Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung

Die Stadt Hanau beabsichtigt, die physische Eingangspost künftig zentral in der Poststelle zu digitalisieren und den städtischen Organisationseinheiten anschließend digital zur Verfügung zu stellen. Vergeben wird daher der Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung sowie ein Vertrag für Wartung und Lizenzen. Das System beinhaltet die Brieföffnung, Dokumentenentnahme, …

CPV: 38520000 Escáneres
Plazo:
17 de diciembre de 2024 a las 11:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung
Organismo adjudicador:
Magistrat der Stadt Hanau - Zentrale Verwaltung-, Am Markt 14-18, 63450 Hanau
Número de premio:
162-24

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Magistrat der Stadt Hanau - Zentrale Verwaltung-, Am Markt 14-18, 63450 Hanau
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung
Beschreibung : Die Stadt Hanau beabsichtigt, die physische Eingangspost künftig zentral in der Poststelle zu digitalisieren und den städtischen Organisationseinheiten anschließend digital zur Verfügung zu stellen. Vergeben wird daher der Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung sowie ein Vertrag für Wartung und Lizenzen. Das System beinhaltet die Brieföffnung, Dokumentenentnahme, Bilderfassung und Ablage in einer Arbeitsstation. Die Lieferung beinhaltet Transport, Einweisung und Installation des Systems. Liefer- und Installationsanforderungen: •Die Lieferung und Installation des Systems muss innerhalb von 16 Wochen nach Zuschlagserteilung erfolgen. •Der Anbieter muss Schulungen für das Bedienpersonal zur Verfügung stellen. Wartung und Service: •Der Anbieter muss eine regelmäßige, präventive Wartung (mindestens 6x im Jahr Scanner, 12x im Jahr Brieföffner) sowie umfassenden technischen Support sicherstellen, um einen reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten. •Der Service (inkl. Anfahrt, Arbeitsstunden, Reparaturen, Ersatz- und Verschleißteile sowie Wartung) beinhaltet einen fest zugewiesenen Servicetechniker sowie eine Reaktionszeit innerhalb acht Arbeitsstunden.
Kennung des Verfahrens : bc709315-961d-4514-b58e-b27be370de8e
Verfahrensart : Offenes Verfahren
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 38520000 Scanner

2.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Main-Kinzig-Kreis ( DE719 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Kommunikation: Der Auftraggeber nutzt die Vergabeplattform. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich über diese elektronische Vergabeplattform. Dies betrifft insbesondere auch Bieterfragen. Fragen zu diesem Verfahren und in dem Verfahren übermittelten Unterlagen sind – möglichst bis zum 09.12.2024 – auf der Vergabeplattform einzustellen. Die vorgenannte Frist ist keine Ausschlussfrist. Auch nach diesem Datum wird der Auftraggeber Fragen so bald wie möglich beantworten. Grundsätzlich werden alle Fragen allen Bewerbern/Bietern in anonymisierter Form zusammen mit den Antworten im Wege fortlaufend nummerierter Bewerber-/Bieterinformationen zur Verfügung gestellt. Aufgrund der Veröffentlichung werden die Bewerber/Bieter gebeten, die Fragen so zu formulieren, dass sie keinerlei Rückschlüsse auf die Identität des Fragestellers zulassen. Die Antworten des Auftraggebers sind bei der Erstellung der Angebote zu beachten und werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. Die Bewerber/Bieter sind dafür verantwortlich, die Beantwortung der Fragen regelmäßig und selbstständig zu verfolgen. Der Auftraggeber behält sich die Vervollständigung und Konkretisierung der an die Bewerber/Bieter übersandten Unterlagen in jedem Stadium des Verfahrens vor, insbesondere aufgrund von Bewerber-/Bieterseite erfolgter Anregungen und Fragen
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe : Der Bieter hat anzugeben, ob Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen und ob er selbst bzw. ein nach Satzung oder Gesetz für den Bieter Vertretungsberechtigter in den letzten zwei Jahren gem. § 21 Abs. 1 Satz 1 oder 2 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz oder gem. § 21 Abs. 1 Arbeitnehmerentsendegesetz oder gem. § 19 Abs. 1 Mindestlohngesetz mit einer Freiheitsstrafe von mehr als drei Monaten oder einer Geldstrafe belegt worden ist. Nachforderungsfrist: Die Frist zur Nachforderung beträgt 6 Kalendertage

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung
Beschreibung : Die Stadt Hanau beabsichtigt, die physische Eingangspost künftig zentral in der Poststelle zu digitalisieren und den städtischen Organisationseinheiten anschließend digital zur Verfügung zu stellen. Vergeben wird daher der Kauf einer Scanstation inklusive Brieföffnung und Zufuhr zur Dokumentenerfassung sowie ein Vertrag für Wartung und Lizenzen. Das System beinhaltet die Brieföffnung, Dokumentenentnahme, Bilderfassung und Ablage in einer Arbeitsstation. Die Lieferung beinhaltet Transport, Einweisung und Installation des Systems. Liefer- und Installationsanforderungen: •Die Lieferung und Installation des Systems muss innerhalb von 16 Wochen nach Zuschlagserteilung erfolgen. •Der Anbieter muss Schulungen für das Bedienpersonal zur Verfügung stellen. Wartung und Service: •Der Anbieter muss eine regelmäßige, präventive Wartung (mindestens 6x im Jahr Scanner, 12x im Jahr Brieföffner) sowie umfassenden technischen Support sicherstellen, um einen reibungslosen Betrieb des Systems zu gewährleisten. •Der Service (inkl. Anfahrt, Arbeitsstunden, Reparaturen, Ersatz- und Verschleißteile sowie Wartung) beinhaltet einen fest zugewiesenen Servicetechniker sowie eine Reaktionszeit innerhalb acht Arbeitsstunden.
Interne Kennung : 162-24

