Kontrakt om levering af konferencefaciliteter ved tre interparlamentariske møder i Midt- og Sydjylland under dansk EU-formandskab efteråret 2025

Med det danske formandskab for Rådet i EU i efteråret 2025 følger en parlamentarisk dimension, hvor Folketinget skal være vært for en række møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Dette udbud omfatter tre interparlamentariske møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Møderne skal …

CPV: 55120000 Servicios de reuniones y congresos en hoteles
Plazo:
9 de enero de 2025 a las 11:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Kontrakt om levering af konferencefaciliteter ved tre interparlamentariske møder i Midt- og Sydjylland under dansk EU-formandskab efteråret 2025
Organismo adjudicador:
Folketinget
Número de premio:
381335

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Folketinget
Køberens retlige status : Central regeringsmyndighed
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Kontrakt om levering af konferencefaciliteter ved tre interparlamentariske møder i Midt- og Sydjylland under dansk EU-formandskab efteråret 2025
Beskrivelse : Med det danske formandskab for Rådet i EU i efteråret 2025 følger en parlamentarisk dimension, hvor Folketinget skal være vært for en række møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Dette udbud omfatter tre interparlamentariske møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Møderne skal afholdes nær Billund, da deltagerne skal have mulighed for at interagere med erhvervslivet i området og samtidig have god adgang til europæiske flyruter. De tre interparlamentariske møder er følgende: 1) Konferencen om økonomisk styring og koordination i EU (SECG) med op til 200 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: D. 2.-3. oktober 2025. Alternativt tidspunkt: D. 29.-30. september 2025. 2) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om klima og miljø med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: Fredag d. 12. september 2025 Alternativt tidspunkt: D. 16. – 19. september 2025. 3) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om digitalisering med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: Fredag d. 24. oktober 2025 Alternativt tidspunkt: D. 4. – 7. november 2025. For alle tre møder omfatter opgaven: • Sikkerhedsmæssigt afskærmet konferenceområde • Plenumsal og ca. 4 øvrige mødelokaler i forskellige størrelser og med teknik • Forplejning (dagsmøde) • Blokbooking af hotelværelser til mødedeltagere • Option på tolkebokse og- teknik • Option på person- og bagagescannere Detaljerede krav til konferencefaciliteter m.v. fremgår af Bilag 1 – Kravspecifikation
Identifikator for proceduren : 082f1692-f15a-441c-95a8-412d629c275f
Intern ID : 381335
Udbudsprocedure : Åben
Hovedpunkterne i proceduren : Anskaffelsen er omfattet af bilag XIV til udbudsdirektivet, og udbuddet gennemføres derfor efter udbudslovens afsnit III §§ 186 – 190 (light-regimet) angående offentlige kontrakter vedrørende sociale og andre specifikke tjenesteydelser. Udbudsproceduren er opdelt i en tilbudsfase og en tildelingsfase. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til at gennemføre forhandlinger undervejs i proceduren. Proceduren er beskrevet indgående i udbudsbetingelserne, der er en del af udbudsmaterialet. Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, som afgiver tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudsbetingelserne.

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 55120000 Hotel — møde- og konferencetjenester

2.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Sydjylland ( DK032 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger : Midt- og Sydjylland (DK03 og DK04): Det skal være muligt at nå konferencestedet fra Billund Lufthavn med offentlig transport inden for 45 min. og med bil/taxa inden for 30 min.

2.1.3 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 5 025 000 Dansk krone

2.1.4 Generelle oplysninger

Yderligere oplysninger : Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 18. december 2024. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com , eller telefon, (+45) 70 20 80 14. Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum inklusive prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på oplysninger om omkostninger ved seneste EU-formandskab samt nuværende omkostningsniveau for tilsvarende ydelser.
Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU
Udbuddet er omfattet af udbudsloven (lov nr. 1564 af 15. december 2015 med senere ændringer), som implementerer udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) -

2.1.6 Udelukkelsesgrunde

En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Konkurs : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Korruption : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 2).
Tvangsakkord uden for konkurs : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Deltagelse i en kriminel organisation : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1).
Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 5).
Svig : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 3).
Børnearbejde og andre former for menneskehandel : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 6).
Insolvens : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Aktiver, der administreres af en kurator : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure : jf. udbudslovens § 136, nr. 3).
Rent nationale udelukkelsesgrunde : Den økonomiske aktør er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt GPA eller øvrige handelsaftaler, jf. udbudslovens § 134 a.
Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren : jf. udbudslovens § 136, nr. 1).
Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure : jf. udbudslovens § 136, nr. 2).
Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet : jf. udbudslovens § 136, nr. 4).
Betaling af socialsikringsbidrag : jf. udbudslovens § 135, stk. 3.
Erhvervsvirksomheden er indstillet : jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).
Betaling af skatter og afgifter : jf. udbudslovens § 135, stk. 3.
Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet : jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 4).

