Scandienstleistungen

Digitalisierung der Bestandsakten Einscannen der Bestandsakten in den Fachbereichen 3 und 5

CPV: 79990000 Servicios comerciales diversos, 79999100 Servicios de escaneado, 79995100 Servicios de archivado, 72310000 Servicios de tratamiento de datos, 72313000 Servicios de recogida de datos, 72312100 Servicios de preparación de datos, 72317000 Servicios de almacenamiento de datos, 72319000 Servicios de suministro de datos, 72312200 Servicios de reconocimiento óptico de caracteres
Plazo:
26 de septiembre de 2024 a las 09:30
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Scandienstleistungen
Organismo adjudicador:
Stadt Bergisch Gladbach
Número de premio:
8-30_24_VV1-2_01

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Stadt Bergisch Gladbach
Rechtsform des Erwerbers : Lokale Gebietskörperschaft
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Scandienstleistungen
Beschreibung : Digitalisierung der Bestandsakten
Kennung des Verfahrens : 39e8ed21-766b-4212-a30a-207b809494ff
Interne Kennung : 8-30_24_VV1-2_01
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72310000 Datenverarbeitung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72313000 Datenerfassung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72312100 Datenaufbereitung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72317000 Datenspeicherung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72319000 Datenbereitstellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72312200 Optische Zeichenerkennung

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Stadtverwaltung Bergisch Gladbach
Stadt : Bergisch Gladbach
Postleitzahl : 51465
Land, Gliederung (NUTS) : Rheinisch-Bergischer Kreis ( DEA2B )
Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPTYDFDNHW Angebote von Arbeitsgemeinschaften und anderen gemeinschaftlichen Bietern/innen finden nur Berücksichtigung, wenn mit dem Angebot eine von allen Mitgliedern unterschriebene Erklärung abgegeben wird, in der die Bildung einer Gemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und in der der/ die für die Durchführung des Vertrages bevollmächtigte Vertreter/in bezeichnet ist, die die Verpflichtung enthält, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber der Auftraggeberin rechtsverbindlich vertritt, und die festlegt, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften. In der Bietergemeinschaftserklärung sind zudem in nachvollziehbarer Weise die Gründe für die Bildung einer Bietergemeinschaft darzulegen. Bei der Angebotsabgabe sind Art und Umfang der gegebenenfalls durch Nach- bzw. Unterauftragnehmer/innen auszuführen den (Teil-)Leistungen anzugeben; die Namen der Nachunternehmer- bzw. Unterauftragnehmer/innen sind für den Fall einer beabsichtigten Beauftragung auf Verlangen der Vergabestelle zum gegebenen Zeitpunkt zu benennen. Ebenfalls auf Verlangen sind im Falle beabsichtigter Beauftragung Angaben/ Erklärungen/ Nachweise für die Nach- bzw. Unterauftragnehmer/innen zu erbringen. Ferner sind auf Verlangen der Vergabestelle zu dem von diesem bestimmten Zeitpunkt entsprechende Verpflichtungserklärungen der Nach- bzw. Untertauftragnehmer/innen zur Ausführung der betreffenden (Teil-)Leistungen vorzulegen.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Der Zahlungsunfähigkeit vergleichbare Lage gemäß nationaler Rechtsvorschriften : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Konkurs : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Korruption : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vergleichsverfahren : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Beteiligung an einer kriminellen Vereinigung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vereinbarungen mit anderen Wirtschaftsteilnehmern zur Verzerrung des Wettbewerbs : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen umweltrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Betrugsbekämpfung : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Kinderarbeit und andere Formen des Menschenhandels : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlungsunfähigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verwaltung der Vermögenswerte durch einen Insolvenzverwalter : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Falsche Angaben, verweigerte Informationen, die nicht in der Lage sind, die erforderlichen Unterlagen vorzulegen, und haben vertrauliche Informationen über dieses Verfahren erhalten. : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Interessenkonflikt aufgrund seiner Teilnahme an dem Vergabeverfahren : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Direkte oder indirekte Beteiligung an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Vorzeitige Beendigung, Schadensersatz oder andere vergleichbare Sanktionen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Verstoß gegen sozialrechtliche Verpflichtungen : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Einstellung der gewerblichen Tätigkeit : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Entrichtung von Steuern : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB
Terroristische Straftaten oder Straftaten im Zusammenhang mit terroristischen Aktivitäten : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Scandienstleistungen
Beschreibung : Einscannen der Bestandsakten in den Fachbereichen 3 und 5
Interne Kennung : 8-30_24_VV1-2_01

