Lieferung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Systemserviceleistungen

Die Deutsche Sporthochschule Köln (DSHS) möchte mit dem hier vorliegenden Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ein Dokumenten-Management-System (DMS) beschaffen, um die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer voranzutreiben. Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist der Abschluss eines Vertrags über die Erstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie dessen Bereitstellung als Software …

CPV: 72263000 Servicios de implementación de software, 48311100 Sistema de gestión de documentos, 72267000 Servicios de mantenimiento y reparación de software, 72268000 Servicios de suministro de software
Lugar de ejecución:
Lieferung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Systemserviceleistungen
Organismo adjudicador:
Deutsche Sporthochschule Köln
Número de premio:
0489-2024

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Sporthochschule Köln
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Bildung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Lieferung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Systemserviceleistungen
Beschreibung : Die Deutsche Sporthochschule Köln (DSHS) möchte mit dem hier vorliegenden Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb ein Dokumenten-Management-System (DMS) beschaffen, um die Digitalisierung der Unterstützungsprozesse für Lehre, Forschung und Transfer voranzutreiben.
Kennung des Verfahrens : 94b273e8-e889-433b-a621-c8de2e68298b
Interne Kennung : 0489-2024
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens : Die Vergabe wird europaweit im Wege eines Verhandlungsver-fahrens mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 1 VgV durchgeführt. Die Teilnahmephase dient der Feststellung, welche Bewerber geeignet sind und daher zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Die Bewerber reichen in dieser Phase Teilnahmeanträge ein, in denen sie alle geforderten Nachweise und Informationen zur Eignungsprüfung und zur Prüfung des Nichtvorliegens von Aus-schlussgründen übermitteln. Der Auftraggeber prüft die Teilnahmeanträge auf Ausschlussgründe sowie die Einhaltung der geforderten Anforderungen an die Eignung. Es werden alle Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert, die einen wertungsfähigen Teilnahmeantrag eingereicht haben.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72268000 Bereitstellung von Software

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Am Sportpark Müngersdorf 6
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50933
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 2 587 250 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXPNYRVDG6X Kennzeichnung von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen Die Bewerber werden vorsorglich für den Fall eines Nachprüfungsverfahrens gebeten, bereits bei Abgabe ihres Teilnahmeantrags und diejenigen Teile ihres Teilnahmeantrags zu kennzeichnen, die gemäß § 164 GWB, § 5 Abs. 1 VgV der Geheimhaltung unterliegen und daher anderen Bewerbern im Rahmen der Akteneinsicht nicht übermittelt werden dürfen. Die Bieter haben daher sämtliche Angebotsbestandteile, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse beinhalten, entsprechend (z.B. mittels Stempel) zu kennzeichnen. Dies gilt für ein mögliches späteres Angebot entsprechend.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Lieferung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems inklusive Systemserviceleistungen
Beschreibung : Gegenstand des vorliegenden Verfahrens ist der Abschluss eines Vertrags über die Erstellung und Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie dessen Bereitstellung als Software as a Service und die damit verbundenen Serviceleistungen. Das DMS soll die folgenden funktionalen Bedarfe abedecken: 1) Die Erfassung, Ablage, Speicherung und Löschung digitaler Dokumente und Daten nach gesetzlichen, steuer- und datenschutzrechtlichen Aufbewahrungs- und Löschfristen im Sinne einer durchgängigen elektronischen Aktenführung. 2) Workflow-Management-Funktionalitäten, um den Dokumenten- und Informationsaustausch innerhalb der Organisation im Sinne einer durchgängigen elektronischen Vorgangsbearbeitung digital abzubilden. 3) Formular-Management-Funktionalitäten, damit die unterschiedlichen Kundengruppen der Verwaltung die Serviceprozesse über digitale Anträge starten und Informationen und Nachweise an die Organisation übermitteln können. Die Beschaffung soll für den AG als Software-as-a-Service-Lösung im Cloud-Betrieb erfolgen und beinhaltet über die Lieferung des Systems hinaus auch die Implementierung bei dem AG in einer Reihe von spezifizierten Anwendungsfällen, zielgruppenspezifische Anwenderschulungen und Systemserviceleistungen für den Produktivstart. Aus heutiger Sicht soll der Projektstart innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung durch die Aufnahme der gemeinsamen Projektplanung seitens der Projektleitungen auf AG- und Auftragnehmerseite erfolgen. Der Bieter verpflichtet sich, den Projektstart mit dem gesamten Projektteam im Sinne einer Kick-Off-Veranstaltung innerhalb von 6 Wochen nach Zuschlagserteilung zu gewährleisten. Mit dem Zeitpunkt des Projektstarts wird seitens der AG eine Projektlaufzeit von 24 Monaten für die vollständige Herstellung der hier ausgeschriebenen Leistungen erwartet Weiterhin sind Wartungs- und Supportleistungen (Systemservice) Gegenstand dieser Beschaffung. Der Systemservice beginnt mit der Betriebsbereitschaft* der ersten Systemkomponente. Nach Erstellung des Gesamtsystems hat der Systemservice eine Laufzeit von bis zu 120 Monaten. Ergänzend zu den vorgenannten Leistungen erbringt der Auftragnehmer für den Auftraggeber weitere Leistungen im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem gemäß einem abzuschließenden Rahmenvertrag:. - Weiterentwicklung und Optimierung des Gesamtsystems - Anpassung des Gesamtsystems an Änderungen in der Systemumgebung, insbesondere Anbindung an neue weitere Systeme des Auftraggebers - Individuelle Schulungen - Beratung im Zusammenhang mit dem Gesamtsystem Das Volumen dieser Leistungen beträgt maximal 400 Personentage.
Interne Kennung : 0489-2024

