Event Partner VITO 2025-2029

VITO (Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek) is op zoek naar een ervaren en creatieve event partner voor de organisatie van diverse evenementen gedurende de periode van 2025 tot 2029. Deze evenementen variëren van B2B/B2G conferenties tot deelname aan festivals en kleinere evenementen. De geselecteerde partner zal verantwoordelijk zijn voor de …

CPV: 79952000 Servicios de eventos
Plazo:
31 de enero de 2025 a las 09:30
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Event Partner VITO 2025-2029
Organismo adjudicador:
VITO
Número de premio:
PPP04G-1149/4970/RO EVENTS VITO

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : VITO
Rechtsvorm van de koper : Publiekrechtelijke instelling
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Event Partner VITO 2025-2029
Beschrijving : VITO (Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek) is op zoek naar een ervaren en creatieve event partner voor de organisatie van diverse evenementen gedurende de periode van 2025 tot 2029. Deze evenementen variëren van B2B/B2G conferenties tot deelname aan festivals en kleinere evenementen. De geselecteerde partner zal verantwoordelijk zijn voor de volledige productie en coördinatie van deze evenementen, met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie.
Identificatiecode van de procedure : 5940aeef-6020-454b-87b1-fede18f16c18
Interne identificatiecode : PPP04G-1149/4970/RO EVENTS VITO
Type procedure : Openbaar
Belangrijkste kenmerken van de procedure : openbare procedure

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 3 000 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Event Partner VITO 2025-2029
Beschrijving : VITO (Vlaamse Instelling voor Technologisch Onderzoek) is op zoek naar een ervaren en creatieve event partner voor de organisatie van diverse evenementen gedurende de periode van 2025 tot 2029. Deze evenementen variëren van B2B/B2G conferenties tot deelname aan festivals en kleinere evenementen. De geselecteerde partner zal verantwoordelijk zijn voor de volledige productie en coördinatie van deze evenementen, met een sterke focus op duurzaamheid en innovatie.
Interne identificatiecode : RO EVENTS VITO_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79952000 Diensten voor het organiseren van evenementen

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Boeretang 200
Stad : MOL
Postcode : 2400
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Turnhout ( BE213 )
Land : België
Aanvullende informatie : VITO

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/03/2025
Einddatum van de duur : 28/02/2029

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 3 000 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
Aanvullende informatie : Onverminderd de toepassing van artikel 38 e.v. KB uitvoering (zoals aangevuld in de Contractuele bepalingen van het bestek) bedraagt de maximale totale waarde van deze raamovereenkomst 3 MIO EUR, excl. BTW (over de volledige looptijd). Indien de maximale waarde bereikt wordt voor de afloop van de voorziene looptijd van de raamovereenkomst, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de raamovereenkomst te beëindigen. Indien de maximale totale waarde bereikt wordt voor de afloop van de voorziene looptijd van de raamovereenkomst, heeft de aanbestedende overheid het recht om de raamovereenkomst op te zeggen zonder opzegtermijn en zonder dat de opdrachtnemer gerechtigd is op enige schadevergoeding. De aanbestedende overheid wijst erop dat de maximale waarde geen indicatie is voor de omvang van de opdracht. Daarvoor is de geraamde waarde relevant. De maximale waarde is bijgevolg geen indicatie voor het offertebedrag waarmee kan worden ingeschreven.

