R.O.K. BEVEILIGINGSSYSTEMEN EN BEWAKINGSCAMERA'S

Deze opdracht heeft tot doel het afsluiten van een raamovereenkomst voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om deze 2 keer te verlengen met telkens 2 jaar, met één opdrachtnemer, en omvat het integraal overnemen van het beheer van de huidige beveiligingssystemen en bewakingscamera’s, en het leveren en …

CPV: 35120000 Sistemas y dispositivos de vigilancia y seguridad, 35125300 Cámaras de seguridad
Lugar de ejecución:
R.O.K. BEVEILIGINGSSYSTEMEN EN BEWAKINGSCAMERA'S
Organismo adjudicador:
BELGOPROCESS NV
Número de premio:
PPP0TK-762/4401/WOCO/ROK BEVEILIGING

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : BELGOPROCESS NV
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : R.O.K. BEVEILIGINGSSYSTEMEN EN BEWAKINGSCAMERA'S
Beschrijving : Deze opdracht heeft tot doel het afsluiten van een raamovereenkomst voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om deze 2 keer te verlengen met telkens 2 jaar, met één opdrachtnemer, en omvat het integraal overnemen van het beheer van de huidige beveiligingssystemen en bewakingscamera’s, en het leveren en installeren van nieuwe elektronische beveiligingssystemen en bewakingscamera's (bv. badgecontrole, perimeterdetectie, sleutelkastensysteem, inbraakdetectie, etc.). Ook het onderhoud van deze systemen en bewakingscamera's zullen deel uitmaken van de opdracht.
Identificatiecode van de procedure : c73302d3-c171-4eaf-ae8b-3cb8a80ccb74
Interne identificatiecode : PPP0TK-762/4401/WOCO/ROK BEVEILIGING
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 35120000 Bewakings- en beveiligingssystemen en –apparatuur

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 4 000 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : R.O.K. BEVEILIGINGSSYSTEMEN EN BEWAKINGSCAMERA'S
Beschrijving : Deze opdracht heeft tot doel het afsluiten van een raamovereenkomst voor een periode van 4 jaar, met de mogelijkheid om deze 2 keer te verlengen met telkens 2 jaar, met één opdrachtnemer, en omvat het integraal overnemen van het beheer van de huidige beveiligingssystemen en bewakingscamera’s, en het leveren en installeren van nieuwe elektronische beveiligingssystemen en bewakingscamera's (bv. badgecontrole, perimeterdetectie, sleutelkastensysteem, inbraakdetectie, etc.). Ook het onderhoud van deze systemen en bewakingscamera's zullen deel uitmaken van de opdracht.
Interne identificatiecode : WOCO/ROK BEVEILIGING_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Leveringen
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 35120000 Bewakings- en beveiligingssystemen en –apparatuur
Aanvullende classificatie ( cpv ): 35125300 Veiligheidscamera's

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Gravenstraat 73
Stad : DESSEL
Postcode : 2480
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Turnhout ( BE213 )
Land : België
Aanvullende informatie : BELGOPROCESS NV

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 22/09/2025
Einddatum van de duur : 21/09/2033

