Aankondiging vrijwillige transparantie inzake aanvullende opdrachten m.b.t. Asset Beheersysteem (GISIB)

Er wordt een beroep gedaan op artikel 2.32 AW, lid 1, sub b, ten tweede: geen mededinging om technische redenen. Het voornemen is om een overeenkomst aan te gaan met GISIB voor het leveren van een informatiebeheersysteem. Dit omvat niet alleen de basisfunctionaliteiten van het systeem, maar ook aanvullende diensten, …

CPV: 72000000 Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo
Lugar de ejecución:
Aankondiging vrijwillige transparantie inzake aanvullende opdrachten m.b.t. Asset Beheersysteem (GISIB)
Organismo adjudicador:
Gemeente Den Helder
Número de premio:
138739

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : Gemeente Den Helder
Rechtsvorm van de koper : Regionale overheid
Activiteit van de aanbestedende dienst : Algemene overheidsdiensten

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aankondiging vrijwillige transparantie inzake aanvullende opdrachten m.b.t. Asset Beheersysteem (GISIB)
Beschrijving : Er wordt een beroep gedaan op artikel 2.32 AW, lid 1, sub b, ten tweede: geen mededinging om technische redenen. Het voornemen is om een overeenkomst aan te gaan met GISIB voor het leveren van een informatiebeheersysteem. Dit omvat niet alleen de basisfunctionaliteiten van het systeem, maar ook aanvullende diensten, zoals archivering, contentintegratie, documentmanagement (DMS-/zaaksysteem) en een geïntegreerd zoeksysteem. €75000,- per jaar.
Identificatiecode van de procedure : 1be4881e-62a3-4e5b-a0f8-cc3c57106b18
Interne identificatiecode : 138739
Type procedure : Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

2.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Gemeente Den Helder

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0000

Titel : Informatie beheersysteem
Beschrijving : Er wordt een beroep gedaan op artikel 2.32 AW, lid 1, sub b, ten tweede: geen mededinging om technische redenen. Het voornemen is om een overeenkomst aan te gaan met GISIB voor het leveren van een informatiebeheersysteem. Dit omvat niet alleen de basisfunctionaliteiten van het systeem, maar ook aanvullende diensten, zoals archivering, contentintegratie, documentmanagement (DMS-/zaaksysteem) en een geïntegreerd zoeksysteem. -
Interne identificatiecode : 1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72000000 IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning

5.1.2 Plaats van uitvoering

Land : Nederland
Overal in het desbetreffende land
Aanvullende informatie : Gemeente Den Helder

5.1.3 Geraamde duur

Looptijd : 24 Maand

5.1.6 Algemene informatie

Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja

5.1.7 Strategische aanbestedingen

Doel van strategische aanbestedingen : Geen strategische aanbesteding

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam : kwaliteit
Beschrijving : 5-
Gewicht (punten, exact) : 50
Criterium :
Type : Prijs
Naam : Prijs
Beschrijving : Prijs
Gewicht (punten, exact) : 50
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Geen raamovereenkomst
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Bemiddelingsorganisatie : Gemeente Den Helder
Organisatie voor beroepsprocedures : Gemeente Den Helder
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : Gemeente Den Helder
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures : Gemeente Den Helder
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Den Helder

