Beschreibung
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Die OÖG benötigt aus heutiger Sicht Lieferleistungen und Dienstleistungen im Bereich „Elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen (EIRE)“. Die Markterkundung dient der Überprüfung des Marktes (Recherche). Nach Beendigung der Markterkundung evaluiert die OÖG die Ergebnisse der Markterkundung und entscheidet, ob bzw. inwieweit die von der Markterkundung umfassten Leistungen vom Markt bezogen werden sollen und ob gegebenenfalls ein Vergabeverfahren zum Abschluss einer Rahmenvereinbarung oder eines Rahmenvertrags zum Bezug von ebendiesen Leistungen eingeleitet werden soll. Im Rahmen der Markterkundung soll insbesondere erhoben werden, ob und unter welchen Bedingungen Unternehmen am Markt nachfolgende Tätigkeiten im Bereich Anschaffung (Lieferleistung), Weiterentwicklung nach Anforderung des AG (Dienstleistung) sowie Betrieb (Dienstleistung) einer derartigen Software durchführen können. Umfang: Konkret abgefragt werden: Lieferung, Installation, Schnittstellenanbindung, Inbetriebnahme, Datenmigration, Lizenzierung, Schulung, Betrieb, Wartung, Update, Funktionserweiterung, Support (LVL2) und Backup einer Software In Anlehnung an das Klassifikationssystem für das öffentliche Beschaffungswesen: Lieferleistungen Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe, Softwarepaket für die Finanzanalyse and Buchhaltung, Softwarepaket für die optische Zeichenerkennung (OCR), Betrieb und Weiterentwicklung der Software. Ziele: Im Rahmen dieser Markterkundung suchen wir nach Systemen, die eine Vielzahl von Anforderungen erfüllen. Dazu gehört die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen in den Formaten PDF, EDI, XML automatisiert via E-Mail bzw. Papierrechnungen und/oder andere Zustellinfrastrukturen zum Austausch von Rechnungen. Weitere Anforderungen sind optische Zeichenerkennung (OCR) um Text aus gescannten Dokumenten und Bildern zu extrahieren, Verfahren zur Erkennung und zum Abgleich von Daten, um die Übereinstimmung zwischen verschiedenen Datensätzen sicherzustellen, sowie die optionalen Möglichkeiten, Daten nach Buchungskreis, Standort/Werk oder anderen Kriterien zu validieren. Fortschrittliche Mechanismen für hohe Effizienz und Genauigkeit durch Validierungsprozesse, sowie initialer und kontinuierlicher Einsatz von KI-gestützten Methoden werden in diesem Zusammenhang ebenso abgefragt. Erforderlich ist eine vollständige Integration in das SAP-System der OÖG insbesondere von Lieferantendaten und Bestellnummern sowie die automatische Zuordnung von Daten in den Modulen Material Management (MM), Technik MM (TE) und Financial Accounting (FI). Die Zuteilung und Freigabe von Daten soll sowohl automatisch als auch manuell erfolgen können, wobei die Sichtbarkeit vor und nach der Freigabe gewährleistet sein muss. Eine SAP-Zertifizierung ist somit zwingend gefordert. Überdies ist eine vollständige SAP Integration (z.B. als Add-on) im Betriebsmodell on Premise obligat. Mailbenachrichtigungen, das 4-Augen-Prinzip und Eskalationsmechanismen bei der Freigabe sind ebenfalls wichtige Kriterien. Im Bereich der Buchung und Kontierung sind die Buchungen in verschiedenen Transaktionen, die Duplikatsprüfung und die Verhinderung der Buchung von unvollständigen, mangelhaften Rechnungen (Events z.B. Business Rules) von zentraler Bedeutung. Automatische Beleganhänge, wie die Digitalisierung von Lieferscheinen, Erfassung von Notizen sowie die Unterstützung von Dokumentenanhängen im PDF-Format und anderen Formaten sind ebenfalls erforderlich. Der Workflow und Support umfassen sowohl SAP Standard Erweiterungen als auch Eigenentwicklungen, die Historie und Protokollierung im Workflow sowie die automatische Rücksendung von mangelhaften Rechnungen über das System via Textvorlagen. Schulungen, Benutzerhandbücher, Projektdurchführungen und Wartung im Support sind ebenfalls Teil der Anforderungen. Zusätzlich sind Testmöglichkeiten für den gesamten Workflow einer Eingangsrechnungsverarbeitung erforderlich. Automatisierte Vertretungen und die Freigabe via Mobilgerät, die Möglichkeit einer Dunkelbuchung bis zu einem bestimmten Betrag sowie Freigabeprozesse für Dauerrechnungen von Interesse. Nichtziele: Entwicklungspartnerschaft bzw. Eigenentwicklung einer Lösung