Externe Unterstützung Rechnungsbearbeitung Dauerschuldverhältnisse

Rahmenvereinbarung für externe Unterstützung Rechnungsbearbeitung Dauerschuldverhältnisse Ausgangslage des vorliegenden Auftrags ist die Vertrags- und Rechnungsbearbeitung für ein Bestandsvolumen von rund 6.000 Verträgen mit einem Rechnungsaufkommen von ca. 450 Rechnungen pro Woche. Dabei ist das Rechnungsaufkommen zu bestimmten Abrechnungsstichtagen (Monat/Quartal/Halbjahr) verdichtet. Zur Steigerung der Effizienz und Qualitätsverbesserung in der Vertrags- und …

CPV: 79210000 Servicios de contabilidad y auditoría, 79994000 Servicios de administración de contratos
Lugar de ejecución:
Externe Unterstützung Rechnungsbearbeitung Dauerschuldverhältnisse
Organismo adjudicador:
Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Número de premio:
24-2000019821

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Rechtsform des Erwerbers : Zentrale Regierungsbehörde
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Wirtschaftliche Angelegenheiten

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Externe Unterstützung Rechnungsbearbeitung Dauerschuldverhältnisse
Beschreibung : Rahmenvereinbarung für externe Unterstützung Rechnungsbearbeitung Dauerschuldverhältnisse
Kennung des Verfahrens : 10083869-a1e5-473c-afc8-cffb1b386921
Interne Kennung : 24-2000019821
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren mit vorheriger Veröffentlichung eines Aufrufs zum Wettbewerb/Verhandlungsverfahren
Das Verfahren wird beschleunigt : nein
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens : Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag aufgrund der ursprünglichen Angebote ohne weitere Verhandlungen zu vergeben.

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79210000 Rechnungslegung und -prüfung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79994000 Vertragsverwaltung

2.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4Y63HPU6 1. Die Beantwortung von Fragen zum Verfahren sowie sämtliche Kommunikation zwischen den Beteiligten und der Vergabestelle erfolgt ausschließlich über das Deutsche Vergabeportal unter https://www.dtvp.de. Die Interessenten sind daher verpflichtet, regelmäßig im Postfach auf der Vergabeplattform nachzusehen, ob Nachrichten eingegangen sind. Der Auftraggeber kann von der Beantwortung von Bieterfragen absehen, welche nicht über das Vergabeportal eingereicht werden. 2. Etwaige Fragen von interessierten Unternehmen müssen bis spätestens 30.09.2024, 23:59 Uhr über das o. g. Vergabeportal übersendet werden. Der Auftraggeber behält sich vor, danach eingehende Anfragen nicht mehr zu beantworten. Fragen zu dem Vergabeverfahren werden wegen der Gleichbehandlung der Bieter nur in Textform und anonymisiert beantwortet; 3. Für den Teilnahmeantrag sind die hierfür zur Verfügung gestellten Vordrucke zu verwenden, die über das Vergabeportal abgerufen werden können; 4. Teilnahmeanträge sind über die Vergabeplattform im entsprechenden Projektraum über das Bietertool im Reiter "Teilnahmeanträge" einzureichen. Auf andere Art übermittelte Teilnahmeanträge, insbesondere schriftliche Teilnahmeanträge oder Teilnahmeanträge per E-Mail sind nicht zulässig. Angebote dürfen nicht über die Nachrichtenfunktion des Bietertools eingereicht werden; 5. Der Bieter hat sich rechtzeitig mit der Funktion der Vergabeplattform zur Abgabe von Teilnahmeanträgen vertraut zu machen und sich über etwaige Wartungsarbeiten der Vergabeplattform (Downtimes) zu informieren. Es wird darauf hingewiesen, dass ggf. Dateianhänge nur bis zu einer bestimmten Größe hochgeladen werden können. Im Falle von Störungen der Vergabeplattform hat sich der Bieter an den Support des Plattformbetreibers zu wenden und parallel dazu den Auftraggeber zu informieren; 6. Soweit vom Bieter auszufüllende Bestandteile der Vergabeunterlagen mit Unterschrift und Firmenstempel zu versehen sind, gilt bei elektronischer Abgabe in Textform das Folgende: Anstelle von Originalunterschrift und Firmenstempel ist nur der Name der natürlichen Person, die die Erklärung abgibt, anzugeben. Dies kann auch durch eine eingescannte Unterschrift erfolgen. 7. Die Verfahrenssprache ist deutsch. Es werden daher nur Angaben und Nachweise in deutscher Sprache akzeptiert (ggf. in deutscher Übersetzung); 8. Maßgeblich ist allein der Text der europaweiten Bekanntmachung im Amtsblatt der EU. 9. Der Auftraggeber behält sich vor, von seinem Nachforderungsrecht Gebrauch zu machen.
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

