Bureau voor strategische merkontwikkeling en design

De gemeente Apeldoorn wil een strategisch bureau contracteren voor merk- en designvraagstukken. Hieronder verstaan wij onder andere; positionering- en profilering van bijvoorbeeld samenwerkingen, marketingcampagnes, grafische vormgeving, DTP, (doorontwikkeling van de) huisstijl en zowel standaard- als maatwerkontwerpen. Dit bureau zal samen met het Mediateam fungeren als drager van de huisstijl en …

CPV: 79340000 Servicios de publicidad y de marketing, 79342000 Servicios de marketing
Plazo:
22 de abril de 2025 a las 12:00
Tipo de plazo:
Presentación de una oferta
Lugar de ejecución:
Bureau voor strategische merkontwikkeling en design
Organismo adjudicador:
Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Número de premio:
1

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Bureau voor strategische merkontwikkeling en design
Beschrijving : De gemeente Apeldoorn wil een strategisch bureau contracteren voor merk- en designvraagstukken. Hieronder verstaan wij onder andere; positionering- en profilering van bijvoorbeeld samenwerkingen, marketingcampagnes, grafische vormgeving, DTP, (doorontwikkeling van de) huisstijl en zowel standaard- als maatwerkontwerpen. Dit bureau zal samen met het Mediateam fungeren als drager van de huisstijl en de verantwoordelijkheid dragen voor het initiëren en borgen van merkontwikkeling en uitingen binnen de vastgestelde kaders. Momenteel ligt deze verantwoordelijkheid verspreid over meerdere bureaus, dit wil de gemeente centraliseren. Daarnaast denkt het bureau actief mee over de ontwikkeling van de huisstijl, speelt het in op nieuwe trends en ontwikkelingen (zoals AI), en adviseert het ongevraagd over kansen en mogelijkheden binnen (marketing en) communicatie. Het bureau voelt zich medeverantwoordelijk voor de identiteit van gemeente Apeldoorn en draagt het bij aan een consistente en onders Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met een geraamde waarde van €1.200.000,-. Deze geraamde waarde betreft de gehele overeenkomst duur inclusief de vier optiejaren. De inwerkingtreding van de raamovereenkomst is gepland van 01-07-2025 en heeft een looptijd tot en met 30-06-2027 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van vier-maal één jaar. De raamovereenkomst wordt per perceel gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door partijen. De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het bedrag zoals hierboven vermeld bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding van €1.800.000,- Als deze waarde bereikt is mag er alleen nog volgens de bepalingen van de artikelen 2.163a t/m 2.163g van de Aanbestedingswet 2012 gebruik gemaakt worden van de raamovereenkomst. Als op deze bepalingen geen beroep meer kan worden gedaan, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer en mag er door de gemeente geen gebruik meer van worden gemaakt, ongeacht de dan nog resterende looptijd van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst zal in dat geval – als de maximale waarde is bereikt of deze zeer binnenkort zal worden overschreden - door de gemeente met de Opdrachtnemer worden opgezegd met een opzeggingstermijn van één maand, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding door Opdrachtnemer aan de gemeente ontstaat. Buiten de scope van de opdracht valt vooralsnog de volgende dienstverlening: • Concepting en overall strategisch marketing advies. • Werkzaamheden als zijnde drukwerk en digital printing. • Uitvoering en realisatie tekstredactie, video, fotografie, radiospots.
Identificatiecode van de procedure : 7732601b-bebd-4fda-a7b5-fa525f6d6cf5
Type procedure : Openbaar
De procedure wordt versneld : neen
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure : De gemeente volgt voor de aanbesteding een Europese aanbestedingsprocedure op basis van de Beste Prijs - Kwaliteit Verhouding (BPKV). De prijs telt voor 30% mee en de kwaliteit voor 70%. De openbare procedure houdt in dat iedere geïnteresseerde die voldoet aan de gestelde eisen, een inschrijving mag indienen en mag meedingen naar gunning van de opdracht. Inschrijvers dienen zich te realiseren dat hun aanbod éénmalig en definitief is en dat deze aanbestedingsprocedure géén ruimte biedt voor het voeren van onderhandelingsgesprekken.

