Anden begrundelse
:
KMD A/S er efter Esbjerg Kommunes vurdering den eneste leverandør, der kan levere et budgetopfølgningssystem, som er fuldt integreret med kommunens eksisterende økonomisystem (OPUS Økonomi) og lønsystem (SD Løn), og som opfylder alle nedennævnte krav. Esbjerg Kommunes krav til Budgetopfølgningssystem: 1. Idriftsættelse o Budgetopfølgningssystemet skal være et færdigudviklet system, som er klar til idriftsættelse pr. 1. januar 2025 med historiske data for 2024 og budgetter, disponeringer og simuleringer for 2025. o Esbjerg Kommune ønsker således ikke at deltage i udviklingen af et budgetopfølgningssystem. 2. Integration med eksisterende systemer o Systemet skal kunne integreres med alle nuværende økonomisystemer og lønsystemer på det kommunale marked. 3. Brugergrænseflade o Systemet skal have en brugervenlig grænseflade, der er let at navigere i for både centrale og decentrale økonomimedarbejdere og ledere. o Brugergrænsefladen skal give et overskueligt overblik over årets 12 måneder med angivelse af, hvad der er faktisk forbrug, og hvad der er forventet/simuleret forbrug. o Grænsefladen skal være på dansk. 4. Rapportering o Systemet skal kunne generere relevante rapporter i forskellige formater (PDF, Excel, etc.). 5. Sikkerhed o Systemet skal opfylde de højeste sikkerhedsstandarder, herunder kryptering af data under overførsel og lagring. o Adgangskontrol skal være baseret på ”single-sign-on” adgangsstyring. o Adgangen skal kunne styres ud fra Esbjerg Kommunes politiske eller administrative hierarki i finanskontoplanen, så den enkelte bruger på en nem måde kan opsættes til det kontoområde, som udgør brugerens budgetansvar. o Systemet skal logge brugernes adgang til systemet. 6. Skalerbarhed o Systemet skal være skalerbart for at kunne håndtere fremtidige udvidelser og øget datamængde. o Det skal nemt kunne tilpasses ændringer i kommunens organisatoriske struktur, finanskontoplan og budgetprocesser. 7. Support og vedligeholdelse o Leverandøren skal tilbyde support og vedligeholdelses-aftaler, herunder regelmæssige opdateringer og fejlrettelser. o Support skal være på dansk. 8. Funktionelle krav o Systemet skal på overskuelig vis sammenstille budgetter og faktisk forbrug fra økonomisystemet med detaljeret lønforbrug, refusioner og simuleringer fra lønsystemet. o Systemet skal kunne beregne/simulere forventede refusioner ved sygdom, barsel mv. på baggrund af faktiske data fra lønsystemet. o Det skal være muligt via ”drill-down” at få vist detaljerede lønoplysninger på personniveau/stillingskategori/lønart uden ”spring” til lønsystemet. o Det skal via links i systemet være muligt at få vist fakturaer i økonomisystemet på en nem og hurtig måde. o Resultatet af faktisk forbrug, simuleringer, disponeringer og reguleringer skal give brugerne et forventet årsregnskab som de - måned for måned - skal kunne sammenholde med deres korrigerede årsbudget. o Alle brugernes indberetninger af egne disponeringer og reguleringer skal slå igennem med det samme i systemets overbliksbilledet. o Lederne i Esbjerg Kommune skal kunne foretage deres ledelsestilsyn i systemet – både hvad angår budgetopfølgning og stikprøvekontrol. o Systemet skal automatisk kunne udvælge bilag til stikprøvekontrollen i ledelsestilsynet, og systemet skal understøtte en central opfølgning på ledernes kontroller. o Systemet skal understøtte dialog mellem de decentrale ledere og de centrale stabe via kommentarer og noter til de disponeringer og reguleringer, som indberettes i systemet. o Det forventede årsregnskab på alle niveauer skal kunne aggregeres op til et samlet forventet årsregnskab for hele kommunen. o Systemet skal via snitflade til kommunens daginstitutionssystem I2 automatisk kunne beregne og korrigere budgetreguleringer på daginstitutionsområdet ud fra faktiske børneantal i daginstitutionerne – måned for måned. o Det ønskes, at systemet indeholder et særligt anlægsmodul til opfølgning på anlægsforbrug og anlægsdisponeringer på projektniveau (option). Esbjerg Kommune har foretaget en markedsafdækning til afdækning af, hvem der kan levere det ønskede budgetopfølgningssystem. I den forbindelse har kommunen været i dialog med mulige leverandører samt forhørt sig ved andre kommuner om deres kendskab til løsninger, der opfylder Esbjerg Kommunes krav. På baggrund af ovenstående, har Esbjerg Kommune vurderet, at gennemførelsen af en udbudsprocedure efter procedurerne i udbudslovens afsnit II vil være overflødig, da ingen anden løsning end KMD NemØkonomi vurderes at kunne opfylde kommunens krav til systemets egenskaber. Derfor har Esbjerg Kommune valgt at gennemføre udbud med forhandling uden forudgående bekendtgørelse, da kommunen vurderer, at et budgetopfølgningssystem, der opfylder kommunens krav, kun kan leveres af en bestemt økonomisk aktør på grund af manglende konkurrence af tekniske årsager, jf. udbudslovens § 80, stk. 3, nr. 2. Esbjerg kommune afholder en stand-still periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Dvs. tidligst på 11.-dagen efter, at bekendtgørelsen er blevet offentliggjort vil Esbjerg Kommune indgå kontrakten med KMD A/s på levering af budgetopfølgningssystemet KMD NemØkonomi.