Talous- ja palkkahallinnon palvelut

Lemin kunta (jäljempänä myös ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää tarjouksia tämän tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti talous- ja palkkahallinnon palveluista (jäljempänä ”palvelu”). Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella talous- ja palkkahallinnon kokonaispalvelu, joka sisältää tarvittavat järjestelmät sekä tiedonsiirrot ja jossa palveluntuottaja tarjoaa kunnalle kokonaisvaltaisesti seuraavat talous- ja palkkahallinnon alaan kuuluvat …

CPV: 79210000 Servicios de contabilidad y auditoría, 79211110 Servicios de gestión de nóminas
Lugar de ejecución:
Talous- ja palkkahallinnon palvelut
Organismo adjudicador:
Lemin kunta
Número de premio:
2024-008188-LOT-0001

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Lemin kunta
Ostajan oikeusstatus : Paikallisviranomainen
Hankintaviranomaisen toiminta : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Talous- ja palkkahallinnon palvelut
Kuvaus : Lemin kunta (jäljempänä myös ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää tarjouksia tämän tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti talous- ja palkkahallinnon palveluista (jäljempänä ”palvelu”). Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella talous- ja palkkahallinnon kokonaispalvelu, joka sisältää tarvittavat järjestelmät sekä tiedonsiirrot ja jossa palveluntuottaja tarjoaa kunnalle kokonaisvaltaisesti seuraavat talous- ja palkkahallinnon alaan kuuluvat palvelut: 1 TALOUSHALLINTO 1.1 KIRJANPITO, RAPORTOINTI JA TALOUSARVIOAINEISTO • Tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase kirjanpitolautakunnan, hyvinvointialueen ja kuntajaoston ohjeiden mukaisesti • Taloussuunnittelujärjestelmä (tällä hetkellä Accuna järjestelmässä) • Kirjanpito Kuntaliiton yleisohjeisen ja Aura-käsikirjan mukaisesti• Muistiotositteiden kirjaus • Tiliotteiden käsittely • Käyttöomaisuuskirjanpito • Tilinpäätös, tase-erittelyt ja liitetietotositteet • Konsernitilinpäätös • Veroilmoitukset (tulovero, alv) • Kuntatietoraportointi (Valtionkonttori) • Vesihuollon taseyksikkö • Kassaennuste ja maksuvalmiuden seuranta • Arkistointi • Tarvittavat integraatiot 1.2 OSTOLASKUT JA VERKKOLASKUJEN KÄSITTELY • Ostolaskujen tiliöinti ja kierrätys, maksuhuomautukset • Toimittajarekisterin ylläpito • Laskujen siirto kierrätysjärjestelmästä kirjanpitoon ja ostoreskontraan • Ostoreskontran täsmäytys • Ostolaskujen ja muiden maksuaineistojen maksatus • Tarvittavat integraatiot 1.3 MYYNTILASKUT • Myyntilaskutus Lemin kunnalta tulevien toimeksiantojen pohjalta • Laskujen siirto kirjanpitoon • Myyntireskontra ja selvitykset • Viitesuoritusten kirjaus • Järjestelmästä tulee toteuttaa integraatio perintäjärjestelmään (palveluntuottaja toteuttaa perintäpalvelun) 1.4 PALVELUIDEN PÄÄKÄYTTÄJYYS PALVELUNTUOTTAJALLA • Kunnalle katselu- ja käyttöoikeudet palveluihin 2 PALKKAHALLINTO 2.1 HR-JÄRJESTELMÄ, PALKANLASKENTA JA RAPORTOINTI • HR-järjestelmä, jossa luodaan työsopimukset ja virkamääräykset sekä käsitellään ja lasketaan kattavasti muun muassa lomat, poissaolot, matkanhallinta, palkkiot (esim. kokouspalkkiot) ja kulukorvaukset • KVTES, OVTES, TS mukaiset laskennat • Lomapalkkojen laskenta ja vuosilomapäivien seuranta • Palkkalisien laskenta • Palkkausperusterekisterin ylläpito • Henkilöstötilinpäätös yhteistyössä Lemin kunnan Talousasiantuntijan kanssa • Palkkoihin liittyvät hakemukset (koulutuskorvaukset, Kela, vakuutusyhtiöt) • Palkkoihin liittyvät täsmäytykset • Tarvittavien integraatioiden toteuttaminen palkkahallinnosta 2.2 PALKKAPALVELUIDEN PÄÄKÄYTTÄJYYS PALVELUNTUOTTAJALLA • Kunnalle katselu- ja käyttöoikeudet palveluihin Kilpailutuksen perusteella Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa tilaaja tekee sopimuksen. Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota (1v+1v), joiden jälkeen palveluntuotanto jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Lisätietoa hankinnasta on saatavilla hankinta-asiakirjoista.
Menettelytunniste : da4c18d9-241b-4ae5-9690-efb6a76e0210
Menettelyn tyyppi : Avoin
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet :

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto
Lisäluokitus ( cpv ): 79210000 Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut

2.1.3 Arvo

Arvioitu arvo ilman arvonlisäveroa : 400 000 Euro

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Talous- ja palkkahallinnon palveluiden hankinta keskeytetään.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Talous- ja palkkahallinnon palvelut
Kuvaus : Lemin kunta (jäljempänä myös ”tilaaja” tai ”hankintayksikkö”) pyytää tarjouksia tämän tarjouspyynnön ja sen liiteasiakirjojen mukaisesti talous- ja palkkahallinnon palveluista (jäljempänä ”palvelu”). Hankinnan tavoitteena on ostaa toteutettavan kilpailutuksen perusteella talous- ja palkkahallinnon kokonaispalvelu, joka sisältää tarvittavat järjestelmät sekä tiedonsiirrot ja jossa palveluntuottaja tarjoaa kunnalle kokonaisvaltaisesti seuraavat talous- ja palkkahallinnon alaan kuuluvat palvelut: 1 TALOUSHALLINTO 1.1 KIRJANPITO, RAPORTOINTI JA TALOUSARVIOAINEISTO • Tuloslaskelma, rahoituslaskelma ja tase kirjanpitolautakunnan, hyvinvointialueen ja kuntajaoston ohjeiden mukaisesti • Taloussuunnittelujärjestelmä (tällä hetkellä Accuna järjestelmässä) • Kirjanpito Kuntaliiton yleisohjeisen ja Aura-käsikirjan mukaisesti• Muistiotositteiden kirjaus • Tiliotteiden käsittely • Käyttöomaisuuskirjanpito • Tilinpäätös, tase-erittelyt ja liitetietotositteet • Konsernitilinpäätös • Veroilmoitukset (tulovero, alv) • Kuntatietoraportointi (Valtionkonttori) • Vesihuollon taseyksikkö • Kassaennuste ja maksuvalmiuden seuranta • Arkistointi • Tarvittavat integraatiot 1.2 OSTOLASKUT JA VERKKOLASKUJEN KÄSITTELY • Ostolaskujen tiliöinti ja kierrätys, maksuhuomautukset • Toimittajarekisterin ylläpito • Laskujen siirto kierrätysjärjestelmästä kirjanpitoon ja ostoreskontraan • Ostoreskontran täsmäytys • Ostolaskujen ja muiden maksuaineistojen maksatus • Tarvittavat integraatiot 1.3 MYYNTILASKUT • Myyntilaskutus Lemin kunnalta tulevien toimeksiantojen pohjalta • Laskujen siirto kirjanpitoon • Myyntireskontra ja selvitykset • Viitesuoritusten kirjaus • Järjestelmästä tulee toteuttaa integraatio perintäjärjestelmään (palveluntuottaja toteuttaa perintäpalvelun) 1.4 PALVELUIDEN PÄÄKÄYTTÄJYYS PALVELUNTUOTTAJALLA • Kunnalle katselu- ja käyttöoikeudet palveluihin 2 PALKKAHALLINTO 2.1 HR-JÄRJESTELMÄ, PALKANLASKENTA JA RAPORTOINTI • HR-järjestelmä, jossa luodaan työsopimukset ja virkamääräykset sekä käsitellään ja lasketaan kattavasti muun muassa lomat, poissaolot, matkanhallinta, palkkiot (esim. kokouspalkkiot) ja kulukorvaukset • KVTES, OVTES, TS mukaiset laskennat • Lomapalkkojen laskenta ja vuosilomapäivien seuranta • Palkkalisien laskenta • Palkkausperusterekisterin ylläpito • Henkilöstötilinpäätös yhteistyössä Lemin kunnan Talousasiantuntijan kanssa • Palkkoihin liittyvät hakemukset (koulutuskorvaukset, Kela, vakuutusyhtiöt) • Palkkoihin liittyvät täsmäytykset • Tarvittavien integraatioiden toteuttaminen palkkahallinnosta 2.2 PALKKAPALVELUIDEN PÄÄKÄYTTÄJYYS PALVELUNTUOTTAJALLA • Kunnalle katselu- ja käyttöoikeudet palveluihin Kilpailutuksen perusteella Tilaaja valitsee yhden (1) palveluntuottajan, jonka kanssa tilaaja tekee sopimuksen. Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota (1v+1v), joiden jälkeen palveluntuotanto jatkuu toistaiseksi voimassa olevana. Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle määräostovelvoitetta tai palveluntuottajalle yksinoikeutta tuottaa palvelua. Lisätietoa hankinnasta on saatavilla hankinta-asiakirjoista.
Sisäinen tunniste : 2024-008188-LOT-0001