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72263000 Software-Implementierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 48311100 Dokumentenverwaltungssystem
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72267000 Software-Wartung und -Reparatur
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72268000 Bereitstellung von Software

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Am Sportpark Müngersdorf 6
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50933
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 144 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Anforderungskatalog
Beschreibung : Für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots wird die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB 2018 mit einem Schwankungsbereich von 10 % verwendet. Die nachfolgenden Informationen zu den Zuschlagskriterien und deren Gewichtung ist in diesem Sinne zu verstehen. Anforderungskatalog Der Anforderungskatalog enthält einige grundlegende Anforderungen, welche als Ausschlusskriterien (Muss-Kriterium) gekennzeichnet sind. Bei Nichterfüllung dieser Muss-Kriterien bzw. beim Nichtvor-handensein der in den Muss-Kriterien beschriebenen Funktionalitäten zum Zeitpunkt der indikativen Angebotsphase wird der Bewerber aus dem weiteren Vergabeverfahren ausgeschlossen. Die dazugehörigen Akzeptanzkriterien hingegen müssen nicht erfüllt sein Der Anforderungskatalog ist in mehrere Reiter aufgeteilt, um die definierten Anforderungen zu strukturieren. Eine ausführliche Beschreibung zur Behandlung und Ausfüllung des Anforderungskatalogs findet sich im ersten Reiter des Anforderungskatalogs. Die Anforderungen sind in Form von User Stories dokumentiert und werden aus Nutzersicht beschrieben, ohne auf eine technische Umsetzung einzugehen. Sie enthalten neben der Beschreibung der jeweiligen Anforderungen und der mit dieser Anforderung verbundenen Zielstellung auch Akzeptanzkriterien. Neben den Muss-Kriterien gibt es noch Anforderungen die als Soll-Prio-1-Kriterium oder Soll-Prio-2-Kriterium gekennzeichnet sind. Zu diesen Kriterien ist pro Anforderung inklusive der Akzeptanzkriterien der jeweilige Erfüllungsgrad in Prozent anzugeben. Die maximal pro Einzelanforderung erreichbaren Leistungspunkte werden in Abhängigkeit des Erfüllungsgrades zu 100%, zu 50% oder zu 0% vergeben. Es können maximal 5.000 Punkte erreicht werden.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 25
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Konzepte
Beschreibung : Der Auftraggeber bewertet die mit dem finalen Angebot eingereichten Konzepte einzeln unter Ausübung des ihr zustehenden Beurteilungsspielraums im Hinblick auf die Frage, ob und inwieweit die vom Bieter eingereichten Konzepte eine möglichst termin- und kosten- und anforderungsgerechte Ausführung des Auftrags erwarten lassen. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber pro Konzept folgende Prozentwerte: - Konzept lässt eine sehr gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 80 bis 100%. - Konzept lässt eine gute Erfüllung des Auftrags erwarten = 60 bis 79%. - Konzept lässt eine befriedigende Erfüllung des Auftrags erwarten = 40 bis 59% - Konzept lässt eine ausreichende Erfüllung des Auftrags erwarten = 20 bis 39% - Konzept lässt eine mangelhafte bzw. ungenügende Erfüllung des Auftrags erwarten = 0 bis 19%. Die so vergebenen Prozentwerte pro Konzept werden mit den oben in der Tabelle pro Konzept genannten Maximalpunktzahlen multipliziert. So wird für jedes Konzept eine Punktzahl ermittelt. Es können maximal 2.000 Punkte erreicht werden.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 10
