Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowa organizacja 4. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (4. WGS), która odbędzie się w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są również usługi …

CPV: 79951000 Servicio de organización de seminarios
Plazo:
14 de abril de 2025 a las 10:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową
Organismo adjudicador:
Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy
Número de premio:
EDZ.26.21.2025

1. Nabywca

1.1 Nabywca

Oficjalna nazwa : Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy
Status prawny nabywcy : Podmiot prawa publicznego
Sektor działalności instytucji zamawiającej : Edukacja

2. Procedura

2.1 Procedura

Tytuł : Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową
Opis : Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowa organizacja 4. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (4. WGS), która odbędzie się w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są również usługi świadczone w dniach 17 oraz 21 listopada 2025 r.
Identyfikator procedury : bb0440fc-9310-4d7f-a891-32e642c2a79b
Wewnętrzny identyfikator : EDZ.26.21.2025
Rodzaj procedury : Otwarta
Procedura jest przyspieszona : nie
Uzasadnienie procedury przyspieszonej :
Główne aspekty procedury : Przetarg nieograniczony

2.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Główna klasyfikacja ( cpv ): 79951000 Usługi w zakresie organizowania seminariów

2.1.2 Miejsce realizacji

Adres pocztowy : ul. Rakowiecka 4
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 00-975
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska

2.1.4 Informacje ogólne

Informacje dodatkowe : W postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie: 1. art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa Narodowego (Dz. U. 2022 poz. 835); 2. art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1),w brzmieniu nadanym rozporządzeniem Rady (UE) 2022/576 w sprawie zmiany rozporządzenia (UE) nr 833/2014 dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 111 z 8.4.2022, str. 1).
Podstawa prawna :
Dyrektywa 2014/24/UE
PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO na podstawie art. 132 ustawy z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych

5. Część zamówienia

5.1 Techniczny ID partii : LOT-0001

Tytuł : Organizacja 4. konferencji Współczesna Geologia Samorządowa w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmującej: wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską i usługą noclegową
Opis : Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług: Kompleksowa organizacja 4. Konferencji Współczesna Geologia Samorządowa (4. WGS), która odbędzie się w dniach 18-20 listopada 2025 roku obejmująca wynajęcie sali konferencyjnej z wyposażeniem i obsługą techniczną, wyżywienie uczestników wraz z obsługą kelnerską oraz usługę noclegową, z tym że przedmiotem zamówienia objęte są również usługi świadczone w dniach 17 oraz 21 listopada 2025 r. Na przedmiot zamówienia składają się usługi: 4.1.1. wynajęcie obiektu konferencyjnego, w tym sali konferencyjnej wraz z obsługą techniczną i miejscem na punkt rejestracyjno-informacyjny wraz z wyposażeniem, 4.1.2. zapewnienie materiałów promocyjnych, 4.1.3. zapewnienie noclegów ze śniadaniem, 4.1.4. zorganizowanie przerw kawowych, 4.1.5. zorganizowanie posiłków (obiad i kolacje), 4.2. W ramach organizowanego wydarzenia Wykonawca: 4.2.1. udostępni przygotowaną salę konferencyjną dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji) , wraz z pomieszczeniami towarzyszącymi, salą konsumpcyjną, pomieszczeniami technicznymi, pomieszczeniami sanitarnymi; 4.2.2. udostępni miejsce punktu rejestracyjno-informacyjnego wraz z wyposażeniem; 4.2.3. zapewni obsługę techniczną wyposażonych sal konferencyjnych oraz pomieszczeń towarzyszących; 4.2.4. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem uczestnikom konferencji dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: 2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 18-20 listopada 2025 r. 4.2.5. zapewni usługę noclegową ze śniadaniem dla organizatorów nie więcej niż 20 osób: (2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 17/18 listopada 2025 r oraz 20/21 listopada 2025 r.); 4.2.6. zapewni wyżywienie (przerwy kawowe, obiady, kolacja) dla min. 420 osób w ramach zamówienia podstawowego (nie więcej niż 520 osób z maksymalnym prawem opcji)1: wraz z obsługą kelnerską w dniach 18-20 listopada 2025 r.; 4.2.7. zapewni wyżywienie dla organizatorów nie więcej niż 20 osób w dniu 17 listopada 2025 r. - obiad, kolacja oraz 20 listopada 2025r. 1 x kolacja. 4.2.8. zapewni materiały promocyjne, 4.2.9. Zamawiający na dwa miesiące przed terminem organizacji Konferencji przekaże Wykonawcy wzory do nadruku na materiałach reklamowych wraz z ilością materiałów promocyjnych jakie należy zamówić. 4.3. Zamawiający na 30 dni kalendarzowych przed terminem wydarzenia zastrzega sobie prawo dokonania zmniejszenia liczby uczestników konferencji o 30% skutkującego proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia umownego brutto wykonawcy za wykonanie usługi w zakresie składników wynagrodzenia: kosztu wyżywienia uczestników, usługi hotelowej. 4.4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, zmniejszenia liczby uczestników wydarzenia o 10% w stosunku do zgłoszonej, określonej wedle zasad wskazanych w pkt. 4.3, liczby uczestników, jeśli o powyższej zmianie zawiadomi Wykonawcę pocztą elektroniczną (e-mailem) najpóźniej na 3 dni kalendarzowe przed terminem rozpoczęcia wydarzenia.
Wewnętrzny identyfikator : EDZ.26.21.2025