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79211110 Palkkahallinto
Lisäluokitus ( cpv ): 79210000 Kirjanpito- ja tilintarkastuspalvelut

5.1.2 Suorituspaikka

Maaryhmittely (NUTS) : Etelä-Karjala ( FI1C5 )
Maa : Suomi
Lisätiedot :

5.1.3 Arvioitu kesto

Muu kesto : Rajoittamaton

5.1.4 Uusiminen

Ostaja varaa itselleen oikeuden lisähankintoihin toimeksisaajalta tässä kuvatulla tavalla : Hankintasopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta. Hankintaan sisältyy lisäksi kaksi (2) yhden (1) vuoden optiota (1v+1v), joiden jälkeen palveluntuotanto jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :
Tyyppi : Hinta
Nimi : Hinta
Kuvaus : -Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. -Tarjoajan on mahdollista saada hintavertailussa enintään 80 pistettä ja laatuvertailussa enintään 20 pistettä jäljempänä tarkemmin kuvatuin perustein. Tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Näin saadaan Tarjoajan tarjousten vertailussa huomioitavat vertailun yhteispisteet. Tarjousten vertailussa eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi. -Tarjoajan on mahdollista saada hintavertailussa enintään 80 pistettä. -Tarjoajan tulee täyttää tarjouspyynnön liitteenä 2 oleva hintalomake ja liitettävä sen tarjoukseensa. Ohje hintalomakkeen täyttämiseen on esitetty lomakkeella. -Tarjoushinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön mukaiset toimittajan vastuut ja tehtävät. Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa eli alv 0 %. Tarjoushinnat ovat lopulliset, sitovat ja kiinteät sopimusmallin mukaisesti. -Hinnan varaumia tai muita lisiä, esim. laskutuslisiä, ei hyväksytä. -Jokaiseen kohtaan voidaan antaa ainoastaan yksi (1) hinta, hintahaarukoita yms. ei hyväksytä. -Vertailuhinta muodostuu hintalomakkeella ilmoitettujen hintojen yhteenlasketusta yhteishinnasta, eli järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottokustannuksesta sekä taloushallinnon ja HR- ja palkkahallinnon kuukausikustannusten yhteissummasta hintalomakkeella ilmoitetuin kertoimin. Halvimman vertailuhinnan ilmoittanut tarjoaja saa kohdasta painoarvoa vastaan määrän pisteitä eli 80 pistettä. Muiden tarjoajien pisteet lasketaan kunkin osa-alueen osalta suhteessa halvimpaan kaavalla: halvin vertailuhinta / tarjoajan vertailuhinta * 80 pistettä. -Tarjoajan tulee ilmoittaa tarjouslomakkeelle hintalomakkeelle muodostuva vertailuhintansa. Tarjoajan ilmoittaman vertailuhinnan tulee vastata hintalomakkeella esitettyä vertailuhintaa.
Painotus (pisteinä, tarkka) : 80
Peruste :
Tyyppi : Laatu
Nimi : A. Nimettyjen asiantuntijoiden kuntapuolen kokemus, enimmäispistemäärä 10 pistettä