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 4 000 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Knowhow, efficiëntie, ervaring, betrouwbaarheid (Art. 68, §2, 1°)Minimumeisen: 1. Een verklaring of bewijzen inzake maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking. Een geldig ISO 9001-certificaat (of gelijkwaardig) kan worden voorgelegd om dit aan te tonen. Indien andere middelen gebruikt worden, dan dient de kandidaat aan de hand van zijn procedures aan te tonen te beschikken over gelijkaardige werkwijzen op volgende domeinen: - beheer van documenten (werkinstructies, klantspecificaties, …); - beheer van de opleidingen en de kwalificaties van zijn personeel; - beheer van wijzigingen; - het selecteren en kwalificeren van onderaannemers en leveranciers; - beheer van klachten en non-conformiteiten; - kwaliteitsopvolging en -verbetering; - beheer van (genomen) milieu-inspanningen. De verklaring of bewijzen inzake maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking worden bij voorkeur door een onafhankelijke instantie geauditeerd. 2. De kandidaat moet beschikken over een geldig VCA**(P)-certificaat of gelijkwaardig. Een VCA** of VCA-P-certificaat (Veiligheid, gezondheid en milieu Checklist Aannemers) of een gelijkwaardig certificaat moet kunnen aantonen dat de firma en het ingezette personeel voldoen aan de minimumeisen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Een VCA*-certificaat (of een gelijkwaardig certificaat) wordt eveneens aanvaard wanneer de kandidaat niet met onderaanneming werkt. Indien er geen dergelijk attest of certificaat beschikbaar is dient een beschrijving van de interne werkwijze rond VGM te worden aangeleverd. Hierin dient onderstaande cumulatief te worden aangetoond:  bestaan van een formeel VGM-beleid, incl. strategie om de aspecten ervan binnen het bedrijf te communiceren  aanwezigheid van een preventieadviseur met voldoende slagkracht binnen de organisatie (kan worden aangetoond via organogram, omschrijving van de werking en middelen van de preventieadviseur, relevante interne instructies, …)  bestaan van vooraf gemaakte risicoanalyses voor risicovolle taken  praktijk van systematisch uitvoeren van risicoanalyses met betrekking tot het individu, de werkpost en de organisatie en de borging daarvan  dat voldoende en adequate PBM’s ter beschikking gesteld worden die het uitvoeren van de werkzaamheden op een veilige manier mogelijk maken  dat er een vormingsprogramma voor medewerkers bestaat i.z. veilig werken  werkafspraken rond verzamelen, opslaan en afvoeren van afval en gevaarlijke stoffen  interne procedure voor optreden in geval van noodsituaties 3. Gezien het technisch bestek een nucleair gecategoriseerd document betreft, dient de kandidaat op het ogenblik van de selectie organisatorisch en procedurematig bij machte te zijn om de opgelegde werkwijze voor gecategoriseerde documenten te volgen. Bij zijn kandidatuurstelling moet de kandidaat minimaal de hieronder beschreven bewijsstukken toevoegen, die conformiteit aantonen op vlak van organisatie en op vlak van personeel voor diegenen die met dit dossier in aanraking komen, en dient hij de aanbestedende overheid toe te laten dit te auditeren. Volgende documenten leveren voldoende bewijs (zie 1.13.2 voor meer toelichting): • Instructie of procedure voor het werken geclassificeerde/gecategoriseerde documenten, minimaal op het niveau vertrouwelijk-NUC EN • Bewijs van veiligheidsmachtiging – NVO (of gelijkwaardig), niveau geheim en dit zowel voor de personen als de rechtspersoon. Dit bewijs dient te vermelden dat de rechtspersoon op de betrokken maatschappelijke zetel beschikt over een door NVO goedgekeurde beveiligingsinstallatie voor het bewaren van geclassificeerde informatie.