Taloushallinnon sähköinen laskutus ja laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä SaaS -palveluna

Tornion kaupunki pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjousta taloushallinnon järjestelmästä, SaaS (Software as a Service) palveluna, CPV 48812000. Hankittavan järjestelmän tarkoituksena on täydentää Tornion kaupungin nykyistä taloushallinnon järjestelmää mahdollistamalla muun muassa osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, ostolaskujen kierrätyksen sisältäen laskujen vastaanoton, tiliöinnin ja hyväksymisen, sekä maksuliikenteen, kirjanpidon ja osto- ja myyntireskontrien raporttien sähköisen …

CPV: 48812000 Sistemas de información financiera, 48820000 Servidores
Plazo:
9 de enero de 2025 a las 09:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Taloushallinnon sähköinen laskutus ja laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä SaaS -palveluna
Organismo adjudicador:
Tornion kaupunki
Número de premio:
5373/02.08.00/2024

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Tornion kaupunki
Ostajan oikeusstatus : Alueviranomainen
Hankintaviranomaisen toiminta : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Taloushallinnon sähköinen laskutus ja laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä SaaS -palveluna
Kuvaus : Tornion kaupunki pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjousta taloushallinnon järjestelmästä, SaaS (Software as a Service) palveluna, CPV 48812000. Hankittavan järjestelmän tarkoituksena on täydentää Tornion kaupungin nykyistä taloushallinnon järjestelmää mahdollistamalla muun muassa osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, ostolaskujen kierrätyksen sisältäen laskujen vastaanoton, tiliöinnin ja hyväksymisen, sekä maksuliikenteen, kirjanpidon ja osto- ja myyntireskontrien raporttien sähköisen arkistoinnin. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus hyödyntää laskujen reitityksessä ja tiliöinnissä sopimukseen tai laskun viitetietoon perustuvaa täsmäytystä sekä mahdollisuuden hyödyntää tekoälyä tai muuta automatiikkaa tiliöintien ennustamisessa. Hankittavan ohjelmiston tulee olla integroitavissa valmiilla ja testatuilla yhteyksillä Tornion kaupungin käytössä oleviin ohjelmistoihin käyttöönoton yhteydessä (Tarjouspyynnön Liite 1). Sopimus astuu voimaan 15.5.2025 ja on toistaiseksi voimassaoleva. Sopimus voidaan irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla molempien osapuolten kirjallisesta aloitteesta. Sopimusehdoissa sovelletaan IT-alan yleisiä sopimusehtoja IT-2022.
Menettelytunniste : b6ce645d-b2bc-4697-973f-918d3067d692
Sisäinen tunniste : 5373/02.08.00/2024
Menettelyn tyyppi : Avoin
Menettely on nopeutettu : ei
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet : Tarjous ja pyydetyt todistukset ja liitteet tulee toimittaa suomenkielellä, tarjousasiakirjat ovat saatavilla vain suomenkielellä. Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuuden 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset ja asettaa ne järjestykseen 1-n 5. Pyytää ja tarkastaa voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 7. Solmii hankintasopimuksen voittajan kanssa. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48812000 Taloushallinnon tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 48820000 Palvelimet

2.1.2 Suorituspaikka

Postiosoite : Suensaarenkatu 4
Postitoimipaikka : Tornio
Postinumero : 95400
Maaryhmittely (NUTS) : Lappi ( FI1D7 )
Maa : Suomi

2.1.3 Arvo

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa : 280 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Sopimus on voimassa toistaiseksi molemminpuolisin irtisanomisehdoin. Irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Irtisanomisaikana palvelun tulee jatkua häiriöttä.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU
Directive 2014/24/EU of the European Parliament and of the Council of 26 February 2014 on public procurement and repealing Directive 2004/18/EC Text with EEA relevance - Public procurement and repealing Directive 2004/18/EC