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Teststellung
Beschreibung : Der Auftraggeber wird die Bieter nach Abgabe des Erstangebotes auffordern, ihm Zugang zu einem Testsystem zu verschaffen. Das Testsystem soll so vorbereitet sein, dass der Auftraggeber vorab definierte Bedienschritte vornehmen kann. Die hierfür erforderlichen Dokumente erstellt sie selbst und übermittelt diese den Bietern. Das Testsystem wird anhand des Kriteriums "Usability" bewertet. Der Auftraggeber bewertet in diesem Kriterium, inwieweit die angebotene Software durch den Benutzer in einem bestimmten Anwendungskontext genutzt werden kann, um bestimmte Ziele effektiv, effizient und zufriedenstellend zu erreichen. "Effektiv" bedeutet dabei, dass der Anwender sein Ziel erreichen kann. "Effizient" meint, dass das Ziel mit möglichst geringem Aufwand erreichbar ist und "zufriedenstellend" stellt auf eine positive Einstellung gegenüber der Nutzung ab. Einfluss haben insbesondere die Aspekte der Übersichtlichkeit der Benutzeroberfläche, die Einfachheit der Bedienschritte und die Zahl der Bedienschritte, die zur Ausführung des Anwendungsfalls erforderlich sind. Vor diesem Hintergrund vergibt der Auftraggeber folgende Prozentwerte: - Das Testsystem erfüllt das Kriterium sehr gut = 80 bis 100% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium gut = 60 bis 79% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium befriedigend = 40 bis 59% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium ausreichend = 20 bis 39% - Das Testsystem erfüllt das Kriterium mangelhaft bzw. ungenügend = 0 bis 19%. Der so vergebene Prozentwert wird mit der Maximalpunktzahl von 3.000 Punkten multipliziert.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 15
Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Gesamtwertungspreis
Beschreibung : Der Gesamtwertungspreis setzt sich aus den einzelnen, im Dokument Preisblatt aufgeführten, wertungsrelevanten Positionen zusammen.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 50
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Rheinland
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Deutsche Sporthochschule Köln
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde kein Wettbewerbsgewinner ermittelt, und der Wettbewerb ist abgeschlossen.
Grund, warum kein Gewinner ausgewählt wurde : Alle Angebote, Teilnahmeanträge oder Projekte wurden zurückgezogen oder als unzulässig abgelehnt.

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 6

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Sporthochschule Köln
Registrierungsnummer : DE123474626
Postanschrift : Am Sportpark Müngersdorf 6
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50933
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Abt. 3.2 / Einkauf
Telefon : +492214982-3530
Fax : +492214982-8220
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Rheinland
Registrierungsnummer : 05315-03002-81
Postanschrift : Zeughausstraße 2 - 10
Stadt : Köln
Postleitzahl : 50667
Land, Gliederung (NUTS) : Köln, Kreisfreie Stadt ( DEA23 )
Land : Deutschland
Telefon : +49221147-3045
Fax : +492211472889
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : eaf0d9ea-3fc3-4cde-99c3-a7d33e0dbc9f - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 10/09/2024 12:11 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00546692-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 177/2024
Datum der Veröffentlichung : 11/09/2024