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Referenties en ervaring (Art. 68, §4, 1°)Minimumeisen: Een lijst met minimaal twee (2) gelijkaardige* en gelijkwaardige (**) opdrachten die gedurende de afgelopen periode van drie (3) jaar werden uitgevoerd – of nog in uitvoering zijn, te rekenen vanaf de limietdatum voor indiening van de aanvragen tot deelneming, met vermelding van het bestelbedrag, een omschrijving van de prestaties, de start- en einddatum van het betreffende contract, de naam van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren en de naam en contactgegevens van de verantwoordelijke van het contract die gecontacteerd mag worden om de referentie te verifiëren. *Als gelijkaardige referenties worden beschouwd: opdrachten waarin volgende geïnstalleerde beveiligingstechnologieën werden geïnstalleerd en onderhouden: o inbraakdetectiesysteem (IDS) o toegangscontrolesysteem (ACS) o perimeterdetectiesysteem hekdetectie (PID) o perimeterdetectiesysteem Thermische Camera’s met video content analysis (PID) o video bewakingssysteem (VSS) o sleutelbeheersysteem (KMS) o beveiliging beheersysteem (SMS) **Als gelijkwaardige referenties worden beschouwd: opdrachten of referenties met een jaarlijks gerealiseerde opdrachtwaarde van minimum € 175.000,00 excl. btw. Bovenstaande kan aangetoond worden door het aanleveren van attesten van goede uitvoering.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : Jaarrekeningen De aanbestedende overheid zal de jaarrekeningen van de kandidaten in detail analyseren met behulp van Companyweb. De kandidaat voegt hiertoe de 3 recentste afgesloten of neergelegde jaarrekeningen toe aan zijn aanvraag tot deelneming. In toepassing van artikel 73§4 wet overheidsopdrachten dient de Belgische kandidaat de jaarrekening niet bij zijn aanvraag tot deelneming te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen.Minimumeisen: De kandidaat dient aan volgende criteria te beantwoorden: - De verhouding tussen de geraamde waarde van de opdracht, in het eerste jaar waarbij de implementatie moet gebeuren (€ 400.000,00), ten opzichte van de totale omzet van de kandidaat in de laatst neergelegde jaarrekening mag niet hoger zijn dan 50%. - Het rendement van het totaal vermogen dient in de laatste neergelegde jaarrekening positief te zijn. Indien negatief, dient dit rendement gemiddeld positief te zijn over de drie laatste neergelegde jaarrekeningen. Indien negatief, dient de kandidaat in de laatst neergelegde jaarrekening te beschikken over een eigen vermogen dat groter is dan de helft van het kapitaal van de onderneming; - De operationele cashflow dient hetzij in de laatste neergelegde jaarrekening van het recentste afgesloten boekjaar positief te zijn, hetzij over de drie laatste neergelegde jaarrekeningen van de recentste 3 boekjaren gemiddeld positief te zijn. Onder de operationele cashflow wordt de berekeningswijze verstaan zoals opgenomen in het handboek ‘Financiële analyse van de onderneming’ door Hubert Ooghe, Heidi VanderBauwhede en Charles Van Wymeersch). De exacte berekeningswijze vindt u in bijlage. - De verhouding tussen het eigen vermogen en het totaal vermogen dient hetzij in de laatste neergelegde jaarrekening positief te zijn, hetzij over de drie laatste goedgekeurde jaarrekeningen gemiddeld positief te zijn. Enkel kandidaten met voldoende financiële en economische draagkracht, die voldoen aan deze vier criteria, zullen geselecteerd worden. Wanneer de kandidaat een samenwerkingsverband betreft of wanneer de kandidaat een beroep doet op de draagkracht van een derde entiteit, wordt de jaaromzet van de betreffende ondernemingen gecumuleerd. Het is m.a.w. niet vereist dat (minstens) één onderneming op zichzelf een jaaromzet aantoont die bedoeld niveau bereikt.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Er zijn meerdere gunningscriteria van toepassing. Deze zullen uitgewerkt en toegelicht worden in het bestek.
Volgorde van belang : 1
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/762/TK/2024

