Raamovereenkomst voor reisdiensten voor binnen - en buitenland.

Deze opdracht betreft een raamovereenkomst voor het faciliteren en aanbieden van een breed scala aan reisdiensten voor binnen- en buitenlandse dienstreizen: het reserveren en boeken van bijvoorbeeld transport, accommodatie met (hotel)overnachtingen, huurwagens, visa, en reisdocumenten, maar ook een gedegen dienstverlening tijdens het aanvraag- en boekingsproces, bij wijzigingen of annulatie, en …

CPV: 63515000 Servicios de viajes
Plazo:
27 de enero de 2025 a las 09:45
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Raamovereenkomst voor reisdiensten voor binnen - en buitenland.
Organismo adjudicador:
Vlaamse Overheid
Número de premio:
2024/HFB/OP/126594

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Vlaamse Overheid
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

1.1 Koper

Officiële naam : Het Facilitair Bedrijf
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Huisvesting en gemeenschappelijke voorzieningen

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor reisdiensten voor binnen - en buitenland.
Beschrijving : Deze opdracht betreft een raamovereenkomst voor het faciliteren en aanbieden van een breed scala aan reisdiensten voor binnen- en buitenlandse dienstreizen: het reserveren en boeken van bijvoorbeeld transport, accommodatie met (hotel)overnachtingen, huurwagens, visa, en reisdocumenten, maar ook een gedegen dienstverlening tijdens het aanvraag- en boekingsproces, bij wijzigingen of annulatie, en tijdens de reis zelf. Deze dienstverlening gebeurt ten behoeve van meerdere overheidsentiteiten (bestellers).
Identificatiecode van de procedure : bdac1e3f-7d5b-47e8-9227-00a8cd1f6e0d
Interne identificatiecode : 2024/HFB/OP/126594
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 63515000 Reisdiensten

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Betaling van socialezekerheidsbijdragen : Zie bestek.

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : 2024/HFB/OP/126594 - 1
Beschrijving : Deze opdracht betreft een raamovereenkomst voor het faciliteren en aanbieden van een breed scala aan reisdiensten voor binnen- en buitenlandse dienstreizen: het reserveren en boeken van bijvoorbeeld transport, accommodatie met (hotel)overnachtingen, huurwagens, visa, en reisdocumenten, maar ook een gedegen dienstverlening tijdens het aanvraag- en boekingsproces, bij wijzigingen of annulatie, en tijdens de reis zelf. Deze dienstverlening gebeurt ten behoeve van meerdere overheidsentiteiten (bestellers).
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 63515000 Reisdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Aanvullende informatie : De dienstverlening dient plaats te vinden in de eigen kantoren van de dienstverlener.

5.1.3 Geraamde duur

Andere looptijd : Onbekend

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : De minimale vereisten qua economische en financiële draagkracht zijn: - Beschikken over een eigen positief vermogen volgens de meest recente (neergelegde) jaarrekening, berekend zoals voorgeschreven volgens de op de inschrijver toepasselijke algemeen aanvaarde boekhoudkundige normen (GAAP).
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De minimale vereisten qua technische en beroepsbekwaamheid zijn: - Beschikken, over de voorbije drie jaar te rekenen vanaf de limietdatum voor indiening van de offerte, over minimaal een gemiddelde personeelsbezetting binnen het zakenreiskantoor van 8 VTE’s (voltijdequivalenten). Deze 8 VTE’s dienen samen minstens Nederlands, Frans en Engels te spreken. Deze talenkennis hoeft niet in hoofde van één persoon aanwezig te zijn binnen het zakenreiskantoor. Het opgeven van het aantal VTE’s houdt niet in dat deze VTE’s ook effectief moeten worden ingezet voor deze opdracht. Minstens 1 personeelslid van deze 8 VTE heeft ervaring met de rol van accountmanager. - Beschikken over minstens 3 verschillende referentieopdrachten die ervaring aantonen in het uitvoeren van reisdienstendiensten zoals het reserveren, boeken en organiseren van transport, overnachtingen, visa, reisdocumenten, etc., en de bijhorende dienstverlening tijdens en na het boeken, en tijdens de reis, waarbij: • de opdrachtgever een publiek- of privaatrechtelijke instantie is • de opdrachtgever minstens 2 jaar klant is/was • per opdrachtgever voor een totaalbedrag van minstens €100.000 (excl. btw) aan reservaties/boekingen verstrekt werd voor zakelijke reisdiensten in binnen- en buitenland, en dit over een tijdspanne van maximaal 2 jaar. • elke aangebrachte referentie betrekking heeft op opdrachten van de laatste afgelopen 3 jaar, te rekenen vanaf de limietdatum voor indiening van de offerte .

