. Det bemærkes, at overslaget over kontraktsummen indebærer et spænd på 15 mio. kr. til 20. mio. kr. grundet opgavens kompleksitet. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets krav. Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer ( http://data.europa.eu/eli/reg/2014/833/oj). Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

5.1.9 Udvælgelseskriterier

Kriterium :
Type : Økonomisk og finansiel formåen
Navn : Bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår
Beskrivelse : Oplysningskrav: Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger: Tilbudsgivers samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår. Tilbudsgiver kan basere sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør(er), der stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen til støtteerklæring fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. ovenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel formåen. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: Uddrag af virksomhedens seneste disponible årsrapport/årsregnskab, der dokumenterer virksomhedens bruttofortjeneste, eller erklæring om virksomhedens bruttofortjeneste i det seneste disponible regnskabsår, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves en bruttofortjeneste på DKK 5.000.000 i seneste disponible regnskabsår. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes bruttofortjenesten som tilbudsgiver og disse andre enheders samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes bruttofortjenesten som virksomhedernes samlede bruttofortjeneste i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Anvendelse af dette kriterium : Anvendt
Kriterium :
Type : Økonomisk og finansiel formåen
Navn : Soliditetsgraden i det seneste disponible regnskabsår.
Beskrivelse : Oplysningskrav: Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger: Tilbudsgivers soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår/årsrapport. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen for at opfylde egnethedskravene. Den/de aktør (er), der stiller sin økonomiske og finansielle formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen til denne støtteerklæring fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. nedenfor, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges følgende dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet: Erklæring om virksomhedens egenkapital og aktiver i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, hvis tallene for egenkapital og aktiver foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i det seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. Minimumskrav: Som minimumskrav kræves en soliditetsgrad på mindst 25% i det seneste disponible årsrapport /årsregnskab. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til virksomhedens samlede aktiver, udregnet i procent. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes soliditetsgraden som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.
Anvendelse af dette kriterium : Anvendt
Kriterium :
Type : Egnethed til at udøve det pågældende erhverv
Anvendelse af dette kriterium : Ikke anvendt
Kriterium :
Type : Teknisk og faglig formåen
Navn : Referencer
Beskrivelse : Oplysningskrav: Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger: En referenceliste med de mest sammenlignelige leverancer af midlertidige faciliteter, som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 10 år inden tilbudsfristen. Ordregiver har valgt at tillade referencer for de seneste 10 år under hensyntagen til, at der i perioden fra 2020 og nogle år frem var forbud mod store arrangementer pga. covid-19 epidemien. Referencerne skal således være udført fra 30. april 2015 og frem til tidspunktet for tilbudsfristens udløb. Kun referencer, der vedrører leveringer af midlertidige faciliteter, som er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, om kravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse, som vil indgå i vurderingen af referencen. Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af a) karakteren af de midlertidige konstruktioner (f.eks. teltløsninger) samt konstruktionens kapacitet (i antallet af personer) og, hvad leverancen omfattede ift., b) temperaturregulering (opvarmning og/eller nedkøling), c) toiletfaciliteter, d) køkkenfaciliteter, e) elinstallationer og belysning. Derudover bedes tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen beskrives. Endvidere bedes referencen indeholde dato for leverancen samt navn på kunden (modtager). Ved angivelse af dato for leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi leverancerne er leveret løbende over længere tid, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet. Der kan maksimalt angives 5 referencer, uanset om tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium). Såfremt der angives mere end 5 referencer, vil der alene blive lagt vægt på de 5 nyeste referencer. Referencer herudover vil blive set bort fra. Såfremt det ikke kan afgøres, hvilke referencer, der er de nyeste 5 referencer, vil referencerne blive udvalgt ved lodtrækning. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers tekniske og/eller faglige formåen for at opfylde egnethedskravene, herunder til brug for udvælgelsen. Den/de aktør(er), der stiller sin tekniske- og/eller faglige formåen til rådighed for tilbudsgiveren, skal underskrive en støtteerklæring, jf. nærmere herom i udbudsbetingelserne. Skabelonen fremgår som bilag til udbudsbetingelserne. ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder kravene til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet. Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter. Minimumskrav: Som mindstekrav kræves det, at tilbudsgiveren har erfaring med lignede leverancer, som nærværende opgave omfatter (pkt. a-e nedenfor). Det vil sige, at tilbudsgiveren skal have erfaring med følgende opgaver leveret inden for de sidste 10 år før tilbudsfristens udløb: a) Levering af midlertidige konstruktioner (f.eks. teltløsninger) med en samlet kapacitet svarende til, at 1000 personer kan opholde sig inde i konstruktionen på samme tid. b) Levering af temperaturregulering (opvarmning og/eller nedkøling) til midlertidige konstruktioner. c) Levering af toiletfaciliteter. d) Levering af køkkenfaciliteter (f.eks. anretter-køkken) til midlertidige konstruktioner. e) Levering af elinstallationer og belysning til midlertidige konstruktioner. Minimumskravet kan opfyldes ved én reference, der dækker levering alle ovennævnte punkter a-e, eller flere referencer (dog maks. fem), der tilsammen dækker samtlige punkter a-e og derved opfylder minimumskravet. Eksempelvis kan minimumskravet opfyldes med følgende to referencer, udført inden for den ovenfor anførte periode: Reference 1, der dækker levering af teltløsning til 1000 pers. (a) inkl. temperaturregulering (b) og toiletfaciliteter (c). Reference 2, der dækker levering af midlertidige konstruktioner til 200 pers. inkl. køkken (d) og elinstallationer og belysning (e).
Anvendelse af dette kriterium : Anvendt