2.1.6 Ausschlussgründe

Rein innerstaatliche Ausschlussgründe : Zwingende bzw. fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123 bis 126 GWB. Eigenerklärung, dass gegen das Unternehmen keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB vorliegen oder - bei Vorliegen eines oder mehrerer Ausschlussgründe - eine Eigenerklärung zur Selbstreinigung im Sinne des § 125 GWB. Soweit eine Bewerbergemeinschaft einen Teilnahmeantrag einreicht, muss jedes Mitglied separat die geforderten Erklärungen abgeben bzw. den Nachweis erbringen. Beruft sich der Bewerber oder die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf die Fähigkeit bzw. Kapazitäten anderer Unternehmen (sog. Eignungsleihe), sind die geforderten Erklärungen auch für diese Unternehmen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Externe Unterstützung Rechnungsbearbeitung Dauerschuldverhältnisse
Beschreibung : Ausgangslage des vorliegenden Auftrags ist die Vertrags- und Rechnungsbearbeitung für ein Bestandsvolumen von rund 6.000 Verträgen mit einem Rechnungsaufkommen von ca. 450 Rechnungen pro Woche. Dabei ist das Rechnungsaufkommen zu bestimmten Abrechnungsstichtagen (Monat/Quartal/Halbjahr) verdichtet. Zur Steigerung der Effizienz und Qualitätsverbesserung in der Vertrags- und Rechnungsbearbeitung möchte die Deutsche Bundesbank einen Rahmenvertrag über externe Unterstützung für drei Jahre abschließen. Dabei geht es auch um eine Veränderung des Tätigkeitsbildes im Laufe der nächsten drei Jahre mit insbesondere folgendem Ziel: Reduktion des externen Unterstützungsbedarfs durch Digitalisierung und Automatisierung. Es wird ein hoher Automatisierungsgrad der Vertrags- und Rechnungsbearbeitung im Vertragsmanagement von Dauerschuldverhältnissen mit Hilfe standardisierter Prozesse, automatisiertem Massengeschäft auch mittels Einsatz von KI angestrebt. Als Vergütungsobergrenze (Höchstmenge der Rahmenvereinbarung) werden für die gesamte Vertragslaufzeit (inklusive Verlängerungsoption) 2.600.000,000 EUR brutto festgelegt. Die Rahmenvereinbarung verliert ihre Wirksamkeit ab Erreichen der Höchstmenge.
Interne Kennung : 24-2000019821

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79210000 Rechnungslegung und -prüfung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79994000 Vertragsverwaltung

5.1.2 Erfüllungsort

Land : Deutschland
Ort im betreffenden Land
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 36 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : nein

