Erweiterung des Patientendatenmanagement-Systems (PDMS)

Im Klinikum wird seit mehr als 20 Jahren das Patientendatenmanagement-Systems (PDMS) des Herstellers IMESO (NarkoData, ICU Data) in der gesamten Anästhesie sowie für 30% der Intensivbereiche erfolgreich eingesetzt. Im Zuge der mittels der KHZG-Förderung vorgesehenen Digitalisierungsmaßnahmen ist eine flächendeckende Erweiterung des bestehenden PDMS erforderlich, um die Durchgängigkeit der Digitalisierung zu …

CPV: 48180000 Paquetes de software médico
Lugar de ejecución:
Erweiterung des Patientendatenmanagement-Systems (PDMS)
Organismo adjudicador:
Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH
Número de premio:
2024-014-IT

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Erweiterung des Patientendatenmanagement-Systems (PDMS)
Beschreibung : Im Klinikum wird seit mehr als 20 Jahren das Patientendatenmanagement-Systems (PDMS) des Herstellers IMESO (NarkoData, ICU Data) in der gesamten Anästhesie sowie für 30% der Intensivbereiche erfolgreich eingesetzt. Im Zuge der mittels der KHZG-Förderung vorgesehenen Digitalisierungsmaßnahmen ist eine flächendeckende Erweiterung des bestehenden PDMS erforderlich, um die Durchgängigkeit der Digitalisierung zu gewährleisten. Diese Maßnahme wird entsprechend der bewilligten Förderung unter dem Fördertatbestand 3 gefördert. Im Rahmen dieser Erweiterung sollen die verbleibenden beiden Intensivstationen ebenfalls mit der Software NarkoData und ICU Data (IMESO) als PDMS ausgestattet werden. Ziel ist es, eine einheitliche, effiziente und integrierte Systemlandschaft im gesamten klinischen Umfeld zu gewährleisten. Aktuell sind im Klinikum 25 NarkoData-Lizenzen vollständig bezahlt im Einsatz. Zusätzlich sind 25 weitere NarkoData-Lizenzen im Einsatz, die derzeit als Leihgabe zur Verfügung stehen. Diese 25 Leih-Lizenzen sind bereits zu 100 % in die bestehenden Abläufe integriert und fester Bestandteil der klinischen Routine. Mit dem geplanten Vorgang sollen diese Leih-Lizenzen nun regulär übernommen und bezahlt werden. Darüber hinaus ist die Erweiterung um 10 zusätzliche NarkoData-Lizenzen vorgesehen, welche die tatsächliche Funktionserweiterung darstellen. Für ICU Data sind aktuell 35 Lizenzen im Einsatz, die ebenfalls vollständig bezahlt wurden. Im Rahmen dieser Erweiterung ist die Beschaffung von 25 zusätzlichen ICU Data-Lizenzen vorgesehen, um die Nutzung des PDMS auf die verbleibenden Intensivstationen auszuweiten. Zusätzlich zur Lizenzbeschaffung umfasst das Projekt die Anbindung des PDMS an die digitale Patientenakte, die derzeit parallel im Klinikum eingeführt wird. Die Integration soll gewährleisten, dass alle Patientendaten konsistent und zentralisiert in ein System fließen und keine redundanten oder isolierten Prozesse entstehen. Des Weiteren wird die Softwarepflege und Wartung für drei Jahre beauftragt. Die Software ist für den ärztlichen und pflegerischen Dienst im Bereich der Anästhesie und der Intensivstationen vorgesehen und soll die digitale Dokumentation in sämtlichen relevanten Bereichen des Klinikalltags ermöglichen. Ziel des Projekts ist es, den Mitarbeitern eine effiziente und umfassende Lösung zur Verfügung zu stellen, mit denen ihnen jederzeit alle relevanten Daten medienbruchfrei über die digitale Patientenakte zur Verfügung stehen. Die Entscheidung für eine freihändige Vergabe ohne vorherige Durchführung eines Wettbewerbs basiert auf mehreren spezifischen technischen und organisatorischen Anforderungen, die durch den exklusiven Einsatz des bestehenden IMESO-PDMS im gesamten Klinikum erfüllt werden sollen. Diese Anforderungen sind: - Vermeidung von Systeminkompatibilitäten und Schulungsaufwand - Bestandswahrung und Vermeidung von Systemwechseln - Integration in die digitale Patientenakte
Kennung des Verfahrens : 6d11834f-2f77-4f7c-8af4-12b5f0b203f5
Interne Kennung : 2024-014-IT
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48180000 Medizinsoftwarepaket