2.1.6 Poissulkemisperusteet

Kansallisesta lainsäädännöstä johtuva konkurssia tai muuta sellaista vastaava tilanne : Tarjoaja on kansalliseen lainsäädäntöön ja kansallisiin määräyksiin perustuen yllämainittuja tilanteita vastaavassa samankaltaisessa menettelyssä.
Konkurssi : Tarjoaja on konkurssissa.
Korruptio : Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu lahjonnasta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Järjestelyt velkojien kanssa : Tarjoajalla on järjestelyjä velkojien kanssa.
Rikollisjärjestön toimintaan osallistuminen : Tarjoajalle tai henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rikollisjärjestön toimintaan osallistumisesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Toisten talouden toimijoiden kanssa kilpailun vääristämiseksi tehdyt sopimukset : Tarjoaja on tehnyt muiden kanssa sopimuksia, joilla pyritään vääristämään kilpailua.
Ympäristölainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut ympäristölainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Rahanpesu tai terrorismin rahoitus : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu rahanpesusta tai terrorismin rahoituksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Petos : Tarjoajalle tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen, on annettu petoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Lapsityövoima ja muut ihmiskaupan muodot : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, on annettu lapsityövoiman käytöstä tai muista ihmiskaupan muodoista lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.
Maksukyvyttömyys : Tarjoajan osalta on käynnistetty maksukyvyttömyys- tai likvidaatiomenettely.
Työlainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut työlainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Varat selvitysmiehen hallinnassa : Tarjoajan varat ovat selvitysmiehen tai tuomioistuimen hallinnassa.
Syyllistyminen väärien tietojen antamiseen, tietojen antamatta jättämiseen, vaadittujen asiakirjojen antamiseen kykenemättömien tietojen toimittamiseen ja tätä menettelyä koskevien luottamuksellisten tietojen antamiseen : Tarjoajaa koskee jokin seuraavista tilanteista. a) on syyllistynyt väärän tiedon antamiseen poissulkemis- tai valintaperusteiden osalta, b) on jättänyt antamatta tällaisia tietoja, c) on toimittanut viiveellä tai ei lainkaan ostajan vaatimia tietoja, tai d) on yrittänyt vaikuttaa ostajan päätöksentekoprosessiin asiattomalla tavalla tai hankkinut luottamuksellista tietoa, joista voisi olla sille hankintamenettelyssä asiaankuulumatonta etua, taikka on toimittanut harhaanjohtavia tietoja, joilla voi olla merkittävä vaikutus poissulkemista, tarjoajan valintaa tai hankintaa koskeviin päätöksiin.
Puhtaasti kansalliset poissulkemisperusteet : Tarjoajan hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai edustus-,päätös- tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisteristä ilmenevällä lainvoimaisella tuomiolla tuomittu työturvallisuusrikoksesta, työaikasuojelurikoksesta, työsyrjinnästä, kiskonnantapaisesta työsyrjinnästä, työntekijöiden järjestäytymisvapauden loukkaamisesta tai luvattoman ulkomaisen työvoiman käytöstä.
Talouden toimijan hankintamenettelyyn osallistumisesta johtuvat eturistiriidat : Tarjoajan osallistumisesta hankintamenettelyyn aiheutuu eturistiriitoja.
Välitön tai välillinen osallistuminen tämän hankintamenettelyn valmisteluun : Tarjoaja tai tarjoajaan liittyvä yritys on antanut ostajalle neuvoja tai muulla tavoin osallistunut hankintamenettelyn valmisteluun.
Syyllistyminen ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen : Tarjoaja on syyllistynyt ammatin harjoittamiseen liittyvään vakavaan virheeseen.
Ennenaikainen irtisanominen, vahingonkorvaukset tai muut vastaavat seuraamukset : Tarjoajan aikaisempia hankintasopimuksia tai käyttöoikeussopimuksia on irtisanottu ennenaikaisesti tai kyseisen aikaisemman sopimuksen yhteydessä on vaadittu vahingonkorvauksia tai määrätty muita vastaavia seuraamuksia.
Sosiaalilainsäädännön mukaisten velvoitteiden rikkominen : Tarjoaja on rikkonut sosiaalilainsäädännön mukaisia velvoitteitaan.
Sosiaaliturvamaksujen maksaminen : Tarjoaja on rikkonut sosiaaliturvamaksujen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Liiketoiminta on keskeytetty : Tarjoajan liiketoiminta on keskeytetty.
Verojen maksu : Tarjoaja on rikkonut verojen maksamiseen liittyviä velvoitteitaan sijoittumismaassaan tai ostajan maassa.
Terrorismirikokset tai terroritoimintaan liittyvät rikokset : Tarjoajalle itselleen tai mille tahansa henkilölle, joka on sen hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsen tai jolla on siinä päätös-, edustus- tai valvontavaltaa, annettu terrorismirikoksesta tai terroritoimintaan liittyvästä rikoksesta lainvoimainen tuomio, joka on annettu enintään viisi vuotta sitten tai jolla suoraan vahvistettu poissulkeminen on edelleen voimassa.