5.1.1 Przeznaczenie

Charakter zamówienia : Usługi
Główna klasyfikacja ( cpv ): 79951000 Usługi w zakresie organizowania seminariów
Opcje :
Opis opcji : 4.5. Zamawiający na podstawie art. 441 Ustawy Pzp przewiduje zastosowanie prawa opcji. 4.5.1. Zamawiający najpóźniej na 30 dni przed datą organizacji Konferencji poinformuje Wykonawcę mailowo, na adres wskazany do kontaktów w umowie, o uruchomieniu opcji i zakresie w jakim ma być uruchomiona. 4.5.2. W ramach zamówienia opcjonalnego Zamawiający przewiduje: 4.5.2.1. zapewnienie przez Wykonawcę w dniach 18 oraz 19 listopada 2025 r., w trakcie kolacji 6-cio godz. oprawy muzycznej, w tym wynajem DJ-a z bogatą dyskografią i potrzebnym sprzętem oraz zapewnienie odpowiedniego miejsce na parkiet taneczny. 4.5.2.2. zapewnienie usługi noclegowej ze śniadaniem uczestnikom konferencji w maksymalnej liczbie 100 osób z maksymalnym prawem opcji 2 x nocleg ze śniadaniem w dniach 18-20 listopada 2025 r. 4.5.2.3. zapewnienie wyżywienia (przerwy kawowe, obiady, kolacja) dla maksimum 100 osób z maksymalnym prawem opcji wraz z obsługą kelnerską w dniach 18-20 listopada 2025 r.; 4.5.3. Zamawiający zastrzega prawo do niekorzystania z całości usług określonych w ramach prawa opcji. Zamawiający może skorzystać tylko z części przewidywanej do realizacji opcji opisanej w ust. 4.4.2.

5.1.2 Miejsce realizacji

Podpodział krajowy (NUTS) : Bielski ( PL225 )
Kraj : Polska
Informacje dodatkowe :

5.1.3 Szacowany okres obowiązywania

Data początkowa : 17/11/2025
Data zakończenia trwania : 21/11/2025

5.1.6 Informacje ogólne

Zastrzeżony udział : Udział nie jest zastrzeżony.
Projekt zamówienia niefinansowany z funduszy UE
Zamówienie jest objęte zakresem Porozumienia w sprawie zamówień rządowych (GPA) : tak
Informacje dodatkowe : Zgodnie z art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje możliwość unieważnienia przedmiotowego postępowania, w sytuacji gdy środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia, nie zostały mu przyznane. 4.13. Wymagania związane z realizacją zamówienia podstawowego w zakresie zatrudnienia przez Wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie stosunku pracy osób wykonujących wskazane przez Zamawiającego czynności w zakresie realizacji zamówienia, jeżeli wykonanie tych czynności polega na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2022 r. poz. 1510) obejmują następujące rodzaje czynności:  usługa cateringowa,  obsługa kelnerska. 4.14. Szczegółowe wymagania dotyczące realizacji oraz egzekwowania wymogu zatrudnienia na podstawie stosunku pracy zostały określone w Projektowanych postanowieniach umowy, stanowiących Załącznik nr 2 do SWZ.

5.1.10 Kryteria udzielenia zamówienia

Kryterium :
Rodzaj : Cena
Nazwa :
Opis : najniższa cena ofertowa.
Kategoria kryterium udzielenia zamówienia próg : Waga (wartość punktowa, dokładna)
Kryterium udzielenia - Liczba : 100
Opis stosowanej metody, jeżeli nie można przypisać wagi kryteriom :
Uzasadnienie, dlaczego nie określono wagi kryteriów udzielenia zamówienia :

5.1.11 Dokumenty zamówienia

Języki, w których dokumenty zamówienia są oficjalnie dostępne : polski
Adres dokumentów zamówienia : https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Kanał komunikacji ad hoc :
Nazwa : Platforma Zakupowa