2.1.4 Allgemeine Informationen

Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Erweiterung des Patientendatenmanagement-Systems (PDMS)
Beschreibung : siehe oben

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Lieferungen
Haupteinstufung ( cpv ): 48180000 Medizinsoftwarepaket

5.1.6 Allgemeine Informationen

Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH
TED eSender : Publications Office of the European Union

6. Ergebnisse

Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Teilweiser Ersatz oder Ausweitung vorhandener Lieferungen oder Anlagen durch den ursprünglichen Lieferanten, deren Beschaffung nach den strengen Vorschriften der Richtlinie erfolgt
Sonstige Begründung : 1. Gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 5 VgV ist ein Verhandlungsverfahren ohne vorherigen TNW zulässig, wenn zusätzliche Lieferleistungen des ursprünglichen Auftragnehmers beschafft werden sollen. Die Voraussetzungen des § 14 Abs. 4 Nr. 5 müssen kumulativ erfüllt sein. (1) Auftragnehmer des ursprünglichen Auftrags und der Auftragnehmer der zusätzlichen Lieferung müssen identisch sein. Das ist hier der Fall: Ursprünglicher Lizenzerwerb erfolgte über ACM Consult GmbH, damals ein autorisierter Vertriebs- und Dienstleistungspartner des Herstellers IMESO für NarkoData und ICU Data. Im Zuge eines Insolvenzverfahrens wurde der ACM Consult GmbH die Autorisierung entzogen und der Geschäftsbereich von der IMESO GmbH fortgeführt, welche wiederum diesen Geschäftsbereich an die damals neu gegründete IMESO-IT GmbH als ihre Rechtsnachfolgerin übertragen hat. Damit ist die heutige IMESO-IT GmbH Rechtsnachfolgerin des ursprünglichen Vertragspartners. (2) Die Beschaffung hat der teilweisen Erneuerung oder der Erweiterung der ursprünglichen Lieferung oder Einrichtung zu dienen. Sie muss folglich in unmittelbarem inhaltlichen Zusammenhang mit der ursprünglichen Lieferung oder Einrichtung stehen. Unter die "Erweiterung" fallen alle zusätzlichen Lieferungen, durch die Stückzahl, Gebrauchstauglichkeit oder Zweckbestimmung der ursprünglich gelieferten Ware ausgedehnt werden. Dies ist vorliegend der Fall. Die Software NarkoData / ICU Data soll mengenmäßig in Bezug auf Nutzungslizenzen erweitert werden, um für die verbleibenden Intensivstationen zur Verfügung zu stehen. Als Erweiterung kommt allerdings nur eine solche Beschaffung in Betracht, die den durch die vorhandenen Produkte vorgegebenen Rahmen nicht so ausweitet, dass es sich faktisch um eine komplette Neubeschaffung handelt. Dies ist in Anbetracht der bloßen Ausweitung um 35 OP-Plätze und 25 Intensiv-Arbeitsplätze nicht der Fall. Im Jahr 1999 wurden IMESO-Lizenzen im Wert von 390.000 DM netto (entspricht 199.403,83 EUR) beschafft. Es ist jedoch zu berücksichtigen, dass sich die Kosten für die Bestandslizenzen im Laufe der letzten 25 Jahre durch erhebliche Teuerungen deutlich erhöht haben. Zudem hat sich Preisstruktur und das zugrundeliegende Lizenzmodell in diesem Zeitraum grundlegend verändert, sodass ein einfacher Preisvergleich mit den damaligen Beschaffungskosten nicht aussagekräftig ist. Der Auftragswert der geplanten Erweiterung liegt aktuell bei knapp 158.000 EUR netto. Unter Berücksichtigung der bestehenden Lizenzzahlen und der derzeitigen Preisstruktur erscheint die Erweiterung im Vergleich zur ursprünglichen Beschaffung wirtschaftlich angemessen und rechtlich zulässig. (3) Außerdem muss die Lieferung eines anderen Unternehmens in technischer Hinsicht mit der ursprünglichen Leistung absolut oder oder relativ inkompatibel sein. Vorliegend ist von einer relativen Inkompatibilität auszugehen: 1. Vermeidung von Systeminkompatibilitäten und Sicherstellung der Patientensicherheit: Der Einsatz eines zweiten PDMS-Systems für die verbleibenden Intensivstationen würde eine heterogene Systemlandschaft schaffen, die erhebliche Risiken für die Patientensicherheit mit sich bringen würde: o Fehlerquellen durch parallele Systeme: Ärztinnen und Ärzte sowie Pflegepersonal müssten sich in unterschiedliche Systeme einarbeiten, dadurch erhöht sich die Gefahr von Bedienfehlern. Dies ist in kritischen Bereichen wie der Anästhesie und auf den Intensivstationen, wo Entscheidungen oft unter Zeitdruck getroffen werden müssen, nicht vertretbar. o Probleme bei der Schnittstellenintegration: Ein zweites PDMS würde zwangsläufig zusätzliche Schnittstellen zur bestehenden IT-Landschaft und zur geplanten digitalen Patientenakte erfordern, die wiederum ein unverhältnismäßig hohes Risiko von Dateninkonsistenzen oder -verlusten bergen, insbesondere bei Softwareupdates oder Fehlern in der Drittsoftware. o Gefährdung der Informationsintegrität: Jede Diskrepanz in der Datenübertragung zwischen zwei Systemen könnte schwerwiegende Auswirkungen auf die medizinische Versorgung haben. 2. Bestandswahrung und Vermeidung eines Systemwechsels: Das IMESO-PDMS hat sich langjährig bewährt und ist tief in die Arbeitsprozesse der Anästhesie und Intensivmedizin integriert. Ein vollständiger Austausch des Systems würde nicht nur erhebliche technische und organisatorische Herausforderungen mit sich bringen, sondern auch: o Kosten- und Zeitaufwand: Die Implementierung eines neuen Systems sowie die Schulung aller betroffenen Mitarbeitenden würde erhebliche Ressourcen binden und gleichzeitig die laufende Patientenversorgung gefährden. Zudem fallen die Investitionskosten bei Einführung eines neuen PDMS im Vergleich zu einer Erweiterung des bestehenden PDMS deutlich höher aus und sind somit unwirtschaftlich. o Einschränkungen in der Patientenversorgung: Die Zeit und Energie, die für die Umstellung auf ein neues System erforderlich wären, könnten nicht für die unmittelbare Patientenversorgung genutzt werden, was zu Verzögerungen und potenziellen Versorgungslücken führen könnte. o Haftungsprobleme: Bei der Nutzung unterschiedlicher Systeme wäre im Schadensfall oft nicht eindeutig feststellbar, welches System oder welcher Anbieter die Verantwortung trägt. Ein einheitliches System wie IMESO minimiert dieses Risiko. 3. Integration in die digitale Patientenakte Die geplante Erweiterung des IMESO-PDMS ermöglicht eine nahtlose Integration in die digitale Patientenakte, die derzeit im Klinikum Ludwigshafen eingeführt wird. Dadurch werden alle relevanten medizinischen Daten zentralisiert und ohne Medienbrüche verfügbar gemacht. Dies fördert nicht nur die Effizienz in der Dokumentation, sondern verbessert auch die Qualität und Sicherheit der medizinischen Versorgung durch: o Einheitliche und lückenlose Dokumentation. o Vermeidung redundanter Arbeitsprozesse. o Direkte Verfügbarkeit aller patientenbezogenen Informationen für das gesamte medizinische Personal. 4. Vermeidung technischer und organisatorischer Schwierigkeiten

