Digitalt all service ledelsessystem til Ringsted Kommune

Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem. Jf. Udbudsloven §80, stk. 3, nr. 3) samt § 80 stk. 4 udsender Ringsted Kommune hermed en profylaksebekendtgørelse på anskaffelse af Digitalt Ledelses system fra Evovia. Indledning Der skal indkøbes et samlet digitalt ledelsessystem (herefter …

CPV: 48000000 Paquetes de software y sistemas de información, 48219300 Paquetes de software de administración, 48510000 Paquetes de software de comunicación, 48931000 Paquetes de software de formación, 72000000 Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo, 72268000 Servicios de suministro de software
Lugar de ejecución:
Digitalt all service ledelsessystem til Ringsted Kommune
Organismo adjudicador:
Ringsted Kommune
Número de premio:
24-323

1. Køber

1.1 Køber

Officielt navn : Ringsted Kommune
Køberens retlige status : Offentligretligt organ, der styres af en lokal myndighed
Den ordregivende myndigheds aktivitet : Generelle offentlige tjenesteydelser

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Digitalt all service ledelsessystem til Ringsted Kommune
Beskrivelse : Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem. Jf. Udbudsloven §80, stk. 3, nr. 3) samt § 80 stk. 4 udsender Ringsted Kommune hermed en profylaksebekendtgørelse på anskaffelse af Digitalt Ledelses system fra Evovia. Indledning Der skal indkøbes et samlet digitalt ledelsessystem (herefter kaldet system), som indeholder en samlet række af funktioner – som tilgås med single sign on på alle webbaserede adgange i kommunen. Primær funktionen understøtter kommunens ledere i at arbejde systematisk med medarbejdersamtaler, kompetenceudvikling af medarbejdere samt arbejdsmiljø (bl.a. APV) og trivsel (bl.a. oversigter over krænkelser og voldshændelser). Systemet skal skabe overblik over de forskellige former for samtaler, aftaler og handleplaner i ledelsesområderne – samt guide ledere i deres tidsmæssige forpligtelser i forhold til opfølgninger. Systemet skal kunne anvendes af alle ledere og HR-funktionen. Efter Ringsted Kommunes vurdering kan dette system kun anskaffes fra Evovia på grund af eksklusivitet. Dette skyldes at kravet om det samlede system kun kan opfyldes af en leverandør på markedet. Det samlede system er essentiel, da udrulning af system til hele kommunen er ganske krævende og fortsat anvendelse med stor tilslutning kræver en del forandringsarbejde – for at lette anvendelsen ønskes et samlet system, nu det findes på markedet. Ringsted kommune vurderer derudover, at der ikke findes et rimeligt alternativ, og at den manglende konkurrence ikke er et resultat af en kunstig indskrænkning af udbudsvilkårene. Funktionalitet Indkøb af et samlet digitalt ledelsessystem skal lette ledernes daglige arbejde i forhold til at afholde samtaler med medarbejdere, sikre det systematiske arbejdsmiljø- og trivselsarbejde og lette adgangen til og understøtte digital- og datadreven ledelse. Systemet skal give ledere et struktureret overblik over samtaler i eget ledelsesområde og systematisk understøtte de forskellige former for samtaler i systemet. Systemet skal advisere leder, når der er opgaver i systemet og skabe overblik i forhold til samtaler og samtaleforløb. Systemopsætningen skal kunne integrere vejledningstekst i de forskellige samtaleformer, og kunne genere referater og handleplaner som hurtigt og tydeligt viser medarbejderne, hvad der er aftalt i samtalerne. Systemet skal konkret understøtte ledere i at gennemføre gode og strukturerede dialoger med medarbejdere i forhold til sygefravær, medarbejderudviklingssamtaler samt øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter fx i teams eller lederniveau, on- og offboardingsamtaler og 1:1 samtaler. Systemet skal samtidig kunne håndtere forskellige former for spørgeskemaundersøgelser blandt andet APV-kortlægning og lederevalueringer. Samt understøtte ledere og MED- og arbejdsmiljøorganisationens arbejde med udarbejdelse af handleplaner på arbejdsmiljøområdet og registrering af vold og krænkende handlinger. Det er vigtigt med en brugerflade der giver et hurtigt dataoverblik samt et system som understøtter mulighed for dataudtræk i gængse filformater. Systemet skal også kunne understøtte HR-funktionen i forhold til datatræk og databearbejdning. Systemet skal have en dansksproget systemimplementerings- og supportfunktion, herunder skal al vejlednings materiale være dansksproget, let tilgængeligt og brugervenligt. Leverandøren skal kunne stå for praksisnær uddannelse i systemet med fysisk fremmøde for såvel ledere som HR-funktionen i implementeringsfasen samt supplerende opfølgende undervisning. Systemet skal være kompetent, funderet i god ledelsesskik og dansk lovgivning, være afprøvet og have en dokumenterbar funktion og effekt i forhold til indhold, drift og support. IT, drift og integration Leverandøren skal drifte systemet herunder også opsætte snitfladen til KMD OPUS. Integrationsløsningen skal kunne indhente og opdatere organisationsdata i systemet dagligt samt opdatere brugerfladen inden for få minutter, når der fx registreres en sygemelding i KMD. Systemet skal understøtte Single Sign-On (SSO), kunne afvikles i en browser og som minimum understøtter versionerne: Chrome, FireFox og Edge nyere end version 90 samt Safari version 15 og nyere. Systemet skal understøtte at brugere af systemet kommer fra flere forskellige domæner / tenants (fx lærere fra et undervisningsdomæne og øvrige ansatte fra et andet administrativt domæne) Systemet skal kunne anvendes på mobil eller tablet til registrering af krænkelser og kunne afvikles i en browser på devicen. Systemet skal kunne tilgås af alle kommunens ansatte og adgangen skal kunne defineres via en rollebaseret adgang som leder, medarbejder, TR, AMR eller administrativ HR-funktion.
Identifikator for proceduren : 7cba1fdc-aea7-4c5c-8cd1-d364aa03dc12
Intern ID : 24-323
Udbudsprocedure : Udbud med forhandling uden forudgående offentliggørelse

