Raamovereenkomst voor het verzenden, ontvangen en archiveren van EDI-documenten tussen het UZ Gent en haar business partners

Het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) is een van de grootste ziekenhuizen in Vlaanderen met meer dan 6.000 medewerkers en ruim 1.000 erkende bedden. In 2020 implementeerde het UZ Gent een EDI-oplossing naar aanleiding van de beslissing van de Vlaamse Regering over een verplichte elektronische facturatie voor alle overheidsopdrachten gelanceerd …

CPV: 64216110 Servicios de intercambio electrónico de datos
Lugar de ejecución:
Raamovereenkomst voor het verzenden, ontvangen en archiveren van EDI-documenten tussen het UZ Gent en haar business partners
Organismo adjudicador:
Universitair Ziekenhuis Gent
Número de premio:
PPP0UJ-4055/5391/MPMO/ELE/FVE/D34240257

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Universitair Ziekenhuis Gent
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst voor het verzenden, ontvangen en archiveren van EDI-documenten tussen het UZ Gent en haar business partners
Beschrijving : Het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) is een van de grootste ziekenhuizen in Vlaanderen met meer dan 6.000 medewerkers en ruim 1.000 erkende bedden. In 2020 implementeerde het UZ Gent een EDI-oplossing naar aanleiding van de beslissing van de Vlaamse Regering over een verplichte elektronische facturatie voor alle overheidsopdrachten gelanceerd vanaf 1 januari 2017. De huidige EDI-documentstromen zijn : • De verwerking van EDI-aankoopfacturen. Het UZ Gent ontvangt momenteel jaarlijks ongeveer 90.000 aankoopfacturen van 7000 leveranciers. Op dit moment zijn er 400 UZ Gent leveranciers aangesloten op het OpenPeppol-netwerk waardoor meer dan 55% van de aankoopfacturen via EDI wordt aangeleverd. • Het versturen van EDI-aankooporders Het UZ Gent verstuurt momenteel aankooporders voor ca. 22 leveranciers. • Het versturen van verkoopfacturen (niet patiëntgebonden) vanuit SAP. Dagelijks worden er nieuwe leveranciers aangesloten op het OpenPeppol-netwerk met het oog op de vanaf januari 2026 wettelijke verplichting voor ondernemingen met een Belgisch BTW-nummer. Voor bovenstaande EDI-documentstromen maakt het UZ Gent gebruik van het Arco-platform. Met deze opdracht wil het UZ Gent de huidige EDI-documentstromen continueren, uitbreiden en optimaliseren via een betrouwbaar EDI-webplatform. Van de aangeboden oplossing en dienstverlening verwacht het UZ Gent : • Het onbeperkt toevoegen en ondersteunen van UZ Gent leveranciers en klanten, nl. o Het toevoegen van nieuwe UZ Gent leveranciers. o Het ondersteunen van alle UZ Gent BTW-plichtige Belgische leveranciers voor EDI-aankoop- en verkoopfacturen. o Het maximaal faciliteren van aankooporders en -bevestigingen naar en van leveranciers via het OpenPeppol-netwerk. • Automatische documentverwerking voor volgende documenttypes : o Aankoopfacturen en creditnota’s (inkomend van leverancier) via OpenPeppol bis standaard. o Verkoopfactuur en verkoopcreditnota’s (uitgaand van UZ Gent naar leverancier) via OpenPeppol bis standaard. o Bestelbon of aankooporder (uitgaand van UZ Gent naar leverancier), maximaal via de OpenPeppol bis standaard o Eventueel Orderbevestiging en ‘Despatch Advice’ (van leverancier naar UZ Gent), maximaal via de OpenPeppol bis standaard. • Voldoen aan de meest recente Peppol-standaarden en relevante regelgeving voor alle documenttypes. • Integratie tussen het EDI accespoint en de UZ Gent ERP-oplossing SAP S4 Hana met Biztalk als integratiemotor. Mogelijk zullen daarnaast nog integraties moeten worden opgezet, bv. met de patiëntenadministratiemodule OAZIS van leverancier Zorgi. • Realtime inzicht in alle inkomende en uitgaande documenten.
Identificatiecode van de procedure : 92364f26-6056-4868-83ab-532d0367bca6
Interne identificatiecode : PPP0UJ-4055/5391/MPMO/ELE/FVE/D34240257
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 64216110 Diensten voor elektronische gegevensuitwisseling

