Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und Belegen der Finanzbuchhaltung

Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über - die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und - die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über 1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; …

CPV: 72252000 Servicios de archivo informático, 79990000 Servicios comerciales diversos, 79995100 Servicios de archivado, 79999100 Servicios de escaneado, 92512000 Servicios de archivos
Lugar de ejecución:
Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und Belegen der Finanzbuchhaltung
Organismo adjudicador:
Klinikum St. Georg gGmbH
Número de premio:
085 23

1. Beschaffer

1.1 Beschaffer

Offizielle Bezeichnung : Klinikum St. Georg gGmbH
Rechtsform des Erwerbers : Von einer regionalen Gebietskörperschaft kontrolliertes öffentliches Unternehmen
Tätigkeit des öffentlichen Auftraggebers : Gesundheit

2. Verfahren

2.1 Verfahren

Titel : Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und Belegen der Finanzbuchhaltung
Beschreibung : Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über - die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und - die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen
Kennung des Verfahrens : b030ebbf-f708-4262-aed2-b2647e0a3425
Vorherige Bekanntmachung : 657337-2023
Interne Kennung : 085 23
Verfahrensart : Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Begründung des beschleunigten Verfahrens :
Zentrale Elemente des Verfahrens :

2.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72252000 Datenarchivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 92512000 Dienstleistungen von Archiven

2.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Delitzscher Straße 141
Stadt : Leipzig
Postleitzahl : 04129
Land, Gliederung (NUTS) : Leipzig, Kreisfreie Stadt ( DED51 )
Land : Deutschland

2.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Wermsdorf
Postleitzahl : 04779
Land, Gliederung (NUTS) : Nordsachsen ( DED53 )
Land : Deutschland

2.1.4 Allgemeine Informationen

Zusätzliche Informationen : Bekanntmachungs-ID: CXP4Y04HVC6
Rechtsgrundlage :
Richtlinie 2014/24/EU
vgv -

5. Los

5.1 Technische ID des Loses : LOT-0001

Titel : Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und Belegen der Finanzbuchhaltung
Beschreibung : Das Klinikum St. Georg gGmbH beabsichtigt den Neuabschluss eines Dienstleistungsvertrages über 1. die Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten; die Leistung beinhaltet: - Abholung von Scanmaterial an zwei Standorten mehrfach wöchentlich inkl. DSGVO-konformen Transport; - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software; - EVV-konformes Scannen (selektiv Farbe, Schwarz/Weiß, Sonderformate) und digitale Archivierung von digital erzeugten Dokumenten über eine Schnittstelle aus KIS von ca. 40.000 stationären und 80.000 ambulanten Patientenakten inkl. Mapping auf die KDL-Dokumentenarten und Übermittlung der Daten an ein bestehendes AVP-Archiv, Langzeitarchivierung entsprechend der Patientenakten entsprechend der aktuellen gesetzliche Vorgaben beim Auftragnehmer und darauf folgender Vernichtung der Papierakten; - Indexierung der Dokumente nach einem vom Auftraggeber vorgegebenen Dokumentenkatalog; - rechtssichere Übertragung von Daten aus einem rechtssicheren digitalen Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes Archiv 2. die Digitalisierung und elektronische Archivierung von Belegen der Finanzbuchhaltung, insbesondere von Eingangsrechnungen; die Leistung beinhaltet: - Elektronische bildliche Erfassung von jährlich rd. 250.000 in Papierform anfallenden Fremd- und Eigenbelegen des Auftraggebers mittels Scan-Straße in einem zertifizierten Prozess unter Einhaltung der GoBD der Finanzverwaltung: * frühes Scannen von rd. 200.000 eingehenden Rechnungen * spätes Scannen von rd. 50.000 sonstigen Buchungsbelegen, Zuordnung mittels Barcode-Etiketten - Anreicherung der bildlich erfassten Dokumente um Volltextinformationen per OCR-Verfahren - Weiterverarbeitung der erzeugten Daten über eine Schnittstelle zu einer vorhandenen xSuite-Installation - lückenlose Protokollierung der Belegverarbeitung in einer vom Auftragnehmer zu stellenden Software - Abholung der in Papierform vorliegenden Belege mehrfach pro Woche am Standort des Auftraggebers in Leipzig; datenschutzgerechter Transport - tägliche Leerung und Verarbeitung eines Postschließfachs für Eingangsrechnungen des Auftraggebers am Standort des Auftragnehmers - tägliche Verarbeitung von in elektronischer Form anfallenden Belegen des Auftraggebers aus E-Mail-Postfächern - rechtskonforme, revisionssichere elektronische Archivierung und Aufbewahrung der Unterlagen gemäß GoBD - rechtskonforme, insbesondere datenschutzgerechte Vernichtung der Papierbelege - Übertragung vorhandener Belegdaten aus dem Archiv des bisherigen Dienstleisters in ein eigenes, rechtssicheres Archiv des Auftragnehmers weitere Bedingungen: - Vertragsverhandlung, -abschluss und -durchführung ausschließlich in deutscher Sprache; - Gerichtsstand: Leipzig; - Erfassungsgerechte Aufbereitung der Unterlagen für das Scannen (u.a. Öffnen von Briefen, Entklammern von Dokumenten, Ablösen und Verkleben von übereinander geklebten Belegen); - Elektronische, datenträgerlose Übermittlung von Daten aus dem Langzeitarchiv nach Anforderung durch den Auftraggeber; - Verarbeitung der Patientenakten und Buchhaltungsbelege innerhalb enger zeitlicher Fristen; Digitalisierung einzelner Vorgänge innerhalb von 24 Stunden auf besondere Anforderung des Auftraggebers
Interne Kennung : 085 23