2.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Supplerende kontrakttype : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 48219300 Programpakke til administration
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48000000 Programpakker og informationssystemer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48510000 Programpakke til kommunikationsformål
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48931000 Programpakke til uddannelsesformål
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72268000 Levering af programmel

2.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Amtstue Alle 71, Indkøb
By : Ringsted
Postnummer : 4100
Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )
Land : Danmark

2.1.4 Generelle oplysninger

Retsgrundlag :
Direktiv 2014/24/EU

5. Delkontrakt

5.1 Teknisk ID for delkontrakten : LOT-0000

Titel : Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem.
Beskrivelse : Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem. Jf. Udbudsloven §80, stk. 3, nr. 3) samt § 80 stk. 4 udsender Ringsted Kommune hermed en profylaksebekendtgørelse på anskaffelse af Digitalt Ledelses system fra Evovia. Indledning Der skal indkøbes et samlet digitalt ledelsessystem (herefter kaldet system), som indeholder en samlet række af funktioner – som tilgås med single sign on på alle webbaserede adgange i kommunen. Primær funktionen understøtter kommunens ledere i at arbejde systematisk med medarbejdersamtaler, kompetenceudvikling af medarbejdere samt arbejdsmiljø (bl.a. APV) og trivsel (bl.a. oversigter over krænkelser og voldshændelser). Systemet skal skabe overblik over de forskellige former for samtaler, aftaler og handleplaner i ledelsesområderne – samt guide ledere i deres tidsmæssige forpligtelser i forhold til opfølgninger. Systemet skal kunne anvendes af alle ledere og HR-funktionen. Efter Ringsted Kommunes vurdering kan dette system kun anskaffes fra Evovia på grund af eksklusivitet. Dette skyldes at kravet om det samlede system kun kan opfyldes af en leverandør på markedet. Det samlede system er essentiel, da udrulning af system til hele kommunen er ganske krævende og fortsat anvendelse med stor tilslutning kræver en del forandringsarbejde – for at lette anvendelsen ønskes et samlet system, nu det findes på markedet. Ringsted kommune vurderer derudover, at der ikke findes et rimeligt alternativ, og at den manglende konkurrence ikke er et resultat af en kunstig indskrænkning af udbudsvilkårene. Funktionalitet Indkøb af et samlet digitalt ledelsessystem skal lette ledernes daglige arbejde i forhold til at afholde samtaler med medarbejdere, sikre det systematiske arbejdsmiljø- og trivselsarbejde og lette adgangen til og understøtte digital- og datadreven ledelse. Systemet skal give ledere et struktureret overblik over samtaler i eget ledelsesområde og systematisk understøtte de forskellige former for samtaler i systemet. Systemet skal advisere leder, når der er opgaver i systemet og skabe overblik i forhold til samtaler og samtaleforløb. Systemopsætningen skal kunne integrere vejledningstekst i de forskellige samtaleformer, og kunne genere referater og handleplaner som hurtigt og tydeligt viser medarbejderne, hvad der er aftalt i samtalerne. Systemet skal konkret understøtte ledere i at gennemføre gode og strukturerede dialoger med medarbejdere i forhold til sygefravær, medarbejderudviklingssamtaler samt øvrige kompetenceudviklingsaktiviteter fx i teams eller lederniveau, on- og offboardingsamtaler og 1:1 samtaler. Systemet skal samtidig kunne håndtere forskellige former for spørgeskemaundersøgelser blandt andet