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

6.1.2 Informationen über die Gewinner

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Klinikum der Stadt Ludwigshafen am Rhein gGmbH
Registrierungsnummer : HRB 3770
Abteilung : Vergabestelle
Stadt : Ludwigshafen
Postleitzahl : 67063
Land, Gliederung (NUTS) : Ludwigshafen am Rhein, Kreisfreie Stadt ( DEB34 )
Land : Deutschland
Telefon : 0621-503-4876
Internetadresse : https://www.klilu.de
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0005

Offizielle Bezeichnung : IMESO-IT GmbH
Registrierungsnummer : HRB 9452
Stadt : Gießen
Postleitzahl : 35398
Land, Gliederung (NUTS) : Gießen, Landkreis ( DE721 )
Land : Deutschland
Telefon : 0621-503-4876
Internetadresse : https://imeso.de/
Rollen dieser Organisation :
Bieter

8.1 ORG-0000

Offizielle Bezeichnung : Publications Office of the European Union
Registrierungsnummer : PUBL
Stadt : Luxembourg
Postleitzahl : 2417
Land, Gliederung (NUTS) : Luxembourg ( LU000 )
Land : Luxemburg
Telefon : +352 29291
Internetadresse : https://op.europa.eu
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : b019372e-b86d-49fa-8518-50051ba35bc1 - 01
Formulartyp : Vorankündigung – Direktvergabe
Art der Bekanntmachung : Freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 12/12/2024 09:38 +00:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00763662-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 243/2024
Datum der Veröffentlichung : 13/12/2024