Kuvaus : -Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. -Tarjoajan on mahdollista saada hintavertailussa enintään 80 pistettä ja laatuvertailussa enintään 20 pistettä jäljempänä tarkemmin kuvatuin perustein. Tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Näin saadaan Tarjoajan tarjousten vertailussa huomioitavat vertailun yhteispisteet. Tarjousten vertailussa eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi. Tarjoajan on mahdollista saada enintään 10 pistettä nimettyjen asiantuntijoiden kuntapuolen kokemuksesta. Pisteiden saamiseksi tarjoajan tulee ilmoittaa kaksi (2) taloushallinnosta vastaavan nimetyn asiantuntijan sekä kaksi (2) HR- ja palkkahallinnosta vastaavan nimetyn asiantuntijan vähimmäisvaatimukset ylittävää hankinnan kohteen kuvausta vastaavaa referenssiä, jossa referenssiasiakkaana on ollut kunta eli yhteensä neljä (4) referenssiä. Hankinnan kohdetta vastaavana referenssinä pidetään toimeksiantoa, jossa taloushallinnosta vastaava nimetty asiantuntija on toiminut päävastuullisena taloushallintoa koskevan palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa / HR- ja palkkahallinnosta vastaava nimettyasiantuntija on toiminut päävastuullisena HR- ja palkkahallintoa koskevan palvelun tuottajana kyseisessä toimeksiannossa. Referenssi ei saa olla sama, kuin soveltuvuusvaatimusten täyttämistä varten ilmoitetut referenssit. Referenssi tulee olla viimeisen kolmen vuoden ajalta, joten sen tulee olla päättynyt 5/2021 tai sen jälkeen. Hyväksyttäviä ovat referenssitoimeksiannot viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta, jotka ovat kestäneet vähintään 12 (kahdentoista) kuukauden ajan. Mikäli sopimussuhde jatkuu edelleen, sen on tullut olla voimassa yhtäjaksoisesti 12 kuukauden ajan tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymiseen mennessä. Tarjoajan on mahdollista saada pisteitä seuraavasti: -Taloushallinnosta vastaavan nimetyn asiantuntijan vaatimukset täyttävä referenssi kunta-asiakkaalta 2,5 p -Taloushallinnosta vastaavan nimetyn asiantuntijan vaatimukset täyttävä referenssi kunta-asiakkaalta 2,5 p -HR- ja palkkahallinnosta vastaavan nimetyn asiantuntijan vaatimukset täyttävä referenssi kunta-asiakkaalta 2,5 p -HR- ja palkkahallinnosta vastaavan nimetyn asiantuntijan vaatimukset täyttävä referenssi kunta-asiakkaalta 2,5 p Tarjoajan tulee ilmoittaa referenssistä seuraavat tiedot: a) Referenssiasiakkaan nimi b) Referenssiasiakkaan yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot referenssikohdetta koskevien tietojen tarkistamista varten c) Sopimussuhteen ajankohta kuukauden tarkkuudella d) Tarjoaja vahvistaa, että ilmoitettu asiantuntijan referenssi täyttää edellä kuvatut vaatimukset e) Esittäkää lyhyt kuvaus referenssin keskeisestä sisällöstä. Hankintayksikkö varaa oikeuden tarkastaa ilmoitettujen referenssitietojen paikkansapitävyyden. Kohdassa on kyse kiinteistä laatupisteistä, joten pisteitä ei suhteuteta muiden tarjoajien saamiin pisteisiin.
Painotus (pisteinä, tarkka) : 10
Peruste :
Tyyppi : Laatu
Nimi : B. Tyytyväisyys järjestelmän käytettävyyteen, enimmäispistemäärä 10 pistettä
