Dynamisches Beschaffungssystem (2021-0544-18) - 11. Wettbewerb - Digitalisierung ausgewählter Akten des Amts für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster

Dynamisches Beschaffungssystem (2021-0544-18) - 11. Wettbewerb - Digitalisierung ausgewählter Akten des Amts für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster Der zu digitalisierende Aktenbestand beläuft sich auf ca. 5.800 Stück, bzw. auf ca. 1.166.000 Blatt (2.332.000 Seiten).

CPV: 79999100 Servicios de escaneado, 72000000 Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo, 72252000 Servicios de archivo informático, 79995100 Servicios de archivado
Lugar de ejecución:
Dynamisches Beschaffungssystem (2021-0544-18) - 11. Wettbewerb - Digitalisierung ausgewählter Akten des Amts für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster
Organismo adjudicador:
Stadt Münster, Zentrales Vergabemanagement
Número de premio:
2025-0015-18

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Stadt Münster, Zentrales Vergabemanagement
Rechtsform des Erwerbers : Von einer lokalen Gebietskörperschaft kontrollierte Einrichtung des öffentlichen Rechts
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Allgemeine öffentliche Verwaltung

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Dynamisches Beschaffungssystem (2021-0544-18) - 11. Wettbewerb - Digitalisierung ausgewählter Akten des Amts für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster
Beschreibung : Dynamisches Beschaffungssystem (2021-0544-18) - 11. Wettbewerb - Digitalisierung ausgewählter Akten des Amts für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster
Kennung des Verfahrens : 1be0b8c8-b91c-4c86-8c12-ce37fd5831c4
Interne Kennung : 2025-0015-18
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72252000 Datenarchivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Münster
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland

2.1.3 Wert

Geschätzter Wert ohne MwSt. : 130 134 Euro

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXTDYYDYTM007YGS Rückfragen werden durch Unternehmenskommunikation für alle Interessenten beantwortet. Die Information über vorliegende Unternehmenskommunikation werden unaufgefordert per E-Mail nur an die Interessenten verschickt, die sich freiwillig registrieren lassen. Alle übrigen Interessenten werden aufgefordert, regelmäßig den Link in der Bekanntmachung zur angegebene Internetseite für das Herunterladen der Vergabeunterlagen aufzusuchen, um dort eventuelle Unternehmenskommunikationen abzurufen. Hinweise zur Datenverarbeitung nach Artikel 13 bzw. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Kontaktdaten der für die Verarbeitung verantwortlichen Stelle: Stadt Münster, Zentrale Rechtsdienstleistungen und Vergabemanagement, Zentrales Vergabemanagement, 48127 Münster, E-Mail: Vergaben@stadt-muenster.de Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten: Die behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadtverwaltung Münster ist zu erreichen unter der Anschrift Stadt Münster, 48127 Münster, bzw. unter datenschutz@stadt-muenster.de Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlage: Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen im Sinne des Artikels 6 Abs. 1 Buchstabe b) DSGVO. Für die gesetzlich gebotene transparente und diskriminierungsfreie Auswahl des günstigsten Anbieters der von der Stadt nachgefragten Waren, Werke oder Dienste ist es zwingend notwendig, die personenbezogenen Daten der Bieter (bei Unternehmen: deren Vertreter) zu speichern und zu verwenden. Datenkategorien und Datenherkunft: - Anrede, Vorname, Nachname, ggfs. Unternehmensbezeichnung - ggf. gültige E-Mail-Adresse, - Anschrift, - Telefonnummer (Festnetz und/oder Mobilfunk), vollständige Angebots- oder Teilnahmeanträge - Weitere Informationen, die für die Bearbeitung Ihrer Anfrage/ Ihres Angebots / Ihres Teilnahmeantrags notwendig sind, Zu einer Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte kann es kommen, wenn Bieter Beschwerden gegen die Entscheidung erheben, mit wem die Stadt Münster den Vertrag schließen will. Dauer der Speicherung: Bis zum Abschluss des im Wettbewerb stehenden Vertrags. Ggf. länger, wenn die Stadt Münster nach spezialgesetzlichen Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist oder Bieter in eine darüber hinaus gehende Speicherung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO eingewilligt haben. Rechte der betroffenen Person: Bei entsprechendem Identitätsnachweis können Interessenten bzw. Bieter bei der eingangs genannten Stelle jederzeit: 1) Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen für welchen Zweck und für welche voraussichtliche Dauer verarbeiten; 2) Berichtigung verlangen, sofern Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein sollten, 3) Löschung der zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, sofern sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, oder zur Verteidigung von Rechten der Stadt Münster nicht mehr notwendig sind. Das Recht zur Löschung besteht nicht, wenn eine Löschung wegen der besonderen Art der Speicherung nicht oder nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand möglich ist. In diesen Fällen tritt an die Stelle der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung gem. Art. 18 DSGVO. 4) Einschränkung der Datenverarbeitung nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO verlangen; 5) Verlangen, personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln 6) Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO einlegen. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Wer der Ansicht ist, dass seine personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig verarbeitet werden, kann sich mit einer Beschwerde an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Die Kontaktdaten der für die Stadt Münster zuständigen Aufsichtsbehörde lauten: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit des Landes Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf (Hausanschrift: Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf), Tel. 0211/38424-0, Fax 0211/38424-10, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Dynamisches Beschaffungssystem (2021-0544-18) - 11. Wettbewerb - Digitalisierung ausgewählter Akten des Amts für Kinder, Jugendliche und Familien der Stadt Münster
Beschreibung : Der zu digitalisierende Aktenbestand beläuft sich auf ca. 5.800 Stück, bzw. auf ca. 1.166.000 Blatt (2.332.000 Seiten).
Interne Kennung : 2025-0015-18