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : KWALITEIT VAN DE DIENSTVERLENING
Beschrijving : Met ‘dienstverlening’ wordt bedoeld het geheel van middelen, personen (rollen) en tools die worden ingezet om de opdracht uit te voeren. Voor de beoordeling van dit criterium wordt gevraagd om een overzicht aan te leveren van de gebruikte computerreserveringssystemen voor het reserveren van transport en verblijf, en wordt een plan van aanpak gevraagd voor de uitvoering van de dienstverlening, inclusief de dienstverlening na boeking, bij wijzigingen of annulaties, en bij problemen voor of tijdens de reis. Voor het overzicht van de computerreserveringssystemen gebruikt de inschrijver het sjabloon in bijlage 3. Per computerreserveringssysteem geeft de inschrijver ook aan of dit gebruikt zal worden voor de offline en/of online reserveringen, en op welke manier en in welke mate de prefinanciering (zie 3.5) bij het computerreserveringssysteem gegarandeerd wordt. De aanbestedende overheid verwacht dat in het plan van aanpak voor de uitvoering van de dienstverlening de volgende elementen aan bod komen. Deze lijst is slechts indicatief, niet limitatief: zie bestek.
Criterium :
Type : Prijs
Naam : PRIJS
Beschrijving : De prijsvergelijking tussen de verschillende offertes zal gebeuren op basis van de in de inventaris opgegeven vermoedelijke hoeveelheden en de door de inschrijver in te vullen eenheidsprijzen. De inschrijver dient voor alle posten een prijs in te vullen, een nulprijs is hierbij toegelaten. De beoordeling gebeurt op basis van de totale offerteprijs inclusief btw die zal worden berekend door alle in de inventaris opgegeven eenheidsprijzen te vermenigvuldigen met de vermoedelijke hoeveelheden. Vervolgens wordt aan elke offerte een score toegekend waarbij de volgende formule wordt gehanteerd : "score = " ["prijs laagste offerte" /("prijs huidige offerte" ) " x 40 punten" ]
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : KWALITEIT EN GEBRUIKSVRIENDELIJKHEID VAN HET AANGEBODEN ONLINE BOEKINGSSYSTEEM
Beschrijving : Voor dit gunningscriterium geeft de inschrijver een beschrijving van het online boekingssysteem dat hij aanbiedt voor het reserveren van (minimaal) verplaatsingen met het vliegtuig en hotels. De aanbestedende overheid verwacht dat volgende elementen aan bod komen in de aangeleverde beschrijving (deze lijst is indicatief, niet limitatief): • de werking van het aangeboden online boekingssysteem, inclusief de procesflows en eventuele tussenkomsten offline door de inschrijver; • een overzicht van de reisdiensten die via het online boekingssysteem geboekt kunnen worden; • de implementatietermijn bij een nieuwe gebruiker/besteller; • een omschrijving van de eventuele kosten en kortingen die het gebruik van het platform met zich meebrengt voor de besteller (vb. opstartkost, licentiekost per gebruiker, korting op de fees voor de dienstverlener,…); • de aanpasbaarheid van het platform aan eisen en noden van (diverse) bestellers; • concrete voorbeelden (voorbeelden van schermen en rapporten, beschrijving van de functionaliteiten, …).
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : DUURZAAMHEID
Beschrijving : Voor de beoordeling van het criterium “duurzaamheid” wordt een plan van aanpak gevraagd, waarin de inschrijver beschrijft welke inspanningen hij levert om de duurzaamheid te verhogen van de binnen – en buitenlandse reizen en verblijven die aan een reiziger worden aangeboden. De inschrijver dient wat het aspect ‘duurzaamheid’ betreft dus zelf aan te geven hoe hij hieraan bij de uitvoering invulling zal geven De aanbestedende overheid verwacht dat in dit plan van aanpak de volgende aspecten aan bod komen. Deze lijst is indicatief, niet limitatief: - Inspanningen die de inschrijver levert bij de uitvoering van de opdracht om de keuze van de klant voor vervoersmiddel en hotel te beïnvloeden om verduurzaming te realiseren. Elementen die daarbij besproken kunnen worden, zijn: • Welke parameters worden gebruikt om te beslissen of het door de klant gevraagde vervoersmiddel / verblijfplaats duurzamer kan? • Op welke manier wordt, op basis van de conclusies uit de hoger genoemde parameters, de keuze van de klant beïnvloed? - Mogelijkheden of ondersteuning die de inschrijver aanbiedt om broeikasgassen (berekend als CO2-equivalenten) van transport en/of verblijf te compenseren (bv. CO2-compensatie via de dienstverlener in kwaliteitsvolle projecten, zoals bv. de projecten met Gold Standard, VCS-certificaat…, of via een door de besteller aan te duiden partner).
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Een geavanceerd(e) of gekwalificeerd(e) elektronisch(e) handtekening of zegel (zoals omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014) is vereist
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 27/01/2025 09:45 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State – Griffie van de afdeling Bestuursrechtspraak
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Vlaamse Overheid
TED eSender : FOD Beleid en Ondersteuning

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Vlaamse Overheid
Registratienummer : 0316380841_5762
Afdeling : Agentschap Facilitair Bedrijf
Postadres : Havenlaan 88 bus 60
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 02 553 20 00
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : FOD Beleid en Ondersteuning
Registratienummer : BE001
Postadres : Simon Bolivarlaan 30, bus 1
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Raad van State – Griffie van de afdeling Bestuursrechtspraak
Registratienummer : 0931.814.266
Postadres : Wetenschapsstraat 33 – 1040 Etterbeek
Stad : Etterbeek
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 02234 96 11
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0004

Officiële naam : Het Facilitair Bedrijf
Registratienummer : 0316.380.841
Postadres : Havenlaan 88 bus 60 - 1000 BRUSSEL
Stad : Brussel
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : 02 553 20 00
Rollen van deze organisatie :
Koper

10. Wijziging van een aankondiging

Versie van de eerdere aankondiging die moet worden gewijzigd : b5d4443d-43f9-4c1f-966b-92a5c052c913-01
Voornaamste reden voor de wijziging : Informatie bijgewerkt
Beschrijving : Presentatie van de informatievergadering werd opgeladen.

10.1 Wijziging van een aankondiging

Identificatiecode afdeling : PROCEDURE
De aanbestedingsstukken zijn gewijzigd op : 23/12/2024

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 55b91ab4-0f64-4f22-af0f-08eb1c53e173 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 23/12/2024 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 23/12/2024 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00793509-2024
Nummer uitgave PB S : 250/2024
Datum van bekendmaking : 24/12/2024