Kuvaus : -Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailuperusteena käytetään parasta hinta-laatusuhdetta. -Tarjoajan on mahdollista saada hintavertailussa enintään 80 pistettä ja laatuvertailussa enintään 20 pistettä jäljempänä tarkemmin kuvatuin perustein. Tarjoajan saamat hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen. Näin saadaan Tarjoajan tarjousten vertailussa huomioitavat vertailun yhteispisteet. Tarjousten vertailussa eniten yhteispisteitä saanut tarjoaja valitaan palveluntuottajaksi. Tarjoajalla on mahdollisuus saada enintään 10 pistettä referenssiasiakkaan tyytyväisyyteen tarjoajan palvelun yhteydessä hyödyntämän järjestelmän käytettävyydestä. Tarjousajan päättymisen jälkeen hankintayksikölle toimitettavia lomakkeita ei hyväksytä. Pisteiden saamiseksi tarjoajan tulee toimittaa referenssiasiakkaiden arviot kahdesta (2) taloushallinnon sekä kahdesta (2) HR- ja palkkahallinnon referenssitoimeksiannosta. Arviot tulee antaa tarjouspyynnön liitteenä olevalla asiakaspalautelomakkeella ja liittää täytetyt lomakkeet tarjoukseensa. Referenssiasiakas voi olla sama, kuin soveltuvuusvaatimusten täyttämistä varten ilmoitetut referenssiasiakkaat ja sama asiakas voi antaa arvion sekä taloushallinnon että HR- ja palkkahallinnon palveluista tai vaihtoehtoisesti referenssiasiakkaat talous- ja HR- ja palkkahallinnon palveluista voivat olla kaksi eri asiakasta. Täytetyt lomakkeet tulee toimittaa tarjouksen liitteenä. Tarjoajan on tullut toimia kyseisen referenssiasiakkaan talous- ja/tai palkkahallinnon palveluiden tuottajana vähintään 12 kuukauden ajan palautteenantohetkellä. Referenssitoimeksiannoista voi saada pisteitä siten kuin tarjouspyynnön liitteissä (tarjouslomake, asiakaspalautelomake) tarkemmin kuvataan. Kohdassa on kyse kiinteistä laatupisteistä, joten pisteitä ei suhteuteta muiden tarjoajien saamiin pisteisiin. Tarjoaja ilmoittaa ”Kyllä” tai ”Ei” vastauksella, liittääkö se tarjoukseensa täytetyn asiakaspalautelomakkeen. Tarjoaja huomioi, että tarjousajan päättymisen jälkeen hankintayksikölle toimitettavia lomakkeita ei hyväksytä.
Painotus (pisteinä, tarkka) : 10
Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta :
Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio : Lemin kunta
TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

6. Tulokset

6.1 Tulokset – Erän tunniste : LOT-0000

Voittajaa ei valittu ja kilpailu on suljettu.
Syy, miksi voittajaa ei ole valittu : Tarjouksia, osallistumishakemuksia tai hankkeita ei saatu

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Lemin kunta
Rekisterinumero : 0162576-6
Postitoimipaikka : Lemi
Postinumero : 54710
Maaryhmittely (NUTS) : Etelä-Karjala ( FI1C5 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 400383842
Tämän organisaation rooli :
Ostaja
Muutoksenhakumenettelyjen määräajoista lisätietoja tarjoava organisaatio

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1 A
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295563630
Tämän organisaation rooli :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation rooli :
Muutoksenhakuelin

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : 6df60c13-f183-4811-9710-ff14ab69398d - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 02/09/2024 14:44 +03:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00526741-2024
EUVL S -lehden numero : 171/2024
Julkaisupäivä : 03/09/2024