6. Resultaten

Waarde van alle contracten toegekend in deze kennisgeving : 75 000 Euro
Onderhandse gunning :
Rechtvaardiging voor onderhandse gunning : Opdrachten met een geraamde waarde onder de aanbestedingsdrempels
Andere rechtvaardiging : Onderbouwing procedurekeuze: Er wordt een beroep gedaan op artikel 2.32 AW, lid 1, sub b, ten tweede: geen mededinging om technische redenen. Het voornemen is om een overeenkomst aan te gaan met GISIB voor het leveren van een informatiebeheersysteem. Dit omvat niet alleen de basisfunctionaliteiten van het systeem, maar ook aanvullende diensten, zoals archivering, contentintegratie, documentmanagement (DMS-/zaaksysteem) en een geïntegreerd zoeksysteem. Motivatie voor de gekozen procedure: De aanbestedende dienst kiest ervoor om via een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande oproep tot mededinging een overeenkomst aan te gaan met GISIB. De overeenkomst heeft een initiële duur van 2 jaar, met de mogelijkheid om deze tweemaal met 1 jaar te verlengen, wat resulteert in een maximale looptijd van 4 jaar. Deze keuze is gemaakt vanwege de specifieke technische omstandigheden die het op dit moment onmogelijk maken om over te stappen op een nieuw systeem zonder aanzienlijke risico's voor de bedrijfsvoering. Het risico op technische problemen en dataverlies is op dit moment te groot om een overstap naar een andere leverancier te overwegen. Dit zou grote risico’s meebrengen voor de bedrijfsvoering. De huidige procedure is daarom noodzakelijk om continuïteit te waarborgen. Redenen om het huidige systeem te handhaven: 1. Complexe en lopende veranderprocessen: Binnen de organisatie lopen momenteel meerdere veranderprocessen die direct van invloed zijn op hoe er wordt omgegaan met data binnen en in relatie tot het huidige informatiebeheersysteem. Programma’s zoals assetmanagement, digitaal werken, het project ‘Basis op orde’, een nieuw zaaksysteedigital twin-initiatieven, het project 'Data op de kaart', en de overgang naar datagedreven werken. Al deze initiatieven vragen om een heldere strategie en aanpassingen in de dataprocessen, wat het op dit moment niet mogelijk maakt om een nieuw systeem succesvol te implementeren zonder de voortgang van deze projecten in gevaar te brengen. 2. Essentiële rol van data in toekomstige assetbeheerplannen: In 2025 moeten de nieuwe assetbeheerplannen van de gemeente Den Helder worden opgesteld. Deze plannen zijn volledig afhankelijk van de beschikbare en correcte data. Het overstappen naar een nieuw systeem in deze fase brengt een significant risico op dataverlies met zich mee, wat zal leiden tot fouten in de assetbeheerplannen. Dit kan grote gevolgen hebben voor de organisatie en haar bedrijfsvoering, gezien de belangrijke rol van deze plannen in het beheer van gemeentelijke assets. 3. Noodzaak om een duidelijke toekomstvisie op te stellen: Door te kiezen voor deze procedure heeft de gemeente Den Helder de tijd om een grondige en goed doordachte toekomstvisie op te stellen voor haar informatiebeheer. Deze visie is noodzakelijk om vast te stellen hoe de organisatie in de toekomst met data wil omgaan en welke systemen daarbij passen. Een heldere toekomstvisie zal leiden tot een beter uitgewerkte uitvraag wanneer de aanbesteding van een nieuw systeem daadwerkelijk plaatsvindt. Dit draagt tevens bij aan het creëren van een eerlijk en gelijk speelveld voor alle potentiële inschrijvers, wat essentieel is voor een succesvolle aanbestedingsprocedure. 4. Huidige datakwaliteit is niet voldoende op orde: De huidige data is nog niet op orde. De gemeente investeert op dit moment in het verbeteren van de datakwaliteit, zodat de gegevens op een later moment probleemloos overgezet kunnen worden naar een nieuw systeem. Zonder deze investering zou een migratie naar een nieuw systeem leiden tot aanzienlijke risico's op fouten en inefficiëntie wat ten koste gaat van de plannen inzake het beheer van gemeentelijke assets. Conclusie en vooruitblik: De implementatie van een nieuw informatiebeheersysteem vergt minimaal twee jaar. Deze periode is nodig om de data op orde te brengen, een toekomstvisie te ontwikkelen en vervolgens het aanbestedingstraject voor te bereiden. Het opstellen van deze toekomstvisie is essentieel om te

6.1 ID resultaat perceel : LOT-0000

6.1.2 Informatie over winnaars

Winnaar :
Officiële naam : D.G. Groep B.V.
Inschrijving :
Identificatiecode van de inschrijving : 1
Identificatiecode van het perceel of de groep percelen : LOT-0000
Waarde van de aanbesteding : 75 000 Euro
De inschrijving is gerangschikt : neen
Onderaanneming : Neen
Informatie over het contract :
Identificatiecode van het contract : CON-0001
Titel : P1 Informatie beheersysteem
De opdracht wordt gegund in het kader van een raamovereenkomst : neen
Organisatie die het contract ondertekent : Gemeente Den Helder

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : Gemeente Den Helder
Registratienummer : 391946993
Postadres : Willemsoord, Gebouw 66
Stad : Den Helder
Postcode : 1781 AS
Onderverdeling land (NUTS) : Kop van Noord-Holland ( NL321 )
Land : Nederland
Contactpunt : Aysha Adlie
Telefoon : +31 223671200
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Postadres : Postbus 1621
Stad : Haarlem
Postcode : 2003 BR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Rechtbank Noord-Holland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Postadres : Postbus 1621
Stad : Haarlem
Postcode : 2003 BR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Rechtbank Noord-Holland
Andere contactpunten :
Officiële naam : Via TenderNed
Postadres : Postbus 93144
Stad : Den Haag
Postcode : 2509 AC
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie ’s-Gravenhage ( NL332 )
Land : Nederland
Contactpunt : TenderNed
Andere contactpunten :
Officiële naam : Rechtbank Noord-Holland, Postbus 1621, 2003 BR Haarlem
Postadres : Postbus 1621
Stad : Haarlem
Postcode : 2003 BR
Onderverdeling land (NUTS) : Agglomeratie Haarlem ( NL324 )
Land : Nederland
Contactpunt : Rechtbank Noord-Holland
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie voor beroepsprocedures
Organisatie die meer informatie geeft over beroepsprocedures
Bemiddelingsorganisatie
Organisatie die het contract ondertekent

8.1 ORG-0002

Officiële naam : D.G. Groep B.V.
Omvang van de ondernemer : Micro, klein of middelgroot
Registratienummer : 29029421
Postadres : Helsinkilaan 6
Stad : Woerden
Postcode : 3446AH
Onderverdeling land (NUTS) : Utrecht ( NL310 )
Land : Nederland
Internetadres : http://www.dggroep.nl
Rollen van deze organisatie :
Inschrijver
Winnaar van deze percelen : LOT-0000

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 5ab59bff-a809-4296-8ef7-ffbb2121d7d6 - 01
Type formulier : Vooraankondiging onderhandse gunning
Type aankondiging : Aankondiging in geval van vrijwillige transparantie vooraf
Verzenddatum van de aankondiging : 16/09/2024 10:59 +02:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00557939-2024
Nummer uitgave PB S : 181/2024
Datum van bekendmaking : 17/09/2024