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 185 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Aanvullende informatie : De voorziene aanvangsdatum wordt enkel bij benadering gegeven.
Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst voor het verzenden, ontvangen en archiveren van EDI-documenten tussen het UZ Gent en haar business partners
Beschrijving : Het Universitair Ziekenhuis Gent (UZ Gent) is een van de grootste ziekenhuizen in Vlaanderen met meer dan 6.000 medewerkers en ruim 1.000 erkende bedden. In 2020 implementeerde het UZ Gent een EDI-oplossing naar aanleiding van de beslissing van de Vlaamse Regering over een verplichte elektronische facturatie voor alle overheidsopdrachten gelanceerd vanaf 1 januari 2017. De huidige EDI-documentstromen zijn : • De verwerking van EDI-aankoopfacturen. Het UZ Gent ontvangt momenteel jaarlijks ongeveer 90.000 aankoopfacturen van 7000 leveranciers. Op dit moment zijn er 400 UZ Gent leveranciers aangesloten op het OpenPeppol-netwerk waardoor meer dan 55% van de aankoopfacturen via EDI wordt aangeleverd. • Het versturen van EDI-aankooporders Het UZ Gent verstuurt momenteel aankooporders voor ca. 22 leveranciers. • Het versturen van verkoopfacturen (niet patiëntgebonden) vanuit SAP. Dagelijks worden er nieuwe leveranciers aangesloten op het OpenPeppol-netwerk met het oog op de vanaf januari 2026 wettelijke verplichting voor ondernemingen met een Belgisch BTW-nummer. Voor bovenstaande EDI-documentstromen maakt het UZ Gent gebruik van het Arco-platform. Met deze opdracht wil het UZ Gent de huidige EDI-documentstromen continueren, uitbreiden en optimaliseren via een betrouwbaar EDI-webplatform. Van de aangeboden oplossing en dienstverlening verwacht het UZ Gent : • Het onbeperkt toevoegen en ondersteunen van UZ Gent leveranciers en klanten, nl. o Het toevoegen van nieuwe UZ Gent leveranciers. o Het ondersteunen van alle UZ Gent BTW-plichtige Belgische leveranciers voor EDI-aankoop- en verkoopfacturen. o Het maximaal faciliteren van aankooporders en -bevestigingen naar en van leveranciers via het OpenPeppol-netwerk. • Automatische documentverwerking voor volgende documenttypes : o Aankoopfacturen en creditnota’s (inkomend van leverancier) via OpenPeppol bis standaard. o Verkoopfactuur en verkoopcreditnota’s (uitgaand van UZ Gent naar leverancier) via OpenPeppol bis standaard. o Bestelbon of aankooporder (uitgaand van UZ Gent naar leverancier), maximaal via de OpenPeppol bis standaard o Eventueel Orderbevestiging en ‘Despatch Advice’ (van leverancier naar UZ Gent), maximaal via de OpenPeppol bis standaard. • Voldoen aan de meest recente Peppol-standaarden en relevante regelgeving voor alle documenttypes. • Integratie tussen het EDI accespoint en de UZ Gent ERP-oplossing SAP S4 Hana met Biztalk als integratiemotor. Mogelijk zullen daarnaast nog integraties moeten worden opgezet, bv. met de patiëntenadministratiemodule OAZIS van leverancier Zorgi. • Realtime inzicht in alle inkomende en uitgaande documenten.
Interne identificatiecode : MPMO/ELE/FVE/D34240257_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 64216110 Diensten voor elektronische gegevensuitwisseling
Opties :
Beschrijving van de opties : Toegestane opties (aan te vullen)

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Corneel Heymanslaan 10
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Departement ICT, Corneel Heymanslaan 10, 9000 Gent