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.9 Eignungskriterien

Kriterium :
Art : Eignung zur Berufsausübung
Bezeichnung : Eigenerklärung Berufsregister
Beschreibung : Eigenerklärung (gem. Ziffer 1.2., Vordruck T03_Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen Bundesbank Rechnungs- und Vertragsbearbeitung ) über die Eintragung im Berufs- oder Handelsregisterauszug. Nachweis der Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Herkunftsstaates, soweit eintragungspflichtig, durch Vorlage einer Kopie des Auszugs (nicht älter als 6 Monate ab Veröffentlichung der Bekanntmachung) oder alternativer Nachweis zur erlaubten Berufsausübung. Beschreibung: Soweit eine Bewerbergemeinschaft einen Teilnahmeantrag einreicht, muss jedes Mitglied separat den geforderten Nachweis erbringen.
Kriterium :
Art : Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Eigenerklärung Versicherung
Beschreibung : Eigenerklärung (gem. Ziffer 2.1., Vordruck T03_Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen Bundesbank Rechnungs- und Vertragsbearbeitung) zum Vorliegen einer aktuell gültigen Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung, die eine Deckungssumme je Schadensereignis mindestens 5.000.000 EUR für Personen- und Sachschäden und mindestens 500.000 Euro für Vermögensschäden, abgedeckt sein müssen auch Risiken aus Web-, IT- & Telekommunikationsdienstleistungen (sog. "IT-Haftpflichtversicherung"), aufweist. Die Gesamtleistung für alle Versicherungsfälle eines Versicherungsjahres muss das Zwei-fache der vorstehenden Deckungssummen betragen. Für den Fall, dass eine Versicherung zu den vorgenannten Bedingungen nicht vorliegt: Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine Versicherung zu den vor-genannten Bedingungen abgeschlossen wird. Im Falle von Bewerbergemeinschaften muss von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine Versicherung zu den oben genannten Bedingungen bzw. eine Erklärung zum Abschluss einer solchen nachgewiesen werden. Der Nachweis von nur einem Mitglied der Bewerbergemeinschaft genügt lediglich dann, wenn der Versicherungsschutz die Beteiligung an einer Arbeits-gemeinschaft und die Versicherung aller weiteren Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft erfasst. Dies ist mit Abgabe des Teilnahmeantrags unaufgefordert nachzuweisen. Das Bestehen des Versicherungsschutzes ist innerhalb von 2 Wochen nach Auftragserteilung durch Vorlage einer aktuellen Versicherungsbestätigung des Versicherungsgebers über den Umfang und die Höhe der Deckung gegenüber dem Auftraggeber nachzuweisen.
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Referenzen im Bereich Vertrags- und Rechnungsbearbeitung
Beschreibung : Eigenerklärung zum Vorliegen geeigneter unternehmensbezogene Referenzen über früher ausgeführte und vergleichbare Dienstleistungen im Bereich Vertrags- und Rechnungsbearbeitung Beschreibung: Jeweils unter Angabe von: - Auftraggeber mit Ansprechperson und Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer); - Auftragswert in Euro netto; - Leistungszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ); - Betroffener Sektor (öffentlich/privat); - das verwendete Vertrags- und Rechnungsbearbeitungs-System (z. B. SAP Kon-trakte); - Bearbeitungsvolumen (Anzahl Verträge); - Darstellung zum Leistungsinhalt und -umfang, aus der insbesondere die Erfüllung der Mindestanforderungen hervorgeht. Geforderte Mindeststandards/Mindestanforderungen: Mindestens drei Referenzen, wobei jede Referenz alle nachfolgend unter a) - c) gestellten Anforderungen erfüllen muss: a) Die Referenz betrifft den Leistungsbereich der operativen Vertrags- und Rechnungsbearbeitung. b) Die Referenz umfasst die Bearbeitung von mindestens 1.000 Verträgen. c) Das Leistungsende der Referenz darf nicht mehr als 3 Jahre zurückliegen (Leistungsende ab 09/2021).(Details dazu entnehmen Sie dem Dokument Vordruck T03_Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen Bundesbank Rechnungs- und Vertragsbearbeitung Ziffer 3.1.).
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Referenzen im Bereich Prozessoptimierung
Beschreibung : Eigenerklärung zum Vorliegen geeigneter unternehmensbezogener Referenzen über früher ausgeführte und vergleichbare Dienstleistungen im Bereich Prozessoptimierung. Beschreibung: Jeweils unter Angabe von: - Auftraggeber mit Ansprechperson(en) und Kontaktdaten (E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer); - Auftragswert in Euro netto; - Leistungszeitraum (von MM/JJJJ bis MM/JJJJ); - Betroffener Sektor (öffentlich/privat); - Darstellung zum Leistungsinhalt und -umfang, aus der insbesondere die Erfüllung der Mindestanforderungen (siehe unten) hervorgeht. Geforderte Mindeststandards/Mindestanforderungen: Gefordert sind Referenzen, aus denen a) Erfahrungen mit Business Process Design und Implementierung b) Erfahrungen mit der Implementierung von Automatisierungs- und/oder KI-gesteuerten Tools hervorgehen. Die vorgenannten Erfahrungen unter a) und b) können durch eine oder mehrere Referenzen nachgewiesen werden, wobei jede Referenz die nachfolgend unter c) und d) gestellten Anforderungen erfüllen muss: c) Die Referenz weist einen Bezug zum Leistungsbereich der operativen Vertrags- und Rechnungsbearbeitung auf. d) Das Leistungsende der Referenz darf nicht mehr als 3 Jahre zurückliegen (Leistungsende ab 09/2021). (Details dazu entnehmen Sie dem Dokument Vordruck T03_Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen Bundesbank Rechnungs- und Vertragsbearbeitung.docx Ziffer 3.2.).
Kriterium :
Art : Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Bezeichnung : Unteraufträge
Beschreibung : Angabe (gem. Ziffer 3.3. , Vordruck T03_Eigenerklärung zur Eignung und zu Ausschlussgründen Bundesbank Rechnungs- und Vertragsbearbeitung ) über die Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt.