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 38520000 Scanner

5.1.2 Erfüllungsort

Land, Gliederung (NUTS) : Main-Kinzig-Kreis ( DE719 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.6 Allgemeine Informationen

Vorbehaltene Teilnahme : Teilnahme ist nicht vorbehalten.
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Sonstiges
Bezeichnung : Der Bieter hat mit seinem Angebot folgende Unterlagen und Nachweise vorzulegen:
Beschreibung : Der Bieter hat folgende Unterlagen mit seinem Angebot vorzulegen: - Angebotsschreiben, - Angebot (LV), - Erklärung Bieter-Arbeitsgemeinschaft, falls zutreffend - Erklärung Verzeichnis der Leistung / Kapazitäten anderer Unternehmen falls zutreffend, - Eigenerklärung Tariftreue, - Eigenerklärung Russlandsanktionen, - Eigenerklärung für nicht präqualifizierte Unternehmen (falls nicht präqualifiziert), - Nachweis Berufshaftpflichtversicherung - Nachweis inwieweit eine regelmäßige, präventive Wartung (mindestens 6x im Jahr Scanner, 12x im Jahr Brieföffner) sowie umfassenden technischen Support gewährleistet ist, - Nachweis, dass der Service (inkl. Anfahrt, Arbeitsstunden, Reparaturen, Ersatz- und Verschleißteile sowie Wartung) einen fest zugewiesenen Servicetechniker ermöglicht sowie eine Reaktionszeit innerhalb acht Arbeitsstunden gewährleistet wird Auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle einzureichen sind: - Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen falls zutreffend - Sozialkassenbescheinigung von dem Bieter, der für den Zuschlag in Betracht kommt

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung :
Beschreibung : Preis 50% Der niedrigste Angebotspreis erhält 50 Punkte und die Relation 1. Danach wird errechnet, in welcher Relation die anderen Preise dazu stehen, indem der niedrigste Preis jeweils durch die anderen Preise dividiert wird. Anschließend wird die Bestpunktzahl mit der jeweiligen Relation multipliziert.
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung :
Beschreibung : Qualtätskriterien (50%) Qualitätskriterium setzt sich zusammen aus Bedienfreundlichkeit und Arbeitsergonomie (25%) und Anwenderfreundlichkeit der Scansoftware (25%) Bewertet wird die Bedienerfreundlichkeit der Scanstation im Bezug auf die Öffnung, Entnahme und Verarbeitung der zu scannenden Dokumente sowie die Bedienerfreundlichkeit der verwendeten Scansoftware. Die Wertung erfolgt nach folgendem Punktesystem. Der jeweilige Faktor wird dann mit der maximal zu erreichenden Teilpunktzahl multipliziert. Die Wertung erfolgt nach folgendem Punktesystem. Der jeweilige Faktor wird dann mit der maximal zu erreichenden Teilpunktzahl multipliziert. Wertungspunkte: 9 - 10 Punkte = hervorragende bis sehr gute Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,9-1,0; 7 - 8 Punkte = überdurchschnittliche bis gute Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 07-08; 5 - 6 Punkte = befriedigende Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,5-0,6; 3 - 4 Punkte = ausreichende, sehr eingeschränkte Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,3-0,4; 1 - 2 Punkte = mangelhafte Bedienerfreundlichkeit entspricht Faktor 0,1-0,2
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.subreport.de/E62493656

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Adresse für die Einreichung : https://www.subreport.de/E62493656
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Angebote : 17/12/2024 11:00 +01:00
Frist, bis zu der das Angebot gültig sein muss : 2 Monat
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Nachforderung innerhalb von 6 Kalendertagen
Informationen über die öffentliche Angebotsöffnung :
Eröffnungsdatum : 17/12/2024 11:00 +01:00
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : ja
Zahlungen werden elektronisch geleistet : ja
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bieter wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang vor der Vergabekammer beantragen. In diesem Zusammenhang sei auf die §§ 160 Abs. 3 GWB, 134 hingewiesen, die nachfolgend in ihrem Wortlaut aufgeführt ist: § 160 Abs. 3 GWB: Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt. § 134 Abs. 1, Abs. 2 GWB: (1) Öffentliche Auftraggeber haben die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. (2) Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information nach Absatz 1 geschlossen werden. Wird die Information auf elektronischem Weg oder per Fax versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Landes Hessen
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Magistrat der Stadt Hanau - Zentrale Verwaltung-, Am Markt 14-18, 63450 Hanau
Registrierungsnummer : DE113525347
Postanschrift : Am Markt 14
Stadt : Hanau
Postleitzahl : 63450
Land, Gliederung (NUTS) : Main-Kinzig-Kreis ( DE719 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 6181 18000713
Internetadresse : http://www.bhg-hanau.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Landes Hessen
Registrierungsnummer : DE812056745
Postanschrift : Luisenplatz 2
Stadt : Darmstadt
Postleitzahl : 64283
Land, Gliederung (NUTS) : Darmstadt, Kreisfreie Stadt ( DE711 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Vergabekammer des Landes Hessen
Telefon : +49615126603
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : dc85a600-3773-4a71-bf88-0ae15fe1cb52 - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 13/11/2024 15:29 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00697911-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 223/2024
Datum der Veröffentlichung : 15/11/2024