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79340000 Reclame- en marketingdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79342000 Marketingdiensten

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Apeldoorn

2.1.3 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 200 000 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Bureau voor strategische merkontwikkeling, campagne en design
Beschrijving : De gemeente Apeldoorn wil een strategisch bureau contracteren voor merk- en designvraagstukken. Hieronder verstaan wij onder andere; positionering- en profilering van bijvoorbeeld samenwerkingen, marketingcampagnes, grafische vormgeving, DTP, (doorontwikkeling van de) huisstijl en zowel standaard- als maatwerkontwerpen. Dit bureau zal samen met het Mediateam fungeren als drager van de huisstijl en de verantwoordelijkheid dragen voor het initiëren en borgen van merkontwikkeling en uitingen binnen de vastgestelde kaders. Momenteel ligt deze verantwoordelijkheid verspreid over meerdere bureaus, dit wil de gemeente centraliseren. Daarnaast denkt het bureau actief mee over de ontwikkeling van de huisstijl, speelt het in op nieuwe trends en ontwikkelingen (zoals AI), en adviseert het ongevraagd over kansen en mogelijkheden binnen (marketing en) communicatie. Het bureau voelt zich medeverantwoordelijk voor de identiteit van gemeente Apeldoorn en draagt het bij aan een consistente en onderscheidende uitstraling. Deze opdracht betreft een raamovereenkomst met een geraamde waarde van €1.200.000,-. Deze geraamde waarde betreft de gehele overeenkomst duur inclusief de vier optiejaren. De inwerkingtreding van de raamovereenkomst is gepland van 01-07-2025 en heeft een looptijd tot en met 30-06-2027 met een optie tot eenzijdige verlenging door de gemeente van vier-maal één jaar. De raamovereenkomst wordt per perceel gesloten door ondertekening van de definitieve overeenkomst door partijen. De opdrachtwaarde over de totale looptijd van de raamovereenkomst wordt gemaximeerd op 150% van het bedrag zoals hierboven vermeld bij ‘Omvang opdracht’. Dit leidt tot een maximale opdrachtwaarde excl. btw van deze aanbesteding van €1.800.000,- Als deze waarde bereikt is mag er alleen nog volgens de bepalingen van de artikelen 2.163a t/m 2.163g van de Aanbestedingswet 2012 gebruik gemaakt worden van de raamovereenkomst. Als op deze bepalingen geen beroep meer kan worden gedaan, sorteert de raamovereenkomst geen effect meer en mag er door de gemeente geen gebruik meer van worden gemaakt, ongeacht de dan nog resterende looptijd van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst zal in dat geval – als de maximale waarde is bereikt of deze zeer binnenkort zal worden overschreden - door de gemeente met de Opdrachtnemer worden opgezegd met een opzeggingstermijn van één maand, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding door Opdrachtnemer aan de gemeente ontstaat. Buiten de scope van de opdracht valt vooralsnog de volgende dienstverlening: • Concepting en overall strategisch marketing advies. • Werkzaamheden als zijnde drukwerk en digital printing. • Uitvoering en realisatie tekstredactie, video, fotografie, radiospots.
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 79340000 Reclame- en marketingdiensten
Aanvullende classificatie ( cpv ): 79342000 Marketingdiensten
Opties :
Beschrijving van de opties : De gemeente is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten, voor de duur van twee (2) jaar met de mogelijkheid deze vier (4) keer met één (1) jaar te verlengen. De gemeente beoordeelt jaarlijks voor het einde van de looptijd van deze Overeenkomst of de looptijd met een jaar zal worden verlengd. (bij kwalitatief onvoldoende werk naar oordeel van de gemeente wordt deze niet verlengd).

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Apeldoorn

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 2 Jaar

5.1.4 Verlenging

Maximumaantal verlengingen : 4
Overige informatie over verlengingen : De gemeente is voornemens een raamovereenkomst af te sluiten, voor de duur van twee (2) jaar met de mogelijkheid deze vier (4) keer met één (1) jaar te verlengen. De gemeente beoordeelt jaarlijks voor het einde van de looptijd van deze Overeenkomst of de looptijd met een jaar zal worden verlengd. (bij kwalitatief onvoldoende werk naar oordeel van de gemeente wordt deze niet verlengd).

