Aanbieden, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen

Aanbieden, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen Leveren, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen

CPV: 72212440 Servicios de desarrollo de software de análisis financiero y contabilidad
Lugar de ejecución:
Aanbieden, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen
Organismo adjudicador:
vzw Scholengroep Sint-Michiel
Número de premio:
PPP0YG-266/4199/SMI-2024-019

1. Koper

1.1 Koper

Officiële naam : vzw Scholengroep Sint-Michiel
Rechtsvorm van de koper : Overheidsonderneming
Activiteit van de aanbestedende dienst : Onderwijs

2. Procedure

2.1 Procedure

Titel : Aanbieden, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen
Beschrijving : Aanbieden, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen
Identificatiecode van de procedure : 63ed23d6-d1b5-4050-8edc-644646c54bfc
Interne identificatiecode : PPP0YG-266/4199/SMI-2024-019
Type procedure : Onderhandelingsprocedure met voorafgaande oproep tot mededinging / mededingingsprocedure met onderhandeling
Rechtvaardiging voor de versnelde procedure :
Belangrijkste kenmerken van de procedure :

2.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212440 Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële analyse en boekhouding

2.1.3 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 751 294,57 Euro

2.1.4 Algemene informatie

Rechtsgrondslag :
Richtlijn 2014/24/EU

2.1.6 Gronden voor uitsluiting

Louter nationale uitsluitingsgronden : (zie UEA)

5. Perceel

5.1 Technische ID van het kavel : LOT-0001

Titel : Leveren, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen
Beschrijving : Leveren, implementeren en onderhouden van een geïntegreerd softwareprogramma voor de boekhouding van 3 scholengroepen
Interne identificatiecode : SMI-2024-019_1

5.1.1 Doel

Aard van het contract : Diensten
Belangrijkste classificatie ( cpv ): 72212440 Diensten voor ontwikkeling van software voor financiële analyse en boekhouding

5.1.2 Plaats van uitvoering

Postadres : Kattenstraat 33
Stad : Roeselare
Postcode : 8800
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Roeselare ( BE256 )
Land : België
Aanvullende informatie : vzw Scholengroep Sint-Michiel

5.1.3 Geraamde duur

Begindatum : 01/01/2026
Einddatum van de duur : 31/12/2040

5.1.5 Waarde

Maximumwaarde van de raamovereenkomst : 751 294,57 Euro

5.1.6 Algemene informatie

Voorbehouden deelname : Deelname is niet voorbehouden.
De namen en beroepskwalificaties van het voor de uitvoering van de opdracht ingezette personeel moeten worden vermeld : Niet vereist
Aanbestedingsproject dat niet uit EU-fondsen wordt gefinancierd
De aanbesteding valt onder de Overeenkomst inzake overheidsopdrachten (GPA) : ja
Aanvullende informatie : Er wordt verwezen naar de raming van de opdracht.

