Yderligere oplysninger
:
Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere til prækvalifikation: Ansøger skal vedlægge 3 relevante referencer i form af kontrakter eller rammeaftaler indgået med offentlige myndigheder om levering af låsesystemer, der er i drift eller afsluttet indenfor de seneste tre år. Ansøger skal være opmærksom på, at der alene kan lægges vægt på den del af referencen, der er leveret i de 3 år, der ligger forud for anmodningen om prækvalifikation – altså indenfor perioden 11. oktober 2021 – 11. oktober 2024. Såfremt en reference delvist er udført tidligere (dvs. ydelsen er delvist udført udenfor perioden 11. oktober 2021 – 11. oktober 2024) bedes det oplyst, hvilke ydelser, der er leveret indenfor referenceperioden. De 3 vedlagte referencer udfyldes af ansøger med oplysning om: o Start- og slutdato for leverancen o Modtager af leverancen (kunden) o Antal opsatte låseenheder o Kontraktværdi i danske kr. ekskl. moms o Beskrivelse af leverancen samt ansøgers rolle/andel heri. Herunder ønskes uddybende beskrevet, hvilke ydelser ansøger konkret har leveret på den pågældende reference. Hvis noget af leverancen er blevet udført af en underleverandør til ansøger, skal det tydeligt fremgå, hvor stor en del af leverancen, der er leveret via underleverandøren. Ansøger opfordres til at holde referencerne så præcise og korte som muligt, og ansøger opfordres til, at referencerne har en maksimal længde på 1-2 A4-sider pr. reference. Kommunen vil indledningsvist gennemgå ansøgningerne for at vurdere, om de opfylder kravene til egnethed. Det vil alene være ansøgere, der ikke er omfattede af udelukkelsesgrundene, og som opfylder mindstekravene til økonomisk og finansiel formåen samt faglig og teknisk formåen, hvis ansøgninger vil blive evalueret. Udvælgelsen, såfremt der er flere end 3 egnede ansøgere, vil finde sted på grundlag af en helhedsvurdering af, hvilke ansøgere, der har angivet de mest relevante referencer. Ved vurdering af referencernes relevans lægges der vægt på, i hvor høj grad de angivne referencer i størrelse og karakter ligner den ydelse, der udbydes. Referencerne vil blive vurderet mere relevant, i jo højere grad: • Referencen kan demonstrere erfaring med levering og servicering af et elektronisk låsesystem til en offentlig myndighed, og hvor IT-systemet (Administrationssystemet) er hosted af ansøger, eller en hertil knyttet hosting partner. • Referencen kan demonstrere erfaring med opsætning af elektroniske låse til borgere i eget hjem. • Referencerne indeholder de oplysninger, der efterspørgers af Kommunen. Indhentning af dokumentation: Kommunen indhenter dokumentation fra de ansøger som Kommunen påtænker at prækvalificere. Dvs. at indhentning af dokumentation sker inden meddelelse om prækvalifikation. Der anmodes om følgende dokumentation for oplysningerne i ESPD’et: • En serviceattest (eller tilsvarende relevant dokumentation for udenlandske tilbudsgivere). Serviceattesten rekvireres hos Erhvervsstyrelsen, og må ikke være mere end 6 måneder gammel ved tidspunktet for tilbudsfristen for det endelige tilbud. Ansøger (og evt. underleverandører, støttende enheder eller deltagere i sammenslutninger) skal dokumentere via Serviceattesten, at denne/disse ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. • Regnskaber for de seneste 3 afsluttede regnskabsår (med mindre disse er offentligt tilgængelige), eller en af revisor underskrevet erklæring om tilbudsgivers årsomsætning og soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår samt revisorforbehold. Dette skal dokumentere opfyldelsen af kravene til den økonomiske og finansiel formåen. • Referencelisten fra ESPD’et eller pdf-filen betragtes som endelig dokumentation for den tekniske og faglige formåen, jf. udbudslovens § 155, nr. 2. Om tilbudsgiverdemonstrationen: Efter afleveringen af det indledende tilbud, inviteres Tilbudsgiver til et individuelt præsentationsmøde á én times varighed, hvor Tilbudsgiver skal demonstrere det tilbudte system for projektgruppen for dette udbud. Demonstrationen skal understøtte Tilbudsgivers besvarelse i Bilag 3 - Leverandørens løsningsbeskrivelse i underkriteriet "Brugervenlighed", og vil således indgå i evalueringsgrundlaget for dette underkriterie. Om forhandlingsmødet: Udgangspunktet er, at der afholdes ét forhandlingsmøde med hver af de Tilbudsgivere, der har afleveret et indledende tilbud. Kommunen forbeholder sig retten til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud uden at indgå i en forhandling, og Kommunen forbeholder sig ligeledes retten at at udvide omfanget af forhandlingsrunder, hvis dette skønnes hensigtsmæssigt. Formålet med forhandlingen er: • At give tilbudsgiverne en mulighed for at præsentere deres tilbud • At give tilbudsgiverne en præcis forståelse af Kommunens behov • At give tilbudsgiverne mulighed for at optimere og tilpasse deres tilbud i forhold hertil. Indledningsvist vil tilbudsgiver få mulighed for at præsentere sit tilbud for projektgruppen. Herefter vil Kommunen stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhold også set i lyset af den demonstration af løsningen, som tilbudsgiver har haft mulighed for at præsentere overfor Kommunen. Formålet er at afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder i tilbuddet. Kommunen vil påpege det afleverede tilbuds relative fordele og ulemper i forhold til Kommunens behov. Tilbagemeldingen kan ikke forventes at være udtømmende. Kommunen vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indeholder forhold, der indebærer at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt, såfremt disse forhold ikke ændres i det endelige tilbud. Derefter kan tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til, om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge, eller krav, der er unødvendige og fordyrende for opgaven. I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Kommunen er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Kommunen tilstræber derfor, at enhver oplysning - som Kommunen har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud – vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes blive fremsendt til tilbudsgiverne. Endelig dagsorden for forhandlingsmøderne vil blive udsendt til tilbudsgiverne i god tid før forhandlingsmøderne. Kommunen vil ligeledes udarbejde et referat fra forhandlingsmøderne, som efterfølgende vil blive sendt til tilbudsgiverne. Forhandlingerne kan ikke føre til ændringer af mindstekrav, grundlæggende elementer samt kriterier for tildeling.