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72310000 Datenverarbeitung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72313000 Datenerfassung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72312100 Datenaufbereitung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72317000 Datenspeicherung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72319000 Datenbereitstellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72312200 Optische Zeichenerkennung

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Stadtverwaltung Bergisch Gladbach
Stadt : Bergisch Gladbach
Postleitzahl : 51465
Land, Gliederung (NUTS) : Rheinisch-Bergischer Kreis ( DEA2B )
Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen :

5.1.4 Verlängerung

Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben : Einzelfristen: 12 Monate für den Umzug relevanter Akten 48 Monate Laufzeit für den gesamten Vertrag

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Diese Auftragsvergabe ist auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet
Zusätzliche Informationen : #Besonders geeignet für:selbst# Angebote sind ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz abzugeben: https://www.vmp-rheinland.de

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Beschreibung : Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung - Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Eintragung in ein Präqualifikationsverzeichnis; Eintragung im Handelsregister des Amtsgerichts; Eintragung in sonstiges Berufsregister; Keine Verpflichtung zu einer solchen Eintragung; Eintragung bei der Handwerkskammer; Eintragung bei der Industrie- und Handelskammer; Gewerbeanmeldung; Mitgliedschaft Berufsgenossenschaft.
Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Beschreibung : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: - Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherungsdeckung mit folgenden Deckungssummen: o Für Sachschäden- und Vermögensschäden bis zu 1.000.000 EUR je Schadensereignis o Für Personenschäden bis zu 1.000.000 EUR je Schadensereignis oder o Einreichung einer Eigenerklärung, dass im Auftragsfall die bestehenden Deckungssummen an die oben aufgeführten Summen angepasst werden. - Nachweis einer Versicherung gegen Brand und Einbruchdiebstahl mit bis zu 1.000.000 EUR je Schadensereignis, - Vorlage Bilanzen oder Bilanzauszüge der letzten drei Geschäftsjahre, - Bonitätsnachweis über Eigenauskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) oder gleichwertiger Nachweis nicht älter als 1 Jahr, - Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Umsatz des Unternehmens bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre. Falls mein/ unser Angebot/ Teilnahmeantrag in die engere Wahl kommt, werde(n) ich/ wir auf Verlangen der Vergabestelle eine Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/ Steuerberaters oder entsprechend testierte Jahresabschlüsse oder entsprechend testierte Gewinn- und Verlustrechnungen vorlegen.
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Beschreibung : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: - Nachweise eines zertifizierten Qualitätsmanagements des Bieters nach DIN EN ISO 9001:2015, - Nachweis (durch Eigenerklärung) dass mindestens 10 Mitarbeiter in Festanstellung beim Unternehmen arbeiten, - Nachweis der beruflichen Befähigung eines Projektmanagers und eines Vertreters (auch anonymisiert) für die Leitung und Überwachung der gesamten Prozesse der Digitalisierung durch Vorlage von Qualifikationsprofilen und anderen geeigneten Nachweisen Allgemeine Mindestanforderungen Projektmanager und dessen Vertreter: - Ausbildung: abgeschlossene Ausbildung oder Hochschulabschluss - Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung: Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Rolle als Projektmanager - Weiterbildung: keine formalen Anforderungen (Zertifizierungen) - Persönliche Referenzen: 2 persönliche Referenzprojekte in Leitungsposition in vergleichbarer Art und Größenordnung - Beherrschung der deutschen Sprache auf C1-Level - Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Nachweis von drei Referenzen von Projekten aus dem Bereich "Digitalisierung von papiergebundenen Unterlagen" und mit vergleichbarem Auftragsvolumen (mind. 4 Mio. Blatt) innerhalb der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre; Zahl der in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte.
Kriterium :
Art : Sonstiges
Beschreibung : - Sonstige Im Formular "Eigenerklärung zur Eignung" sind folgende Angaben zu machen: Insolvenzverfahren; Unternehmensliquidation; schwere Verfehlungen; Verpflichtung zur Zahlung von Steuern; Abgaben zur gesetzlichen Sozialversicherung und zu Beiträgen der(n) gemeinsamen Einrichtung(en) der Tarifvertragsparteien i. S. d. § 5 Nr. 3 des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG).
Kriterium :
Art : Sonstiges
Bezeichnung : B-Kriterien
Beschreibung : Zur Prüfung der Eignung werden folgende Kriterien verwendet: A-Kriterien - müssen uneingeschränkt erfüllt werden (wie vorher beschrieben). B-Kriterien - werden mit Punkten bewertet: o Bewertung der Eigenkapitalquote im Schnitt der letzten drei Geschäftsjahre, errechnet aus der Bilanz oder Bilanzauszügen (10%) o Bewertung des Bonitätsindex aus o.a. Auskunft einer Wirtschaftsauskunftei (Creditreform, Bürgel) nicht älter als 1 Jahr (20%) o Bewertung der Umsatzentwicklung (5%) o Bewertung der eingereichten Referenzen in Form einer vergleichenden Bewertung (45%) o Bewertung der beruflichen Befähigung eines Projektmanagers und eines Vertreters für die Leitung und Überwachung der gesamten Prozesse der Digitalisierung anhand der vorgelegten Nachweise (20%) Die B-Kriterien werden bezüglich ihres Erfüllungsgrades (niedrig, mittel, hoch) eingeordnet und entsprechend ihrer Gewichtung mit Punkten bewertet. Die Eignung wird festgestellt, wenn der Bieter mehr als 65 Eignungspunkte erreicht. Weitere Informationen können dem Verfahrensbrief (Kapitel V.3 bis V.8) und der den Vergabeunterlagen beigefügten Bewertungsmatrix (Tabellenblatt "Eignungskriterien") entnommen werden.

