Raamovereenkomst betreffende vaste telefonie en bijhorende diensten

i-mens hanteert zowel in haar hoofdzetel in Zwijnaarde als vanuit ongeveer 30 kantoren en locaties, verspreid over heel Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, inkomende en uitgaande vaste telefonie. In totaliteit spreken we over ongeveer 1.400 gebruikers gespreid over deze locaties, maar met zwaartepunt in de hoofdzetel Gent (Zwijnaarde) met …

CPV: 64200000 Servicios de telecomunicaciones, 50334100 Servicios de reparación y mantenimiento de equipos de telefonía por hilo
Lugar de ejecución:
Raamovereenkomst betreffende vaste telefonie en bijhorende diensten
Organismo adjudicador:
i-mens vzw
Número de premio:
PPP0ZJ-138/5042/2025/138

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : i-mens vzw
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst : Gezondheid

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Raamovereenkomst betreffende vaste telefonie en bijhorende diensten
Beschrijving : i-mens hanteert zowel in haar hoofdzetel in Zwijnaarde als vanuit ongeveer 30 kantoren en locaties, verspreid over heel Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, inkomende en uitgaande vaste telefonie. In totaliteit spreken we over ongeveer 1.400 gebruikers gespreid over deze locaties, maar met zwaartepunt in de hoofdzetel Gent (Zwijnaarde) met ongeveer 250 gebruikers, waaronder een 24/7/365 call-center. Momenteel beschikt i-mens over +- 3.000 vaste, externe nummers, opgesplitst in blokken van 10 of 100 nummers. Een aantal van die nummers worden ongebruikte in voorraad gehouden. De meeste zijn uiteraard gekoppeld aan een gebruiker. i-mens beschikt eveneens over een aantal (eigen) service- en marketingnummers: 070/078 en 0800. De externe nummers zijn gekoppeld aan onze main telefonie oplossing, zijnde Cisco Webex Calling. i-mens maakt momenteel gebruik van 2 SIP trunks met elk 250 concurrent channels. De oproepen worden gerouteerd van onze huidig provider naar onze Audiocodes SBC en via deze SBC afgeleverd in Webex Calling. Op de hoofdzetel is er een permanent operationeel (24/7) Service Center waar telefonie uiteraard business-critical is. Daarnaast zijn er decentrale contactpunten in de andere kantoren en locaties. Voor bijna alle telefonie maakte i-mens rond Q3 2024 de overstap naar Webex Calling (cloud). Enkele kleinere locaties of die waar ook een Woonzorgcentrum of Kinderdagverblijf is gevestigd, functioneren op het ogenblik van de publicatie van deze selectiefase nog met meer klassieke telefonie-oplossingen of een CloudPBX-oplossing. Alle bestaande telefoonlijnen worden toegeleid naar een centrale SIP Trunk in het datacenter dat i-mens gebruikt in Zaventem, met een bijkomende redundante SIP Trunk (momenteel in datacenter te Leuven). De mobiele telefonie, bestaande uit ongeveer 10.000 gebruikers, is via een raamcontract reeds ondergebracht bij één van de grote operatoren en is dus niet in scope van deze aanbesteding. Een vlot en kostenefficiënt telefonieverkeer tussen onze gebruikers van vaste telefonie enerzijds en de gebruikers van onze mobiele telefonie anderzijds is een bijzonder belangrijke requirement in deze aanbesteding.
Identificatiecode van de procedure : 5469468b-2ff4-455d-83ee-0e66379cf5b0
Interne identificatiecode : PPP0ZJ-138/5042/2025/138
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 64200000 Telecommunicatiediensten