5.1.9 Selectiecriteria

Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Beschrijving van minimaal één referentie van een naar omvang soortgelijke dienst uitgevoerd tijdens de voorbije 3 jaar in een Vlaamse scholengroep.Minimumeisen: De kandidaat moet al gelijkaardige diensten hebben gepresteerd. Hij dient dit aan te tonen op basis van minimaal één referentie van een naar omvang soortgelijke dienst uitgevoerd tijdens de voorbije 3 jaar in een Vlaamse scholengroep. De beschrijving van elke referentie mag enkel betrekking hebben op reeds uitgevoerde activiteiten en reeds behaalde resultaten. Referenties naar geplande, toekomstige of verwachte gebeurtenissen worden niet aanvaard. De referentie moet aantonen dat de voorgestelde software beantwoordt aan de algemene en specifieke behoeften binnen een onderwijscontext, en dat deze succesvol in gebruik is bij een onderwijsorganisatie met een groot aantal gebruikers. De referentie moet aantonen dat de kandidaat ervaring heeft met de processen van de aanbestedende overheid, en met de functionele en technische kenmerken van de voorgestelde software. Dit is om te illustreren dat de kandidaat in staat is om de voorgestelde software ook succesvol te implementeren. De referentie moet minstens volgende gegevens bevatten: - de naam van de opdrachtgever, - naam, telefoon en/of e-mail van de contactpersoon, - startdatum, looptijd en het jaar waarin de toepassing in gebruik werd genomen, - beschrijving van de aard en de omvang van de opdracht (aantal gebruikers van de toepassing, de modules/componenten van de toepassing die gebruikt worden in de referentie,...), - het totale opdrachtbedrag.
Criterium :
Type : Technische en beroepsbekwaamheid
Beschrijving : Plan van aanpak. Minimumeisen: De kandidaat moet aantonen dat hij in staat is om - de volledige implementatie van de software uit te voeren voor 01/01/2026, - de continuïteit van de diensten ten alle tijde te waarborgen, ook bij onvoorziene omstandigheden. Plan van aanpak bestaande uit - een beschrijving van de personeelsleden van de kandidaat en hun knowhow. Hieronder wordt verstaan: het aantal personeelsleden dat zal ingezet worden voor dit project met vermelding van hun beroepservaring die dienstig is voor het uitvoeren van dit project en het aantal uren dat zij ter beschikking zijn voor de uitvoering van de opdracht. - een beschrijving van de aanpak om de continuïteit van de dienst te waarborgen, alsook van de maatregelen die zullen worden genomen om de dienst te garanderen bij onvoorziene omstandigheden / noodscenario's.
Criterium :
Type : Economische en financiële draagkracht
Beschrijving : De recentste jaarrekeningen of de neergelegde jaarrekeningen, indien de wetgeving van het land van de kandidaat of inschrijver deze neerlegging voorschrijft, waaruit de gezonde financiële situatie blijkt.Minimumeisen: Volgende ratio's zullen onderzocht worden en dienen bij voorkeur de waarde tussen haakjes te bereiken: - solvabiliteit (> 20%) - liquiditeit in ruime zin (> 1) - eigen vermogen (positief). De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen via het elektronisch loket (neergelegde jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België). Ze hoeft dus niet bij de offerte gevoegd te worden. De kandidaten die de goedgekeurde jaarrekeningen van de laatste drie boekjaren niet bij de Nationale Bank van België hebben neergelegd, zijn verplicht om deze bij hun aanvraag tot deelneming te voegen. Deze verplichting geldt ook voor de jaarrekeningen die onlangs werden goedgekeurd en die nog niet bij de Nationale Bank van België werden gedeponeerd, omdat de wettelijk voorziene termijn voor het neerleggen ervan nog niet verstreken is. Voor eenmanszaken dient een staat van alle activa en passiva door een overeenkomstig de gecertifieerde accountant ITAA of een bedrijfsrevisor te worden opgesteld. Deze staat dient door de gecertifieerde accountant of door de bedrijfsrevisor, naargelang het geval, voor echt te worden verklaard. Het document moet een recente financiële toestand weerspiegelen (maximum 6 maanden oud te rekenen vanaf de datum van de opening van de aanvragen tot deelneming). Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de gecertifieerde accountant ITAA of door de bedrijfsrevisor. Voor de buitenlandse ondernemingen dienen tevens de goedgekeurde jaarrekeningen van de drie laatste jaren of een staat van alle activa en passiva van de onderneming bij de aanvraag tot deelneming te worden gevoegd. Indien de onderneming nog geen jaarrekening heeft gepubliceerd, volstaat een tussentijdse balans voor echt verklaard door de erkende accountant of door de bedrijfsrevisor of door de persoon of organisme dat een soortgelijke functie in zijn land uitoefent. Indien de vooropgestelde criteria niet gehaald worden, is er mogelijkheid tot motivatie door de kandidaat. Bij ondernemingen die geen gezonde financiële situatie hebben waardoor een langdurige samenwerking een probleem kan vormen, kan de kandidaat geweerd worden.
Criterium :
Type : Geschiktheid om de beroepsactiviteit uit te oefenen
Beschrijving : Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17 juni 2016. Artikel 70 van de wet van 17 juni 2016 betreffende de overheidsopdrachten is van toepassing. Voor de in artikel 67 van de wet bedoelde uitsluitingsgronden deelt de gegadigde of inschrijver op eigen initiatief mee of hij bij het begin van de procedure de in artikel 70, lid 1, bedoelde corrigerende maatregelen heeft genomen.
Informatie over de tweede fase van een procedure in twee fasen :
Minimumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure moet worden uitgenodigd : 3
Maximumaantal gegadigden dat voor de tweede fase van de procedure kan worden uitgenodigd : 5
De koper behoudt zich het recht voor de opdracht zonder verdere onderhandelingen te gunnen op basis van de oorspronkelijke inschrijvingen