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Taloushallinnon sähköinen laskutus ja laskujen kierrätys- ja arkistointijärjestelmä SaaS -palveluna
Kuvaus : Tornion kaupunki pyytää tällä tarjouspyynnöllä tarjousta taloushallinnon järjestelmästä, SaaS (Software as a Service) palveluna, CPV 48812000. Hankittavan järjestelmän tarkoituksena on täydentää Tornion kaupungin nykyistä taloushallinnon järjestelmää mahdollistamalla muun muassa osto- ja myyntilaskujen käsittelyn, ostolaskujen kierrätyksen sisältäen laskujen vastaanoton, tiliöinnin ja hyväksymisen, sekä maksuliikenteen, kirjanpidon ja osto- ja myyntireskontrien raporttien sähköisen arkistoinnin. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus hyödyntää laskujen reitityksessä ja tiliöinnissä sopimukseen tai laskun viitetietoon perustuvaa täsmäytystä sekä mahdollisuuden hyödyntää tekoälyä tai muuta automatiikkaa tiliöintien ennustamisessa. Hankittavan ohjelmiston tulee olla integroitavissa valmiilla ja testatuilla yhteyksillä Tornion kaupungin käytössä oleviin ohjelmistoihin käyttöönoton yhteydessä (Tarjouspyynnön Liite 1). Sopimus astuu voimaan 15.5.2025 ja on toistaiseksi voimassaoleva. Sopimus voidaan irtisanoa kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla molempien osapuolten kirjallisesta aloitteesta. Sopimusehdoissa sovelletaan IT-alan yleisiä sopimusehtoja IT-2022.
Sisäinen tunniste : 776525

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Tavarat
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 48812000 Taloushallinnon tietojärjestelmät
Lisäluokitus ( cpv ): 48820000 Palvelimet

5.1.2 Suorituspaikka

Postiosoite : Suensaarenkatu 4
Postitoimipaikka : Tornio
Postinumero : 95400
Maaryhmittely (NUTS) : Lappi ( FI1D7 )
Maa : Suomi
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Kesto : 48 Kuukausi

5.1.5 Arvo

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa : 280 000 Euro

5.1.6 Yleistä tietoa

Varattu osallistuminen : Osallistumista ei ole varattu.
Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Lisätiedot : Sopimus on voimassa toistaiseksi molemminpuolisin irtisanomisehdoin. Irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Irtisanomisaikana palvelun tulee jatkua häiriöttä.