APV-kortlægning og lederevalueringer. Samt understøtte ledere og MED- og arbejdsmiljøorganisationens arbejde med udarbejdelse af handleplaner på arbejdsmiljøområdet og registrering af vold og krænkende handlinger. Det er vigtigt med en brugerflade der giver et hurtigt dataoverblik samt et system som understøtter mulighed for dataudtræk i gængse filformater. Systemet skal også kunne understøtte HR-funktionen i forhold til datatræk og databearbejdning. Systemet skal have en dansksproget systemimplementerings- og supportfunktion, herunder skal al vejlednings materiale være dansksproget, let tilgængeligt og brugervenligt. Leverandøren skal kunne stå for praksisnær uddannelse i systemet med fysisk fremmøde for såvel ledere som HR-funktionen i implementeringsfasen samt supplerende opfølgende undervisning. Systemet skal være kompetent, funderet i god ledelsesskik og dansk lovgivning, være afprøvet og have en dokumenterbar funktion og effekt i forhold til indhold, drift og support. IT, drift og integration Leverandøren skal drifte systemet herunder også opsætte snitfladen til KMD OPUS. Integrationsløsningen skal kunne indhente og opdatere organisationsdata i systemet dagligt samt opdatere brugerfladen inden for få minutter, når der fx registreres en sygemelding i KMD. Systemet skal understøtte Single Sign-On (SSO), kunne afvikles i en browser og som minimum understøtter versionerne: Chrome, FireFox og Edge nyere end version 90 samt Safari version 15 og nyere. Systemet skal understøtte at brugere af systemet kommer fra flere forskellige domæner / tenants (fx lærere fra et undervisningsdomæne og øvrige ansatte fra et andet administrativt domæne) Systemet skal kunne anvendes på mobil eller tablet til registrering af krænkelser og kunne afvikles i en browser på devicen. Systemet skal kunne tilgås af alle kommunens ansatte og adgangen skal kunne defineres via en rollebaseret adgang som leder, medarbejder, TR, AMR eller administrativ HR-funktion.
Intern ID : 24-323

5.1.1 Formål

Kontraktens hovedformål : Varer
Supplerende kontrakttype : Tjenesteydelser
Primær klassifikation ( cpv ): 48219300 Programpakke til administration
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48000000 Programpakker og informationssystemer
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48510000 Programpakke til kommunikationsformål
Supplerende klassifikation ( cpv ): 48931000 Programpakke til uddannelsesformål
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72000000 It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Supplerende klassifikation ( cpv ): 72268000 Levering af programmel

5.1.2 Udførelsessted

Postadresse : Amtstue Alle 71, Indkøb
By : Ringsted
Postnummer : 4100
Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )
Land : Danmark
Yderligere oplysninger :

5.1.6 Generelle oplysninger

Udbuddet er omfattet af aftalen om offentlige udbud (GPA) : ja

5.1.12 Udbudsvilkår

Oplysninger om klagefrister : En klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt, jf. Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud § 7.

5.1.15 Teknikker

Rammeaftale :
Ingen rammeaftale
Oplysninger om det dynamiske indkøbssystem :
Intet dynamisk indkøbssystem

5.1.16 Yderligere oplysninger, mægling og gennemgang

Organisation med ansvar for mægling : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Organisation med ansvar for klager : Klagenævnet for Udbud
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten : Ringsted Kommune
Organisation, der udfører betalingen : Ringsted Kommune
Organisation, der underskriver kontrakten : Ringsted Kommune
TED eSender : Mercell Holding ASA