5.1.10 Gunningscriteria

Criterium :
Type : Kosten
Naam :
Beschrijving : Prijs
Gewicht (punten, exact) : 50
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Functionaliteiten
Gewicht (punten, exact) : 40
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Implementatie
Gewicht (punten, exact) : 5
Criterium :
Type : Kwaliteit
Naam :
Beschrijving : Dienst na verkoop
Gewicht (punten, exact) : 5
Beschrijving van de methode die moet worden gebruikt als de weging niet aan de hand van criteria kan worden uitgedrukt :
Rechtvaardiging voor het niet vermelden van de weging van de gunningscriteria :

5.1.11 Aanbestedingsstukken

Adres van de aanbestedingsstukken : https://cloud.3p.eu/Downloads/1/266/YG/2024

5.1.12 Voorwaarden van de aanbesteding

Voorwaarden van de procedure :
Vermoedelijke datum van verzending van de uitnodigingen tot inschrijving : 14/01/2025
Voorwaarden voor indiening :
Elektronische indiening : Vereist
Adres voor indiening : https://www.publicprocurement.be
Talen waarin inschrijvingen of verzoeken tot deelname kunnen worden ingediend : Nederlands
Elektronische catalogus : Niet toegestaan
Varianten : Vereist
Uiterste datum voor de ontvangst van verzoeken tot deelname : 07/01/2025 10:00 +01:00
Uiterste datum tot wanneer de inschrijving geldig moet blijven : 90 Dag
Voorwaarden van het contract :
De uitvoering van de opdracht moet plaatsvinden binnen het kader van programma’s voor maatwerkbedrijven : Neen
Elektronische facturering : Vereist
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische orderplaatsing : neen
Er zal worden gebruikgemaakt van elektronische betaling : neen

5.1.15 Technieken

Raamovereenkomst :
Raamovereenkomst, zonder hernieuwde oproep tot mededinging
Maximumaantal deelnemers : 1
Rechtvaardiging voor de looptijd van de raamovereenkomst : <br> De duurtijd van de overeenkomst is noodzakelijk voor de aanbestedende overheid omwille van de verwevenheid met diverse bedrijfsprocessen, het oog op de continuïteit en de verwachte implementatiekost.<br> Een wijziging van software binnen kortere termijn zou de continuïteit van de dienstverlening telkens opnieuw in het gedrang kunnen brengen, en telkens tot belangrijke investeringen leiden.
Informatie over het dynamische aankoopsysteem :
Geen dynamisch aankoopsysteem
Elektronische veiling : neen

5.1.16 Nadere inlichtingen, bemiddeling en evaluatie

Organisatie voor beroepsprocedures : Rechtbank van Eerste Aanleg West-Vlaanderen Afdeling Kortrijk
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt : vzw Scholengroep Sint-Michiel
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt : vzw Scholengroep Sint-Michiel

8. Organisaties

8.1 ORG-0001

Officiële naam : vzw Scholengroep Sint-Michiel
Registratienummer : 0472 817 986
Postadres : Kattenstraat 33
Stad : Roeselare
Postcode : 8800
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Roeselare ( BE256 )
Land : België
Contactpunt : Algemene diensten
Telefoon : +32 51621200
Rollen van deze organisatie :
Koper
Organisatie die nadere inlichtingen over de aanbestedingsprocedure verstrekt
Organisatie die verzoeken tot deelname ontvangt

8.1 ORG-0002

Officiële naam : Rechtbank van Eerste Aanleg West-Vlaanderen Afdeling Kortrijk
Registratienummer : WVL.REA.KOR
Postadres : Burg. Nolfstraat 10a
Stad : Kortrijk
Postcode : 8500
Onderverdeling land (NUTS) : Arr. Kortrijk ( BE254 )
Land : België
Telefoon : +32 56269311
Rollen van deze organisatie :
Organisatie voor beroepsprocedures

11. Informatie over een aankondiging

11.1 Informatie over een aankondiging

Identificatiecode/versie van de aankondiging : 6bd49442-5884-4903-b5c7-4080094dca85 - 01
Type formulier : Mededinging
Type aankondiging : Aankondiging van een opdracht of concessie – standaardregeling
Verzenddatum van de aankondiging : 05/12/2024 00:00 +01:00
Aankondiging datum verzending (eSender) : 05/12/2024 00:00 +01:00
Talen waarin deze aankondiging officieel beschikbaar is : Nederlands

11.2 Informatie over de bekendmaking

Publicatienummer aankondiging : 00750015-2024
Nummer uitgave PB S : 239/2024
Datum van bekendmaking : 09/12/2024