Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut

Servica Oy (jatkossa myös ’Tilaaja’ tai ’Hankintayksikkö’) hankkii tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut (jäljempänä “Palvelut” tai ”Palvelu”) kilpailutuksella valituksi tulevalta Palveluntuottajalta kolmen (3) vuoden määräaikaiselle Sopimuskaudelle, jonka jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan tavoitteena on saada Haltuunottoprojekti käyntiin loka-marraskuussa 2024, jos hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi ja …

CPV: 79631000 Servicios de personal y de nóminas
Lugar de ejecución:
Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut
Organismo adjudicador:
Servica Oy
Número de premio:
509628

1. Ostaja

1.1 Ostaja

Virallinen nimi : Servica Oy
Ostajan oikeusstatus : Julkisoikeudellinen yhteisö
Hankintaviranomaisen toiminta : Yleinen julkishallinto

2. Menettely

2.1 Menettely

Otsikko : Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut
Kuvaus : Servica Oy (jatkossa myös ’Tilaaja’ tai ’Hankintayksikkö’) hankkii tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut (jäljempänä “Palvelut” tai ”Palvelu”) kilpailutuksella valituksi tulevalta Palveluntuottajalta kolmen (3) vuoden määräaikaiselle Sopimuskaudelle, jonka jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan tavoitteena on saada Haltuunottoprojekti käyntiin loka-marraskuussa 2024, jos hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi ja Sopimuksen tekemisen edellytykset täyttyvät tähän mennessä. Varsinainen Palveluiden tuottaminen alkaa viimeistään 1.5.2025. Palvelut on jaettu Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin. Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin sisältyvät tehtävät on määritelty tarjouspyynnön liitteellä 1.1 Vastuunjakotaulukko. Hankintaan sisältyy optiona integraation rakentaminen Palveluntuottajan Palkanlaskentajärjestelmästä Tilaajan tietoaltaaseen. Optio on kuvattu liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa 4.3. Tilaaja valitsee yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee Sopimuksen. Kilpailutuksen tuloksena solmittavan Sopimuksen tavoitteena on varmistaa Tilaajalle koko Sopimuskauden ajan toimintavarmat, mahdollisimman häiriöttömät ja korkealaatuiset Tilaajan nykyisiä ja tulevia tarpeita vastaavat Palvelut, jotka tukevat Tilaajan toimintaa. Sopimuksen mukaiseen Palveluiden Haltuunottoprojektiin kuuluu olennaisena osana Palveluntuottajan vastuulle kuuluva integraatioiden rakentaminen Tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin (HR Sympa, Titania, Nomentia ja D365FO). Palvelua koskevat Sopimusehdot on kuvattu liitteellä 4.1 Sopimusluonnos, liitteellä 4.2 Henkilötietojenkäsittelysopimus ja liitteillä 4.3–4.5 (JIT 2015 Erityisehtoja konsultointipalveluista, JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista ja JIT 2015 Yleiset ehdot). Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä. Tilaaja hankkii Palvelun itselleen, eivätkä sen omistajat siten ole hankinnassa mukana.
Menettelytunniste : d09bc2bc-e568-459e-a8ac-4b57b3ba3cd1
Edellinen ilmoitus : c02d646f-e8ac-4590-bd8d-921861991d30-01
Sisäinen tunniste : 509628
Menettelyn tyyppi : Avoin
Menettely on nopeutettu : ei
Perustelu nopeutetun menettelyn käytölle :
Menettelyn tärkeimmät piirteet : Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016, hankintalaki). Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, ja hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n tarkoittama avoin menettely. TARJOUSTEN KÄSITTELY Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: Hankintayksikkö 1. Avaa tarjoukset 2. Tarkastaa tarjoajan soveltuvuutta koskevat vastaukset tarjousten perusteella 3. Tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden 4. Vertailee tarjoukset 5. Pyytää ja tarkastaa kilpailun voittajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset 6. Tekee hankintapäätöksen ja antaa päätöksen tiedoksi kaikille tarjoajille 7. Solmii sopimuksen valitun tarjoajan kanssa. TARJOUSKILPAILUSSA KÄYTETTÄVÄ KIELI Hankinta-asiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Mikäli tarjoaja tarvitsee dokumentit muulla kielellä, tarjoaja vastaa itse käännättämisestä ja sen kustannuksista. Tarjoukset sekä kaikki tarjouksen liitteet on laadittava suomen kielellä. RINNAKKAISET TARJOUKSET Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.