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 723 140,49 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Raamovereenkomst betreffende vaste telefonie en bijhorende diensten
Beschrijving : i-mens hanteert zowel in haar hoofdzetel in Zwijnaarde als vanuit ongeveer 30 kantoren en locaties, verspreid over heel Vlaanderen en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, inkomende en uitgaande vaste telefonie. In totaliteit spreken we over ongeveer 1.400 gebruikers gespreid over deze locaties, maar met zwaartepunt in de hoofdzetel Gent (Zwijnaarde) met ongeveer 250 gebruikers, waaronder een 24/7/365 call-center. Momenteel beschikt i-mens over +- 3.000 vaste, externe nummers, opgesplitst in blokken van 10 of 100 nummers. Een aantal van die nummers worden ongebruikte in voorraad gehouden. De meeste zijn uiteraard gekoppeld aan een gebruiker. i-mens beschikt eveneens over een aantal (eigen) service- en marketingnummers: 070/078 en 0800. De externe nummers zijn gekoppeld aan onze main telefonie oplossing, zijnde Cisco Webex Calling. i-mens maakt momenteel gebruik van 2 SIP trunks met elk 250 concurrent channels. De oproepen worden gerouteerd van onze huidig provider naar onze Audiocodes SBC en via deze SBC afgeleverd in Webex Calling. Op de hoofdzetel is er een permanent operationeel (24/7) Service Center waar telefonie uiteraard business-critical is. Daarnaast zijn er decentrale contactpunten in de andere kantoren en locaties. Voor bijna alle telefonie maakte i-mens rond Q3 2024 de overstap naar Webex Calling (cloud). Enkele kleinere locaties of die waar ook een Woonzorgcentrum of Kinderdagverblijf is gevestigd, functioneren op het ogenblik van de publicatie van deze selectiefase nog met meer klassieke telefonie-oplossingen of een CloudPBX-oplossing. Alle bestaande telefoonlijnen worden toegeleid naar een centrale SIP Trunk in het datacenter dat i-mens gebruikt in Zaventem, met een bijkomende redundante SIP Trunk (momenteel in datacenter te Leuven). De mobiele telefonie, bestaande uit ongeveer 10.000 gebruikers, is via een raamcontract reeds ondergebracht bij één van de grote operatoren en is dus niet in scope van deze aanbesteding. Een vlot en kostenefficiënt telefonieverkeer tussen onze gebruikers van vaste telefonie enerzijds en de gebruikers van onze mobiele telefonie anderzijds is een bijzonder belangrijke requirement in deze aanbesteding.
Interne identificatiecode : 2025/138 1_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 64200000 Telecommunicatiediensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 50334100 Reparatie en onderhoud van lijntelefonie-uitrusting

5.1.2 Plaats van uitvoering

Stad : Gent
Postcode : 9052
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Aanvullende informatie : Diverse locaties

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 72 Maand

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 723 140,49 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De kandidaat dient minimaal drie referenties van gelijkaardige opdrachten binnen België te kunnen voorleggen. Deze dienen naar aard en omvang overeen te stemmen met onderhavige opdracht.Minimumeisen: Drie referenties van gelijkaardige opdrachten van het voorzien in vaste telefonie en bijhorende diensten
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De kandidaat dient te beschikken over een eigen nationaal (Belgisch) netwerk in eigen beheer met de nodige licenties. De kandidaat legt de documenten die dit aantonen voor aan de aanbestedende overheid.Minimumeisen: Documenten die aantonen dat de kandidaat beschikt over een eigen nationaal netwerk in eigen beheer
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : De kandidaat moet beschikken over een vorm van self-service portaal voor minimaal het beheer. De kandidaat voegt de nodige bewijslast toe aan zijn kandidatuur.Minimumeisen: Documenten die aantonen dat de kandidaat beschikt over een self-service portaal voor minimaal het beheer
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : De kandidaat dient een passende bankverklaring bij zijn kandidaatstelling die is opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage B van dit document of een gelijkaardige verklaring door de bank opgesteld. Minimumeisen: Zie selectieleidraad
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : De kandidaat toont zijn economische en financiële draagkracht verder aan door het voorleggen van een verklaring van de gerealiseerde omzet van gerelateerde producten/diensten van de laatste drie boekjaren.Minimumeisen: Jaaromzet van minimaal €300.000,00
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 1
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Zie lastenboek
Categorie van het gunningscriterium drempel : Volgorde van belang
Gunningscriterium numerieke waarde : 2
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/138/ZJ/2025

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 22/04/2025 12:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 90 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : De langere looptijd is noodzakelijk omdat de eventuele omschakeling/ transitie naar een nieuwe leverancier een enorme impact heeft op de organisatie. Er moet een ruime aanpassingsperiode voorzien worden voor het gebruik van nieuwe producten, nieuwe werkingswijze en de impact op de organisatie te verwerken. Hierdoor is een langere looptijd gerechtvaardigd.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank van Gent -
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : i-mens vzw -
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : i-mens vzw -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : i-mens vzw
Registratienummer : 0416.603.716
Postadres : Tramstraat 61
Stad : Gent
Postcode : 9052
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Contactpunt : Nynke Michielssens
Telefoon : +32 49989585
Internetadres : http://www.i-mens.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank van Gent
Registratienummer : 0000000000
Postadres : Opgeëistenlaan 400
Stad : Gent
Postcode : 9000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Gent ( BE234 )
Land : België
Telefoon : +32 92344011
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 5c8bbad3-9463-4a4c-b2c1-93662bedfb9c - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 12/03/2025 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 12/03/2025 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00166539-2025
Nummer uitgave PB S : 52/2025
Datum van bekendmaking : 14/03/2025