Formele vergadertool t.b.v. gemeente Haarlem en Zandvoort

Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure 1 Overeenkomst met een Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van vijf jaar met de optie op verlenging met tweemaal een periode van vijf jaar, met betrekking tot de aanschaf en implementatie van een formele vergadertool. Het doel van deze aanbesteding is …

CPV: 72400000 Servicios de Internet, 48000000 Paquetes de software y sistemas de información
Lugar de ejecución:
Formele vergadertool t.b.v. gemeente Haarlem en Zandvoort
Organismo adjudicador:
Gemeente Haarlem
Número de premio:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Haarlem
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Formele vergadertool t.b.v. gemeente Haarlem en Zandvoort
Beschrijving : Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure 1 Overeenkomst met een Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van vijf jaar met de optie op verlenging met tweemaal een periode van vijf jaar, met betrekking tot de aanschaf en implementatie van een formele vergadertool. Het doel van deze aanbesteding is het verwerven van een nieuwe vergadertool die voldoet aan de hedendaagse eisen en behoeften van de gemeente Haarlem en Zandvoort. Deze nieuwe applicatie moet de bestaande vergadertool iBabs vervangen, die sinds de implementatie in 2014 een significante groei in gebruik (van 50 naar 424 gebruikers) heeft doorgemaakt. De applicatie wordt gebruikt voor het ambtelijk en bestuurlijk besluitvormingsproces. De workflow van het besluitvormingsproces verloopt nu echter in twee applicaties (iBabs en in het DMS Verseon). De nieuwe vergadertool moet zorgen voor een integratie van het besluitvormingsproces binnen één applicatie (de vergadertool). De nieuwe vergadertool die 120.000 per jaar
Identificatiecode van de procedure : 838ca44b-ede0-4f1c-8ee6-b9a516d62e29
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : -

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72400000 Internetdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 48000000 Software en informatiesystemen

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : haarlem

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 120 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : 1 perceel
Beschrijving : - 120000 per jaar
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72400000 Internetdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : Opdrachtgever is voornemens om met deze aanbestedingsprocedure één (1) Overeenkomst met één (1) Opdrachtnemer te sluiten, voor een initiële periode van vijf (5) jaar met de optie op verlenging met twee (2) maal een periode van vijf (5) jaar, met betrekking tot leveren van een vergader applicatie, tegen tenminste dezelfde voorwaarden.

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : haarlem

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 60 Maand

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 2
Overige informatie over verlengingen : met de optie op verlenging met twee (2) maal een periode van vijf (5) jaar, met betrekking tot leveren van een vergader applicatie, tegen tenminste dezelfde voorwaarden.

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Implementatieplan
Beschrijving : zie leidraad.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Migratieplan
Beschrijving : zie leidraad
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 20
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Wensen
Beschrijving : zie leidraad
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 15
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Zie prijzenblad
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Haarlem - Rechtbank Den Haag
Informatie over de termijnen voor beroep : 20 kalenderdagen
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Haarlem - Digitaal via TenderNed
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Haarlem - Rechtbank Noord-Holland
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Haarlem

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 348 945 Euro

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

Er is ten minste één winnaar gekozen.

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : iBabs B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 348 945 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
De inschrijving is een variant : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 1 perceel
Datum waarop de winnaar is gekozen : 10/02/2025
Datum van sluiting van het contract : 10/03/2025
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Haarlem

6.1.4 Statistische informatie

Samenvatting van de door de koper ontvangen beroepen :
Aantal klagers : 0
Ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname :
Type van de ontvangen inschrijvingen : Elektronisch ingediende inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen van micro-, kleine en middelgrote inschrijvers
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 1
Type van de ontvangen inschrijvingen : Inschrijvingen
Aantal ontvangen inschrijvingen of verzoeken tot deelname : 2

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Haarlem
Registratienummer : 50647371
Postadres : Gedempte oudegracht 2
Stad : Haarlem
Postcode : 2011 GR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Lisa Freeke
Telefoon : +31 14023
Internetadres : http://www.haarlem.nl
Andere contactpunten :
Officiële naam : Digitaal via TenderNed
Stad : Haarlem
Postcode : 2011 GR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Team Inkoop en Aanbesteding
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Den Haag
Postadres : Prins Clauslaan 60
Stad : Den Haag
Postcode : 2595 AJ
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland
Postadres : Simon de Vrieshof 1
Stad : Haarlem
Postcode : 2019 HA
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883616100
Fax : +31 883610156
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : iBabs B.V.
Omvang van de ondernemer : Klein
Registratienummer : 60962062
Postadres : De Factorij 33
Stad : ZWAAG
Postcode : 1689AK
Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 229275850
Internetadres : http://www.ibabs.eu
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : bf6fff41-5b1b-4c2f-a801-19d98ae6cc8e - 01
Type formulier : Resultaat
Type aankondiging : Aankondiging van een gegunde opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 14/03/2025 09:39 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00168815-2025
Nummer uitgave PB S : 53/2025
Datum van bekendmaking : 17/03/2025