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Het opgeven van minimaal drie referenties inzake vergelijkbare opdrachten in Vlaanderen, gerealiseerd gedurende de laatste 3 jaar. De inschrijver dient een informatiefiche voor te leggen voor deze 3 vergelijkbare referentie, met vermelding van: opdrachtgever en adresgegevens contactpersoon, plaats van uitvoering, omzet op jaarbasis, beschrijving waarom deze referentie relevant is voor deze opdracht. Max. 1 blz per referentie Voor de voorbije 3 jaar minstens 3 relevante voorbeelden van vergelijkbare events met minimum 300 tot 500 deelnemers (in de 3 voorbeelden moeten B2B én B2C zitten) Hij toont dit aan door voorbeelden mee te geven van vb. draaiboek, concept, after movie (indien beschikbaar) en geeft voor elk opgenomen event aan hoe dit event aansluit bij de concrete VITO vraag. Minimumeisen: Wordt niet geselecteerd, de kandidaat waarvan na controle van de referenties blijkt dat: - de kandidaat onvoldoende relevante of een niet voldoende aantal referenties heeft voorgelegd; - één of meerdere referenties niet naar behoren werd(en) uitgevoerd;
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Personele middelen en OrganisatieMinimumeisen: Een beschrijving van de structuur en organisatie van de dienstverlener en de gespecialiseerde diensten die hij kan aanbieden, al dan niet op basis van onderaanneming. Deze beschrijving omvat een lijst van de belangrijkste personeelsleden (minstens strateeg, projectmanager en projectmedewerker(s)) die bij VITO zullen worden ingezet, met vermelding van hun kwalificaties en beroepservaring. Er zijn minstens 5 FTE in dienst.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : De inschrijver bewijst zijn economische en financiële draagkracht aan de hand van een bankverklaring. Minimumeisen: Een bankverklaring dient toegevoegd te worden aan de offerte. Deze verklaring is maximaal 6 maanden oud op de uiterste datum voor ontvangst van de offertes.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : VITO wenst samen te werken met een financieel stabiele partner en zal dit naar goed vermogen beoordelen. Hierbij zal voor alle inschrijvers op dezelfde datum het “Dun & Bradstreet” rapport opgevraagd worden. Minimumeisen: De D&B rating wordt goedgekeurd bij algemene risicobeoordelingen laag, laag-matig of matig. Enkel indien er geen D&B-rapport beschikbaar is of het D&B-rapport voldoet niet (alg. risicobeoordeling matig-hoog of hoog), dient de firma zelf haar economische sterkte aan te tonen met behulp van gecertifieerde cijfers, rapporten, attesten.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : Een verklaring betreffende de totale omzet en de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is, over de laatste drie beschikbare boekjaren, afhankelijk van de oprichtingsdatum of van de datum waarop de ondernemer met zijn bedrijvigheid is begonnen, voor zover de betrokken omzetcijfers beschikbaar zijn.Minimumeisen: Minimale gemiddelde jaaromzet over de voorbije 3 boekjaren van de bedrijfsactiviteit die voorwerp van de opdracht is van €[...]
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : * * Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen. * Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft de aanbestedende overheid, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de kandidaat/inschrijver uit te sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: - het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; - de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk.

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijzen
Gewicht (punten, exact) : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Kwaliteit
Gewicht (punten, exact) : 60
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/1149/4G/2024

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 31/01/2025 09:30 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 120 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, met hernieuwde oproep tot mededinging
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Raad van State
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : VITO
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : VITO
Aanbieder van aanbestedingsdiensten : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
TED eSender : FPS Policy and Support

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : VITO
Registratienummer : 0244195916
Postadres : Boeretang 200
Stad : MOL
Postcode : 2400
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Turnhout ( BE213 )
Land : België
Contactpunt : Elise Geysen
Telefoon : +32 14335511
Internetadres : http://www.vito.be/
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Raad van State
Registratienummer : BE 0931.814.266
Postadres : Wetenschapsstraat 33
Stad : Brussel
Postcode : 1040
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 22349611
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

8.1 ORG-0003

Officiële naam : 3P - Aanbieder van diensten / Prestataire de services
Registratienummer : BE 0475.480.736
Stad : Antwerpen / Anvers
Postcode : 2000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Antwerpen ( BE211 )
Land : België
E-mail : info@3p.eu
Telefoon : +32 3 294 30 51
Rollen van deze organisatie :
Aanbieder van aanbestedingsdiensten

8.1 ORG-0004

Officiële naam : FPS Policy and Support
Registratienummer : BE 0671.516.647
Stad : Brussels
Postcode : 1000
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. de Bruxelles-Capitale/Arr. Brussel-Hoofdstad ( BE100 )
Land : België
Telefoon : +32 2 740 80 00
Rollen van deze organisatie :
TED eSender

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 38807fe0-9885-42ac-944b-e5df652a8d92 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht – lichte regeling
Verzenddatum van de aankondiging : 19/12/2024 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 19/12/2024 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00789941-2024
Nummer uitgave PB S : 249/2024
Datum van bekendmaking : 23/12/2024