Beschreibung
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An vielen unterschiedlichen Stellen in der Kreisverwaltung fallen umfangreiche Schreibarbeiten an. Da einerseits Schreibkräfte wegfallen und gleichzeitig die Mitarbeitenden entlastet werden sollen, soll zur Unterstützung ein Diktiersystem eingeführt werden. Hintergrund ist dabei die deutlich erhöhte Sprechgeschwindigkeit im Vergleich zum Tippen. Die Anforderungen und Erwartungen der verschiedenen Ämter unterscheiden sich teilweise stark. In den meisten Fällen muss direkt am PC mithilfe eines Mikrofons oder Headsets diktiert werden. Dabei unterscheidet sich der Zielort der Texte je nach Anwendung, sodass es sowohl möglich sein muss, in einem Microsoft Word Dokument oder dem Mail-Programm zu diktieren als auch in spezifischen Fachverfahren. In einigen Fällen wird auch abseits des PC-Arbeitsplatzes im Außendienst diktiert. Für diesen Einsatzbereich soll eine mobile App eingesetzt werden. Direktes Diktat Der wichtigste Anwendungsfall in der Kreisverwaltung Paderborn ist das direkte Diktat. Hierbei werden Schreibarbeiten ersetzt, die direkt am PC erstellt werden. Dazu gehört beispielsweise das Verfassen von Protokollen, Anordnungen, Gutachten oder E-Mails. Mithilfe von Headsets oder Mikrofonen müssen die Mitarbeitenden die Texte per Spracheingabe erstellen können. Es muss daher eine Diktiersoftware angeboten werden, mit der die Mitarbeitenden bei der Nutzung ihres PCs die gesprochen Texte in Schrift umwandeln lassen können. Der so entstehende Text wird an der Stelle eingefügt, an welche der Cursor gesetzt wurde. Auf dieses Weise muss es die Möglichkeit geben, direkt in verschiedene Software, z.B. Outlook, Word oder verschiedene Fachverfahren, zu diktieren. Die Spracherkennung erfolgt laufend, sodass die Mitarbeitenden umgehend bzw. mit kurzer Verzögerung die erstellten Texte sehen. Die Verzögerung darf den üblichen Diktierfluss nicht behindern. Dies ermöglicht die frühzeitige Erkennung von falschen Wörtern oder falsch geschriebenen Wörtern. Die erstellten Texte können zudem mit Sprachbefehlen bearbeitet werden. So können Fehler korrigiert werden oder neue Wörter angelernt werden. Auch einfache Formatierungen (z.B. Absätze, Fett, Unterstrichen) können mithilfe von Sprachbefehlen durchgeführt werden. In vielen Schriftstücken sind allgemeine Textabschnitte enthalten. Die Software kann es ermöglichen, vorab festgelegte Textbausteine mit einem Sprachbefehl einzufügen. Diese Textbausteine können auch mit Kollegen und Kolleginnen im gleichen Team geteilt werden. Die Software kann zudem, sofern möglich, für das Transkribieren von Telefongesprächen über ein Soft-Phone eingesetzt werden. Für das direkte Diktat müssen die Mitarbeitenden handelsübliche Headsets (mittlere Preisklasse 40 € - 100€) verwenden können. Mobile Spracherkennung im Hintergrund Viele Mitarbeitende haben regelmäßige Außendiensteinsätze und sollen auch dort diktieren können. Hierbei ist ein direktes Diktat nicht immer möglich, vor allem aufgrund fehlender Hardware, wenn der PC nicht mitgenommen wird. Da die Mitarbeitenden im Außendienst üblicherweise ein dienstliches Smartphone mit sich führen, muss eine App (lauffähig auf Android) angeboten werden, mit der direkt am Smartphone diktiert werden kann. Für das Diktieren ist keine weitere Hardware notwendig, es soll das im Dienstsmartphone verbaute Mikrofon genutzt werden. Die Smartphones sind per VPN mit dem internen Netzwerk verbunden. Für den Fall, dass keine VPN-Verbindung aufgebaut werden kann, kann das Diktat in der App gespeichert und später transkribiert werden. Besonderheit: Diktate im Gesundheitsamt Die Anforderungen im Gesundheitsamt an die Diktiersoftware unterscheiden sich in einigen Punkten von den Bedürfnissen der anderen Ämter. Hier wird ein spezifisches Vokabular verwendet. Für die Mitarbeitenden des Gesundheitsamtes muss zusätzlich ein Modul angeboten werden, dass die Nutzung von medizinischen Fachbegriffen beim Diktat ermöglicht. Ein mobiles Diktieren mithilfe einer App ist für Mitarbeitende im Gesundheitsamt nicht vorgesehen. Die Diktate können während des Sprechens aufgezeichnet werden, sodass die generierten Texte durch Kollegen korrigiert werden können. Es müssen also zwei Lizenztypen angeboten werden. Zum einen mit einem Wortschatz zum allgemeinen Sprachgebrauch für die Nutzenden, zum anderen mit einem medizinischen Wortschatz. Allgemeine Anforderungen an das System Die Bereitstellung erfolgt grundsätzlich als On-Premise auf den Systemen unseres Partner-Rechenzentrums, der Ostwestfahlen-Lippe- IT. Eine Ausnahme besteht für den Betrieb des Systems für das Gesundheitsamt mit den Lizenzen für den medizinischen Sprachgebrauch. Dieser Teil kann auch im Cloud-Betrieb angeboten werden. Mengengerüst -Anzahl Lizenzen direktes Diktat (normaler Sprachgebrauch): Mind. 100 Lizenzen / Max. 150 Lizenzen -Zusatzlizenzen für eine mobile Anwendung (normaler Sprachgebrauch): Mind. 50 Lizenzen / Max. 80 Lizenzen - Diktate im Gesundheitsamt (medizinischer Sprachgebrauch): Mind. 30 Lizenzen / Max. 40 Lizenzen Weitere Einzelheiten entehmen Sie bitte den Vergabeunterlagen, insbesondere der Leistungsbeschreibung.