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Engels, Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Beschrijving van de financiële garantie : Borgtocht (3 % van het geraamde bedrag van de opdracht (excl. btw), afgerond naar het hogere tiental)
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 20/01/2025 12:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : <br> Het voorwerp van de opdracht vraagt van de aanbestedende overheid aanzienlijke inspanningen, met bijhorende kosten. De inspanningen betreffen zowel de doorlooptijd die nodig is om de raamovereenkomst volledig operationeel te krijgen, maar ook de financiële- en tijdsinvestering die aanzienlijk groot is, waardoor een doorlooptijd van 4 jaar niet kostenefficiënt zou zijn. Om de continuïteit van de installaties zo optimaal mogelijk te laten verlopen wordt er bijgevolg geopteerd voor een duurtijd van (maximaal) 96 maanden. <br> Ook langs de kant van een potentieel nieuwe opdrachtnemer vraagt deze opdracht een aanzienlijke (financiële) inspanning om zich eigen te maken aan de manier van werken van de aanbestedende overheid en de reeds aanwezige systemen en camera’s. Om het voordeel van de zittend opdrachtnemer zo goed mogelijk te neutraliseren werd beslist dat dit realistisch is voor een periode van 96 maanden.<br> Het beheer en het onderhoud van onze beveiligingssystemen vereist consistentie en continuïteit. Door de looptijd van de opdracht te verlengen, kunnen we efficiënter werken en de opvolging van de systemen beter waarborgen. Bij het wisselen van opdrachtnemer worden bovendien telkens eigen merken en dus andere types hardware geplaatst, wat de complexiteit van het beheer en het onderhoud aanzienlijk verhoogt. <br> Bovendien biedt een beperkt aantal opdrachtnemers aanzienlijke voordelen op het gebied van beheer van reserveonderdelen. In een dynamisch en vaak complex landschap waarin verschillende merken en typen apparatuur voortdurend moeten worden beheerd, is het cruciaal om een mozaïek van diverse onderdelen te voorkomen. <br> Daarnaast moet de opdrachtnemer voor de hardware (beveiligingscamera’s) beschikken over een veiligheidsmachtiging om deze te kunnen installeren. Vanuit veiligheidsredenen is het wenselijk om het aantal firma’s dat toegang heeft tot onze site te beperken. Minder opdrachtnemers betekent minder veiligheidsrisico’s en een eenvoudiger beheer van toegangs- en veiligheidsprotocollen. Elke wissel brengt ook de noodzaak mee om nieuwe partners in te werken en vertrouwd te maken met de specifieke eisen en omstandigheden van onze organisatie en van het werken in gecontroleerde zones.<br> Beveiligingsinstallaties en de software ervan ter bescherming van kritische installaties vereisen vaak een aanzienlijke tijdsinvestering in implementatie en integratie met andere systemen en interne diensten. De huidige opdrachten binnen de bestaande raamovereenkomst voor bewakingscamera’s en beveiligingssystemen laten zien dat deze meerdere jaren in beslag nemen, vooral wanneer de installatie complex is en wanneer men moet voldoen aan de strikte veiligheidsnormen en uitvoeringsmodaliteiten van Belgoprocess/Niras. <br> Door de opdrachtperiode te verlengen tot een maximum van acht jaar (vier jaar, met de mogelijkheid tot twee verlengingen van twee jaar elk), vermindert de complexiteit en wordt gezorgd voor meer stabiliteit en standaardisatie in de hardware en het onderhoud daarvan. Een langdurige partnership biedt bovendien efficiënter beheer en kan leiden tot aanzienlijke besparingen in tijd en kosten. In het licht van het bovenstaande is het duidelijk dat het verlengen van de opdrachtperiode en het beperken van het aantal opdrachtnemers niet alleen de efficiëntie en kostenbesparingen bevordert, maar ook bijdraagt aan de veiligheid en stabiliteit van onze organisatie.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : RECHTBANK EERSTE AANLEG
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : BELGOPROCESS NV
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : BELGOPROCESS NV
Aanbieder van aanbestedingsdiensten : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
TED eSender : FPS Policy and Support

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : BELGOPROCESS NV
Registratienummer : BP
Postadres : Gravenstraat 73
Stad : DESSEL
Postcode : 2480
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Turnhout ( BE213 )
Land : België
Contactpunt : Wouter Cools
Telefoon : +32 14334064
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : RECHTBANK EERSTE AANLEG
Registratienummer : BE 0308.357.753
Postadres : KASTEELPLEIN 1
Stad : Turnhout
Postcode : 2300
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Turnhout ( BE213 )
Land : België
Telefoon : +32 14447100
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 7d6598dd-21d5-4867-9be3-bcb1361c6a53 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 16/12/2024 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 16/12/2024 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00776208-2024
Nummer uitgave PB S : 246/2024
Datum van bekendmaking : 18/12/2024