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72000000 IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 72252000 Datenarchivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Münster
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Datum des Beginns : 01/04/2025
Enddatum der Laufzeit : 31/12/2025

5.1.4 Verlängerung

Maximale Verlängerungen : 0

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Erfüllung sozialer Zielsetzungen
Beschreibung : Tariftreue
Gefördertes soziales Ziel : Faire Arbeitsbedingungen

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : funktionale Anforderung
Beschreibung : funktionale Anforderung
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 100
Kriterium :
Art : Qualität
Bezeichnung : Technisch-organisatorische Anforderungen
Beschreibung : Technisch-organisatorische Anforderungen
Kategorie des Schwellen-Zuschlagskriteriums : Gewichtung (Punkte, genau)
Zuschlagskriterium — Zahl : 0
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster -
Informationen über die Überprüfungsfristen : Ein zulässiger Nachprüfungsantrag bei der zuständigen Vergabekammer kann bis zur wirksamen Zuschlagserteilung gestellt werden. Diese ist erst möglich, wenn die/der Auftraggeber/in die unterlegenen Bieter/innen über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und den Namen der/des Bieters/in, deren/dessen Angebot angenommen werden soll, in Textform informiert hat und seit der Absendung dieser Information zehn (10) Kalendertage (bei Versand auf elektronischem Weg oder per Fax) vergangen sind (§ 134 Abs. 2 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit - die/der Antragsteller/in den geltend gemachten Verstoß gegen Vergaberechtsvorschriften schon vor Einreichen des Nachprüfungsantrages erkannt und gegenüber der/dem Auftraggeber/in nicht innerhalb einer Frist von zehn (10) Kalendertagen gerügt hat oder - Verstöße gegen Vergaberechtsvorschriften, die aufgrund dieser Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gerügt werden. Teilt die/der Auftraggeber/in einer/m Bewerber/in oder Bieter/in mit, dass sie/er einer Rüge nicht abhelfen will, so kann die/der betroffene Bewerber/in oder Bieter/in wegen dieser Rüge nur innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach Eingang dieser Mitteilung einen zulässigen Nachprüfungsantrag stellen.
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Stadt Münster, Zentrales Vergabemanagement -
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt : Stadt Münster, Zentrales Vergabemanagement -

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : Nicht veröffentlicht
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung : Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Unmittelbar dem Wettbewerb ausgesetzte Tätigkeiten und besonderen Vorschriften unterliegende Aufträge
Sonstige Begründung : Gemäß § 22 Absatz 2 VgV erfolgt die Durchführung eines Vergabeverfahrens und die Auftragsvergabe über ein dynamisches Beschaffungssystem nach den Vorschriften für das nicht offene Verfahren. Gemäß § 23 Absatz 6 VgV finden § 16 Absatz 4 und § 51 Absatz 1 VgV mit der Maßgabe Anwendung, dass die zugelassenen Bewerber für jede einzelne, über ein dynamisches Beschaffungssystem stattfindende Auftragsvergabe gesondert zur Angebotsabgabe aufzufordern sind. Gemäß § 24 Absatz 4 VgV beträgt die Frist für den Eingang der Angebote mindestens zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. § 16 Absatz 6 VgV findet Anwendung. Die zugelassenen Bewerber sind zur Angebotsabgabe aufzufordern. Dieses Verfahren ist Teil einer Gesamtmaßnahme, deren geschätzter Auftragswert oberhalb des EU-Schwellenwerts liegt, und dieses Verfahren fällt nicht unter das 20%-Kontingent (§ 3 Abs. 9 VgV).

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : Iron Mountain Deutschland GmbH
Angebot :
Kennung des Angebots : 3 - 15028975
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Wert der Ausschreibung : Nicht veröffentlicht
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung : Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : Nicht veröffentlicht
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung : Betriebs- und Geschäftsgeheimnis
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 1
Titel : Iron Mountain Deutschland GmbH, 22525 Hamburg

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 4
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 4
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bietern, die in anderen Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums registriert sind als dem Land des Beschaffers
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote von Bieter aus Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote geprüft und als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote geprüft und aufgrund eines ungewöhnlich niedrigen Preises oder aufgrund ungewöhnlich niedriger Kosten als unzulässig abgewiesen
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 0
Bandbreite der Angebote :
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots : 63 109,03 Euro
Wert des höchsten zulässigen Angebots : 94 981,45 Euro
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe :

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Stadt Münster, Zentrales Vergabemanagement
Registrierungsnummer : DE126118269
Postanschrift : Klemensstraße 10
Stadt : Münster
Postleitzahl : 48143
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Zentrales Vergabemanagement
Telefon : +49 251492-0
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt
Organisation, die weitere Informationen für die Nachprüfungsverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster
Registrierungsnummer : DE164242157
Postanschrift : Albrecht-Thaer-Straße 9
Stadt : Münster
Postleitzahl : 48147
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 2514113698
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : Iron Mountain Deutschland GmbH
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Großunternehmen
Registrierungsnummer : DE206523248
Postanschrift : Ransdstr., 11
Stadt : Hamburg
Postleitzahl : 22525
Land, Gliederung (NUTS) : Hamburg ( DE600 )
Land : Deutschland
Telefon : +4901741969608
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : Vereinigtes Königreich
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 2e0a0498-571c-453b-b903-efca74b2f5ca - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 28/03/2025 08:26 +01:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00205419-2025
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 63/2025
Datum der Veröffentlichung : 31/03/2025