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 72 Maand

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 1 185 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een lijst van de voornaamste diensten waarop de opdracht betrekking heeft, die de kandidaat gedurende de afgelopen 3 jaar heeft verricht, met vermelding van het bedrag, de datum en de instantie waarvoor zij bestemd waren.Minimumeisen: De kandidaten dienen minimum 2 referenties te kunnen voorleggen van een succesvol geïmplementeerde en in de afgelopen 3 jaar actief ondersteunde EDI- oplossing via Peppol binnen een ziekenhuis in een EU-land met verplichte e-facturatie. WAARVAN minimum 1 referentie met doorgedreven integratie met een SAP-systeem. De referenties die worden opgegeven moeten een consistente naleving van de relevante wetgeving en standaarden aantonen. Voor elk van de vereiste referenties dient minimaal volgende informatie te worden verstrekt: • Beknopte beschrijving van de opdracht • Vermelding van al dan niet integratie met SAP • Contactgegevens (naam + telefoon/mailadres) van de betrokken dienst bij de referenties of van een contactpersoon. De kandidaat vult hiertoe bijlage D in en voegt deze toe aan zijn aanvraag tot deelneming. De kandidaat mag enkel dit sjabloon gebruiken, met eventuele andere informatie wordt geen rekening gehouden.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De beschrijving van de maatregelen die de onderneming treft om de kwaliteit te waarborgen.Minimumeisen: De kandidaat toont aan dat hij, op het ogenblik van indienen van de aanvraag tot deelneming gecertificeerd is als Peppol-provider voor België. De kandidaat voegt ofwel: • een kopie van het certificaat toe. Het certificaat moet geldig zijn op de datum van de aanvraag tot deelneming. Ofwel • een link naar website waar de erkenning kan gecontroleerd worden.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Een overzicht van de tot de dienstverlener behorende technische medewerkers die in aanmerking komen voor de uitvoering van deze opdracht.Minimumeisen: De kandidaat beschikt over een dienst die pre- en post sales ondersteuning kan geven, met minimaal 3 medewerkers die ondersteuning kunnen geven in het Nederlands. Hij toont dit aan door een organigram met vermelding van de werktalen van de medewerkers van de betrokken diensten.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : Verklaring betreffende de totale omzet van de onderneming en haar omzet in diensten waarop de opdracht betrekking heeft over de laatste drie boekjaren.Minimumeisen: De gemiddelde totale jaaromzet van de onderneming dient minimum 260.000,00 EUR te bedragen.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De procedure verloopt in opeenvolgende fasen. In elke fase kunnen deelnemers afvallen
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Zal worden opgenomen in het bijzonder bestek. Economisch meest voordelige offerte, vastgesteld rekening houdend met de beste prijs-kwaliteitsverhouding.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 100
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/4055/UJ/2024

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 23/04/2025 10:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 180 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : <br> •Elke 4 jaar een nieuw pakket implementeren vraagt een te hoge inzet en aanpassing van het personeel van UZ Gent. Bovendien, als er moet geschakeld worden naar een nieuwe leverancier, kan de implementatieperiode oplopen tot een jaar. Het zou dan ook nefast zijn voor de goede werking en de toepassing van het zuinigheidbeginsel indien deze kost elke 4 jaar opnieuw moet worden gemaakt.<br> •de impact van een nieuwe implementatie op de interfaces met SAP S4 Hana, wat telkens een risico voor de bedrijfszekerheid inhoudt.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad Van State -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Universitair Ziekenhuis Gent -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Universitair Ziekenhuis Gent -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Universitair Ziekenhuis Gent
Registratienummer : 0248015142
Postadres : Corneel Heymanslaan 10
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Flor Veeckman
Telefoon : +32 93329567
Internetadres : http://www.uzgent.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad Van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetenschapstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 9d6b9811-f3f1-4403-8121-94ce1c2d2cc2 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 21/03/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 21/03/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00190486-2025
Nummer uitgave PB S : 59/2025
Datum van bekendmaking : 25/03/2025