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Angebotspreis
Beschreibung : Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Preises und der Qualität der Leistung erteilt. Dabei wird eine Kennzahl Z für das beste Leistungs-Preis-Verhältnis ermittelt: Z =(Gesamtsumme der Leistungspunkte)/Angebotspreis Das Angebot mit der besten Kennzahl erhält den Zuschlag.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 50
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Leistungspunkte
Beschreibung : Es werden Leistungspunkte in den wie folgt gewichteten Kategorien vergeben: Lagersystematik 20% Schulung Datenschutzbestimmungen 3% Vermeidung von Risiken 15% Unbefugter Zugriff 15% Brandschutzmaßnahmen 3% Verfügbare Kapazitäten 24% Qualitätssicherung der Digitalisate 20% Zur Ermittlung der erreichten Leistungspunkte wird die Anlage 6 Bewertungsfragen herangezogen. Die erreichbaren Punkte werden entsprechend dem Zielerfüllungsgrad linear verteilt: - hoher Zielerfüllungsrad = 100% der möglichen Punkte - mittlerer Zielerfüllungsrad = 50% der möglichen Punkte - niedriger Zielerfüllungsrad = 10% der möglichen Punkte
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 50
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 19/09/2024 00:00 +02:00
Ad-hoc-Kommunikationskanal :
Name : Die Kommunikation erfolgt ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Rheinland.

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 26/09/2024 09:30 +02:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 60 {code|name|duration-unit.DAYS}
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Fehlende Bieterunterlagen können nicht nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Fehlende Unterlagen werden nach Ablauf der Angebotsfrist nachgefordert.
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 26/09/2024 09:31 +02:00
Ort : Konrad-Adenauer-Platz 9 51465 Bergisch Gladbach
Zusätzliche Informationen : Keine Bieteröffentlichkeit zugelassen.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Noch nicht bekannt
Bedingungen für die Ausführung des Auftrags : Wesentliche Zahlungsbedingungen: Alle Zahlungen werden bargeldlos in Euro geleistet.
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Stadt Bergisch Gladbach
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Stadt Bergisch Gladbach
Registrierungsnummer : 053780004004-31001-55
Postanschrift : Konrad-Adenauer-Platz 9
Stadt : Bergisch Gladbach
Postleitzahl : 51465
Land, Gliederung (NUTS) : Rheinisch-Bergischer Kreis ( DEA2B )
Land : Deutschland
Telefon : 02202140
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 221 147-3045
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 549c95c2-32fe-48b7-952d-707c386a47b8 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 23/08/2024 11:27 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00509443-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 165/2024
Datum der Veröffentlichung : 26/08/2024