Servicios de reuniones y congresos en hoteles

Konkurrenceudsættelse af konferencefaciliteter

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder- og konferencer samt topmøder. På den baggrund er der behov for en eller flere konferencefaciliteter, der er egnet til denne type af mødeafvikling. Udenrigsministeriet …

CPV: 55100000 Servicios de hostelería, 55110000 Servicios de alojamiento hotelero, 55120000 Servicios de reuniones y congresos en hoteles, 55130000 Otros servicios hoteleros
Lugar de ejecución:
Konkurrenceudsættelse af konferencefaciliteter
Organismo adjudicador:
Udenrigsministeriet
Número de premio:

Danmark-København: Hotel — møde- og konferencetjenester

2023/S 206-647391

Forhåndsmeddelelse

Denne bekendtgørelse er kun vejledende

Tjenesteydelser

Retsgrundlag:
Direktiv 2014/24/EU

Del I: Ordregivende myndighed

I.1) Navn og adresser
Officielt navn: Udenrigsministeriet
CVR-nummer: 4024777
Postadresse: Asiatisk Plads 2
By: København K
NUTS-kode: DK Danmark
Postnummer: 1402
Land: Danmark
Kontaktperson: Thomas Lund-Andersen
E-mail: EULOG@um.dk
Internetadresse(r):
Overordnet internetadresse: https://um.dk/
I.3) Kommunikation
Udbudsmaterialet er gratis, ubegrænset og fuldt tilgængeligt på: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=383383&B=KA
Yderligere oplysninger fås på den ovennævnte adresse
I.4) Type ordregivende myndighed
Ministerium eller en anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan, herunder regionale eller lokale afdelinger
I.5) Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenester

Del II: Genstand

II.1) Udbuddets omfang
II.1.1) Betegnelse:

Konkurrenceudsættelse af konferencefaciliteter

II.1.2) Hoved-CPV-kode
55120000 Hotel — møde- og konferencetjenester
II.1.3) Kontrakttype
Tjenesteydelser
II.1.4) Kort beskrivelse:

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder- og konferencer samt topmøder. På den baggrund er der behov for en eller flere konferencefaciliteter, der er egnet til denne type af mødeafvikling. Udenrigsministeriet inviterer derfor til markedsdialog med henblik på afdækning af, hvad markedet kan tilbyde af konference- og mødefaciliteter og tilhørende ydelser.

II.1.5) Anslået samlet værdi
II.1.6) Oplysninger om delkontrakter
Kontrakten er opdelt i delkontrakter: ja
II.2) Beskrivelse
II.2.1) Betegnelse:

Konkurrenceudsættelse af konferencefaciliteter

Delkontraktnr.: 1
II.2.2) Supplerende CPV-kode(r)
55100000 Hotelvirksomhed
55110000 Hotel — indlogering
55130000 Hotel — andre tjenesteydelser
II.2.3) Udførelsessted
NUTS-kode: DK Danmark
II.2.4) Beskrivelse af udbuddet:

Dialogens rammer:

Markedsdialogen vil blive afholdt inden for principperne af udbudslovens § 39, herunder særligt under iagttagelse af ligebehandlingsprincippet og gennemsigtighedsprincippet. Udenrigsministeriet vil efter markedsdialogens afslutning dele en skriftlig opsummering heraf på Udenrigsministeriets hjemmeside.

Baggrund:

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder- og konferencer samt topmøder. På den baggrund er der behov for en eller flere konferencefaciliteter, der er egnet til denne type af mødeafvikling. Udenrigsministeriet inviterer derfor til markedsdialog med henblik på afdækning af, hvad markedet kan tilbyde af konference- og mødefaciliteter og tilhørende ydelser. Udenrigsministeriet har endnu ikke lagt sig fast på antallet af konferencelokaliteter eller organiseringen i øvrigt. Udenrigsministeriet har af samme årsag heller ikke lagt sig fast på, om der vil være flere delaftaler og i så fald antallet af delaftaler. Der henvises generelt til Bilag 1 og Bilag 2, som kan findes på hjemmesiden som angivet under pkt. I.3, for nærmere oplysninger om de efterspurgte ydelser samt spørgetemaer for markedsdialogen.

Processen for markedsdialog:

Udenrigsministeriet ønsker at afsøge og kortlægge mulighederne ift. de konkrete behov i forbindelse med formandskabet med henblik på udarbejdelse af et udbudsmateriale, der kan danne grundlag for en efterfølgende konkurrenceudsættelse.

I den proces ønsker Udenrigsministeriet at få kendskab til, hvad markedsaktørerne kan levere, herunder at få større indsigt i om - og i givet fald hvordan - markedet bedst muligt kan imødekomme de krav, der vil blive stillet, herunder også krav til AV-udstyr, catering m.v.

Udenrigsministeriet vil invitere alle interesserede konferencesteder til at fremsende skriftligt svar på det spørgetema, som angivet i Bilag 2. Udenrigsministeriet vil derudover løbende i de kommende måneder række ud til en repræsentativ del af markedet i såvel København som øvrige dele af landet med henblik på at afdække de samme spørgetemaer. Udenrigsministeriet kan desuden få behov for besigtigelse af lokaler som led i markedsdialogen med henblik på at afdække, hvorvidt konferencestedernes faciliteter kan anvendes til de angivne mødetyper.

II.2.14) Yderligere oplysninger

Vedrørende punkt II.3 bemærkes, at datoen er baseret på, at Udenrigsministeriet på nuværende tidspunkt forventer en offentliggørelse ultimo 2023 eller primo 2024, og datoen kan derfor være genstand for ændring.

II.3) Foreløbig dato for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse:
22/12/2023

Del IV: Procedure

IV.1) Beskrivelse
IV.1.8) Oplysninger om GPA-aftalen om offentlige udbud
Dette udbud er omfattet af GPA-aftalen: ja

Del VI: Supplerende oplysninger

VI.3) Yderligere oplysninger:
VI.5) Dato for afsendelse af denne bekendtgørelse:
20/10/2023