2.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

2.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella
Lisätiedot : Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan Palveluympäristön ja siihen liittyvät Palvelut kokonaisuudessaan EU/ETA-alueelta siten, että Palveluympäristöön tallennettuja henkilötietoja ei missään tilanteessa käsitellä tai luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja tietojen käsittelyssä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa Suomen ja EU:n tason tietosuojalainsäädäntöä.

2.1.4 Yleistä tietoa

Lisätiedot : Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelujen kilpailutuksen jakaminen osiin ei ole taloudellisesti houkuttelevaa tarjoajille. Lisäksi hankinnan osiin jakaminen vaikeuttaisi merkittävästi hankkeen kokonaisvaltaista hallintaa. Hankintasopimuksen kestoksi on tässä ilmoituksessa merkattu 36 kuukautta. Varsinainen Palvelun tuotannon Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta siten, että kolmen vuoden määräaikainen Sopimuskausi lasketaan siitä päivästä lukien, kun Palvelun tuotanto on käynnistynyt edellyttäen, että Haltuunottoprojekti on päättynyt ja Tilaaja on hyväksynyt Haltuunottoprojektin toimituksen. Määräaikaisen Sopimuskauden (3 vuotta) jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.
Oikeusperusta :
Direktiivi 2014/24/EU

5. Erä

5.1 Tekninen tunnus erälle : LOT-0000

Otsikko : Palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut
Kuvaus : Servica Oy (jatkossa myös ’Tilaaja’ tai ’Hankintayksikkö’) hankkii tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvatut palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelut (jäljempänä “Palvelut” tai ”Palvelu”) kilpailutuksella valituksi tulevalta Palveluntuottajalta kolmen (3) vuoden määräaikaiselle Sopimuskaudelle, jonka jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana. Tilaajan tavoitteena on saada Haltuunottoprojekti käyntiin loka-marraskuussa 2024, jos hankintapäätös tulee lainvoimaiseksi ja Sopimuksen tekemisen edellytykset täyttyvät tähän mennessä. Varsinainen Palveluiden tuottaminen alkaa viimeistään 1.5.2025. Palvelut on jaettu Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin. Peruspalveluihin ja Lisäpalveluihin sisältyvät tehtävät on määritelty tarjouspyynnön liitteellä 1.1 Vastuunjakotaulukko. Hankintaan sisältyy optiona integraation rakentaminen Palveluntuottajan Palkanlaskentajärjestelmästä Tilaajan tietoaltaaseen. Optio on kuvattu liitteen 1 Hankinnan kohteen kuvaus kohdassa 4.3. Tilaaja valitsee yhden (1) Palveluntuottajan, jonka kanssa se tekee Sopimuksen. Kilpailutuksen tuloksena solmittavan Sopimuksen tavoitteena on varmistaa Tilaajalle koko Sopimuskauden ajan toimintavarmat, mahdollisimman häiriöttömät ja korkealaatuiset Tilaajan nykyisiä ja tulevia tarpeita vastaavat Palvelut, jotka tukevat Tilaajan toimintaa. Sopimuksen mukaiseen Palveluiden Haltuunottoprojektiin kuuluu olennaisena osana Palveluntuottajan vastuulle kuuluva integraatioiden rakentaminen Tilaajan käytössä oleviin tietojärjestelmiin (HR Sympa, Titania, Nomentia ja D365FO). Palvelua koskevat Sopimusehdot on kuvattu liitteellä 4.1 Sopimusluonnos, liitteellä 4.2 Henkilötietojenkäsittelysopimus ja liitteillä 4.3–4.5 (JIT 2015 Erityisehtoja konsultointipalveluista, JIT 2015 Erityisehtoja tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista ja JIT 2015 Yleiset ehdot). Hankinnan kohde ja sitä koskevat vaatimukset on kuvattu yksityiskohtaisesti tarjouspyynnön liitteissä. Tilaaja hankkii Palvelun itselleen, eivätkä sen omistajat siten ole hankinnassa mukana.
Sisäinen tunniste : 767320

5.1.1 Tarkoitus

Sopimuksen kategoria : Palvelut
Pääasiallinen luokitus ( cpv ): 79631000 Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

5.1.2 Suorituspaikka

Missä tahansa Euroopan talousalueella
Lisätiedot : Palveluntuottaja sitoutuu tuottamaan Palveluympäristön ja siihen liittyvät Palvelut kokonaisuudessaan EU/ETA-alueelta siten, että Palveluympäristöön tallennettuja henkilötietoja ei missään tilanteessa käsitellä tai luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle ja tietojen käsittelyssä noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa Suomen ja EU:n tason tietosuojalainsäädäntöä.