5.1.1 Zweck

Art des Auftrags : Dienstleistungen
Haupteinstufung ( cpv ): 72252000 Datenarchivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79990000 Verschiedene Dienstleistungen für Unternehmen
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79995100 Archivierung
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 79999100 Scanning
Zusätzliche Einstufung ( cpv ): 92512000 Dienstleistungen von Archiven

5.1.2 Erfüllungsort

Postanschrift : Delitzscher Straße 141
Stadt : Leipzig
Postleitzahl : 04129
Land, Gliederung (NUTS) : Leipzig, Kreisfreie Stadt ( DED51 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.2 Erfüllungsort

Stadt : Wermsdorf
Postleitzahl : 04779
Land, Gliederung (NUTS) : Nordsachsen ( DED53 )
Land : Deutschland
Zusätzliche Informationen :

5.1.3 Geschätzte Dauer

Laufzeit : 60 Monat

5.1.6 Allgemeine Informationen

Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert
Die Beschaffung fällt unter das Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen : ja
Informationen über frühere Bekanntmachungen :
Kennung der vorherigen Bekanntmachung : 657337-2023
Zusätzliche Informationen : Unter Bezugnahme auf § 5 Abs. (1) VgV - Wahrung der Vertraulichkeit - und § 39 Abs. (6) VgV sieht der Auftraggeber in der Veröffentlichung des genauen Auftragswertes eine Verletzung der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Da im Formular die Eingabe eines numerischen Wertes zwingend erwartet wird, hat sich der Auftraggeber zur Angabe von symbolisch 1,00 EURO entschieden.

5.1.7 Strategische Auftragsvergabe

Ziel der strategischen Auftragsvergabe : Keine strategische Beschaffung

5.1.10 Zuschlagskriterien

Kriterium :
Art : Preis
Bezeichnung : Preis
Beschreibung : niedrigster Preis
Gewichtung (dezimal, genau) : 1
Beschreibung der anzuwendenden Methode, wenn die Gewichtung nicht durch Kriterien ausgedrückt werden kann :
Begründung, warum die Gewichtung der Zuschlagskriterien nicht angegeben wurde :

5.1.12 Bedingungen für die Auftragsvergabe

Informationen über die Überprüfungsfristen : Gemäß § 160 GWB leitet die Vergabekammer ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein. Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse an dem öffentlichen Auftrag oder der Konzession hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Absatz 6 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht. Gem. § 135 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber. 1) gegen § 134 verstoßen hat oder; 2) den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. Die Unwirksamkeit nach Absatz 1 kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als 6 Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.

5.1.15 Techniken

Rahmenvereinbarung :
Keine Rahmenvereinbarung
Informationen über das dynamische Beschaffungssystem :
Kein dynamisches Beschaffungssystem

5.1.16 Weitere Informationen, Schlichtung und Nachprüfung

Überprüfungsstelle : 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt : Klinikum St. Georg gGmbH
TED eSender : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

6. Ergebnisse

Wert aller in dieser Bekanntmachung vergebenen Verträge : NaN {code|name|currency.unpublished}
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung : Unter Bezugnahme auf § 5 Abs. (1) VgV - Wahrung der Vertraulichkeit - und § 39 Abs. (6) VgV sieht der Auftraggeber in der Veröffentlichung des genauen Auftragswertes eine Verletzung der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Da im Formular die Eingabe eines numerischen Wertes zwingend erwartet wird, hat sich der Auftraggeber zur Angabe von symbolisch 1,00 EURO entschieden.
Datum der zukünftigen Veröffentlichung : 15/09/2034
Direktvergabe :
Begründung der Direktvergabe : Besondere Ausnahmen im Bereich der elektronischen Kommunikation
Sonstige Begründung : Verhandlungsverfahren nach öffentlicher Vorinformation mit Aufruf zum Wettbewerb (Interessenbekundungsverfahren)

6.1 Ergebnis, Los-– Kennung : LOT-0001

Es wurde mindestens ein Gewinner ermittelt.

