Konzeption und Bau eines Messestandes

Gegenstand der zu vergebenden Aufgabe ist die Neuausschreibung der Entwicklung eines Konzeptes und eines Designs für einen Messestand mit der Standgröße von ca. 70 m² (2024: 19,75mx3,5m) und der Transport zur IMEX nach Frankfurt/Main sowie dessen Auf- und Abbau auf der IMEX Frankfurt. Im Anschluss an die Messe ist die …

CPV: 79956000 Servicios de organización de ferias y exposiciones
Lugar de ejecución:
Konzeption und Bau eines Messestandes
Organismo adjudicador:
Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Número de premio:
D-0038/2024 - visitBerlin -Messestand visitBerlin

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Rechtsform des Erwerbers : Organisation, die einen durch einen öffentlichen Auftraggeber subventionierten Auftrag vergibt
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Freizeit, Sport, Kultur und Religion

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Konzeption und Bau eines Messestandes
Beschreibung : Gegenstand der zu vergebenden Aufgabe ist die Neuausschreibung der Entwicklung eines Konzeptes und eines Designs für einen Messestand mit der Standgröße von ca. 70 m² (2024: 19,75mx3,5m) und der Transport zur IMEX nach Frankfurt/Main sowie dessen Auf- und Abbau auf der IMEX Frankfurt. Im Anschluss an die Messe ist die Standfläche durch den Auftragnehmer zu reinigen (besenrein). Wichtig bei der Entwicklung und Konzeptionierung ist die mögliche Erweiterung des Messestandes auf ca. 300m² sowie die Ausgliederung kleinerer Messestände von ca. 10-20m². Die Logistik und Lagerung sind ebenfalls Bestandteil dieser Ausschreibung. Der Stand soll als Kopfstand (3 Seiten offen) konzipiert werden und soll ebenerdig gebaut sein. Die Bauweise des Standes (konventionell, Systembauweise, Mischbauweise, mobiler Stand) bleibt im Wesentlichen dem Auftragnehmer überlassen. Die Mehrheit der verwendeten Materialien müssen modular konstruiert, einfach demontierbar und für weitere Verwendungszwecke genutzt werden können bzw. in den technischen Kreislauf zirkulieren können oder mindestens zurückführbar sein (recyclingfähig). Die Materialien sollen so verbaut werden, dass sie mit möglichst wenig Abfall sortenrein bzw. sortenrein trennbar sind. Der Auftraggeberin ist es wichtig, dass der gesamte Auftrag nachhaltig und möglichst umweltschonend ausgeführt wird.
Kennung des Verfahrens : bada5a45-8620-4cbe-ac34-2b20891a4443
Interne Kennung : D-0038/2024 - visitBerlin -Messestand visitBerlin
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen

