Tapahtumahallinta työkalu

Hankinnan kohteena on tapahtumahallinnan verkkopohjainen työkalu Helsingin yliopiston käyttöön. Vuosittain yliopistossa järjestetään noin 1000 tapahtumaa, joissa tapahtumahallinnan työkalua tullaan hyödyntämään. Tapahtumat voivat esim. olla kansainvälisiä konferensseja, suurelle yleisölle suunnattuja tiedetapahtumia, yliopiston kutsuvierastilaisuuksia, alumnitapahtumia, kirjastoverkostolle suunnattuja koulutuksia ja webinaareja tai yliopiston sisäisiä, vain henkilöstölle suunnattuja tapahtumia. Tapahtumahallinnan työkalua hyödyntävät työssään mm. …

CPV: 48219400 Paquetes de software de servidor de transacciones
Lugar de ejecución:
Tapahtumahallinta työkalu
Organismo adjudicador:
Helsingin yliopisto
Número de premio:
517695

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Helsingin yliopisto
Ostajan oikeusstatus : Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen toiminta : Koulutus

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Tapahtumahallinta työkalu
Kuvaus : Hankinnan kohteena on tapahtumahallinnan verkkopohjainen työkalu Helsingin yliopiston käyttöön. Vuosittain yliopistossa järjestetään noin 1000 tapahtumaa, joissa tapahtumahallinnan työkalua tullaan hyödyntämään. Tapahtumat voivat esim. olla kansainvälisiä konferensseja, suurelle yleisölle suunnattuja tiedetapahtumia, yliopiston kutsuvierastilaisuuksia, alumnitapahtumia, kirjastoverkostolle suunnattuja koulutuksia ja webinaareja tai yliopiston sisäisiä, vain henkilöstölle suunnattuja tapahtumia. Tapahtumahallinnan työkalua hyödyntävät työssään mm. johdon assistentit, tiedekuntien palvelukoordinaattorit- ja sihteerit, projektikoordinaattorit sekä tapahtumatuotannon, viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijat. Tapahtumahallinnan työkalua käytetään yliopistolla tapahtumien kutsuprosessiin (live, online tai hybriditapahtumat), ilmoittautumisten/rekisteröitymisten vastaanottamiseen, osallistujatietojen hallintaan, tapahtumaviestintään, kyselyihin sekä palautteen vastaanottamiseen. Työkalun käyttäjätyypit jakautuvat satunnaiskäyttäjiin (n. 1–5 tapahtumaa/vuosi: 35 % kaikista käyttäjistä), kuukausittaisiin käyttäjiin (n. 5–19 tapahtumaa/vuosi: 50 % kaikista käyttäjistä) sekä tehokäyttäjiin (n. 20–50 tapahtumaa/vuosi: 15 % kaikista käyttäjistä). Tapahtumahallintatyökalu on myös myynnin väline ja sen avulla prospektoidaan potentiaalisia kumppaneita, lahjoittajia ja muita yhteistyötahoja, jolloin työkalussa tulee olla integraatiomahdollisuus CRM-järjestelmään sekä avoin rajapinta (API) esim. tapahtumakalenterin integrointiin. Työkalun tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ja siinä tulee olla mahdollisuus osallistujatietojen poistamiseen ja sensitiivisten tietojen automaattiseen anonymisointiin. Yliopiston maksullisissa tapahtumissa käytetään Ceepos-verkkokauppajärjestelmää, joten työkalun mahdollinen verkkomaksumoduuli tulee olla inaktivoituna käyttäjälisensseistä.
Menettelytunniste : 197e9014-4665-4b9a-9763-a62e2016b687
Edellinen ilmoitus : 851bfce8-6e6c-4f95-8363-9ded1acb66aa-01
Sisäinen tunniste : 517695
Menettelyn tyyppi : Avoin
Menettely on nopeutettu : ei
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet :

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48219400 Tapahtumapalvelinohjelmatuotteet

2.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi

2.1.3 Arvo

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa : 250 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Tapahtumahallinta työkalu
Kuvaus : Hankinnan kohteena on tapahtumahallinnan verkkopohjainen työkalu Helsingin yliopiston käyttöön. Vuosittain yliopistossa järjestetään noin 1000 tapahtumaa, joissa tapahtumahallinnan työkalua tullaan hyödyntämään. Tapahtumat voivat esim. olla kansainvälisiä konferensseja, suurelle yleisölle suunnattuja tiedetapahtumia, yliopiston kutsuvierastilaisuuksia, alumnitapahtumia, kirjastoverkostolle suunnattuja koulutuksia ja webinaareja tai yliopiston sisäisiä, vain henkilöstölle suunnattuja tapahtumia. Tapahtumahallinnan työkalua hyödyntävät työssään mm. johdon assistentit, tiedekuntien palvelukoordinaattorit- ja sihteerit, projektikoordinaattorit sekä tapahtumatuotannon, viestinnän ja markkinoinnin asiantuntijat. Tapahtumahallinnan työkalua käytetään yliopistolla tapahtumien kutsuprosessiin (live, online tai hybriditapahtumat), ilmoittautumisten/rekisteröitymisten vastaanottamiseen, osallistujatietojen hallintaan, tapahtumaviestintään, kyselyihin sekä palautteen vastaanottamiseen. Työkalun käyttäjätyypit jakautuvat satunnaiskäyttäjiin (n. 1–5 tapahtumaa/vuosi: 35 % kaikista käyttäjistä), kuukausittaisiin käyttäjiin (n. 5–19 tapahtumaa/vuosi: 50 % kaikista käyttäjistä) sekä tehokäyttäjiin (n. 20–50 tapahtumaa/vuosi: 15 % kaikista käyttäjistä). Tapahtumahallintatyökalu on myös myynnin väline ja sen avulla prospektoidaan potentiaalisia kumppaneita, lahjoittajia ja muita yhteistyötahoja, jolloin työkalussa tulee olla integraatiomahdollisuus CRM-järjestelmään sekä avoin rajapinta (API) esim. tapahtumakalenterin integrointiin. Työkalun tulee noudattaa EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) ja siinä tulee olla mahdollisuus osallistujatietojen poistamiseen ja sensitiivisten tietojen automaattiseen anonymisointiin. Yliopiston maksullisissa tapahtumissa käytetään Ceepos-verkkokauppajärjestelmää, joten työkalun mahdollinen verkkomaksumoduuli tulee olla inaktivoituna käyttäjälisensseistä.
Sisäinen tunniste : 781882