6.1.2 Informationen über die Gewinner

Wettbewerbsgewinner :
Offizielle Bezeichnung : DMI GmbH & Co.KG
Angebot :
Kennung des Angebots : 085 23
Kennung des Loses oder der Gruppe von Losen : LOT-0001
Bei dem Angebot handelt es sich um eine Variante : nein
Vergabe von Unteraufträgen : Nein
Informationen zum Auftrag :
Kennung des Auftrags : 085 23
Titel : Digitalisierung und Archivierung von Patientenakten und Belegen der Finanzbuchhaltung
Datum der Auswahl des Gewinners : 13/08/2024
Datum des Vertragsabschlusses : 22/08/2024
Der Auftrag wird als Teil einer Rahmenvereinbarung vergeben : nein

6.1.4 Statistische Informationen

Eingegangene Angebote oder Teilnahmeanträge :
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Angebote auf elektronischem Wege eingereicht
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 1
Art der eingegangenen Einreichungen : Teilnahmeanträge
Anzahl der eingegangenen Angebote oder Teilnahmeanträge : 2
Bandbreite der Angebote :
Wert des niedrigsten zulässigen Angebots : NaN {code|name|currency.}
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung : Unter Bezugnahme auf § 5 Abs. (1) VgV - Wahrung der Vertraulichkeit - und § 39 Abs. (6) VgV sieht der Auftraggeber in der Veröffentlichung des genauen Auftragswertes eine Verletzung der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Da im Formular die Eingabe eines numerischen Wertes zwingend erwartet wird, hat sich der Auftraggeber zur Angabe von symbolisch 1,00 EURO entschieden.
Datum der zukünftigen Veröffentlichung : 15/09/2034
Wert des höchsten zulässigen Angebots : NaN {code|name|currency.}
Begründungscode : Geschäftliche Interessen eines Wirtschaftsteilnehmers
Begründung für eine spätere Veröffentlichung : Unter Bezugnahme auf § 5 Abs. (1) VgV - Wahrung der Vertraulichkeit - und § 39 Abs. (6) VgV sieht der Auftraggeber in der Veröffentlichung des genauen Auftragswertes eine Verletzung der Wahrung von Geschäftsgeheimnissen. Da im Formular die Eingabe eines numerischen Wertes zwingend erwartet wird, hat sich der Auftraggeber zur Angabe von symbolisch 1,00 EURO entschieden.
Datum der zukünftigen Veröffentlichung : 15/09/2034
Statistiken über die strategische Auftragsvergabe :

8. Organisationen

8.1 ORG-0001

Offizielle Bezeichnung : Klinikum St. Georg gGmbH
Registrierungsnummer : 23114400076
Postanschrift : Delitzscher Straße 141
Stadt : Leipzig
Postleitzahl : 04129
Land, Gliederung (NUTS) : Leipzig, Kreisfreie Stadt ( DED51 )
Land : Deutschland
Kontaktperson : Ausschreibungsstelle
Telefon : +49 341909-3250
Fax : +49 341909-3251
Rollen dieser Organisation :
Beschaffer
Organisation, die zusätzliche Informationen über das Vergabeverfahren bereitstellt

8.1 ORG-0002

Offizielle Bezeichnung : 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen
Registrierungsnummer : DE287064009
Postanschrift : PF 101364
Stadt : Leipzig
Postleitzahl : 04013
Land, Gliederung (NUTS) : Leipzig, Kreisfreie Stadt ( DED51 )
Land : Deutschland
Telefon : +49 341977-3202
Fax : +49 341977-1049
Rollen dieser Organisation :
Überprüfungsstelle

8.1 ORG-0003

Offizielle Bezeichnung : DMI GmbH & Co.KG
Größe des Wirtschaftsteilnehmers : Großunternehmen
Registrierungsnummer : DE 126044931
Postanschrift : Otto-Hahn-Str. 11-13
Stadt : Münster
Postleitzahl : 48161
Land, Gliederung (NUTS) : Münster, Kreisfreie Stadt ( DEA33 )
Land : Deutschland
E-Mail : info@dmi.de
Telefon : +492534 8005-0
Rollen dieser Organisation :
Bieter
Federführendes Mitglied
Wirtschaftlicher Eigentümer
Staatsangehörigkeit des Eigentümers : Deutschland
Gewinner dieser Lose : LOT-0001

8.1 ORG-0004

Offizielle Bezeichnung : Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Registrierungsnummer : 0204:994-DOEVD-83
Stadt : Bonn
Postleitzahl : 53119
Land, Gliederung (NUTS) : Bonn, Kreisfreie Stadt ( DEA22 )
Land : Deutschland
Telefon : +49228996100
Rollen dieser Organisation :
TED eSender

11. Informationen zur Bekanntmachung

11.1 Informationen zur Bekanntmachung

Kennung/Fassung der Bekanntmachung : 2ec40178-b698-4fb6-ae80-b46abeb450df - 01
Formulartyp : Ergebnis
Art der Bekanntmachung : Bekanntmachung vergebener Aufträge oder Zuschlagsbekanntmachung – Standardregelung
Datum der Übermittlung der Bekanntmachung : 16/09/2024 11:33 +02:00
Sprachen, in denen diese Bekanntmachung offiziell verfügbar ist : Deutsch

11.2 Informationen zur Veröffentlichung

Veröffentlichungsnummer der Bekanntmachung : 00557044-2024
ABl. S – Nummer der Ausgabe : 181/2024
Datum der Veröffentlichung : 17/09/2024