2.1.2 Erfüllungsort

Beliebiger Ort

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 960 000 Euro
Höchstwert der Rahmenvereinbarung : 960 000 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4YRF5H28
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Konzeption und Bau eines Messestandes
Beschreibung : I Stand und Standlage: Das BCO wird im Jahr 2025 erneut einen zentralen Messeauftritt für sich und 15-20 weitere Berliner Mitaussteller organisieren und hierzu eine Berlin-Fläche anmieten. Der Stand befindet sich auf der Deutschlandfläche und hatte im Jahr 2024 die Maße von 19,75mx3,5m (69,125m²). Diese wird vom GCB German Convention Büro verwaltet. Die Standnummer wird vom GCB ca. 4-6 Wochen vor Veranstaltung vergeben und kommuniziert. Umliegende "Nachbarn" werden u.a. Hamburg, München, Frankfurt sowie europäische Städte sein. I Zielstellung: Ziel des Standkonzeptes auf der IMEX Frankfurt 2025 ist es, Berlin als vielfältige, zukunftsweisende, innovative, nachhaltige und "angesagte" Metropole sowie als Destination für B2B-Veranstaltungen zu präsentieren. Dies soll sich im Design des Standes und der Auswahl der Möbel widerspiegeln. Gleichzeitig möchten wir auch die wichtigen Branchen-Cluster von Berlin präsentieren. Informationen zu den Branchen-Clustern findet man hier: https://www.berlin.de/sen/wirtschaft/innovation-und-qualifikation/cluster/ Gewünscht wird ein Standkonzept, das Berlin im "Industrial Design / Look" präsentiert und somit für die Kreativszene, Design- und Fashion-Metropole, Wissenschaft- und Start-up-Hauptstadt etc. steht und Berlin als nachhaltige Destination für B2B Veranstaltungen darstellt. Das visitBerlin Berlin Convention Office möchte mit dem Stand potenzielle Kongress-Kund:innen ansprechen und Raum für Kundengespräche bieten, um wichtige Multiplikatoren des Tagungs- und Kongressbereiches zu gewinnen. Der Stand soll insbesondere auch allen Berliner Mitausstellern die Gelegenheit und Möglichkeit einer ruhigen und gezielten Kommunikation mit Kund:innen und interessierten Fachbesucher:innen bieten. I Allgemeine Anforderungen an den Standbau / Standdesign: Der Berlin-Stand muss offen gestaltet sein und dabei Möglichkeiten für eine gute Kommunikation und Informationsaustausch zwischen den Fachbesucher:innen und dem visitBerlin Berlin Convention Office sowie für die Berliner Mitaussteller und ihre Kunden in entspannter Lounge-Atmosphäre bieten. Der Stand muss barrierefrei zugänglich sein. Am Berlin-Stand werden alle Kundentermine des visitBerlin Berlin Convention Office einschließlich verschiedener Hosted Buyer-Präsentationen stattfinden (Gruppen á ca. 5-15 pax). Es werden voraussichtlich 8 Mitarbeiter:innen (zuzüglich 1 Hostess) des BCOs anwesend sein. Es ist 1 Empfangscounter mit Logo visitBerlin Berlin Convention Office einzurichten. Des Weiteren sind ein Präsentationsbereich und für die Fachbesucher:innen entsprechende Sitzgelegenheiten mit Sitz-Würfeln oder Andere einzuplanen. Allgemein müssen für die Berliner Aussteller große Tische einschließlich Stühle für Kundentermine nach dem "Sharing-Prinzip" zur Verfügung stehen. Die Tische und Sitzmöglichkeiten sind entsprechend dem allgemeinen Standauftritt (s.o.) zu gestalten. Zur Präsentation aller beteiligten Berliner Partner müssen die jeweiligen Firmenlogos gut sichtbar an den Stand angebracht werden. Sämtliche Logos werden dem Auftragnehmer mit Zuschlagserteilung in digitaler Form übermittelt. Der Auftragnehmer hat die Produktion der Logos für die IMEX Frankfurt vorzunehmen und die Logos am Empfangscounter (BCO) bzw. gemäß Design am Stand anzubringen. Des Weiteren muss in direkter Nähe zum Empfangscounter eine "Ausstellerwand / Kontakttafel" in das Stand-Design integriert werden. Hier werden alle Aussteller aufgeführt und die jeweiligen Visitenkarten zur Mitnahme für Fachbesucher:innen bereitgestellt. Um die Sichtbarkeit des Berlin-Stands in der Messehalle zu gewährleisten, muss der Stand eine große Standhöhe vorweisen, um die nötige "Fernwirkung" auszustrahlen. Eine Deckenabhängung soll, aufgrund der höheren Kosten, vermieden werden. I Optionale Leistung 1 - Konzeption, Gestaltung Standbau ITB Berlin ab 2026 - Anforderungen an einen Gemeinschaftsstand der Berlin-Brandenburg Capital Region auf der ITB Berlin 2026 Der Ausgeschriebene IMEX Stand von ca. 70m² soll auf eine Gesamtfläche von ca. 300-350m² (ITB 2024: 294m²) erweiterbar sein. Auf der ITB 2026 soll ein gemeinsamer Auftritt von visitBerlin, der TMB und FBB unter dem Dach "Berlin-Brandenburg Capital Region" realisiert werden. Fokus liegt auf einer flexiblen Meetinglösung unter Berücksichtigung der geltenden Hygieneauflagen. Die Gesamtatmosphäre des Standes muss die Capital Region optimal repräsentieren, es sind keine Aktions- oder Themenflächen vorgesehen. Die Standgröße des Gemeinschaftsstandes beträgt 300-350m², mit einer Aufteilung von ca. 220-250m² visitBerlin, ca. 45-50m² FBB und ca. 20-30m² TMB. Die angegebenen Flächen sind unverbindlich und können ggf. variieren. Funktionelle und möglicherweise gemeinsam genutzte Bereiche wie Garderobe, Schließfächer, Catering (weitere Details im Folgenden) sind prozentual enthalten. Ziel ist eine möglichst effiziente Ausnutzung des zur Verfügung stehenden Raums. Vorgesehen ist ein Kopfstand im Hub27 der Messe Berlin. Das vorzuschlagende Standkonzept ist auf Basis einer 28m x 10,5m Kopfstandfläche zu erstellen. Das Konzept muss so modular sein, um sich auf spätere, tatsächliche Flächenverhältnisse adaptieren zu lassen. Das Standkonzept soll muss sich durch eine übergreifende Darstellung der Berlin-Brandenburg Capital Region auszeichnen, mit Kennzeichnung der einzelnen Aussteller visitBerlin, TMB und FBB. I Optionale Leistung 2 - Konzeption , Gestaltung Standbau zusätzlicher Messeauftritte von visitBerlin - Standflächen können von ca. 10m² - 60m² variieren. Neben den großen Messen (ITB Berlin und IMEX Frankfurt) soll das Standkonzept auch für Auftritte mit kleinen Standflächen von ca. 10m²-60m² anwendbar sein. Der Auftritt mit einem kleineren Stand ist 3-5-mal im Jahr möglich, so war visitBerlin in der Vergangenheit zum Beispiel auf dem "World Travel Market" oder der "The Meeting Show" in London vertreten. DIE GENAUEN INFORMATIONEN ENTNEHMEN SIE BITTE DER LEISTUNGSBESCHREIBUNG!
Interne Kennung : D-0038/2024 - visitBerlin -Messestand visitBerlin