5.1.5 Waarde

Geraamde waarde exclusief btw : 1 200 000 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.8 Toegankelijkheidscriteria

Er zijn criteria opgenomen inzake de toegankelijkheid voor personen met een handicap

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Casus creatie campagneconcept
Beschrijving : Doelstelling Gemeente Apeldoorn zoekt een strategisch bureau voor merk- en designvraagstukken. Waaronder advies voor positioneringsvraagstukken, campagne concepten, grafisch ontwerp, vormgeving en DTP. Om zo het merkbeleid en de huisstijl te versterken en verder uit te bouwen. Om een inschatting te kunnen maken of de Inschrijver de onderhavige opdracht van gemeente Apeldoorn begrijpt, wil zij van Inschrijver weten of deze creatief en conceptueel sterk is en mogelijkheden ziet om deze eigenschappen binnen de huisstijlrichtlijnen toe te passen. Inschrijver wordt gevraagd om op basis van de bijgevoegde briefing (zie bijlage K Casus: "De aantrekkelijke binnenstad”) een uitwerking in te dienen conform het hieronder beschrevene. De casus is een realistisch vraagstuk maar betreft geen actueel campagneconcept. Uitwerking “casus creatie campagneconcept” • Inschrijver wordt beoordeeld op de mate waarin de casus wordt uitgewerkt in een creatief campagneconcept en de beoogde doelstelling van de campagne wordt bereikt. Het gegeven antwoord is in lijn met de overige aspecten van de Inschrijving (geen tegenstrijdigheden of inconsequenties). • De uitwerking bestaat uit twee opdrachten, te weten; 1) Ontwikkel een creatief campagneconcept dat het verhaal vertelt van een binnenstad ‘in ontwikkeling’ en benadrukt wat er nu én straks te beleven is. Daarbij de balans laat zien tussen ‘nu’ en ‘toekomst’ en zichtbaar maakt dat deze transitie voor iedereen voordelen biedt, inclusief concrete oplossingen voor zorgen als bereikbaarheid en overlast. 2) Werk op basis van het campagneconcept twee concrete uitingen uit (1 print en 1 online) voor 2 doelgroepen, waarin zowel het creatieve idee als de merkstrategie en huisstijl zichtbaar worden. Beide opdrachten mogen gezamenlijk dan wel individueel worden aangeboden, de uitwerking willen we in een presentatie ontvangen waarbij de maximale luistertijd 30 minuten in totaal bedraagt (De presentatie moet dus in 30 minuten gegeven kunnen worden). De presentatie dient bij Inschrijving ingeleverd te worden. Op 14 mei 2025 zal dan de presentatie fysiek op het stadhuis plaatsvinden. Op het moment dat de presentatie meer tijd in beslag neemt dan de voorgeschreven 30 minuten zal dat invloed hebben op de beoordeling omdat de presentatie dan afgebroken moet worden of er minder tijd overblijft om verduidelijkende vragen te stellen. Bij het indienen van de Casus dient er rekening gehouden te worden met de inhoud van de bijlages K, L en M . Beoordelingskader De beoordelingscommissie kijkt naar het totaalbeeld van hetgeen Inschrijver heeft aangeboden, waarbij het naleven/voldoen van de briefing en vertaling van het merk en de huisstijl, als toetsmiddel wordt gehanteerd. Hierbij let zij op: - De beantwoording van de twee opdrachten volledig zijn uitgewerkt; - De beantwoording concreet is uitgewerkt en onderbouwd met relevante argumenten (doelmatig/doeltreffend). Daarbij kunnen bijvoorbeeld de volgende vragen aan de orde komen: - Geeft de Inschrijver een duidelijk inzicht in zijn afwegingen?; - Zit er een duidelijke en passende logica/gedachte achter de gemaakte keuzes?; - Dat de beantwoording van Inschrijver de beoordelaars overtuigt dat de beoogde doelstelling wordt behaald.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 35
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Vaardigheden en innovatie
Beschrijving : De inschrijver laat zien te beschikken over een breed scala aan vaardigheden en expertise in maximaal 2 A4. Hierin komen de volgende elementen in ieder geval terug, waar mogelijk met voorbeelden erbij: 1. Toepassing van de nieuwste technologieën en trends in de creatieve industrie; 2. Innovatie en toekomstgerichte aanpak AI: • Het bureau heeft een visie op de toekomst van AI en creativiteit. Dit omvat het verkennen van nieuwe AI-toepassingen en technologieën die kunnen bijdragen aan het vergroten van de merkimpact en klantbetrokkenheid. • Het bureau moet blijk geven van een grondig begrip van en ervaring met de toepassing van kunstmatige intelligentie (AI) in creatieve processen. • Het bureau moet een transparante en ethische benadering hanteren bij het gebruik van AI. Dit betekent dat er duidelijke richtlijnen en processen moeten zijn om te zorgen voor de verantwoorde inzet van AI-technologieën, met respect voor privacy en data-eigendom. Beoordelingskader De beoordelingscommissie kijkt naar het totaalbeeld van hetgeen Inschrijver heeft aangeboden. Hierbij let zij op: - De beantwoording concreet is uitgewerkt en onderbouwt met aantoonbare verifieerbare praktijkvoorbeelden; - De relevantie van de beantwoording; - De impact van hetgeen dat Inschrijver heeft ingediend.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 17
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : Samenwerking
Beschrijving : Het bureau laat in maximaal 2 A4 zien dat het een hoge klanttevredenheid heeft en succesvolle samenwerkingen, met verifieerbare praktijkvoorbeelden. Wij zien dat dit omvat; een cultuur van open communicatie, flexibiliteit, en een proactieve benadering van samenwerking waarbij zowel interne als externe stakeholders betrokken worden. Vertrouwen en wederzijds respect zijn essentieel voor het bouwen van duurzame relaties en het leveren van hoogwaardige resultaten. Beoordelingskader - De beantwoording concreet is uitgewerkt en onderbouwt met aantoonbare verifieerbare praktijkvoorbeelden.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 17
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Op het bijgevoegde Prijzenblad (bijlage D) dient per onderdeel een uurprijs te worden ingevuld. En hier wordt een weegfactor aan gegeven. Hierdoor wordt er een gewogen gemiddelde bepaald. Het gaat om de volgende uren: • Projectmanagement (1) • Strategisch advies (2) • Creatieve conceptontwikkeling/art direction (2) • Vormgeving (4) • DTP (8) De Inschrijver met het laagst gewogen uurtarief krijgt hiervoor het maximaal te behalen aantal punten. De score van de tweede en volgende inschrijvingen wordt bepaald aan de hand van het verschil ten opzichte van de laagste inschrijving gerelateerd aan de laagste inschrijving. In formulevorm wordt dit als volgt weergegeven: Percentage dat de andere partij duurder is wordt van het maximaal aantal behaalde punten afgehaald. Stel een partij is 50% duurder dan de goedkoopste partij, dan krijgt deze partij nog 15 punten voor het sub-gunningscriterium prijs. Het is Inschrijver niet toegestaan een nulprijs te offreren. Het is onder geen beding toegestaan negatieve prijzen te offreren of anderszins een inschrijving te doen die als manipulatief kan worden aangemerkt. Het niet invullen van (onderdelen van) een prijswens leidt tot ongeldigheid van de inschrijving. Abnormaal lage prijzen worden door de gemeente gecontroleerd/nagevraagd en conform artikel 2.116 Aw 2012 kan de inschrijving ongeldig worden verklaard.
Categorie van het gunningscriterium drempel : Gewicht (punten, exact)
Gunningscriterium numerieke waarde : 30
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Termijn voor verzoeken om aanvullende informatie : 07/04/2025 12:00 +02:00