5.1.12 Warunki udzielenia zamówienia

Warunki zgłoszenia :
Zgłoszenie elektroniczne : Wymagane
Adres na potrzeby zgłoszenia : https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Języki, w których można składać oferty lub wnioski o dopuszczenie do udziału : polski
Katalog elektroniczny : Niedozwolone
Oferty wariantowe : Niedozwolone
Oferenci mogą złożyć więcej niż jedną ofertę : Niedozwolone
Termin składania ofert : 14/04/2025 10:00 +02:00
Termin, do którego oferta musi pozostać ważna : 90 Dzień
Informacje na temat publicznego otwarcia :
Data otwarcia : 14/04/2025 10:05 +02:00
Warunki zamówienia :
Wykonanie zamówienia musi odbywać się w ramach programów zatrudnienia chronionego : Nie
Fakturowanie elektroniczne : Dozwolone
Stosowane będą zlecenia elektroniczne : tak
Stosowane będą płatności elektroniczne : tak

5.1.15 Techniki

Umowa ramowa :
Brak umowy ramowej
Informacje o dynamicznym systemie zakupów :
Brak dynamicznego systemu zakupów

5.1.16 Dalsze informacje, mediacja i odwołanie

Organ mediacyjny : Urząd Zamówień Publicznych -
Organ odwoławczy : Urząd Zamówień Publicznych - Krajowa Izba Odwoławcza
Informacje o terminach odwołania : Wykonawcom, a także innemu podmiotowi, jeżeli ma lub miał interes w uzyskaniu zamówienia oraz poniósł lub może ponieść szkodę w wyniku naruszenia przez zamawiającego przepisów ustawy, przysługują środki ochrony prawnej na zasadach przewidzianych w dziale IX ustawy Pzp (art. 505–590) w terminie 10 dni od daty czynności zamawiającego.
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych : Urząd Zamówień Publicznych - Krajowa Izba Odwoławcza
Organizacja przyjmująca wnioski o dopuszczenie do udziału : Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy -
Organizacja rozpatrująca oferty : Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy - Dział Zamówień Publicznych

8. Organizacje

8.1 ORG-0001

Oficjalna nazwa : Państwowy Instytut Geologiczny - Państwowy Instytut Badawczy
Numer rejestracyjny : 5250008040
Departament : Dział Zamówień Publicznych
Adres pocztowy : Rakowiecka 4
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 00-975
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Punkt kontaktowy : Dział Zamówień Publicznych
Telefon : +48224592992
Adres strony internetowej : https://pgi.gov.pl
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Inne punkty kontaktowe :
Oficjalna nazwa : Dział Zamówień Publicznych
Departament : Dział Zamówień Publicznych
Punkt kontaktowy : Dział Zamówień Publicznych
Telefon : +484592992
Adres strony internetowej : https://pgi.gov.pl
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://platformazakupowa.pl/pn/pgi
Role tej organizacji :
Nabywca
Organizacja przyjmująca wnioski o dopuszczenie do udziału
Organizacja rozpatrująca oferty

8.1 ORG-0002

Oficjalna nazwa : Urząd Zamówień Publicznych
Numer rejestracyjny : 5262239325
Departament : Urząd Zamówień Publicznych
Adres pocztowy : Postępu 17A
Miejscowość : Warszawa
Kod pocztowy : 02-676
Podpodział krajowy (NUTS) : Miasto Warszawa ( PL911 )
Kraj : Polska
Punkt kontaktowy : Urząd Zamówień Publicznych
Telefon : +48224587701
Faks : +48224587700
Adres strony internetowej : https://www.gov.pl/web/uzp
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://epuap.gov.pl
Inne punkty kontaktowe :
Oficjalna nazwa : Krajowa Izba Odwoławcza
Departament : Krajowa Izba Odwoławcza
Telefon : +48224587801
Faks : +48224587800
Adres na potrzeby wymiany informacji (URL) : https://epuap.gov.pl
Role tej organizacji :
Organ odwoławczy
Organizacja udzielająca dodatkowych informacji na temat procedur odwoławczych
Organ mediacyjny

8.1 ORG-0000

Oficjalna nazwa : Publications Office of the European Union
Numer rejestracyjny : PUBL
Miejscowość : Luxembourg
Kod pocztowy : 2417
Podpodział krajowy (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Kraj : Luksemburg
Telefon : +352 29291
Adres strony internetowej : https://op.europa.eu
Role tej organizacji :
TED eSender
Informacje o ogłoszeniu
Identyfikator/wersja ogłoszenia : c37a79dd-a8ce-4fc8-91d5-ab97e69bc2e7 - 01
Typ formularza : Procedura konkurencyjna
Rodzaj ogłoszenia : Ogłoszenie o zamówieniu lub ogłoszenie o koncesji – tryb standardowy
Ogłoszenie – data wysłania : 13/03/2025 14:39 +00:00
Języki, w których przedmiotowe ogłoszenie jest oficjalnie dostępne : polski
Numer publikacji ogłoszenia : 00170877-2025
Numer wydania Dz.U. S : 53/2025
Data publikacji : 17/03/2025