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79956000 Organisation von Messen und Ausstellungen
Optionen :
Beschreibung der Optionen : I Optionale Leistung 1 - Konzeption, Gestaltung Standbau ITB Berlin ab 2026 Der Auftraggeber hat die Option, zusätzlich Leistungen für den touristischen Messeauftritt der Berlin-Brandenburg Capital Region (Berlin, Brandenburg, Flughafen Berlin Brandenburg GmbH) auf der Internationalen Tourismusbörse (ITB) Berlin 2026 beim Auftragnehmer abzurufen. I Optionale Leistung 2 - Konzeption , Gestaltung Standbau zusätzlicher Messeauftritte von visitBerlin - Standflächen können von ca. 10m² - 60m² variieren. Neben den großen Messen (ITB Berlin und IMEX Frankfurt) soll das Standkonzept auch für Auftritte mit kleinen Standflächen von ca. 10m²-60m² anwendbar sein. Der Auftritt mit einem kleineren Stand ist 3-5-mal im Jahr möglich, so war visitBerlin in der Vergangenheit zum Beispiel auf dem "World Travel Market" oder der "The Meeting Show" in London vertreten. Der Berlin-Stand soll muss offen gestaltet sein und dabei Möglichkeiten für eine gute Kommunikation und Informationsaustausch zwischen den Fachbesucher:innen und visitBerlin sowie für mögliche Berliner Mitaussteller und ihre Kunden in entspannter Lounge-Atmosphäre bieten. Der Stand muss barrierefrei zugänglich sein. Bei Bedarf der Auftraggeberin ist 1 Empfangscounter mit Logo optional einzurichten. Des Weiteren ist ein Präsentationsbereich (Bildschirm) einzuplanen. Allgemein sollen für die Berliner Aussteller Tische einschließlich Stühle für Kundentermine nach dem "Sharing-Prinzip" zur Verfügung stehen. Die Tische und Sitzmöglichkeiten sind entsprechend dem allgemeinen Standauftritt zu gestalten. Optional muss es die Möglichkeit geben, Flyer Fächer zu integrieren. Ab einer Standfläche von 40 qm sollte ein kleines abschließbares Backoffice vorhanden sein, dies ist optional und liegt in den Händen der Auftraggeberin. Die Leistungen des Auftragnehmers beinhalten, neben der Konzeption, Gestaltung, Grafikerstellung und mietweisen Gestellung der Messeeinrichtung (ggf. auch Leihmobiliar) sowie der Durchführung des Standbaus, den An- und Abtransport zum Messeort, die Montage und Demontage nach dem jeweils bestätigten Grundriss und den technischen Support während der Messe. Die Standelemente werden nur mietweise für den Messeauftritt zur Verfügung gestellt. Nach Messeabschluss sind alle wiederverwendbaren Elemente für einen eventuellen Folgeeinsatz einzulagern. Für diese Option bitten wir um Preise für einen 10-20 qm-, 20-40 qm- und über 40 qm-Stand. Die Auftraggeberin behält sich außerdem vor, weitere Messestände über 60 m² zu beauftragen. Die Vergütung erfolgt gemäß individuellem Angebot. BITTE LESEN SIE HIERFÜR DIE LEISTUNGSBESCHREIBUNG!