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Niet toegestaan
Uiterste datum voor de ontvangst van inschrijvingen : 22/04/2025 12:00 +02:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 3 Maand
Informatie over de openbare opening :
Openingsdatum : 22/04/2025 12:05 +02:00
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Een geheimhoudingsovereenkomst is vereist : neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : ja

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop - Rechtbank Gelderland
Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop - Rechtbank Gelderland
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop -
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop - Rechtbank Gelderland
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop -

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Apeldoorn, team Inkoop
Registratienummer : 171929098
Postadres : Marktplein 1
Stad : Apeldoorn
Postcode : 7311LG
Onderverdeling land (NUTS) : Veluwe ( NL221 )
Land : Nederland
Contactpunt : Ilona Overink- van de Beek
Telefoon : +31 14055
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Gelderland
Postadres : Walburgstraat 2-4
Stad : Arnhem
Postcode : 6811CD
Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883612000
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Gelderland
Postadres : Walburgstraat 2-4
Stad : Arnhem
Postcode : 6811CD
Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883612000
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Gelderland
Postadres : Walburgstraat 2-4
Stad : Arnhem
Postcode : 6811CD
Onderverdeling land (NUTS) : Arnhem/Nijmegen ( NL226 )
Land : Nederland
Telefoon : +31 883612000
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Informatie over een aankondiging
Identificatiecode/versie van de aankondiging : 0204dbe1-3ce5-478b-aeea-91e2e62643f2 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 04/03/2025 19:56 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands
Publicatienummer aankondiging : 00147401-2025
Nummer uitgave PB S : 46/2025
Datum van bekendmaking : 06/03/2025