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48219400 Tapahtumapalvelinohjelmatuotteet

5.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Alkamispäivä : 01/01/2025
Keston päättymispäivä : 31/12/2028

5.1.4 Uusiminen

Uusimisten enimmäismäärä : 2
Ostaja varaa itselleen oikeuden lisähankintoihin toimeksisaajalta tässä kuvatulla tavalla : Optiovuodet 1+1

5.1.5 Arvo

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa : 250 000 Euro

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa
Edistettävä sosiaalinen tavoite : Oikeudenmukaiset työolot

5.1.8 Esteettömyyskriteerit

Vammaisia koskevia esteettömyysvaatimuksia ei ole otettu huomioon seuraavin perustein
Perustelu : ei merkityksellinen tässä hankinnassa

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Hinta
Kuvaus : Hinta
Painotus (prosentteina, tarkka) : 30
Peruste :
Tyyppi : Laatu
Nimi : Laatu
Kuvaus : Laatu tarjouspyynnön mukaisesti
Painotus (prosentteina, tarkka) : 70
Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta :
Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Välityselin : Markkinaoikeus
Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista verotusta koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista ympäristönsuojelua koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista työsuojelua ja työehtoja koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio : Helsingin yliopisto
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio : Helsingin yliopisto
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : Helsingin yliopisto
Organisaatio, jonka talousarviota käytetään sopimuksen maksamiseen : Helsingin yliopisto
Maksun suorittava organisaatio : Helsingin yliopisto
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Helsingin yliopisto
TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

6. Tulokset

Kaikkien tässä ilmoituksessa myönnettyjen sopimusten arvo : 250 000 Euro

6.1 Tulokset – Erän tunniste : LOT-0000

Vähintään yksi voittaja valittu.

6.1.2 Tiedot voittajista

Voittaja :
Virallinen nimi : Lyyti Oy
Tarjous :
Tarjouksen tunniste : tenderReference-3815535-781882
Erän tai erien ryhmän tunniste : LOT-0000
Tarjouksen sijoitus laskettu : ei
Tarjous on vaihtoehtotarjous : ei
Alihankinta : Ei
Sopimuksen tiedot :
Sopimuksen tunniste : 517695
Otsikko : Tapahtumahallinnan työkalu Lyyti sopimus
Voittajien valintapäivä : 22/10/2024
Sopimuksen tekopäivä : 13/12/2024
Sopimus tehdään puitejärjestelyn puitteissa : ei
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio : Helsingin yliopisto

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Keskikokoisilta yrityksiltä saadut tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 3
Tarjousten arvoväli :
Alhaisin hyväksyttävän tarjouksen arvo : 250 000 Euro
Korkein hyväksyttävän tarjouksen arvo : 250 000 Euro

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation rooli :
Muutoksenhakuelin
Välityselin
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista verotusta koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista ympäristönsuojelua koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista työsuojelua ja työehtoja koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Helsingin yliopisto
Rekisterinumero : 0313471-7
Postiosoite : Yliopistonkatu 3
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Satu Lerssi
Puhelin : +358 2941911
Tämän organisaation rooli :
Ostaja
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio
Sopimuksen allekirjoittava organisaatio
Organisaatio, jonka talousarviota käytetään sopimuksen maksamiseen
Maksun suorittava organisaatio

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Lyyti Oy
Rekisterinumero : 2117752-6
Postiosoite : Yliopistonkatu 29 B
Postitoimipaikka : Turku
Postinumero : 20100
Maaryhmittely (NUTS) : Etelä-Pohjanmaa ( FI194 )
Maa : Suomi
Puhelin : 02941
Tämän organisaation rooli :
Tarjoaja
Näiden erien voittaja : LOT-0000

8.1 ORG-0004

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation rooli :
TED eSender

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 7fa337c1-4722-4ad5-81bc-d922ee9cbc15 - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 13/12/2024 10:49 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 13/12/2024 10:49 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00767699-2024
EUVL S -lehden numero : 244/2024
Julkaisupäivä : 16/12/2024