5.1.7 Strategiset hankinnat

Edistettävä sosiaalinen tavoite : Ihmisoikeuksia koskeva due diligence -velvoite maailmanlaajuisissa toimitusketjuissa

5.1.8 Esteettömyyskriteerit

Vammaisia koskevia esteettömyysvaatimuksia ei ole otettu huomioon, koska hankintaa ei ole tarkoitettu luonnollisten henkilöiden käyttöön

5.1.9 Valintaperusteet

Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Liikevaihto
Kuvaus : Toimialakohteinen liikevaihto on vähintään 500 000 euroa tilikausilta 2021-2023.
Peruste :
Tyyppi : Taloudellinen tilanne ja rahoitusasema
Nimi : Quick ratio ja Current ratio
Kuvaus : Vähintään 1 tilikausilta 2021-2023
Peruste :
Tyyppi : Kelpoisuus harjoittaa ammattitoimintaa
Nimi : Toimiala
Kuvaus : IT Palvelut, IT Konsultointi
Peruste :
Tyyppi : Tekninen ja ammatillinen pätevyys
Nimi : Toimiala
Kuvaus : Tarjoajan liiketoiminta-ala on IT konsultointi, IT-palvelut, tai vastaava.

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Halvin hinta
Kuvaus : Elinkaarikustannukset, halvin hinta
Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta :
Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.11 Hankinta-asiakirjat

Lisätietojen pyytämisen määräaika : 20/12/2024 09:00 +00:00

5.1.12 Hankinnan ehdot

Tarjouksen/hakemuksen jättämisen ehdot :
Tarjouksen/hakemuksen jättäminen sähköisesti : Pakollinen
Kielet, joilla tarjoukset tai osallistumishakemukset voidaan toimittaa : suomi
Sähköinen luettelo : Sallittu
Vaihtoehdot : Ei sallittu
Tarjouksen tekijä voi tehdä useamman kuin yhden tarjouksen : Sallittu
Tarjousten vastaanottamisen määräaika : 09/01/2025 09:00 +00:00
Määräaika, johon asti tarjouksen on oltava voimassa : 6 Kuukausi
Tietoa julkisesta avaamisesta :
Avajaispäivä : 09/01/2025 10:00 +00:00
Paikka : Tornio
Sopimuksen ehdot :
Sopimuksen täytäntöönpano on rajattu tehtäväksi suojatyöohjelmien puitteissa : Ei
Salassapitosopimus vaaditaan : kyllä
Lisätietoja salassapitosopimuksesta : IT 2022
Sähköinen laskutus : Pakollinen
Tilaukset tehdään sähköisesti : ei
Maksut tehdään sähköisesti : kyllä

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää
Sähköinen huutokauppa : ei

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista verotusta koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista ympäristönsuojelua koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista työsuojelua ja työehtoja koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio : Markkinaoikeus
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio : Tornion kaupunki
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio : Tornion kaupunki
Osallistumishakemuksia vastaanottava organisaatio : Tornion kaupunki
Tarjouksia käsittelevä organisaatio : Tornion kaupunki
TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Tornion kaupunki
Rekisterinumero : 0193524-6
Postiosoite : Suensaarenkatu 4
Postitoimipaikka : Tornio
Postinumero : 95400
Maaryhmittely (NUTS) : Lappi ( FI1D7 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Sari Backman
Sähköposti : hankinnat@tornio.fi
Puhelin : +358 403555245
Internetosoite : http://www.tornio.fi
Tämän organisaation rooli :
Ostaja
Hankintamenettelystä lisätietoja antava organisaatio
Hankinta-asiakirjoja offline-tilassa tarjoava organisaatio
Osallistumishakemuksia vastaanottava organisaatio
Tarjouksia käsittelevä organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation rooli :
Muutoksenhakuelin
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista verotusta koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista ympäristönsuojelua koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio
Sopimuksen suoritus- tai toteuttamispaikassa sovellettavista työsuojelua ja työehtoja koskevista yleisistä säännöksistä tietoja antava organisaatio

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation rooli :
TED eSender

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : ef4a7d4d-f5b0-4882-913b-18268349e07b - 01
Lomakkeen tyyppi : Kilpailu
Ilmoituksen tyyppi : Hankintailmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 05/12/2024 07:47 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 05/12/2024 07:49 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00745518-2024
EUVL S -lehden numero : 238/2024
Julkaisupäivä : 06/12/2024