5.1.2 Erfüllungsort

Beliebiger Ort
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 18/12/2024
Enddatum der Laufzeit : 31/12/2025

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 3.1122028E7
Der Erwerber behält sich das Recht vor, zusätzliche Käufe vom Auftragnehmer zu tätigen, wie hier beschrieben : Die Auftraggeberin behält sich jedoch vor, den Rahmenvertrag dreimal um ein weiteres Jahr, mithin bis zum 31.12.2028 zu verlängern. Die Entscheidung über eine Verlängerung erfolgt spätestens einen Monat vor Ablauf des vereinbarten Leistungszeitraumes. Im Falle einer Verlängerung des Rahmenvertrages gilt die für den ursprünglichen Auftrag nach Maßgabe des dieser Ausschreibung zugrundeliegenden Preisblatts vereinbarte Vergütung auch für den Verlängerungszeitraum als vereinbart. Die Vergabeunterlagen und das Angebot des/der erfolgreichen Bieter/s werden Bestandteil des Rahmenvertrages.

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein
Zusätzliche Informationen : Option nach § 132 GWB: Für den Fall, dass der Ausschreibungsgewinner vor vollständiger Leistungserbringung wegen Kündigung, Insolvenz oder aus einem anderen Grunde endgültig ausfällt, behält sich der Auftraggeber vor, die verbleibenden Arbeiten den übrigen Bietern in der Reihenfolge des Ausschreibungsergebnisses auf der Grundlage ihrer jeweiligen Angebote anzutragen. Fällt ein Auftragnehmer nur bezüglich einzelner Lose aus, ist der Auftraggeber berechtigt, die betroffenen Lose ganz oder teilweise anderen Losen zu den jeweils vertraglich vereinbarten Konditionen bis zum Ende der Vertragslaufzeit zuzuschlagen, wenn der Auftragnehmer dieser Lose mit der Erweiterung einverstanden ist.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
Beschreibung : Die Mehrheit der verwendeten Materialien müssen modular konstruiert, einfach demontierbar und für weitere Verwendungszwecke genutzt werden können bzw. in den technischen Kreislauf zirkulieren können oder mindestens zurückführbar sein (recyclingfähig). Die Materialien sollen so verbaut werden, dass sie mit möglichst wenig Abfall sortenrein bzw. sortenrein trennbar sind. Der Auftraggeberin ist es wichtig, dass der gesamte Auftrag nachhaltig und möglichst umweltschonend ausgeführt wird.
Konzept zur Verringerung der Umweltauswirkungen : Der Übergang zu einer Kreislaufwirtschaft

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Die Wertung des Preises (30%) ergibt sich aus der beigefügten Wertungsmatrix Preis (Anlage Preisblatt).
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Umsetzungskonzept
Beschreibung : Die Wertung des Umsetzungskonzeptes ergibt sich aus der beigefügten Wertungsmatrix Umsetzungskonzept (Anlage Wertungsmatrix Umsetzungskonzept). Die gemäß Wertungsmatrix erreichten Punkte werden mit 70 % gewichtet (mit 0,7 multipliziert). Zum Schluss werden die Punktzahlen für den Preis und das Umsetzungskonzept addiert.
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 70
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Auf die Fristen nach § 160 Abs. 3 GWB wird hingewiesen. Ein Nachprüfungsverfahren kann nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, eingeleitet werden (vgl. § 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : fairservices.net GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : 10
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Wert der Ausschreibung : 816 340 Euro
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 1
Titel : Rahmenvertrag: D-0038/2024 - visitBerlin -Messestand visitBerlin
Datum der Auswahl des Gewinners : 03/12/2024
Datum des Vertragsabschlusses : 18/12/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 12
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Bandbreite der Angebote :
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots : 731 040,8 Euro
Wert des höchsten zulässigen Angebots : 1 006 740 Euro
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe :

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Berlin Tourismus & Kongress GmbH
Registrierungsnummer : DE160475096
Postanschrift : Schöneberger Str. 15
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10963
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Zentrale Dienste
Telefon : 030264748907
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Berlin Senatsverwaltung für Wirtschaft, Technologie und Forschung
Registrierungsnummer : DE296830277
Postanschrift : Martin-Luther-Straße 105
Stadt : Berlin
Postleitzahl : 10825
Land, Gliederung (NUTS) : Berlin ( DE300 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 3090138-316
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : fairservices.net GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Kleines Unternehmen
Registrierungsnummer : DE323121510
Postanschrift : Am Feldkreuz 20
Stadt : Wetzlar
Postleitzahl : 35578
Land, Gliederung (NUTS) : Lahn-Dill-Kreis ( DE722 )
Land : Deutschland
Telefon : 06441-9827410
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : Deutschland
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 5c45dede-3ac8-4bf2-a2d3-8e287c67cdf3 - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 18/12/2024 18:45 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00786480-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 248/2024
Datum der Veröffentlichung : 20/12/2024