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Pris
Navn : Pris
Beskrivelse : Der henvises til Bilag A, afsnit 1
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 40
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Kvalitet
Beskrivelse : Der henvises til Bilag A, afsnit 1
Kategori for tildelingskriteriet tærskel : Vægtning (procentdel, præcis)
Tildelingskriterium talværdi : 60
Beskrivelse af den metode, der skal anvendes, hvis vægtningen ikke kan udtrykkes ved hjælp af kriterier :
Begrundelse for ikke at angive vægtningen af tildelingskriterierne :

5.1.11 Udbudsdokumenter

Adgangen til visse udbudsdokumenter er begrænset
Begrundelse for at begrænse adgangen til visse udbudsdokumenter : Beskyttelse af særlig følsomme oplysninger
Oplysninger om begrænsede dokumenter findes på : https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=426017&B=

5.1.12 Udbudsvilkår

Vilkår for proceduren :
Der kræves sikkerhedsgodkendelse
Beskrivelse : Relevante medarbejdere, der varetager Opgaver i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, herunder underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Kunden i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU eller WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt. Leverandøren skal opretholde den kapacitet af sikkerhedsgodkendte medarbejdere, der er krævet af Kunden. De konkrete krav vedrørende sikkerhedsgodkendelse fremgår af udbudsmaterialet.
Vilkår for indgivelse :
Elektronisk indgivelse : Påkrævet
Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk
Elektronisk katalog : Ikke tilladt
Alternative tilbud : Ikke tilladt
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt
Frist for modtagelse af tilbud : 30/04/2025 07:00 +00:00
Vedståelsesfrist for tilbuddet : 6 Måned
Oplysninger om offentlig iværksættelse :
Åbningsdato : 30/04/2025 07:00 +00:00
Sted : Det elektroniske udbudssystem.
Yderligere oplysninger : Tilbuddene vil blive åbnet i det elektroniske udbudssystem. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
Betingelser for kontraktens udførelse :
Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej
Vilkår relateret til kontraktens udførelse : Kontrakten stiller krav om sikkerhedsgodkendelse af leverandørens personale. Der fremgår yderligere oplysninger om sikkerhedsgodkendelse i udbudsmaterialet (bilag 1 og kontrakten). Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen i relation til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Der kræves en fortrolighedsaftale : ja
Yderligere oplysninger om fortrolighedsaftalen : Leverandøren og dennes medarbejdere skal som led i opfyldelsen af kontrakten iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger om Kundens eller andres forhold og data, herunder personoplysninger, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten. Dette gælder også i relation til tekniske tegninger, kendskab til adgangsforhold, flugtveje, sikkerhedsforanstaltninger, bygninger og de midlertidige konstruktioner samt andre fortrolige forhold relateret til Kundens håndtering af topmødet. Leverandøren skal pålægge eventuelle underleverandører, deres medarbejdere og andre, der bistår Leverandøren i forbindelse med opfyldelse af Kontrakten, en tilsvarende forpligtelse, jf. nærmere i kontrakten. Tilbudsgiver skal desuden som forudsætning for at få udleveret dele af udbudsmaterialet samt for at kunne deltage i site visit underskrive en fortrolighedserklæring. Fortroligheden omfatter informationer om lokation for afholdelse af topmødet og dokumenter, herunder situationsplanen samt information som Tilbudsgiveren modtager i forbindelse med site visit, jf. udbudsbetingelserne og Bilag F.
Elektronisk fakturering : Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : ja
Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja
Oplysninger om finansiering og betaling : Leverandøren er under aftalen berettiget til et samlet fast vederlag, der vederlægges i henhold til den betalingsplan, der fremgår af udbudsmaterialet.

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Ingen rammeaftale
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud -
Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk . Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen -

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Udenrigsministeriet
Registreringsnummer : 4024777
Postadresse : Asiatisk Plads 2
By : København K
Postnummer : 1402
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : Victor Gram Erichsen
Telefon : +45 23817981
Denne organisations roller :
Køber

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )
Land : Danmark
Telefon : +45 72405600
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +45 41715000
Internetadresse : http://www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender
Oplysninger om bekendtgørelsen
Bekendtgørelsens ID : 4301b8bd-93bd-45a9-9025-4d10ab49a338 - 01
Formulartype : Konkurrencevilkår
Bekendtgørelsestype : Udbuds- eller koncessionsbekendtgørelse – standardordningen
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 19/03/2025 13:35 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 19/03/2025 13:54 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk
Bekendtgørelsesnummer : 00183208-2025
EUT-S-nummer : 57/2025
Offentliggørelsesdato : 21/03/2025