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : Wertungspreis/Honorar gemäß Preis-blatt
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Qualifikation und Erfahrung
Beschreibung : Personalprofil (Lebenslauf) und persönliche Referenzen der Hauptan-sprechpersonen gemäß Angebot
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 20
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Leistungskonzept
Beschreibung : Konzept gemäß Angebot
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 30
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Angebotspräsentation
Beschreibung : Präsentation
Gewichtung (Prozentanteil, genau) : 20
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.11 Auftragsunterlagen

Sprachen, in denen die Auftragsunterlagen offiziell verfügbar sind : Deutsch
Frist für die Anforderung zusätzlicher Informationen : 30/09/2024 00:00 +02:00
Internetadresse der Auftragsunterlagen : https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4Y63HPU6/documents
Ad-hoc-Kommunikationskanal :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Bedingungen für die Einreichung :
Elektronische Einreichung : Erforderlich
Sprachen, in denen Angebote oder Teilnahmeanträge eingereicht werden können : Deutsch
Elektronischer Katalog : Nicht zulässig
Varianten : Nicht zulässig
Die Bieter können mehrere Angebote einreichen : Nicht zulässig
Frist für den Eingang der Teilnahmeanträge : 10/10/2024 11:00 +02:00
Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können :
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Zusätzliche Informationen : Sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen, wie Erklärungen, Angaben oder sonstige Nachweise, müssen bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge bzw. der Angebote übermittelt worden sein, es sei denn, der Auftraggeber hat ausdrücklich etwas anderes bestimmt.
Auftragsbedingungen :
Die Auftragsausführung muss im Rahmen von Programmen für geschützte Beschäftigungsverhältnisse erfolgen : Nein
Elektronische Rechnungsstellung : Erforderlich
Aufträge werden elektronisch erteilt : nein
Zahlungen werden elektronisch geleistet : nein
Informationen über die Überprüfungsfristen : Genaue Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen: Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB unzulässig soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb
Höchstzahl der teilnehmenden Personen : 1
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem
Elektronische Auktion : nein

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Deutsche Bundesbank, Leiter des Zentralbereichs Beschaffungen
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Bundesbank, Zentralbereich Beschaffungen
Registrierungsnummer : 991-80008-08
Postanschrift : Taunusanlage 5
Stadt : Frankfurt am Main
Postleitzahl : 60329
Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt ( DE712 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 69 9566-11510
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Deutsche Bundesbank, Leiter des Zentralbereichs Beschaffungen
Registrierungsnummer : t:+4969956632197
Postanschrift : Postfach 10 06 02
Stadt : Frankfurt am Main
Postleitzahl : 60006
Land, Gliederung (NUTS) : Frankfurt am Main, Kreisfreie Stadt ( DE712 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 699566-32197
Rollen dieser Organisation :
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Registrierungsnummer : t:022894990
Postanschrift : Villemombler Str. 76
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53123
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2289499-0
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

10. Änderung

Fassung der zu ändernden vorigen Bekanntmachung : 3066575d-20fa-42c8-85e9-9255a8b8f9e9-01
Hauptgrund für die Änderung : Korrektur – Beschaffer

10.1 Änderung

Abschnittskennung : PROCEDURE
Beschreibung der Änderungen : Unter folgenden Punkten in der Bekanntmachung wurden Änderungen vorgenommen: 2.1. Zuschlagserteilung ohne Verhandlung 2.1.6 Ausschlussgründe Konkretisierung 5.1 Beschreibung Höchstgrenze 5.1.1. Zweck: Klassifizierungscode 5.1.9 Eignungskriterien Konkretisierung 5.1.12 Informationen, die nach Ablauf der Einreichungsfrist ergänzt werden können: Nachforderung Zusätzliche Informationen: Ergänzung Die Leistungsbeschreibung, der Vertrag sowie die Unterlage für die Angebotsphase wurden ergänzt.

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 7fd157c3-0ee2-44c3-a605-b1b4f9fa83ff - 01
Formulartyp : Wettbewerb
Art der Bekanntmachung : Auftrags- oder Konzessionsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 16/09/2024 12:12 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00556639-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 181/2024
Datum der Veröffentlichung : 17/09/2024