6. Resultater

Værdien af alle kontrakter tildelt i denne bekendtgørelse : 1 800 000 Dansk krone
Direkte tildeling :
Begrundelse for direkte tildeling : Kontrakten kan kun tildeles af en bestemt økonomisk aktør på grund af eksklusive rettigheder, herunder intellektuelle ejendomsrettigheder
Anden begrundelse : Efter Ringsted Kommunes vurdering kan dette system kun anskaffes fra Evovia på grund af eksklusivitet. Dette skyldes at kravet om det samlede system kun kan opfyldes af en leverandør på markedet. Det samlede system er essentiel, da udrulning af system til hele kommunen er ganske krævende og fortsat anvendelse med stor tilslutning kræver en del forandringsarbejde – for at lette anvendelsen ønskes et samlet system, nu det findes på markedet. Ringsted kommune vurderer derudover, at der ikke findes et rimeligt alternativ, og at den manglende konkurrence ikke er et resultat af en kunstig indskrænkning af udbudsvilkårene.

6.1 Resultat delkontrakt-ID : LOT-0000

6.1.2 Oplysninger om vinderne

Vinder :
Officielt navn : Evovia ApS
Tilbud :
Tilbud – Identifikator : Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem.
ID for delkontrakt eller gruppe af delkontrakter : LOT-0000
Tilbuddet blev rangordnet : nej
Kontraktoplysninger :
Identifikator for kontrakten : Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem.
Titel : Bekendtgørelse om frivillige forudgående gennemsigtighed i forbindelse med indkøb af et all service digitalt ledelsessystem.
Datoen for udvælgelsen af det vindende tilbud : 02/12/2024
Kontrakten tildeles som led i en rammeaftale : nej
Organisation, der underskriver kontrakten : Ringsted Kommune

8. Organisationer

8.1 ORG-0001

Officielt navn : Ringsted Kommune
Registreringsnummer : 18957981
Postadresse : Sct.Bendtsgade 1
By : Ringsted
Postnummer : 4100
Landsdel (NUTS) : Vest- og Sydsjælland ( DK022 )
Land : Danmark
Enhed : Trine Kragh
Telefon : +45 21698559
Denne organisations roller :
Køber
Organisation, der underskriver kontrakten
Organisation, hvis budget anvendes til at betale for kontrakten
Organisation, der udfører betalingen

8.1 ORG-0002

Officielt navn : Klagenævnet for Udbud
Postadresse : Nævnenes Hus, Toldboden 2
By : Viborg
Postnummer : 8800
Landsdel (NUTS) : Vestjylland ( DK041 )
Land : Danmark
Telefon : +45 35291000
Denne organisations roller :
Organisation med ansvar for klager

8.1 ORG-0003

Officielt navn : Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse : Carl Jacobsens Vej 35
By : Valby
Postnummer : 2500
Landsdel (NUTS) : Byen København ( DK011 )
Land : Danmark
Telefon : +45 41715000
Internetadresse : http://www.kfst.dk
Denne organisations roller :
Organisation, der leverer yderligere oplysninger om klageprocedurerne
Organisation med ansvar for mægling

8.1 ORG-0004

Officielt navn : Evovia ApS
Den økonomiske operatørs størrelse : Mellemstor virksomhed
Registreringsnummer : 31285305
Afdeling : Ringsted Kommune
Postadresse : Finderupvej 5, st.
By : Aarhus C
Postnummer : 8000
Landsdel (NUTS) : Østjylland ( DK042 )
Land : Danmark
Telefon : 86751242
Denne organisations roller :
Tilbudsgiver
Vinder af disse delkontrakter : LOT-0000

8.1 ORG-0005

Officielt navn : Mercell Holding ASA
Registreringsnummer : 980921565
Postadresse : Askekroken 11
By : Oslo
Postnummer : 0277
Landsdel (NUTS) : Oslo ( NO081 )
Land : Norge
Enhed : eSender
Telefon : +47 21018800
Fax : +47 21018801
Internetadresse : http://mercell.com/
Denne organisations roller :
TED eSender

11. Oplysninger om bekendtgørelsen

11.1 Oplysninger om bekendtgørelsen

Bekendtgørelsens ID : 55e58995-a89d-4370-b8a3-45a5ad37d6dd - 01
Formulartype : Forudgående underretning om direkte tildeling
Bekendtgørelsestype : Bekendtgørelse med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed
Afsendelsesdato for bekendtgørelsen : 06/12/2024 14:23 +00:00
Dato for afsendelse af bekendtgørelsen (eSender) : 06/12/2024 16:00 +00:00
Bekendtgørelsens officielle sprog : dansk

11.2 Oplysninger om offentliggørelsen

Bekendtgørelsesnummer : 00754221-2024
EUT-S-nummer : 240/2024
Offentliggørelsesdato : 10/12/2024