Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering

De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten …

CPV: 92512000 Servicios de archivos
Lugar de ejecución:
Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering
Organismo adjudicador:
IUC-Noord
Número de premio:
NA-SASEAS-DH-IUCN24070126

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : IUC-Noord
Rechtsvorm van de koper : Centrale overheidsinstantie
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering
Beschrijving : De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten scope van deze opdracht. 2.2.1 Materieel Voorbereiden Onder Materieel Voorbereiden wordt verstaan: alle (fysieke) handelingen die nodig zijn om Originelen gereed te maken voor digitalisering en digitalisering te vergemakkelijken. Te denken valt aan handelingen als reinigen, vlakken, verpakken van Originelen in archiefdozen of omslagen en het stabiliseren en behandelen van schade. De handelingen worden uitgevoerd volgens door het Nationaal Archief gestelde methoden en instructies welke zijn opgenomen in Bijlage 2 - werkinstructie Materieel Voorbereiden. Het Materieel Voorbereiden zal hoofdzakelijk uitgevoerd worden op papieren archiefstukken. Deze kunnen losbladig of gebonden zijn en verschillende afmetingen hebben. Het papier kan verschillende inkten, kleurstoffen en pigmenten bevatten. Banden kunnen uit papier, bord, hout, leer en/of perkament bestaan. Incidenteel kunnen er perkamenten of fotografische materialen aangetroffen worden. De materiële staat van de papieren Originelen kan variëren van goed tot zeer kwetsbaar. 2.2.2 Barcoderen Onder Barcoderen wordt verstaan: het invoegen van gebarcodeerde vellen tussen Originelen, volgens door de Opdrachtgever gestelde instructies. Barcoderen heeft tot doel de nadere toegankelijkheid van gedigitaliseerd archief te vergroten door daar een duidelijke hiërarchie en ordening in aan te brengen. Te denken valt aan het markeren van het begin en einde van verschillende stukken binnen één inventarisnummer. Het Nationaal Archief maakt voor een opdracht een opdrachtspecifieke barcode-instructie en levert de benodigde barcodevellen. De opdrachten tot Barcoderen zijn van dien aard dat zij uitdrukkelijk geen voorkennis vereisen van archiefwetenschappen, geschiedenis of paleografie. Voor een beter begrip van het Barcoderen verwijst de Aanbestedende dienst naar Bijlage 2 – werkinstructie Materieel Voorbereiden.
Identificatiecode van de procedure : b55a5ae5-df10-4493-8630-9ede7a15c112
Eerdere aankondiging : 5abf31b7-5d08-49b0-abda-2b356bf3a7cd-01
Interne identificatiecode : NA-SASEAS-DH-IUCN24070126
Type procedure : Openbaar
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : De Diensten worden uitgevoerd op locatie van Opdrachtgever, Prins Willem Alexanderhof 20 Den Haag.

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 500 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering
Beschrijving : De Opdracht bestaat uit het Materieel Voorbereiden van archiefstukken (hierna Originelen), om digitalisering hiervan zonder (toename van) schade en informatieverlies mogelijk te maken. Tevens dienen binnen de Opdracht Originelen voorafgaand aan digitalisering gemarkeerd te worden met barcodes. Beide aspecten worden hieronder verder toegelicht. Het daadwerkelijk digitaliseren van Originelen is buiten scope van deze opdracht. 2.2.1 Materieel Voorbereiden Onder Materieel Voorbereiden wordt verstaan: alle (fysieke) handelingen die nodig zijn om Originelen gereed te maken voor digitalisering en digitalisering te vergemakkelijken. Te denken valt aan handelingen als reinigen, vlakken, verpakken van Originelen in archiefdozen of omslagen en het stabiliseren en behandelen van schade. De handelingen worden uitgevoerd volgens door het Nationaal Archief gestelde methoden en instructies welke zijn opgenomen in Bijlage 2 - werkinstructie Materieel Voorbereiden. Het Materieel Voorbereiden zal hoofdzakelijk uitgevoerd worden op papieren archiefstukken. Deze kunnen losbladig of gebonden zijn en verschillende afmetingen hebben. Het papier kan verschillende inkten, kleurstoffen en pigmenten bevatten. Banden kunnen uit papier, bord, hout, leer en/of perkament bestaan. Incidenteel kunnen er perkamenten of fotografische materialen aangetroffen worden. De materiële staat van de papieren Originelen kan variëren van goed tot zeer kwetsbaar. 2.2.2 Barcoderen Onder Barcoderen wordt verstaan: het invoegen van gebarcodeerde vellen tussen Originelen, volgens door de Opdrachtgever gestelde instructies. Barcoderen heeft tot doel de nadere toegankelijkheid van gedigitaliseerd archief te vergroten door daar een duidelijke hiërarchie en ordening in aan te brengen. Te denken valt aan het markeren van het begin en einde van verschillende stukken binnen één inventarisnummer. Het Nationaal Archief maakt voor een opdracht een opdrachtspecifieke barcode-instructie en levert de benodigde barcodevellen. De opdrachten tot Barcoderen zijn van dien aard dat zij uitdrukkelijk geen voorkennis vereisen van archiefwetenschappen, geschiedenis of paleografie. Voor een beter begrip van het Barcoderen verwijst de Aanbestedende dienst naar Bijlage 2 – werkinstructie Materieel Voorbereiden.
Interne identificatiecode : NA-SASEAS-DH-IUCN24070126

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 92512000 Archiefdiensten

5.1.2 Plaats van uitvoering

Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Aanvullende informatie : De Diensten worden uitgevoerd op locatie van Opdrachtgever, Prins Willem Alexanderhof 20 Den Haag.

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 20/02/2025
Einddatum van de duur : 19/02/2029

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : 2x 12 maanden verlenging

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 2 500 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : K1: Behandelplannen K2: Kwaliteits- en continuiteitsborging K3: Remoistenable Tissue Methode
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt : Gunnen op waarde toegepast
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank Den Haag -
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : IUC-Noord -

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 2 500 000 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : Hoogduin Papierrestauratoren
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering - Hoogduin Papierrestauratoren
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 2 500 000 Euro
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : Materieel Voorbereiden van archiefmateriaal op digitalisering - Hoogduin Papierrestauratoren
Datum van sluiting van het contract : 10/02/2025

6.1.4 Statistische informatie

Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : IUC-Noord
Registratienummer : 50973029 Groningen
Postadres : Emmasingel 1
Stad : Groningen
Postcode : 9726 AH
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Contactpunt : IUC - David van 't Hag
Telefoon : +31 500000000
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Registratienummer : 82946175
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883622200
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : Hoogduin Papierrestauratoren
Registratienummer : 27141021
Postadres : Lagosweg 41
Stad : Delft
Postcode : 2622CZ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 152574464
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : cbe3ecce-e174-40e4-8f4a-57912503e27f - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 26/03/2025 09:25 +00:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 26/03/2025 23:00 +00:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00202029-2025
Nummer uitgave PB S : 62/2025
Datum van bekendmaking : 28/03/2025