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Kontrakt om levering af konferencefaciliteter ved tre interparlamentariske møder i Midt- og Sydjylland under dansk EU-formandskab efteråret 2025
Beskrivelse : Med det danske formandskab for Rådet i EU i efteråret 2025 følger en parlamentarisk dimension, hvor Folketinget skal være vært for en række møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Dette udbud omfatter tre interparlamentariske møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Møderne skal afholdes nær Billund, da deltagerne skal have mulighed for at interagere med erhvervslivet i området og samtidig have god adgang til europæiske flyruter. De tre interparlamentariske møder er følgende: 1) Konferencen om økonomisk styring og koordination i EU (SECG) med op til 200 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: D. 2.-3. oktober 2025. Alternativt tidspunkt: D. 29.-30. september 2025. 2) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om klima og miljø med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: Fredag d. 12. september 2025 Alternativt tidspunkt: D. 16. – 19. september 2025. 3) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om digitalisering med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: Fredag d. 24. oktober 2025 Alternativt tidspunkt: D. 4. – 7. november 2025. For alle tre møder omfatter opgaven: • Sikkerhedsmæssigt afskærmet konferenceområde • Plenumsal og ca. 4 øvrige mødelokaler i forskellige størrelser og med teknik • Forplejning (dagsmøde) • Blokbooking af hotelværelser til mødedeltagere • Option på tolkebokse og- teknik • Option på person- og bagagescannere Detaljerede krav til konferencefaciliteter m.v. fremgår af Bilag 1 – Kravspecifikation
Intern ID : 1

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 55120000 Hotel — møde- og konferencetjenester
Valgmuligheder :
Beskrivelse af optioner : - Levering af tolkebokse og teknik til hver af de tre møder. - Levering af person- og bagagescannere til hver af de tre møder.

5.1.2 Udførelsessted

Landsdel (NUTS) : Sydjylland ( DK032 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger : Midt- og Sydjylland (DK03 og DK04): Det skal være muligt at nå konferencestedet fra Billund Lufthavn med offentlig transport inden for 45 min. og med bil/taxa inden for 30 min.

5.1.3 Anslået varighed

Varighed : 3 Måned

5.1.5 Værdi

Anslået værdi eksklusiv moms : 5 025 000 Dansk krone

5.1.6 Generelle oplysninger

Reserveret deltagelse : Deltagelse uden forbehold.
Indkøbsprojekt, der ikke finansieres med EU-midler
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er)
Yderligere oplysninger : Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 18. december 2024. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com , eller telefon, (+45) 70 20 80 14. Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum inklusive prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på oplysninger om omkostninger ved seneste EU-formandskab samt nuværende omkostningsniveau for tilsvarende ydelser.

5.1.9 Udvælgelseskriterier

Kriterium :
Type : Økonomisk og finansiel formåen
Kriterium :
Type : Egnethed til at udøve det pågældende erhverv
Kriterium :
Type : Teknisk og faglig formåen

5.1.10 Tildelingskriterier

Kriterium :
Type : Pris
Navn : Pris
Beskrivelse : Der henvises til udbudsbetingelserne.
Vægtning (procentdel, præcis) : 30
Kriterium :
Type : Kvalitet
Navn : Kvalitet
Beskrivelse : Der henvises til udbudsbetingelserne.
Vægtning (procentdel, præcis) : 70
Beskrivelse af den metode, der skal anvendes, hvis vægtningen ikke kan udtrykkes ved hjælp af kriterier :
Begrundelse for ikke at angive vægtningen af tildelingskriterierne :

5.1.11 Udbudsdokumenter

Frist for anmodning om yderligere oplysninger : 18/12/2024 22:30 +00:00

5.1.12 Udbudsvilkår

Vilkår for proceduren :
Der kræves sikkerhedsgodkendelse
Beskrivelse : Kunden forbeholder sig endvidere retten til at kræve, at visse af Leverandørens medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, herunder underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Kunden i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt.
Vilkår for indgivelse :
Elektronisk indgivelse : Påkrævet
Sprog, som tilbud og ansøgninger om deltagelse kan indgives på : dansk
Elektronisk katalog : Ikke tilladt
Alternative tilbud : Ikke tilladt
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud : Ikke tilladt
Frist for modtagelse af tilbud : 09/01/2025 11:00 +00:00
Vedståelsesfrist for tilbuddet : 3 Måned
Oplysninger om offentlig iværksættelse :
Åbningsdato : 09/01/2025 11:00 +00:00
Sted : Det elektroniske udbudssystem
Yderligere oplysninger : Tilbuddene vil blive åbnet i det elektroniske udbudssystem. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
Betingelser for kontraktens udførelse :
Udførelsen af kontrakten skal ske inden for rammerne af programmer for beskyttet beskæftigelse : Nej
Vilkår relateret til kontraktens udførelse : I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014. Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
Der kræves en fortrolighedsaftale : ja
Yderligere oplysninger om fortrolighedsaftalen : Leverandørens medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, skal efter Kundens anmodning underskrive en fortrolighedserklæring.
Elektronisk fakturering : Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk bestilling : nej
Der vil blive anvendt elektronisk betaling : ja
Oplysninger om klagefrister : I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage angående udbud omfattet af udbudslovens afsnit III: Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk .

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren : Folketinget
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline : Folketinget
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse : Folketinget
Organisation, der behandler tilbud : Folketinget
TED eSender : Mercell Holding ASA

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Folketinget
Registreringsnummer : 55494312
Postadresse : Rigsdagsgården
By : København K
Postnummer : 1240
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Enhed : FT - Lene Herstrup Henriksen
Telefon : +45 33375500
Internetadresse : https://www.ft.dk/
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der leverer supplerende oplysninger om udbudsproceduren
Organisation, der sikrer adgang til udbudsdokumenterne offline
Organisation, der modtager ansøgninger om deltagelse
Organisation, der behandler tilbud

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Registreringsnummer : 37795526
Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )
Land : Danmark
Telefon : +45 72405600
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Registreringsnummer : 10294819
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +45 41715000
Internetadresse : http://www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender

11. Oplysninger om bekendtgørelsen

11.1 Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : dcda1700-0651-4ba6-94ab-a65a15915559 - 01
Formulartype : Konkurrencevilkår
Bekendtgørelsestype : Udbudsbekendtgørelse – den lempelige ordning
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 29/11/2024 13:32 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 29/11/2024 14:06 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2 Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 00736071-2024
EUT-S-nummer : 235/2024
Offentliggørelsesdato : 03/12/2024