5.1.6 Yleistä tietoa

Hankintaa ei ole rahoitettu EU:n varoista
Hankintaan sovelletaan julkisia hankintoja koskevaa sopimusta (GPA) : kyllä
Lisätiedot : Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palkanlaskenta- ja palkkahallintopalvelujen kilpailutuksen jakaminen osiin ei ole taloudellisesti houkuttelevaa tarjoajille. Lisäksi hankinnan osiin jakaminen vaikeuttaisi merkittävästi hankkeen kokonaisvaltaista hallintaa. Hankintasopimuksen kestoksi on tässä ilmoituksessa merkattu 36 kuukautta. Varsinainen Palvelun tuotannon Sopimuskausi on määräaikainen kolme (3) vuotta siten, että kolmen vuoden määräaikainen Sopimuskausi lasketaan siitä päivästä lukien, kun Palvelun tuotanto on käynnistynyt edellyttäen, että Haltuunottoprojekti on päättynyt ja Tilaaja on hyväksynyt Haltuunottoprojektin toimituksen. Määräaikaisen Sopimuskauden (3 vuotta) jälkeen Sopimus jatkuu automaattisesti toistaiseksi voimassa olevana.

5.1.10 Myöntämisperusteet

Peruste :
Tyyppi : Hinta
Nimi :
Kuvaus : Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteena on halvin hinta.
Kiinteä arvo (yhteensä) : 100
Käytettävä menetelmä silloin kun myöntämisperusteilla ei pystytä ilmaisemaan painotusta :
Perustelu myöntämisperusteiden painotuksen ilmoittamatta jättämiselle :

5.1.15 Menetelmät

Puitejärjestely :
Ei puitejärjestelyä
Tietoa dynaamisesta hankintajärjestelmästä :
Ei dynaamista hankintajärjestelmää

5.1.16 Lisätietoja, sovittelu ja muutoksenhaku

Muutoksenhakuelin : Markkinaoikeus
TED eSender : Hansel Oy (Hilma)

6. Tulokset

6.1 Tulokset – Erän tunniste : LOT-0000

Voittajaa ei valittu ja kilpailu on suljettu.
Syy, miksi voittajaa ei ole valittu : Tarjouksia, osallistumishakemuksia tai hankkeita ei saatu

6.1.4 Tilastotiedot

Vastaanotetut tarjoukset tai osallistumishakemukset :
Vastaanotettujen tarjousten/osallistumishakemusten tyyppi : Tarjoukset
Saatujen tarjousten/osallistumishakemusten määrä : 0

8. Organisaatiot

8.1 ORG-0001

Virallinen nimi : Markkinaoikeus
Rekisterinumero : 3006157-6
Postiosoite : Radanrakentajantie 5
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00520
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Puhelin : +358 295643300
Tämän organisaation rooli :
Muutoksenhakuelin

8.1 ORG-0002

Virallinen nimi : Servica Oy
Rekisterinumero : 2947618-4
Postiosoite : Saaristokatu 7
Postitoimipaikka : Kuopio
Postinumero : 70620
Maaryhmittely (NUTS) : Pohjois-Savo ( FI1D2 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : Sara Taivainen
Puhelin : +358 504317231
Internetosoite : http://www.servica.fi
Tämän organisaation rooli :
Ostaja

8.1 ORG-0003

Virallinen nimi : Hansel Oy (Hilma)
Rekisterinumero : FI09880841
Postiosoite : Mannerheiminaukio 1a
Postitoimipaikka : Helsinki
Postinumero : 00100
Maaryhmittely (NUTS) : Helsinki-Uusimaa ( FI1B1 )
Maa : Suomi
Yhteyspiste : eSender
Puhelin : 029 55 636 30
Tämän organisaation rooli :
TED eSender

11. Ilmoituksen tiedot

11.1 Ilmoituksen tiedot

Ilmoituksen tunniste/versio : de2aa3aa-7f24-48c9-b9ad-513c361b0b52 - 01
Lomakkeen tyyppi : Tulokset
Ilmoituksen tyyppi : Jälki-ilmoitus tai käyttöoikeussopimusta koskeva jälki-ilmoitus – vakiojärjestelmä
Ilmoituksen lähetyspäivä : 16/10/2024 10:41 +00:00
Ilmoituksen lähetyspäivä (eSender) : 16/10/2024 10:42 +00:00
Kielet, joilla tämä ilmoitus on virallisesti saatavilla : suomi

11.2 Julkaisutiedot

Ilmoituksen julkaisunumero : 00628213-2024
EUVL S -lehden numero : 203/2024
Julkaisupäivä : 17/10/2024